クラウド型CTIコールセンターシステム IP-PBX | コスト削減

テレアポ＝電話営業

企業の営業でよく使われているのがテレアポです。

テレアポは簡単にいうと電話営業を意味します。

基本的な業務は、自社の商品やサービスを多くの人に知ってもらうために電話をかけることです。

コスト問題とIP電話

新規事業をスタートして電話営業を始める場合、コストは大きな問題になります。

座席数が多いコールセンターは、電話通信費もシステム価格も高くなりがちです。

電話営業のスタイルは企業によって異なりますが、電話をかけた相手が不在の場合やすぐに拒否されることも多いです。

1分以内に電話が終わると通信費が割高になることもあるので、企業ではコスト削減のために様々な工夫をしています。

課金形態を短くすることで、通話料金を大幅にカットできます。

最近はIP電話も注目を集めています。

インターネット回線を使うIP電話は、固定電話よりも初期費用を抑えられます。

電話営業でも重要な役割を担っているIP電話は、多くの企業が導入しています。

IP電話を使うと、初期費用の軽減以外にも多くのメリットがあります。

長距離電話でも国際電話でも料金が同じで、新しく電話機を導入する手間が省けます。

コールセンターシステムを導入することでの業務の効率化

多くの企業がコールセンターを持っていますが、一般的なコールセンターでは電話対応業務に必要なシステムが揃っています。

通話記録や自動応対などの機能は、顧客に対するアプローチやマーケティングにも活躍します。

コールセンターの業務にはインバウンド型とアウトバウンド型の2種類あり、コールセンターシステムを導入することで業務の効率化が図れます。

インバウンド型コールセンターの業務は電話を受信することです。

着信を瞬時にオペレーターに振り分ける機能や自動音声対応機能などを持つシステムは、便利に使えて企業の好感度にもつながります。

アウトバウンド型コールセンターは、インバウンド型コールセンターとは異なり企業側からコールします。

システムもオートコール機能や画面上の操作で簡単に発信できる機能など、発信業務がスムーズに行える機能が搭載されています。

電話営業世界の革命と様々な機能

電話営業の世界に革命が起こったのが1990年代です。1990年代にCTIが登場し、電話とコンピューターの融合が実現します。

PBXは電話機を制御する機械で、転送機能や内線電話を提供できます。

PBXをデジタル化してコンピューターと融合させたことで、パソコンを利用した電話営業が可能になります。

電話機を使って顧客にアプローチしていたオペレーターがパソコンに向かって対応するようになり、一気に作業の効率がアップします。

コールセンターで使われているCTI機能には様々な機能があります。

空いているオペレーターに着信したコールを均等に分配する機能はよく知られています。

IVRと呼ばれる自動音声応答機能は、問い合わせ内容に応じて番号を押すように促す機能です。

自社の商品やサービスを提供している企業の多くがIVRを使っています。

通話内容を自動で録音し保存する通話録音機能は、マーケティングにも活用できます。

予測発信機能は登録されている電話番号に自動で電話をかけ、相手が出たらオペレーターにつなぎます。

ポップアップ機能は、顧客の情報を電話番号から検索してパソコンの画面に表示できる便利な機能です。

コールセンターにはオペレーターをまとめる管理者がいますが、管理者はモニタリング機能を使ってオペレーターの稼働状況を確認することができます。

コールセンターはCTIやCRM、SFAなど便利な機能を集めて構成されています。

CRMは顧客情報を管理でき、SFAはコール量の予測やオペレーターのシフト管理で活躍します。

クラウド型のコールセンター

最近注目を集めているのがクラウド型のコールセンターです。

インターネットサーバー上にデータやソフトウェアを置くことができるので、導入の手間がかからないというメリットがあります。

テレアポを重視している企業がコールセンターシステムを導入する場合、複数の重要ポイントがあります。

業務種別やオペレーターの数、セキュリティはもちろん予算も重要なポイントです。

価格は幅が広いので、サービス内容などを慎重にチェックして自社に最も合うサービスを導入します。

日本は代行会社も多いです。

コールセンターの外注

通販ショップの受注やカスタマーサービスの多くがコールセンターで行われています。

インバウンド型を得意とする代行会社では、様々なサービスを提供しています。

委託したい業務の内容によって、費用を大幅に抑えることも可能です。

コールセンターを外注することで場所代や通信費、工事費などの設備費用も抑えられます。

コールセンターは人件費もかかります。

オペレーターの教育費や研修費も外注することで削減することができます。

企業によってテレアポの形態は異なりますが、企業の好感度をアップさせるにはテレアポのサービス内容は重要です。

コールセンターの業務がスムーズに進められるような設備を導入することで、さらなる効率化が図れます。

コンピュータ・テレフォン・インテグレーションシステム

CTIシステムは、コンピュータに加えて電話とFAXを統合した、比較的新しいタイプの仕組みです。

CTIはコンピュータ・テレフォン・インテグレーションシステムの頭文字で、コンピュータと電話の統合を意味します。

コールセンターを中心に、カスタマーサポートや営業の分野で導入されているので、もはや業界標準的な位置づけになっています。

また、通話の録音から顧客情報の管理まで一元化できるので、様々な業務の効率が格段にアップします。

CRMの顧客管理システムとの連携が可能ですから、既に導入しているシステムの活用にも役立つでしょう。

近年は、クラウドを活用した導入ハードルの低い製品もあるので、あまり難しく考えることなく、前向きに導入の検討が行なえます。

CTIシステムによっては、スマートフォンとの連携も行えますし、ネットワーク環境があれば何処でも営業活動に取り組めます。

顧客の新規開拓を狙ったアポ取り

一般的なコールセンター業務だけでなく、顧客の新規開拓を狙ったアポ取りにも役立つので、導入を考える意味はかなり大きいといえます。

新規開拓で活用するのであれば、顧客情報を蓄積して客層の分析を行ったり、成功に繋がる方程式を導き出すのに役立ちます。

更に、一度アポ取りをした顧客については、こちらの担当者が変わっても共有された情報の参照ができるので、関係性を保ちつつ商談を進められます。

勿論、いわゆるトークスクリプトの作成や改善にも役立てられますから、コンピュータに電話やFAXを統合して情報共有できるCTIは、これからの時代に必要不可欠です。

どのように活かすか、そして成果に結びつけられるかは活用次第ですが、しかしバラバラの顧客情報管理で情報を活かせないよりはかなりマシです。

むしろ、どの企業も導入を済ませていたり、導入の検討を行っていますから、出遅れないように注意したいところです。

注意といえば、コールセンター業務向けとアポ取りを含めた新規開拓向けの営業用途では、CTIシステムに違いがあることが挙げられます。

前者は商品の注文や問い合わせにクレームなど、どちらかといえば受け身の業務において活用されます。

一般的にインバウンド型と呼ばれるもので、顧客からの問い合わせに役立てられます。

コールセンターのコスト削減

顧客情報の参照や過去の問い合わせの管理は、カスタマーサポートの質を大きく左右するので、CTIシステムを使った効率的な管理は合理的です。

これは顧客側の快適性を高めますから、結果として企業の評価も改善されることになります。

それと、業務の効率化を図ることができれば、コールセンターのコスト削減にも繋がります。

クレーム対応などでは特に、対応の不味さがコストを増やしてしまったり、評価を下げる要因になりがちです。

効率良く対応して早く顧客の不安や悩みを解消することは、合理的に考えて顧客と企業のお違いの為になるといえるでしょう。

対して、後者のアポ取り営業を行う新規開拓を目的とした場合は、アウトバウンド型という仕組みに分類されます。

アウトバウンド型は能動的に、こちらから電話を掛けて商品やサービスを売り込んだり、商談に持ち込むスタイルのことです。

ここで顧客情報の管理が不十分だと、過去に他の従業員が電話を掛けた相手に電話をしてしまったり、既に始まっている商談を無視して営業活動を行うことになり得ます。

CTIシステムの導入

CTIシステムは従業員全体の情報共有に役立ちますから、管理情報が個別に分かれているならば、コンピュータ電話のようにシステムを統合して、無駄を省くのが賢明です。

これなら新規開拓で初歩的なミスをせずに済みますし、アポ取りに注力して成果を出すことができます。

仮にもし売り込みが上手くいかなくても、録音機能で営業活動の内容を記録しておけば、後で再生して分析や問題点の把握に改善が可能です。

