初期設定からコール開始までの手順

 

  1. 案件定義の作成・設定
    各種の設定 > 「結果パターン」と「属性項目」を作成し、案件に登録をする。
    ▶目次2-10
  2. リストの登録
    リスト管理 > リスト登録にて、リストをシステムにインポートします。
    ▶目次2-3
  3. リストフォルダ操作の権限付与
    リスト管理 > リスト選択にて、ユーザーがリストフォルダを操作できるように権限の付与をします。
    目次2-2
  4. リストフォルダの選択
    コール > コールリスト選択にて、コールするリストフォルダを選択し、リストフォルダのページに移動します。
    ▶目次3-1
  5. リストの選択
    リスト選択 > コールデータ検索にて、コールするリストの検索・選択をし、顧客リストページに移動します。
    ▶目次3-2
  6. コール業務の開始
    コール画面にてコール業務ができます。
    ▶目次3-3・3-4

 

 

※1~3は管理者権限操作、4~6はオペレータ権限操作になります。

※Ver.によっては「ボタンの配置」「画面のカラー」「機能の追加」がある場合があります。

※基本操作は動画でも解説しております。 ▶操作解説動画

 

 

管理者権限での機能・画面操作説明

 

 

ログイン画面

 

https://●●●●.calltree-system.com/

 

●●●●がお客様専用のサブドメインになります。

 

オペレータ権限でも、管理者権限でも同じログイン画面からログインになります。

 

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リスト管理 > リスト一覧

 

登録されているリスト一覧が表示されます。

※現在、管理権限操作の画面は「緑色」、オペレータ権限操作の画面は「青色」となっております。

 

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【一覧】 登録しているリストフォルダの操作権限を持つユーザーが表示されます。

 

【変更】 リストフォルダの操作ができるユーザー権限を変更する事ができます。

 

【詳細】 リストフォルダに入っている全リストを一覧で確認ができます。

 

顧客情報毎での詳細情報の確認・編集、重複電話番号の確認・削除なども可能です。

 

 

■リストフォルダ操作権限ユーザー表示画面■

 

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ユーザーにリストを使用する権限の付与をしないとオペレータ画面にリストが表示されません。

 

 

■操作:詳細 > リスト詳細一覧■

 

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【重複番号確認】 CALLTREE内にある同じ電話番号の重複確認ができます。

同じ電話番号がどこのフォルダの顧客情報と重複しているのかも確認が可能です。

 

【一覧】 登録しているリストフォルダの操作権限を持つユーザーが表示されます。

 

【変更】 リストフォルダの操作ができるユーザー権限を変更する事ができます。

 

【検索】 リストフォルダ内にある顧客情報を条件に合わせて検索する事ができます。

 

【詳細・編集】 選択した顧客情報ページの確認・編集ができます。

 

【削除】 選択しているリストフォルダ全て・顧客情報毎リストを削除します。

※一度削除すると元に戻す事はできませんので、データの取扱には十分注意して下さい。

 

 

リスト登録(新規作成)

 

登録したい案件名を選択 > リスト名を入力 > CSVファイルを選択 > CSV取込み > リスト登録がスタートします。

 

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※表示順、表示名を変更できます。(電話番号以外)

 

※CSVファイルから読み取りしている為、項目名、表示順は流用されます。

 

■リスト登録上限数■

CSVインポートは一度の登録に対して上限は5万件となり、一度で5万件を超える場合はデータを複数に分けて登録をして下さい。(クレーム登録でも制限は同じです。)

※一度の登録数が多過ぎると登録スピードが遅くなり、止まってしまう可能性があります。

同じリストフォルダに追加で登録したい場合は、「既存リストに追加する」からお願いします。

また、1つのリストフォルダにつき上限は20万件となり、20万件を超える場合はフォルダを複数に分けて別フォルダにて登録をして下さい。

 

 

 

リスト登録(既存追加)

 

追加したい案件、リスト名を選択 > インポートするCSVファイルを選択 > CSV取込み > リスト登録がスタートします。

 

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■インポート用CSVファイルの作成例■

 

