初期設定からコール開始までの手順

最低限の操作手順になります。

1、案件定義の作成・設定(管理画面) ▶目次2.10

案件管理 > 新規案件作成 > ①案件名を入力 ②発信電話番号(メイン発信番号)を設定 ③結果ステータスを設定

2、顧客リストの登録(管理画面) ▶目次2.3

リスト管理 > CSVでリスト登録 > 顧客リストの取込み

3、リストフォルダの操作権限を付与(オペレータ画面) ▶目次2.2

リスト管理 > リスト一覧 > 操作権限の付与をするリストフォルダの詳細 > リストフォルダの有効化+ユーザーに操作権限の付与

4、リストフォルダと顧客リストの選択(オペレータ画面) ▶目次3.1~2

コール > リスト選択 > コールデータ検索 > 顧客リストを選択

5、コール業務の開始(オペレータ画面) ▶目次3.3~4

 

管理画面での機能・操作説明

ログイン画面

https://●●●●.calltree-system.com/

●●●●がお客様専用のサブドメインになります。

ユーザー権限関係なく、全てのユーザーは同じログイン画面からログインになります。

「MGR・SV」の権限を付与されているユーザーは管理画面(緑色)、「OP・BIZ・BY」の権限を付与されているユーザーはオペレータ画面(青色)がログイン後の初期画面となります。

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リスト管理 > リスト一覧

登録されているリストフォルダの一覧が表示されます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【案件選択】 案件管理で運営にした案件が表示され、案件を選択してリストフォルダの一覧表示の絞り込みができます。

【一覧】 登録しているリストフォルダの操作権限を持つユーザーが表示されます。

【変更】 リストフォルダ名の変更、リストフォルダの有効化の有無の変更、リストフォルダの操作ができるユーザー権限の変更ができます。

【詳細】 リストフォルダに入っている全ての顧客リストを一覧で確認ができます。

 

■リストフォルダ操作権限ユーザー表示画面■

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【リスト有効化】 リストフォルダを有効化・無効化の選択ができます。

有効化:ユーザーにリストフォルダの操作権限を付与しても、有効化していないとリスト選択のリストフォルダ一覧(オペレータ画面)に付与したリストフォルダは表示されません。

無効化:操作権限の付与をしたリストフォルダを無効化(有効しない)した場合、リスト選択のフォルダ一覧(オペレータ画面)に表示されている全てのリストフォルダも非表示になります。

※リストフォルダ操作権限のユーザー付与設定はそのまま維持されるので、「有効化・無効化」はあくまで「表示・非表示」の切り替えの機能になります。

【リストフォルダ操作権限付与】 リストフォルダの操作権限を付与させるユーザーを選択します。

(機能1)操作権限が付与されたリストフォルダがオペレータ画面のリスト選択一覧に表示されます。

(機能2)操作権限が付与されたリストフォルダとそのリストフォルダに関連する案件がプルダウンに表示されます。

 

■操作:詳細 > リスト詳細一覧■

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【重複番号確認】 既に登録されている同じ電話番号の重複確認、更にその電話番号がどこのリストフォルダの顧客リストと重複しているのか確認ができます。

また、その顧客リストを1件毎の削除・一括削除(すべて削除)が可能です。

【一覧】 既に登録している顧客リストフォルダの操作権限を持つユーザーが表示されます。

【CSV出力】 リストフォルダ内の全ての顧客リストをCSVファイルでダウンロードします。

【変更】 リストフォルダの操作ができるユーザー権限を変更する事ができます。

【検索】 リストフォルダ内にある顧客リストを条件に合わせて検索する事ができます。

【詳細・編集】 選択した顧客リストの詳細が閲覧、追加履歴作成、編集などができます。

【削除】 選択しているリストフォルダ(リストフォルダ内全ての顧客リスト含む)・顧客リストを1件毎の削除ができます。

※一度削除すると元に戻す事はできませんので、データの取扱には十分注意して下さい。

 

CSVでリスト登録 > 新しいリストを作成

CSVファイルで作成した顧客データを任意の案件に一括で登録ができます。

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登録したい案件名を選択 > リスト名を入力 > 登録するCSVファイルを選択(ファイルを開く→確定・項目編集) > CSV取込み > 顧客リストの登録がスタートします。

電話番号に重複がある場合、インポート後に赤く表示されます。(その他の顧客リスト登録機能は全て同様となります。)