単に録音だけならボイスレコーダーで十分ですが、登録されている顧客情報を見ながら確認できるので、より効果的に分析が行なえます。

トークスクリプトの見直しに加え、新しく自分のスクリプト作成を始める新人にとって、先輩のスクリプトを参考にする切っ掛けにもなります。

先輩の活動を見ながらアポ取りに取り組むこともできますから、コールセンターだけでなく、顧客の新規開拓に励む企業にとっても魅力的というわけです。

CTIシステムの導入となると、コストや納期が気になるところですが、近年はクラウドでどちらの悩みも解消しています。

クラウドは柔軟にシステムをカスタマイズできる余地があるので、限りなく希望に近いシステムが構築ができます。

コストの方も従来のコールセンターからすると、非常に削減され圧縮が行われます。

無料でお試しできる製品もありますから、本格的に導入する前に試験をして、比較検討を進めながら導入を決められます。

大規模な用途に対応するシステムに、中小企業向けも充実していますから、予算や希望に合わせて選ぶことができるでしょう。

クラウド型とオンプレミス型

ビジネスで使用するツールは、年々クラウド化されています。

コールセンターの開設や営業のために使われるテレアポのシステムも、近年は他のツールと同じくクラウド型が増えてきました。

オンプレミス型より増加している理由は、価格です。

オンプレミス型は企業が自社で設備を保有し、管理・運営まで行わなければいけません。

そのため、オンプレミス型は導入時に高額な費用がかかり、また管理・運営のためのコストも膨大になります。

初期費用やランニングコストが膨大だと、資金的に余裕がない中小企業では導入が難しいです。

営業などの業務を効率化できるメリットがあっても、コストの問題によりオンプレミス型の導入を諦めた中小企業は多いでしょう。

しかし、インターネットを介してサービスを提供するクラウド型なら、設備を購入し自社で保有する必要がありません。

全てのサービスはインターネットを介して行われるので、今ある設備を使ったり簡単なモノだけで導入できます。

導入がスムーズでランニングコストが安い

自社内でシステムを整える必要がなくなれば、導入に関わる初期費用を抑えることことが可能です。

最近では初期費用を抑えるどこか、無料なのでゼロにできるサービスも登場しているほどです。

また、管理・運営に必要なコストも削減できるので、全体的に費用を削減できるようになりました。

そのため、オンプレミス型よりも価格面で優れたメリットがあり、特にこれまでコストの問題で導入できなかった中小企業にとっては、魅力的なポイントになっています。

今では、オンプレミス型より選ぶ大企業も増え、人気を二分する形になっています。

優れたメリットは価格だけではなく、導入までの時間が短いのも魅力です。

従来のオンプレミス型は、サーバーを用意したりなど自社内にテレアポのシステムを構築する必要があったために、導入で数ヶ月かかるのは当たり前でした。

導入までの期間が長くなってしまうと、その間にビジネスチャンスを逃してしまいかねません。

ビジネスのスピードが速くなっている現代だからこそ、時間的なロスは致命傷になります。

クラウド型はインターネットを介してサービスが提供されるので、自社での準備を省くことが可能です。

長くても1ヶ月、短いと申し込みから5分で使えるサービスもありますから、オンプレミス型より時間的なロスは多く減らすことができます。

コストが抑えられることともに、導入時の時間的なロスも減らせるのはオンプレミス型にはないメリットです。

利用規模も柔軟に変更可能

利用規模を柔軟に変更できるのも、価格に関するメリットに繋がる部分です。

コールセンターなどのテレアポは、時期によって利用者が増減します。

大規模なシステムを構築しておけば、利用者が増えたときにも迅速に対応できるでしょう。

しかし、規模を大きくしているとそれだけ管理のコストが増えて、無駄になってしまいます。

かといって、利用者が減るたびに規模を縮小するのも現実的ではなく、急に増やしたくなったときにもすぐに対応できません。

自社で構築していると利用規模を柔軟に変更できないのは、デメリットと言えるでしょう。

しかし、クラウド型は利用人数に応じて、ライセンス数を増減させればすぐに対応できます。

利用人数が減っているときにはライセンス数を減らし、逆に増員を考えているときには増やせば規模を瞬時に拡大できるので、その時々の状況に応じて柔軟に変更させることが可能です。

規模を利用人数に合わせて変更できれば、無駄を削減しコストも抑えられるでしょう。

導入時やランニングコストだけではなく、規模の変更が容易なことも価格面で優れたメリットになっています。

インターネット環境さえあればどこでも使える

価格以外にクラウド型を導入する最大のメリットは、場所を問わず使用できることです。

現在では働き方改革により、在宅で仕事をする人が増えつつあります。

コールセンターも一カ所にスタッフを集めて解説するのではなく、在宅型が増加中です。

在宅型のコールセンターが増えた理由の一つは、クラウド型のテレアポシステムが発展したことも挙げられます。

在宅型なら働くスタッフの負担を減らせるだけではなく、コールセンターを運営する企業にとってもコスト削減などの効果を見込むことが可能でしょう。

さらに、インターネット環境さえあればどこでも使えるというメリットは、災害時にも威力を発揮します。

災害時こそコールセンターは重要ですが、交通手段がなくなるとスタッフを確保することができません。

また、一カ所に集めることにより被害を受けたときの損害も大きくなり、コールセンターを閉めるしかありません。

しかし、インターネットに繋がれば使えるテレアポシステムなら、環境さえ整っていれば災害時にも迅速に対応できます。

台風や地震など自然災害が多い日本国内だからこそ、どこでも使えるメリットは非常に大きくなります。

テレアポのクラウドサービスを利用することで、コスト削減など様々な恩恵を受けることが可能です。

コストを抑えつつコールセンターを開設したいなら、最適なサービスと言えるでしょう。

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テレアポ営業よりオートコールシステムの方が価格も安く顧客開拓にも優れた側面あり

電話になかなか出てもらえない

最近、自宅などに電話がかかってきて、電話に出てみると録音されたメッセージ音声が流れてきてアンケート調査のために電話した旨を言われることがあります。

実はこれは、オートコールシステムを利用しており、企業の電話による営業代行の一つとしても活用されている取り組みです。

企業によっては売り上げを伸ばすためには、見込み客を発掘しなくてはなりません。

見込み客は積極的に探さなければ得ることができないのも事実で、攻めの経営戦略の一貫としても行われます。

以前は電話を使ったテレアポ営業が盛んに行われており、スタッフが一軒一軒を隈なく電話を行い、お客さんと直に話をして手ごたえなどから、見込み客を獲得する方法が主流でした。

しかし、人から電話がいきなりかかってくると、電話の相手も警戒することも多く、例えばオレオレ詐欺が流行したように、電話から犯罪に巻き込まれてしまうのではないかと思うことも多いです。

しかも、電話一本より始まった事件などもあるぐらいですので、電話を出ること自体にためらいを生じるケースもあります。

オートコールシステムのメリット

そのため、電話を出た方にとっても用のない電話がかかってくると即座に断られたり、一方的に切られたりするため、人間によるテレアポ営業による方法が難しくなっています。

そこで、オートコールシステムを採用すれば、機械からの自動音声による方法なので、電話に出た方で警戒心が薄れ、それによってアンケート調査に付き合ってくれる可能性も高くなります。

つまり、本来は興味や関心のあることでも、無理に人からの営業を受けると怪しさを感じますが、それが機械相手であれば怪しさを感じないメリットがあります。

もちろん、電話を出た方が嫌であれば、そのまま即座に切ることもできるため、電話に出た方があくまでも主導権を握っていることで安心です。

また、アンケート調査を最後まで付き合ってくれた方は、アンケートの集計結果を元にして顧客のニーズを発掘することにも繋がることになります。

他にも興味や関心を持たれている場合は、見込み客となるため、後日担当者より改めて電話をかけることができ、そこで営業を展開することも可能です。

こうした方法は電話に出た方の警戒心を取り除き、顧客開拓が難しかった層までに積極的にアタックできる方法の一つになります。

新しい顧客開拓をする上でもオートコレクトシステムは有利なシステムであることは間違いありません。

もちろん、テレアポ営業でもオートコレクトシステムを併用するケースがあり、簡単に見込み客を見つけ出して、顧客を絞り込んでピンポイントで電話営業に利用されることも多くあります。