左)拡張子が.xls/.xlsxのExcelファイル  右)拡張子が.csvのExcelファイル

 

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※Excel画面の左上ファイル > 名前をつけて保存 > ファイルの種類 > CSVを選んで保存 > 「.xls/.xlsx」→「.csv」に変換されます。

 

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※リスト登録は『.csv』に変換した後、インポートして下さい。

※電話番号の「 ― (ハイフン)」の有無は関係ありません。

※電話番号に重複がある場合、インポート後に赤く表示されます。

※電話番号の先頭の「0(ゼロ)」が消えて入力されてもインポートされます。

※リストが登録できない場合、こちちらを参照。 ▶トラブルシューティング

 

 

オペレータ状況

 

ログイン中のオペレータ状況が一覧が表示され、リアルタイムでオペレータの通話状況が確認できます。

 

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【通話状況】 「通話中」「呼出中」「待機中」のステータスが確認できます。

通話秒数もリアルタイムで更新され、当日の通話時間、待機時間(通話以外の時間)の合計時間も確認が可能です。

 

【詳細・モニター】 各オペレータが開いている顧客情報ページを開いて確認する事ができます。

「モニタリングアドバイス機能」「ウィスパリング機能(つぶやき機能)」がこのページにて利用が可能です。

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・稼動中アイコン

※15分以上未稼働の場合は自動的に待機中に表示が切り替わります

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・待機中アイコン

 

 

■操作:詳細・モニター > 顧客情報画面■

 

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【モニターのみ】 通話中の会話を聞く事ができます。(モニタリングアドバイス機能)

 

【モニター・つぶやき】 通話中のオペレータに対してアドバイスする事ができます(ウィスパリング機能・つぶやき機能)

アドバイスをする際、電話口先にはアドバイス側の声は聞こえません。

 

【音声通話ログ】 コール履歴毎の音声通話データをリアルタイムで聴く事ができ、ダウンロードも可能です。

 

 

ユーザー管理

 

CALLTREEを利用するユーザーの新規登録・編集・操作権限付与・削除ができます。

 

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『MGR(マネージャー)』

編集削除含め全ての機能が使用できる最上位管理権限アカウント

 

『SV(スーパーバイザー)』

編集削除が不可のOP権限を管理する管理権限アカウント

 

『OP(オペレータ)』

管理権限から振られた顧客リストの操作が可能なオペレータ権限アカウント

 

※「MGR」と「SV」権限は管理画面とオペレータ画面の切替が可能、「OP」はオペレータ画面のみ操作が可能です。

 

 

クレーム管理

 

クレーム登録したリストが一覧で表示されます。

 

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【案件一覧】 どの案件で登録がされているかを確認します。

 

【元を確認】 選択した顧客情報ページの確認・編集や音声ログの確認ができます。

 

【編集】 「ブロックする案件」「登録電話番号」の編集やクレーム設定の解除ができます。

 

 

■フォームで登録■

 

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手動で1件ずつ登録ができます。(単数登録)

 

 

■CSVファイルで登録■

 

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CSVファイルに入力してある電話番号を一括でクレーム登録できます。(複数登録)

どの案件でブロックするかも選択が可能です。

 

 

■クレーム検索■

 

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ブロックされた顧客情報を電話番号で検索し、検索表示する事ができます。

 

 

各種の設定

 

各項目の新規登録、フォームの追加・変更、設定などができます。

 

この設定をして頂かないとリスト登録ができません。

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

※「結果パターン」「属性項目」この2つの設定は必須となります。

※『結果パターン・属性項目・見込レベル・メモ定型文」全て設定数も項目数も無制限となります。

 

 

■結果パターン・属性項目設定■

 

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※デフォルトの結果ステータスは変更できません。詳しくは、こちちらを参照。 ▶トラブルシューティング

 

 

■属性項目設定■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

【チェックボックス】 複数の選択ができます。

 

【ラジオボタン】 単一の選択のみできます。

 

【プルダウン】 チェックボックス・ラジオボタンとは違い、多くの選択肢を一つのセルに収容する事ができ、単一の選択のみ可能です。

 