オートコレクトシステムの価格は、人間が行うテレアポ営業よりもコストがあまりかからないとしても注目されます。

例えば、テレアポ営業を行う場合には人材の育成費用や人件費などのコストがかかり、人の場合だと朝から晩までかけ続けたとしても無駄も多く、限界が存在します。

つまり、効率も悪い上に、コストもかかってしまう点もあり、それが課題になります。

ところが、オートコールシステムを導入するだけで、まず人件費を削減することに繋がり、しかも一斉に回線を使って電話をかける形になるため効率性にも優れています。

さらに、バラエティに富んだ音声を導入したり、結果分析にも専用のPCを用いることになるため、詳細な分析を正確に行うことができるようになります。

このように、オートコールシステムは、業種や扱う商品・サービスにも対応できる画期的なシステムになっていることが優れています。

導入する際の価格

導入のための価格は、そのサービス会社により多彩ですが、始める前には基本業務料金を必要とし、他にメッセージを録音するための作成費用がかかります。

その上で実際にコールを行う、コール料金がかかる流れとなり、5,000件を目安にして、その上限がないのが特徴となります。

価格も基本業務料金は10万円を設定されることも多く、コール料金も1通話あたり50～100円の範囲内で設定されることも多いです。

コール数が多くなれば多くなるほどコール料金の単価が下がる仕組みになっており、上限自体も存在しないのが特徴的です。

また、結果報告のための分析のための費用も必要としますが、その結果を使えば効果的なビジネス戦略を練ることもできます。

これ以外にも電話をかけるための回線を用意することも必要となり、通信料金もかかります。

現在ではすぐにオートコールシステムを活用しやすいように、パック制の価格でサービスを提供していることもあります。

パック制であると即座に利用できるプランになるので、すぐにでも始めたい方にはおすすめのプランです。

実際に、オートコールシステムを利用すると、高齢者のシニア層をターゲットにできます。

その理由は固定電話の普及は一般家庭が多く、若い世代は携帯端末を持っているためだと考えられます。

現役を引退されたシニア向けのビジネスを展開したい場合には、間違いなく有効な方法と言うことも可能です。

テレアポで新規顧客の獲得のために営業ツールを用いる場合のコスト

ツールを活用して業務の改善を図ろう

テレアポでは、アウトバウンドの場合は特に新規顧客の獲得が1つの命題になります。

新規顧客の獲得はそれほど容易ではなく、何らかの対策を施さない限りただ電話するだけではなかなか難しいのが現状と言えるでしょう。

そこで、新規顧客を獲得するための方法の1つとして、営業ツールを用いる必要があります。

営業ツールを用いることで、大幅にコストを削減することができるだけでなく短期間で顧客の獲得が実現します。

では、一体どのようなものを利用したら良いかを見ていきましょう。

基本的に、テレアポの現場では多くの従業員がかなりたくさんの人に対して電話をかけるのが基本になります。

そのため、ある特定の人に電話をした従業員が休みの場合、次の日別の人がまた電話してしまうようなことも考えられます。

内容が違うならば良いですが、それでも2日連続で電話するのはあまり良いことではありません。

なぜなら、顧客のほうにしつこいと思われてしまうからです。

もし、顧客に対して電話した内容が同じような内容ならばかなり失礼なことになってしまうでしょう。

仮にそれが見込み客の場合には見込み客を逃してしまう可能性も否定できません。

これは、単に一人ひとりの管理ができていなかったことが原因といえます。

つまり、スタッフひとりひとりがしっかりといつ誰に電話したかの情報を明確にすることでこのような問題を事前に解決することが可能になります。

この時には、管理ツールなどを利用すると良いでしょう。

管理ツールとは、いつ誰がどのタイミングで電話をかけたかを明確にするシステムです。

パソコン上に履歴が残るため、先日電話した人と違う人が対応したとしてもその情報が残っていますのでその続きから話をすることも可能になります。

また、見込み客の場合はあまりしつこく毎日電話してしまうのは妥当ではありません。

このようなときには、事前に電話した日数を確かめてその内容も確認していきます。

これにより、前回どこまで話をしたのかそしてどれぐらいの頻度で電話をしているのかを明確にしていく必要があるでしょう。

このようにすることで、より顧客に対してそして見込み客に対して良い対応することが可能になります。

スタッフの対応を改善して全体をレベルアップ

それだけでなく、スタッフの対応の仕方なども確認することができます。

スタッフの中には、必ず営業能力の高い人とそうでない人がいます。

概ね80%は営業能力が高くはなく残りの20%は1人で何人も契約をとってしまうように営業能力が高い人が多いです。

80%の人に注目すると、そのやり方を指導すれば能力がアップする人や結果が出る人は全体の6割ほどになりますのでその人たちの会話などを聞いてみることが重要になります。

会話を聞いてみて、会話のテンポや話の内容など問題点があればそれを指摘する必要があります。

ですが、従来のものに関してはそれを指摘することができませんでした。

なぜなら、会話の一部始終を確認することができないからです。

もちろん、管理者の1人が1人の人をマークして徹底して会話を鍛える方法ならば可能になりますが、管理者1人に対して従業員が数十人もいるのでそれは不可能になります。

実際にそれを行ったとしても流動性の高いテレアポの現場ではあまり意味がありません。

そこで、会話などを録音する機能を利用すればどのような会話がされていたのかを全て確認することができるわけです。

こうすることにより、全体のレベルをアップさせることが可能になり、結果的に能力の高い人を増やすことが可能になります。

とは言え、全員が高い能力になる事はなく下位メンバーの人割位は能力などの問題でなかなかうまくいかないことがあります。

このようなときには、努力のある8割の人間に任せて全体を引っ張ってもらうようにした方が良いです。

スタッフの電話の回数や内容も管理

それ以外でも、一人一人がどれだけ1日に電話しているかなども確認することができます。

能力給も重要になりますが、能力とはまた別に1日に電話する量が少ない人と多い人で同じような給料をもらっているとすれば、それこそ不公平になってしまいます。

そこで、どれだけの回数電話をしたか確認するように記録をとっておくことも可能です。

仮に管理者がいなかったとしても、記録をとっておくことで結果を確認することができ可能な限り平等な給料を支払うことができます。

さらには、会話の内容の中でどれだけ長い時間話をすることができるかも確認することが可能です。

概ね20秒以上会話できるとしたら、それなりの内容の話をしていることが理解できますが、そうでなければ話を長くするテクニックなどを伝授しなければなりません。

もし、分以上話すことができたならば、より質の高い会話を求めていく必要があります。

それを繰り返していくうちに、やがてたくさんの顧客を取れるようになるでしょう。

このように、管理ツールや営業ツールを駆使することでよりコストを削減することができ無駄のない営業に仕上げることが可能です。

CTIシステムの効果的な活用方法の1つにCRM顧客管理の無料ツールを利用したテレマーケティングがあります

CRM顧客管理とは

CTIシステムを導入し効果的に営業活動を行う企業は少なくありません。

しかし、単に営業活動を効果的にするだけではせっかくの顧客との接触チャンスを無駄にしてしまうばかりでなく、貴重な情報の管理を効果的に行うことができないと言うリスクも発生します。

そのため近年ではCRM顧客管理を連動し効果的に情報を連携させる機能を利用しようとする企業が増えています。

CRM顧客管理は顧客の情報を一元的に管理できる仕組みで、それぞれの顧客の購買履歴や問い合わせ履歴を蓄積することで顧客の興味を特定することができ、ダイレクトメールの発送や様々な展示会の案内状を送付する際に顧客の興味に合わせたものを送付できる非常に便利なものと注目されているものです。

顧客の興味を予測しこれに合った商品情報を提供することで顧客の購買意欲を促進することができ、ビジネスチャンスを作り出すことが容易に可能となるのです。

しかし、この仕組みを効果的に利用するためには顧客情報を効果的に集める仕組みを生み出すことが必要となるため、多くの企業においてはその情報を取得する方法に苦慮しているところが少なくありません。

CTIシステムとテレマーケティング

この情報を取り込む仕組みとしてテレマーケティングを採用することが非常に有効な方法となっています。

テレマーケティングは顧客に対して商品の紹介を行いながらこの反応を情報として蓄積し、顧客の興味を割り出す貴重な方法として多くの企業で行われているものです。

近年ではテレマーケティングが商品開発や営業戦略を行う上で非常に重要な情報源として利用されていますが、この情報の利用も企業によってはあまり効率的に行われていないと言う実態があり、無駄な労力を費やしていると考えられる企業も少なくありません。

すなわち、様々な営業活動の支援ツールや顧客情報の獲得ツール等は世の中に点在していますが、これを全て効率的に連携させながら使用している企業は非常に少ないと言うことになるのです。

CTIシステムはこれらを効果的に連携する機能を持つシステムと非常に注目されています。

CTIシステムにCRM顧客管理を連動させ、この仕組みにテレマーケティングで得た情報を入力することで顧客情報を効果的に作成し管理することが可能となる上、必要に応じこれらの情報から特定の顧客の情報を取り出し効果的に利用することも可能となるメリットがあるため、このCTIシステムの活用方法は総合的な顧客管理方法として非常に注目されているのです。

CTIシステムとCRM顧客管理を連携するときの問題点

しかし、CTIシステムとCRM顧客管理を連動させる上で大きな問題となるのがシステムの導入費用です。

一般的にCRMは大規模な企業システムの中で運用されることが多く、その部分だけを取り出して利用する事は非常に難しいものとされてきました。

大企業においては独自のCRMシステムを持っておりこれにCTIシステムを連動させる際に膨大な費用を投じて連携させることが多いのですが、その投資回収に至るまでには長い期間を要することも多く、大企業において多くの商品を販売し高い利益を上げている企業しか導入できないと言う実態があるため、中規模以下の企業にとっては効率的であることをわかっていても費用が障壁となりその導入に踏み切れないところが多かったです。

そのため、これらの企業においては非効率なシステムの運用であることがわかっていても、それぞれのシステムを連携させる事はなかなかできず、人手により行っているところも少なくありません。

しかし、人手による連携は作業者にとって大きな負担を強いるばかりでなく、様々な誤りを生じるリスクもあるため効果的な方法とは決して言えないのが実態です。

問題を解決するために

これらの問題を解決する1つの方法に『CRM顧客管理を行うための無料ツールを試験的に導入する』と言う方法があります。

近年では様々なシステムが標準化されており、その連携を前提にそれぞれ開発が進められていますが、連携の効果を確認するためには高額な費用が必要となるためその効果を確認することができる企業が限られてしまうと言う実態がありました。

そのため、CRM顧客管理システムを製造する会社ではその効果を確認してもらうために無料ツールを提供し、一定期間企業のシステムに無償で連携させることで高い効果を認識させることに力を入れているケースが非常に増えているのです。

この無料ツールを効果的に利用することで多大な投資を行わずに効果を確認することができるほか、実際にその効果をもとに営業活動や商品開発を効率的にすることから企業のコストを低減することができ、正規に連携をさせるための費用を捻出することができる余裕が生まれることになります。

その導入費用を捻出することができるようになった段階で効果の確認されたシステムの連携を行うことで企業の金銭的なリスクを減らすとともにその効果を十分に確認した上で導入をすることができるようになるのが企業にとっての大きなメリットとなっているのです。

営業代行を選ぶ場合はCTIシステム活用している所を選んで料金比較をする事です

営業代行を探すポイント

自社の製品を営業代行に頼む場合は様々な営業代行があるので、料金比較を行う事が大切です。

成果報酬の所もあれば、時間単位でお金が発生する様な所など、様座な営業代行があります。

また、営業代行でCTIシステム活用をしている所は人件費の削減も出来ているので、比較的安価で頼む事ができる可能性が高くなります。

他にもCTIシステム活用する事で、自社製品を購入して頂いているお客様の情報管理を簡単に行う事ができるので、安心して任せる事が可能です。

料金比較で安い所を探すのも大切ですが、それと同じ位にクオリティの高い所を探すのも大切です。

クオリティの低い所だと電話の対応ミスでお客様に迷惑が掛かってしまう可能性も出てきますし、実際にアポイントが取れても成約に繋がらないアポイントばかりという事も考えられます。

クオリティが高い営業代行を選ぶと受注率も高くなりますし、自社の評判も良くなります。

電話営業なので、商品の売り込みは大切ですが、強引に販売されてしまうと自社のイメージがマイナスになってしまいますので、評判が良くクオリティが高い所を探す様にして下さい。

料金体系を確認しよう

次に料金比較をする際に料金体系を確認する必要があります。

成果報酬型

成果報酬型の場合は必要経費などは支払いは一切不要ですが、1件あたりのアポイントメントや契約が取れた場合の金額を多く支払いする必要があります。

その為、商品が売れて売り上げを上げる事が出来ても思っていたより利益が出ないと言う結果になってしまいます。

高額商品を取り扱っている場合には余計に感じてしまいます。

この為、成果報酬型を選ぶ場合は出来るだけ料金の交渉を行う事が大切です。

例えば1件あたりの金額を下げる代わりに大量に商品が売れた場合は上乗せして支払いを行うなど交渉を行う事により、支払いする費用を抑える事が可能です。

多くの商品を売り上げる事が出来れば、多少は薄利多売になっても多くの利益を上げる事ができるので、会社としても潤うことが出来るはずです。

固定報酬型

次の料金体系は固定報酬型です。

固定報酬型はその名の通り、売り上げに関係なく毎月一定の金額を支払いする必要があります。

金額が固定の為、予想以上に支払いをすることはありませんが、商品があまり売れなくても支払いする金額は変わりませんので、売り上げが悪いとマイナスになってしまう可能性もあります。

その為、固定報酬型を選ぶ場合は固定費用が出来るだけ少ない所を選ぶようにして下さい。

もしくは契約時に短い期間で契約を行い、業績を見ながら契約期間を決めるとマイナスになってしまった場合に違う会社にすぐ変更できるので、大きなダメージを受ける事もありません。

成果報酬型と固定報酬型のかけ合わせたもの

最後の料金体系は固定報酬型と成果報酬型の掛け合わせた物です。

毎月費用が発生して、更に商品の売り上げによって費用を支払う必要があるので、料金比較をする中では高額になる印象を受けますが、固定費用を安く設定している所も多く、売り上げが上がってもそこまで利益を要求される事もありませんのでバランスが良い契約であるともいえます。

料金比較を行う際の注意点

料金比較を行う際は自社の商品に合った支払い方法を選ぶ事が大切です。

また支払日の相談に乗ってくれる所を選ぶことで、自社のキャッシュフローも良くなるので、利用しやすくもなります。

一概に料金のみを見るのではなく、中身のサービスや交渉がどこまでできるのかも確認するようにして下さい。

営業代行も自分の会社の利益が出るように運営されていますので、できるだけ契約はしたいと考えているはずです。

譲歩できる部分とできない部分はあるはずですが、上手く交渉する事で自社に有利な契約をする事が出来ます。

また、他社の料金比較を出す事で、値引き交渉の材料にする事も可能です。

契約時に1社だけを検討するのではなく、複数から見積もりを取るようにして下さい。

複数の見積もりを見るとわかりますが、サービスが良くて高額な所とサービスはあまりよくないが低額な所があるはずです。

低額すぎる所を交渉材料にすると交渉が難しくなりますが、自分が契約したい会社より少し安い代行会社の料金を駆け引きに使う事で、値引き契約してくれる可能性があります。

元々料金が安すぎる所はインフラ設備が整っていない所も多く、CTIシステム活用も出来ていないので、契約する際は注意が必要です。

もし、CTIシステム活用している所で、新しく出来たばかりの代行会社の為、料金を安くしているのであれば、契約しても期待を持つ事が出来ます。

それほど、CTIシステム活用しているかしていないかは大切です。

インフラが整っている所を選ぶほど、人材も豊富に雇い入れているので、売り上げがあがる可能性が高くなります。

インフラが整っていない場合はインフラを調える資金もない代行会社であると考えるべきです。

資金が無い代行会社は普通に考えると売り上げを上げる事が出来ない会社だとわかるので、契約時には避ける様にするのが無難です。

テレアポ代行でCTIシステム活用における料金比較

CTIシステムを入れるだけで業務的なコスト削減が可能です

テレアポ代行の業務を始めるためには、まず人を雇わなければなりませんが、一昔前のようにたくさんの人を雇えばよいわけではありません。

最近は人件費の負担により会社の資金を圧迫する可能性があるため、少ない人数を雇った方が効率的と言えます。

とはいえ、あまり人数が少ないと忙しい時に回線がパンクしてしまいお客さんをいつまでも持たせることになってしまうでしょう。

また、オペレーターの中に忙しい人と暇な人が出てきてしまい、できる人ほど多くの電話を受け持つため不平等になってしまう傾向があります。

結果的にできる人ほど先に辞めてしまい、いつまでたってもオペレーターの質が安定しません。

そこで、CTIシステム活用をすることで従来あった問題を解決できるようになります。

CTIシステム活用をすることで管理者が得られるメリットは、まずコスト削減をすることができる点です。

料金比較をしたうえで業者を選ぶことも重要ですが、それ以前にCTIシステムを利用すればコスト自体が安くなるため、たくさんの人を雇ってテレアポ代行の業務をするよりも人件費がかからず会社に負担をかけずに済むでしょう。