【テキスト】 自由テキストの入力ができます。

※「結果ステータス」、「属性項目」が設定できない場合、こちちらを参照。 ▶トラブルシューティング

 

 

■見込レベル設定・メモ■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI  コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

※「メモ定形文」「見込レベル」は未設定でもリスト登録・コール業務は可能です。

 

 

■案件編集■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

各項目に必要選択を埋めて頂き案件追加 > 「運営中の案件」に入ります > 運営中の案件を選択し、未運営にする > 「未運営の案件」に入ります。

 

【詳細・編集】 各案件の設定内容が確認・編集ができます。

 

【運営中の案件】 リスト登録ができる状態で、管理者のリスト管理の一覧にも表示されます。

 

【未運営の案件】 リスト登録ができない状態で、管理者のリスト管理の一覧には表示されません。

 

【削除する】 案件を削除すると、案件に紐付けたリスト及びコール履歴も削除されます。

 

 

 

契約情報

 

利用した分の通話時間と通話時間がデイリー更新で確認ができます。

 

ここに表示されている通話料をご請求させて頂きます。

 

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オペレータ権限での機能・画面操作説明

 

 

リスト選択

 

操作権限を付与されてるリストフォルダのみ一覧で表示されます。

 

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【案件選択】 案件毎に絞り込んで表示させる事ができます。

 

【操作:選択】 選択したリストフォルダのコールするリストデータを検索するページに移動します。

※管理権限を付与されているユーザーの場合、ログイン/ログアウト無しで「オペレータ画面」と「管理画面」の切替ができます。

 

 

 

■作業数と進捗の定義■

 

「不通」「FAX」「現アナ」この3つも含み”一度以上、架電をしたコール回数”が作業数となります。

 

※この3種はコール回数には含まれますが、コネクト回数には含まれません。

 

作業数/登録数(リスト数)=進捗 という計算となります。

 

 

コールデータ検索

 

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【検索条件設定】 「ステータス」「最終架電者」「見込レベル」等で条件を絞り込みして表示させます。

 

【新規・2回目・3回目】 架電した回数のリストを表示させるショートカットボタンになります。

 

【ランダム順・ID順】 「ランダム順」「ID順」を選択して、任意のIDから実際にコールするコール画面に移動して、コールスタートする事ができます。

 

【コール】 選択した顧客のコール画面にピンポイントに移動します。

 

 

コール画面の機能・仕様

 

コール業務をする際に使用するコール画面の各機能の説明になります。

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

【自動コール呼出秒数】 自動コールON時の間隔秒数の設定ができます。

 

【見込・再コール(ポップアップ)】 見込・再コールがある場合、ポップアップ表示され、見込・再コール機能ページに移動します。

 

【転送電話(ポップアップ)】 転送がある場合ポップアップ表示され、転送機能ページに移動します。

 

【追加・編集(電話番号)】 追加の電話番号がある場合や修正した場合、追加・編集ができます。

※元データの電話番号は編集は不可。

 

【基本情報編集】 CSVデータの横行最上段の項目がここのテーブルに表示されます。

 

【コール結果】 各種設定で作成・設定した項目がここのテーブルに表示されます。

 

【結果詳細・録音】 選択したコール日時の履歴の細かい対応毎のステータスが確認や音声ログの確認ができます。

※オペレータ画面では編集は不可。

 

【見込レベル・メモ定型文】 各種設定で作成・設定した項目が機能として使用できます。

 

【アポイント日・資料送付日】 カレンダーで日付を選択ができます。

 

【メモ入力・メモ履歴】 メモに入力したテキスト、日時、結果ステータスなどが履歴として蓄積されます。

※コール画面では編集不可、管理権限画面にて編集が可能。

 

 

 

■属性編集画面■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

【属性編集】 各種設定で作成・設定した項目がここのテーブルに表示されます。

 

 

■カレンダー機能画面■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

【再コール日時】 カレンダーで日付、プルダウンで時間を指定。指定した日時を過ぎると「見込・再コール」に溜まっている数のアラートバッチが表示されます。

 