CTIシステムの様々な機能をご紹介

CTIシステム機能①　顧客の情報を確認しながら対応が可能

このシステムを使うことにより、オペレーターの負担を軽減させることが可能になりますが、その理由はバランスよく電話をつなぐようにしているからです。

CTIシステムを用いる前であれば電話がつながっていない人のところに電話が鳴ってしまうため、同じ給料をもらっていながら仕事量が人によって異なってしまい不平等でしたが、管理者が操作をすることでだれに電話をつなぐかを決めることができます。

例えば、難しい質問をしてくる顧客がいる場合には、その顧客の情報が管理者のパソコンの画面に出てきます。

この時に、初心者の従業員に電話を回してもうまく答えられない可能性があり、結果的にお客さんの満足度が低下してしまうため、ある程度経験が豊富な人につなげます。

それを自動的に行うこともできますが、管理者自らが手動で行うことも可能になります。

管理者としては、CTIシステム活用をするに当たり可能な限り料金が安いところを選ぶ必要がありますが、プランによって大きく変わってくるところです。

少なくとも、CTIシステムを導入しないよりは導入した方がはるかに経費を抑えることができるため、リスク回避をすることが可能でしょう。

CTIシステム機能②　着信の振分けや自動音声応答でオペレーターの負担を軽減

オペレーター側から見たメリットの一つは、着信の振り分けをしてくれることです。

結果的に特定のオペレーターに集中することがなくなり効率的に業務を進めることができるでしょう。

また、レベルにあったお客さんを回してくれるため対応する時も四苦八苦することがなくなります。

自動音声応答してくれることは、CTIシステムの大きなメリットの一つと言えます。

自動音声応答してくれるおかげで、休日や深夜の時間帯に電話が鳴りっぱなしになる心配もなくなり、気持を落ちつけて対応することができるだけでなく、顧客側とのトラブルを未然に防ぐことができます。

CTIシステム機能③　オペレーターのモニタリングをする事で平等な評価をし、適切なアドバイスが可能

オペレーター側の正当な評価につながることができるのもメリットです。

CTIシステムを利用することにより、どのオペレーターがどれだけ電話をしていたのか、あるいは発信の回数なども確認することができるため、正当に評価することができるでしょう。

当然活躍した人に対しては、給料を増やすなどの対応しモチベーションを上げることも可能です。

逆に、業務怠慢なオペレーターは管理者からの指導がいきますので、オペレーターの間で不平等がささやかれることはなくなるでしょう。

それ以外にも、上司から適切なサポートが受けられるメリットがあります。

管理者自体がお客さんとオペレーターの通話を聞くことができ、何か難しい質問を受けた場合やクレームがあった場合はオペレーターのみで対応するのは難しい場合があり得ます。

このような場合にはCTIシステムを利用することで管理者がその対応しているオペレーターにアドバイスをすることが可能です。

アドバイスをする場合には、その会話をお客さんに聞かれないような仕組みにしてあるため、安心して仕事をすることができます。

CTIシステムの料金をしっかりと確認しましょう！

CTIシステムを導入する場合には、各社の料金比較をすることが大事ですが、それと同時にクラウド型を選ぶのかパッケージ型を選ぶのかを決めなければならないでしょう。

クラウドの型を選ぶ場合には、初期費用は少なくなりますが、毎月の支払い金額は大きくなる傾向があります。

どれだけの数のオペレーターがいるかによっても異なりますが、オペレーターの数が100人程度いる場合は毎月40万円ぐらいかかるところも少なくありません。

一方で、パッケージ型の場合は最初にCTIシステムを買い取ることになるため、初期費用で50万円から1000万円くらいかかることがあります。

ですが、毎月の使用料は5千円から20万円ぐらいになることが多くなります。

料金は人数によって変わってきますが、独自のシステムを作り上げたい場合にはパッケージ型を利用するのがよいでしょう。

テレアポの経費削減を行うには

大きな課題

テレアポというのは現代においても非常に重要な業務のひとつであり、直接顧客と会話をすることで新たな顧客獲得に役立てることができます。

しかし、何かと経費もかかるものだけにできるだけ経費削減をすることができないかと考えている人も多く、経費削減は大きな課題となっています。

どこから削減するか

テレアポの経費削減をするための方法というのはいくつかありますが、ひとつは人件費を削るというのが真っ先に思いつく方法ではないでしょうか。

経費の中で一番費用がかかりやすいのは、人件費ですから人件費を削ることができれば経費も大きく削減をすることができます。

ただし、人件費を削るというのは簡単なものではなく、特に正社員であれば簡単に解雇をしたり減給をするということができませんから、効果は高い部分ですが実践しづらい部分でもあります。

人件費をかけずにテレアポ業務を行うために他部署の人間を引っ張るという方法もありますが、その結果として本業に支障が出てしまっては本末転倒です。

なので、人件費の削減は最終手段として考えたほうが結果的には効率よく経費削減につなげることができます。

別の部分からできるだけ出費を抑える方法としては、通信費にかかる経費を減らすというものがあります。

固定回線を使用した通信というのは、コストが掛かりやすいものですが近年はIP電話のように通信料が非常に低コストの物が登場をしてきます。

通話をそれほど頻繁にするわけではない一般家庭ではそこまでメリットが大きいものではありませんが、業務で使用をする企業にとってはかなりのコストカットにつなげることができます。

IP電話は全国どこでも一律料金でかけることができますし、相手もIP電話であれば無料で通話をすることができるケースも多いだけにテレアポにおける経費を極力削減したい場合に役立ちます。

アウトソーシングするのも選択肢のひとつ

最後に、テレアポはアウトソーシングをしてしまうという手もあります。

これは人件費に手を付けるのと似たようなものではありますが、これから専用の部署を立ち上げようとするぐらいであれば、業者に任せてしまったほうが効率がよく、自社で運用をするよりも経費がかからないということもあるので、アウトソーシングを考えてみるのも良いでしょう。

電話を使用してアポイントを取るという業務は、IT社会の現代においても非常に重要なものであり、無くてはならない存在です。

だからこそかかる経費を最小限に抑えられるように、常日頃から経費削減について考えておくことが大切です。

コスト削減には通信費の見直しから

きちんと見直せばコスト削減は難しくない

コスト削減は今の時代はどこの企業でも重要課題となっていますが、一つ一つ見直していけばコストを抑えることはそれほど難しいものではありません。

コスト削減の余地が多い部分としては、通信費があり通信費というのは様々なところでかかっているものだけに、それらを少しずつ減らすことで全体では大きなコスト削減につなげることができます。

ちりも積もれば山となる

例えばハガキ代や切手代というのは、インターネットが普及した現代では必ずしも必要とならないことがありますから、インターネットにシフトをしてしまって、削ることができるところは削ってしまうという考え方があります。

次にどうしても削ることができないような場所については、金券ショップでハガキや切手を購入することによっていくらかのディスカウント価格で購入をすることができます。

個人であればその恩恵は少ないものの、大量にハガキや切手を消費する企業にとっては5パーセント程度のディスカウントであっても数万円の費用を節約することができますから、正規の値段で購入をするのではなく安価で購入できる場所を探してみるというのも良いでしょう。

通信回線も見直してみよう

通信回線の見直しをしてみるというのも重要なポイントになり、IT時代の現代では特に重要な部分となります。

今まで惰性でそれまで利用をしていた回線を契約したままというケースは多いものですが、この部分を少し見直すだけで大幅にコスト削減をすることができたというケースもあるので見落とさないようにしましょう。

また、費用が安くなっただけでなく通信環境がさらに快適なものになったということすらあるため、一度契約したものはそのままにしておかずに、無駄がないのかチェックをすることが大切です。

通信回線や環境に関する部分というのは、トラブルが起きてしまうと大変なことになってしまうだけに手を付けづらいところはありますが、見直した場合の費用対効果は非常に大きなものがあるだけに、少しでもコスト削減を考えるのであればチェックしておきたい部分となります。

通信費というのは削ろうと思えればいくらでも削ることができる部分がたくさんありますから、コストカットをする時には真っ先に目を向けたいところです。

常に経費が発生し続ける部分でもあるだけに、少しでもコストを抑えることができれば年単位で大きな金額になってくるので、見落とさないようにする必要があります。

コストを抑えるためには、カットしやすい部分、節約しやすい部分を見直すことがまず最初にしておきたいことになります。

「秒課金制」導入で固定電話料金が安くなる

”信用能力の評価基準”で固定電話を引く

今や、ほとんどの人がスマートフォンもしくは携帯電話を所有している状況で、電話を掛ける場合はもっぱらモバイル端末を使用しているという人が大勢います。

むしろ、モバイル端末のみしか所有していない人の数が増えていて、固定電話の普及率は若干ながら減少傾向にあります。

しかし、今に日本国内における「信用能力の評価基準」で言えば、携帯電話やスマートフォンだけしか所有していない人と比べて自宅に固定電話回線を引いている人の方が高くなります。

信用取引を行う際、審査において少しでも高い評価を得ようと考えるのであれば、一切使用していない状態になったとしても固定回線を契約して電話を設置することが効果的です。

無料通話アプリだけで済ませられるわけではない！

モバイル端末を利用している人からすれば、「通話料課金」ということ自体にナンセンスさを感じることも増えてきています。

本来、通話を利用するためには料金が発生する仕組みが当然なのですが、今は「無料通話アプリ」を利用してコミュニケーションをとる状況が非常に多くなっています。

個人同士でとる連絡に使用することはもちろんですが、その特徴からビジネスシーンにおいても無料通話アプリを利用する頻度が増えてきています。

つまり、「通話は無料で利用するもの」という認識が非常に広まっていて、通話に高額な費用を掛けることは無駄だと感じる人が大勢いるわけです。

しかし、状況次第では固定電話を使用せざるを得ない状況もあり、完全にモバイル端末や無料通話アプリだけで済ませられるわけではありません。

”秒課金制”を導入し料金削減をしましょう

モバイル端末を利用した通話の場合、4秒や6秒ごとに料金が発生する契約内容が一般的です。

プランによっては、通話ごとに数分程度は無料で利用できる場合もありますが、固定電話の場合は一律で1～3分ごとに10円の料金が発生するといった内容で契約することになります。

この契約は、長電話をする場合にモバイル端末を利用する場合よりも大幅に通話料を節約することができますが、逆に短時間の電話では不要な料金が発生してしまう原因にもなり得ます。

たとえば、1分毎に10円の通話料金が発生する契約の場合、10秒しか通話していない場合でも10円の料金が発生してしまうため、具体的には50秒分の料金を無駄に支払っていることになります。

ところが、「秒課金制」の契約にすることで50秒分の料金を節約することができるようになるため、余計なコストを抑えながらお得な料金の固定電話を利用できるようになります。

秒課金にする事で通話料は変わります

会社が大きいほど通信費はかかります

普通に電話を使う分でしたら、秒課金という言葉を聞く事は無いかもしれませんが、コールセンターやテレアポ、その他会社業務で何かと電話をかける事が多い場合、気になってくるのは通話料です。

通常の電話の場合、例えば30秒でいくらといった感じで、ある程度区切って計算しますので、短い電話が多い場合、損になってしまう事があります。

もちろん、一般的に使う電話でしたら固定電話の方がお得な場合が多く、普通に使う分には考えなくても良いのですが、固定電話だけで月に何万円も行くといった会社でしたら、秒課金の方がお得になる場合が多いです。

1秒単位での計算でしたら、例えば10秒電話した場合はきっちりと10秒ぶんだけ請求されますので、コールセンターやテレアポのように30秒もかからない電話が多い場合には、30秒毎に区切った料金よりも総合的に安くなる可能性が高いです。

こういった秒課金を導入した方が良いのは、主にテレアポやコールセンターなどを運営しているところで、もしもそういったビジネスを考えているのでしたら、間違いなくこちらの方がお得です。

特に、テレアポの生産率を上げようと思うのでしたらどうしても色々なところに電話をかけなくてはいけませんので、そういった場合においては一円でも通話料を安くしたい部分となってきますし、会社が大きければ大きいほどそういった費用というのはかかってきますので、大々的にテレアポをやっていたり、コールセンターを運営している場合でしたら、導入するだけでも固定電話に比べてかなり通話料が変わってきます。

ビジネスのコストを下げられるCTIシステムの秒課金

秒課金の導入自体は簡単です

また、サービスによっては長距離でも短距離でも通話料が均一で課金請求されるところもありますので、例えばテレアポでも、近くだけではなく日本全国に対してアポイントを取っていく場合でしたら、そういったサービスが付いている秒課金システムを利用すると遠距離電話が凄くお得になります。

電話番号を変えずにサービスを利用できるといったところも多いため、秒課金に変えて節約したいけど電話番号を変えると色々と大変だからできないと考えている人にとっても問題ないサービスとなります。

導入自体もそんなに難しくありませんし、導入するだけでもかかってくるお金というのは全然違ってきますので、少しでもお得に感じるなら導入するべきですし、最近では、こういったものを導入しやすいように色々な会社がこういったサービスを始めていますので、気になったら一度調べてみるのが良いです。

安いCTIシステムを導入する

コールセンターでの電話による顧客サポートは欠かせません

大企業は、自社内にコールセンターを持っているケースが多いですが、最近は、中小企業でもCTIシステムを導入する会社が増えています。

CTIシステムとは情報システムのひとつで、電話とコンピューターを連携させたものです。

ポップアップ機能や通話録音機能、電話制御、着信履歴などの優れた機能を持っています。

ポップアップ機能は、電話をかけてきた顧客の情報、商品やサービスの情報、過去の取引情報などを表示する機能です。

ポップアップ機能があると、必要な情報を探す手間が省けるため、顧客を待たせる時間を少なくできます。

通話録音機能や着信履歴によって、データの蓄積も可能となっており、顧客サポート力の改善に役立ちます。

電話制御機能は、ひとりのオペレーターに電話が集中しないように制御できます。

CTIシステムを活用しているのが、コールセンターです。

電話による顧客とのサポートが欠かせないコールセンターの多くが、CTIシステムを使っています。

コールセンターでは必須機能の”予測発信機能”と”録音機能”

コールセンターならではのシステムと言えば、予測発信機能と録音機能です。

予測発信機能を使えば、電話のかけ間違いがなくなります。

録音機能を使えば、顧客とのトラブル防止に役立ちます。

コールセンターで働くオペレーターの業務状況を数字で管理できるモニタリング機能も、コールセンターではよく使われています。

現在のCTIシステムの主流は、クラウド型とパッケージ型です。

特にクラウド型は安いので人気が高いです。

クラウド型は、専用サーバーがない分、初期費用が安く済み、さらに、システムを導入する作業が簡単なのも魅力ですが、ただ、用途や機能は限られています。

一方、パッケージ型は、サービス内容が豊富で、多くの機能を要望する企業に適しています。

会社で開発した独自のCTIシステムを組み込むことも可能で、ビジネスに合った理想的なシステムを構築できます。

パッケージ型は、初期費用はクラウド型に比べて高額ですし、また、導入にも時間がかかります。

月額費用の発生はありませんが、システムを維持するための保守費用や運営費用がかかることがあります。

現在、多くの会社がCTIシステムを販売しており、そのため、どの会社を選んだら良いか迷っている人も少なくありません。

新しいシステムを導入する場合は、トラブルが起こることも多いため、サポート力がありアフターフォローがしっかりとしている会社を選ぶことが大事です。

サポート体制が万全な会社は、トラブルが発生した時に迅速に対応してくれます。

通話料を削減する節約術とは？

使わないオプションは解約しましょう！

携帯電話と同じく固定電話も通話方法やオプションを変更するだけで年間でかなりの通話料を削減することができるため、いろいろな節約術を駆使して大幅に削減するほうが賢明です。

話し中でも相手を切り変えることができる割り込み通話は大変便利な機能ですが、1年に換算すると3000円以上のオプション料金がかかっています。

かかってきた相手の電話番号を表示するナンバーディスプレイも1年で5000円近くの料金がかかってしまうオプションで、今あまり使用していない場合やなくても困らないと判断したら一気に解約することで基本料金の節約ができます。