【見込担当】 選択した担当の「見込・再コール」フォルダに入ります。

 

 

 

■注意アラート表示機能■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

【注意アラート】 コール結果ステータスを保存をせずに他のページ移動・ベージを閉じる場合、注意アラートが表示されます。

 

 

 

コール画面の各種ボタン・表示

 

コール業務をする際に使用する各ボタン・表示の説明になります。

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

 

 

■通話状況表示■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

「通話中」「待機中」は秒数が表示されます。

 

 

■コネクト状況表示■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

「不通」「FAX」「現アナ」この3つはコネクトの数値には含まれません。

※この3つはコール回数に含まれます。

この3つ以外のステータス(コネクト数)/コール数=コネクト率という計算となります。

コネクトの数値はデイリー計算となりますので、日付が変わるとリセットされます。

同日であれば、他のリストフォルダに移動しても数値は変わらず、引き継がれます。

 

 

 

■各種ボタン■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・架電ボタン

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・切電ボタン

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・保留ボタン

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・転送ボタン

※管理者がモニタリング画面でピックアップ可能

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・架電ステータスを保存

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・ステータスを「保存のみ」を押した際、使用可能

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・「保存のみ」と「次へ」2つのボタン機能をショートカットボタン

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・リストをスキップさせるボタン

 

※コールボタンが押せない・発信ができない場合、こちちらを参照。 ▶トラブルシューティング

 

 

 

■自動コールON/OFF機能■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI  コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・自動と手動の切替ボタン

※コンタクトに至らない場合、自動で次のリストへ架電します。

 

【自動コール呼出秒数】 自動コールON時の間隔秒数の設定ができます。

 

 

 

プレディコール(倍速発信)

 

同時に複数チャンネルで発信(最大4倍速)ができ、コンタクトされ次第、回線が接続されコール画面が表示されます。

※追加回線契約が別途必要になります。

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

リスト選択 > コールデータ検索 > プレディコール画面

※コール画面までの流れは、通常コール時と同じになります。

 

 

■プレディコール画面■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

【自動コール呼出秒数】 自動コールON時の間隔秒数の設定ができます。

【同時発信数】 同時発信させる回数の変更ができます。

 

※プレディコールは通常コールと違い、2倍速・3倍速で同時に複数のリストにプログラム上発信をしています。

顧客と電話が接続された段階で接続された顧客情報が表示されます。

接続されるまでは顧客情報の表示されません。

 

 

 

■通常コールとプレディコール切替機能■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI ↔  コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

 

見込・再コール

 

見込・再コールのステータスをつけたリストが「過去」「未来」「フリー※」で一覧表示されます。

 

※時間指定がない場合はフリーに振分けになります。

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

【見込・再コール(ポップアップ)】 見込・再コールがある場合、ポップアップ表示され、見込・再コール機能ページに移動します。

 

【詳細・コール】 選択した顧客のコール画面にピンポイントに移動します。

 

コール終了後の有無が判別し易いように完了リストは表示が「グレー(灰色)」になります。

 

 

 

■顧客履歴メモPOPアップ機能■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

矢印カーソルを合わせとリスト簡易メモが自動的にポップアップされます。

 

 

 

転送電話

 

転送元のリストが表示され、転送されたリストをピックアップする事が可能です。

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

【転送電話(ポップアップ)】 転送がある場合ポップアップ表示され、転送機能ページに移動します。

 

【詳細・応答】 転送元のリストが表示され、「応答」で転送されたリストをピックアップする事ができます。

 

 

 

■顧客情報画面(転送時)■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

 

■転送リスト対応後の表示■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

コール終了後の有無が判別し易いように完了リストは表示が「グレー(灰色)」になります。

 

 

 

モニタリング(オペレータ画面版)

 

ログイン中のオペレータ状況が一覧が表示され、リアルタイムでオペレータ

の通話状況が確認できます。

 

管理権限画面のオペレータ状況(モニタリング機能)とほぼ同じですが、「作業中のリスト、都和状況、通話時間」などの表示はありません。

 

オペレータ画面のモニタリング機能は管理者画面と比べると簡易的な機能になります。

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

■顧客情報画面(モニタリング時)■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

 