光電話に代表されるように通常の電話以外にも電話会社が存在し、各プロバイダによって通話料がかなり変わってきます。

地域や使用する時間帯によってお得なプランが違ってくるため、利用するプロバイダを選ぶのは迷ってしまうのは当然です。

市内や県内といった比較的近い地域にかけるのか海外にかけるのかなど電話をかける地域によっても料金が違ってくるため、自分はどういったパターンの使い方を多くしているのか見極める必要があります。

そのうえで自分に合ったプランとプロバイダを選ぶと、確実に通話料を減らすことができます。

IP電話は削減メリットがあります

市内にかけるときはこのプロバイダにして県外にかけるときはこのプロバイダといいように、すべて別の会社に分けることができるサービスがマイラインです。

かける地域によって1番安いプロバイダを最初に登録しておくことで、かけるときは特に何もしなくても節約することができる便利なサービスです。

携帯電話にかけるときは固定からより携帯同士のほうが安いですが、プロバイダによっては大分安くなるところがあります。

FAXを利用する場合は契約しているプランと同じように課金されるため、時間帯によって安くなるプランを利用している場合はなるべくその時間帯を利用するようにするとお得に済ませることができます。

IP電話はインターネットを利用した電話のことで、相手もIP電話の場合通話料が無料になるのが最大の魅力です。

相手が一般加入電話の場合でも通常の2割以下で通話することが可能なためかなりお得な電話サービスです。

基本料金も数百円程度に設定しているプロバイダがほとんどで、知り合いが入っているから自分も入ったというケースが目立ちます。

IP電話を使えるチャンスがある時はどんどん使用していけば、通話料の大幅な削減が実現します。

コールセンターの電話代を安くするには

電話代の経費は非常に高い

コールセンターにも様々な形がありますが、大きく分けて2種類あるでしょう。

一つは、お客さんの方から電話をかけてきて、わからないことやトラブルが生じた場合に対応するタイプです。

もう一つは、コールセンターの方から電話をかけて営業をとってくるタイプになります。

前者の場合は電話代がほとんどかかりません。

自分たちでかけているわけではなく、お客さんの方から電話がかかってくるのを待つだけだからです。

これに対して、後者の場合は、電話代がかかります。

相手がかかってくることは間違い電話ぐらいで、ほとんどコールセンターの方からお客さんに対して電話をかけます。

実際にどれぐらいの費用がかかっているかは、その会社によっても大きく異なるところですが、通常アポインターは、1日当たり400件ほどの電話をかけます。

20日出勤した場合、ひと月で8000件ぐらいの電話をかけるのが普通ですが、アポインターが10人いる場合には、月に8万件の電話をかけることになるでしょう。

一回当たりの電話料金はおよそ5円ほどですので、計算をすると月の電話代が40万円ほどになることがわかるでしょう。

このように、経費が非常に高いため、高い確率で契約をとってこなければ会社は赤字になってしまいます。

「秒課金制」導入で固定電話料金が安くなる

3分課金のメリットとデメリット

そこでコールセンターを持っている会社としては、電話代を安くする方法を考えなければなりません。

電話代を安くするためには、3分間単位の電話料金ではなく、もう少し細かい電話料金を設定しているところを選ぶべきです。

なぜ3分単位ではいけないのかといえば、コールセンターで3分以上話しをすることはなかなかないからです。

理想としては3分ジャストで話し終らせるのが一番メリットがあります。

仮に2分30秒ぐらいだとしてもそれなりにメリットはあります。

ところが、営業電話を受けたことがある人ならわかりますが、特に興味がない話しならば速く通話を終わりにしたいと思うでしょう。

平均的に30秒ぐらいで電話が終わっていることが多くなっています。

例えば、保険の営業電話をかけても、500件に1件ぐらいしか契約が取れませんので、499件は3分間も通話しません。

そこで、通話料金を安くするために、5秒単位や10秒単位で課金するところを選んだほうがよいでしょう。

結果的に、電話料金は20パーセントから40パーセントぐらいまで減らすことが可能になります。

仮に、40万円毎月かかっていたとすれば、8万円から16万円ぐらいは安くなる計算です。

このように使い方や運用方法によって3分課金がメリットにもデメリットにもなりますので、プランを気をつけなければ行けません。

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通話料削減とCTIシステムについて

注目されている”CTIシステム”

最近、CTIシステムが注目されています。

CTIシステムとは、コンピューターと電話の統合システムを指します。

電話がかかってきたら、電話の着信音と同時に顧客の情報をコンピューターに表示できます。

過去の販売内容など、ビジネスにとって重要な顧客情報を管理することが可能なので、大きな注目を集めているのです。

CTIシステムで有名なのが、コールセンターや商品のサポートセンターです。

コールセンターや商品のサポートセンターでは、素早い対応が求められるため、電話で会話をしている内容に応じた情報を表示させる必要があるのです。

対応履歴は貴重な情報が詰まっています

CTIシステムで最も重要なのが、自動的に表示される顧客情報です。

基本的に、電話を受けたタイミングで電話番号と名前、住所などの顧客情報が表示されます。

着信履歴機能も重要で、通話履歴を蓄積することで、顧客サービスがよりスムーズにできます。

対応の履歴は、貴重な情報が詰まっており、その情報を有効活用することで、企業の発展が望めます。

利用者からの問い合わせを集計して分析することで、ホームページのサポートページを充実させることができます。

コールセンターやサポートセンターには、毎日多くの電話がかかってきます。

電話制御機能は、多くの電話対応ができるようにしているので、最初に電話した時に、音声案内がある企業は多いです。

プッシュボタンを押すことで希望する部門につないでもらえるので、オペレーターの負担を分散させるために、通話時の振り分けもできます。

内線や外線の転送、保留などの状況により、コンピューターに表示される情報、過去の問い合わせデータなどを紐づけして表示できます。

”クラウド化”されたCTIシステム

CTIシステムは、利用する用途に対応する機器、ソフトウェア、データベースがあります。

従来の基本機能に加えて、最近は、CTIシステムがクラウドサービスとして提供されています。

CTIシステムのクラウド化には、通話料削減など多くのメリットがあり、コールセンターでのカスタマーサポートではなく、オフィスで小規模なカスタマーサポートを実現することもできます。

パソコンとインターネット環境があれば利用できるクラウド型のシステムは、大きな話題となっており、オフィスに交換機などの機器を設置しないと利用することができなかったコールセンターの機能を、クラウドで利用できるサービスが登場して人気を集めています。

すべての機能は、サーバからインターネットを通じて提供されているので、現在は、幅広い業種で導入されています。

テレアポの費用削減に役立つ秒課金サービス

テレアポは通話時間が短い為無駄な料金が多い

顧客獲得などの営業活動を行うための方法として、テレアポがあります。

電話を使って相手と直接話をする昔からある仕事内容ですが、電話で営業するとなると通話料という費用がかかってきます。

通話料はかける時間が長くなるほど費用が膨らむのが普通ですが、テレアポの場合だと通話に対する一般的な課金方法では費用が無駄になるのが問題です。

しかし、秒課金サービスを利用することで、費用を効率よく抑えられるのがメリットです。

無駄になる理由は、通話時間が短いためです。

営業電話である場合が殆どで、相手が即座に断ればすぐに通話を終了します。

これは問い合わせなどの受け付けるコールセンターの場合でも同様で、データによると全体の60％が30秒の通話で終わってしまうほど短いという結果が出ています。

別のデータなら80％が1分以内の通話で終わるというものまであるくらいです。

３分課金から秒課金プランを変えるだけで大幅な通話料の削減が可能

通常の電話料金だと、3分ごとの課金になっています。

3分単位ですのでその時間ちょうどまで通話を行っていれば問題ないものの、たったの30秒以下で通話の多くが終わってしまうならあまりにも料金の無駄になります。

留守番電話なら3秒程度、営業を断られると10秒程度でも通話が終わってしまうことがよくあります。

そのたびに3分の通話料を支払っていれば費用の負担が大きくなります。

しかし、秒課金による電話サービスを提供する業者と契約を結べば、1秒単位の課金などを導入できますので、3分単位の価格の高い通話料を負担しなくても済みます。

無駄な部分が削ぎ落とされて、年間で見れば大幅な通話料金の節約に繋がるのがメリットです。

例えば5秒で終わってしまうテレアポなら、5秒間の通話料しか発生しません。

7秒で終わってしまったなら、7秒間の課金です。

とある秒課金サービスを提供している業者が公開するデータを参考にすると、太陽光発電システムのテレアポを行っている業者の場合、全体の50％が通話時間40秒で終わるような状態です。

これが1ヶ月間に19万円以上の費用がかかっていたものの、秒課金サービスを導入した後には1ヶ月間の費用が15万円台にまで下がった実績が存在します。

月に4万円近い費用削減となっており、年間で見れば40万円以上の費用を抑えられる計算になります。

秒課金だと単価が高くなりそうですが、サービスを提供する業者は大手通信キャリアと大口の契約を結ぶことで大幅な割引料金でサービスを提供できる仕組みになっています。

テレアポ会社の上手な経費削減３つの方法とは

テレアポの業務を行うにあたり、主要コストとしては家賃、人件費、通信の三つが挙げられます。

この三つの経費を見直すことによって、大幅な経費削減が見込めるでしょう。

テレアポ会社の経費削減　その①家賃の経費削減

まずは家賃の経費削減を検討してみましょう。

賃貸物件の場合には、もしも2年以上契約をして利用し続けているのであれば、交渉の余地が見込める可能性があります。

一つの手段として賃料削減を事業として行っている専門業者に依頼をしてみるとよいでしょう。

この専門業者を利用するメリットとしては、専門家によって、賃貸契約している物件が、その地域の物件相場と比較して適正かどうかを調査することができます。

そして、この調査をもとに管理会社やオーナーとの交渉を、専門業者が代わって行ってもらえます。

もしもこの交渉の結果、安くなった場合には、この安くなった分を半年から1年程度成果報酬として支払う必要があります。

しかし、反対に時間と労力をかけることで、自分で物件相場の調査を行って、直接交渉を行う方法も一つの手段といえるでしょう。

賃料の削減が可能となるのは、おおよそ月額20万円以上の家賃が目安だと言われています。

もしもこれに該当しているのであれば、近隣の物件相場を確認して、自分が支払っている家賃が適切なものかどうかを調べてみると良いでしょう。

テレアポ会社の経費削減　その②人件費の経費削減

次に人件費の経費削減についてです。

テレアポの業務において、人件費が一番大きな負担でもあり、一番の経費削減につながるものと言えるでしょう。

しかし、相手が人間であるからこそ、人件費の削減は一番難しいとも言えます。

大幅なコストカットをはかろうとすれば、全体の雰囲気が悪くなり、業績の悪化につながる可能性も考えられます。

そのため慎重に実施を行わなければなりません。

テレアポ会社の経費削減　その①通信費の経費削減

そして、この三つの中で一番シンプルであり、なおかつ何も変わることなく安くできるものが通信費です。

電話回線については専門的な部分が多くわかりにくいと思う人が多いかもしれませんが、場合によっては電話による通信費を、現在使っている費用の半額程度に安くすることも可能です。

その中でも課金形態を、一般の電話プランから変更するということが挙げられます。

一般的に使われている電話プランとしては、全国一律3分で料金が決まっているものがほとんどです。

しかし、テレアポの場合には、3分も通話するケースは全体の1パーセントもありません。

3分未満の通話なのに3分の料金をほとんどのケースで支払っていることになります。

そのため本当に使った秒数だけの料金を支払うことによって、劇的に通話料金は安くなるといえるでしょう。

ビジネスのコストを下げられるCTIシステムの秒課金

コールセンターはコストがかかりやすい

ビジネスではコールセンターなどを使って、電話での対応をすることがありますよね。

こういう形で対応する場合は、業者に依頼して処理をしてもらう場合が多いです。

コールセンターでは最近CTIシステムが使われ、必要な情報を得やすくなっています。

このシステムはパソコンと電話を接続して、情報を共有し効率の良いビジネスができるものです。

情報を共有するのでコールセンターで使いやすく、最近はよくこのシステムがよく利用されています。

ただこのシステムにも問題点があって、それはコストが大きくなりやすい点です。

コールセンターを利用した場合は、通常の電話料金で支払いを行います。

電話料金は3分で何円、という形が多いので実は負担が大きめです。

ビジネスでかかってくる電話は、数十秒で終わるのが大半です。

クレームや商品の注文でも、何分も話をすることは多くありません。

一秒課金は一秒単位での請求だから無駄がありません

大半の電話は数十秒で終わるため、通常の電話料金で支払うと負担が大きくなります。

例えば20秒の通話があった場合に、本来であれば20秒分の支払いですむはずです。

しかし実際は20秒の通話であっても、3分間話した時と同じ料金を請求されやすいです。

CTIシステムは便利なものですけど、このような形で支払いをすれば損をしますよね。

そういう時に使えるのが秒課金で、このシステムを使える所ならコスト削減ができます。

秒課金のシステムでは、一秒単位で費用を請求されるので無駄がありません。

普通にやると20秒の通話でも3分の費用を請求されるのが、20秒の費用だけですみます。

このシステムを上手く利用できれば、毎月の支払いを大幅に安くできます。

CTIシステムの導入時はコスト面をしっかりと考えましょう

CTIシステムはビジネスをする時に重要ですが、費用が高くなる問題点あります。

そういう負担を軽減できるのが秒課金で、このシステムを使えば安く仕事を頼めます。

今のビジネスでは電話を使った、効率の良いビジネスが重要になっています。

CTIシステムはパソコンと電話をつないでいるため、顧客に必要なサービスを提供できます。

問題が起きた時の対応も優れていますから、信頼されるビジネスがしやすくなります。

ただ費用がかかりやすい問題点があるので、秒課金を利用した改善は重要です。

このシステムを利用すれば、余計なコストを減らせるので利益を得やすくなります。

使い方も難しくなく秒課金で頼める所に、仕事を依頼すればよいだけですから簡単です。

CTIシステムはビジネスをする時に重要ですが、コストの問題も考えておくと上手くいきます。

IP電話アプリを入れると安い通話料で話せるようになる

スマホの定番アプリになりつつある『IP電話アプリ』

低価格が売りの格安スマホがブームになっていますよね。

各企業が格安スマホ事業に参入しているので、料金体系やサービスなどで自分の気に入ったところを選びたい放題です。

テレビコマーシャルもいろんな格安スマホの広告であふれかえっています。

競争が激化すれば大手メーカーももっとサービスの拡充を行うので、利用者側からするとメリットが大きいですよね。

でも一見お得に見える格安スマホも、通話料だけを見ると30秒で20円となかなか高額です。

1分で40円もかかってしまうと、通話だけなら大手キャリアの方が安いという結果になることも考えられます。

通話目的でスマートフォンを多用する人だと、せっかくの格安スマホの恩恵を受けることができにくくなってしまいますよね。

そんな状況を打開してくれるのが、IP電話アプリなのです。

同じIP電話アプリ同士なら、お互い通話料が無料！？

IP電話アプリの存在時代がどんなものかよくわからない人も多いと思います。

このアプリは050から始まる電話番号で通話するためのものです。

インターネット回線を使って通話をするので、音声の品質はやや不安定な面が否めませんが、かなり通話料を安く抑えることが可能となります。

電波環境が安定しているところで電話するようにすれば、通話中に会話が途切れることも少ないですし、音声の品質はそこまで気になりません。

とにかくコストパフォーマンスを求めている人におすすめです。

しかも、この手のアプリは留守番電話などのオプションが充実している点も特徴です。

さらに、同じIP電話アプリをインストールしている人同士の通話なら、お互い通話料がかからないというメリットもあります。

家族や恋人など、特定の親しい人とよく電話をする人には嬉しいシステムですね。

IP電話アプリの選び方のポイントとは？

現時点でもたくさんのIP電話アプリがリリースされています。

その中から一つを選ぶことになるわけですが、選び方のポイントはいくつかあります。

まず、お互い通話量が無料になるシステムを有効活用するために周囲と合わせるというものです。

料金を重視する方法もおすすめです。

月額基本料が無料なアプリも多いもの、定額とはいえ有料化しているものも少なくありません。

通話料も国内の固定電話にかかる料金と、同じく国内の携帯電話にかかる料金両方とも、各アプリでばらつきがあります。

どのアプリだと安くなるかは使い方次第です。

選ぶ時の他の注目点としては、050と090を選択可能か、料金の支払い方法にどんな方法が用意されているかなどがあります。

コスト削減