管理者権限・オペレータ権限での兼用機能・画面操作説明

 

コール履歴 > 検索表示

 

コール履歴から条件を絞り込み検索されたリストが一覧で表示されます。

 

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【検索】 「案件」「リスト」を選択したリストのコール履歴が全て表示されます。

 

【さらに条件を絞る】 通常の検索よりも「ステータス」「最終架電者」「見込レベル」等で条件を絞り込みして、リストのコール履歴を表示させます。

 

【詳細】 選択した顧客情報ページの確認・編集ができます。

※コール履歴で検索をかけても表示さない場合、こちちらを参照。 ▶トラブルシューティング

 

 

■操作:詳細 > 顧客情報画面■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

【メモ編集】 過去の履歴の編集ができます。改ざん編集となるので変更後、元に戻す事はできません。

※管理者権限のみ可能。オペレータ権限では「メモ編集」の機能は操作不可。

 

【音声通話ログ】 コール履歴毎の音声通話データをリアルタイムで聴く事ができ、ダウンロードも可能です。

 

【操作:編集】 コール結果ステータスの画面が表示され、編集が可能です。

※管理者権限のみ可能。オペレータ権限では「コール結果ステータス編集」の機能は操作不可。

 

 

『管理者権限とオペレータ権限の違い』

 

管理権限とオペレータ権限では「コール履歴」の機能と画面は同じとなり、検索範囲や機能の操作権限が異なります。

 

【管理者権限】

CALLTREEに登録済みの全リストのコール履歴が検索できます。

 

【オペレータ権限】

自分がコールしたリストのみのコール履歴が検索でき、他ユーザーのものは不可となります。

メモ編集や対応結果ステータスの編集機能は操作ができません。

 

 

調査結果集計

 

集計したいコール数値を条件に合わせて自動集計し、表示されます。

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

【集計データをCSV出力】 集計データをCSVファイルで抽出する事ができます。

 

【詳細】 集計結果を時間帯別で表示されます。

 

 

■操作:詳細 > 時間帯別結果集計■

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

 

『管理者権限とオペレータ権限の違い』

 

管理権限とオペレータ権限では「調査結果集計」の基本的な機能と画面操作は同じとなり、集計範囲のみ異なります。

 

【管理者権限】

CALLTREEの全ユーザーが稼働した分の稼働レポートが集計・確認できます。

 

【オペレータ権限】

自分が稼働した分の稼働レポートが集計・確認でき、他ユーザーのものは不可となります。

 

 

 

新規履歴作成

 

「緑」・・・管理者権限

「青」・・・オペレータ権限

 

全ての画面の左端に表示され、操作が可能です。

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTIコールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

 

■電話番号検索■

 

電話番号入力 > 検索

全リストフォルダ内に登録されているリストが検索され、どこのリストフォルダに登録されているかが確認できます。

 

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

 

【詳細】 選択した顧客の画面が表示され、対応履歴の追加登録が可能です。

 

 

■新規リスト登録(手動)・顧客リスト対応履歴追加■

 

案件選択 > リストフォルダ選択 > 新規顧客追加

選択した案件・リストフォルダの設定フォーマット(顧客情報が登録されていない状態)で顧客画面が表示されます。

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

 

基本情報編集 > 顧客情報を新規登録する画面が表示 > 情報を入力・保存で結果ステータスの付帯が可能になります。

※電話番号が未入力の場合、登録不可。電話番号が未登録の場合、結果ステータス付帯機能の操作不可。

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

 

『管理者権限とオペレータ権限の違い』

 

管理権限とオペレータ権限では「新規履歴作成」の基本的な機能と画面操作は同じとなり、検索範囲や機能の操作権限が異なります。

 

【管理者権限】

CALLTREEに登録している全リストフォルダのリストの検索・新規リスト登録・顧客リスト対応履歴追加が可能です。

 

【オペレータ権限】

権限付与されているリストフォルダのリストのみ検索・新規リスト登録・顧客リスト対応履歴追加が可能、それ以外は不可となります。

 

 

 

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