※案件管理で案件の作成し、且つ有効化されている案件が案件プルダウンに表示されます。

※リスト顧客情報項目の表示順、表示名を変更できます。(電話番号以外)

※デフォルトの並び順はCSVファイルの横1行目の項目順でそのまま表示されます。

 

『顧客リストの登録上限数』

CSVの取込みは一度の登録に対して上限は5万件となり、それを超える場合は複数に分けて登録をして下さい。(クレーム登録でも制限は同じです。)

また、1つのリストフォルダに対して上限は20万件となり、それを超える場合は別フォルダに分けて登録をして下さい。(リストフォルダ数に制限はありません。)

 

『顧客リスト登録の注意事項』

・顧客リストを登録する際、顧客リストの数が多過ぎると登録スピードが遅くなる可能性があります。

・顧客リストの登録中に画面を閉じたり、登録操作をしているユーザーで他の操作をしないで下さい。(他のユーザーの操作は問題ありません。)

 

CSVでリスト登録 > 既存リストに追加する

CSVファイルで作成した顧客リストを既に登録されている案件のリストフォルダに一括で追加登録ができます。

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追加したい案件、リスト名を選択 > 登録するCSVファイルを選択(ファイルを開く→項目確認) > CSV取込み > 顧客リストの登録がスタートします。

※作成したCSVファイルの横1行目の項目名が完全一致でしていないと登録ができません。

 

手動でリスト登録

既に登録されている案件のリストフォルダに、作成したCSVファイルを一括登録ではなく、手動で顧客リストの登録ができます。

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追加したい案件、リスト名を選択 > 顧客データを入力 > 顧客登録 > 顧客リストが追加されます。

【+】 複数の顧客リストを入力する為のフォームが表示されます。

※電話番号のみ必須入力となりますが、その他の項目は未入力でも登録は可能です。

 

空リストを作成

顧客リスト登録(CSVでリスト登録・手動でリスト登録・新規顧客追加)をする前にリスト顧客情報項目の設定ができます。

登録したい案件名を選択 > リスト名を入力 > 項目名を入力 > リスト作成 > 顧客リストの項目情報が設定できます。

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『取込み用CSVファイルの作成例』

左)拡張子が.xls/.xlsxのExcelファイル  右)拡張子が.csvのExcelファイル

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Excel画面の左上ファイル > 名前をつけて保存 > ファイルの種類 > CSVを選んで保存 > 「.xls/.xlsx」→「.csv」に変換されます。

※必ず『.csv』に変換後、顧客リストの登録をして下さい。

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『CSVファイル作成時の注意点』

・電話番号の列の一番上のセルのネームは必ず『電話番号』というネームで完全一致の入力をして下さい。

・「一番上の横セル」「電話番号の列」のセルに余分な空白がある場合は削除して下さい。

・電話番号の「 ― (ハイフン)」の有無は関係なく、電話番号の先頭の「0(ゼロ)」が消えていても登録は正常にされます。

例)03-1234-5678 ・ 0312345678 ・ 312345678 全て登録可能。

・案件管理で設定した「結果ステータス・顧客属性・結果属性」と「最上行セルのネーム(セル同士も含め)」は完全重複を避けてネームを入力して下さい。

例)「住所」「住所」「住所」→「住所1」「住所2」「住所3」

※リストが登録できない場合、こちちらを参照。 ▶トラブルシューティング

 

オペレータ状況

ログイン中のオペレータ状況が一覧が表示され、リアルタイムでオペレータの通話状況が確認できます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【通話状況】 「通話中」「呼出中」「待機中」のステータスが確認できます。

通話秒数もリアルタイムで更新され、当日の通話時間、待機時間(通話以外の時間)の合計時間も確認が可能です。

【ヘルプ】 コール画面にて、ユーザーがヘルプボタン「ON」時にアラート表示されます。

【詳細・モニター】 各ユーザーが開いている顧客情報ページを開いて確認する事ができます。

「モニタリングアドバイス機能」「ウィスパリング機能(つぶやき機能)」がこのページにて利用が可能です。

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・稼動中アイコン   コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・未稼働中アイコン

※15分以上未稼働の場合は自動的に待機中に表示が切り替わります

 

■操作:詳細・モニター > 顧客情報画面■

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【モニターのみ】 通話中の会話を聞く事ができます。(モニタリングアドバイス機能)

【モニター・つぶやき】 通話中のオペレータに対してアドバイスする事ができます(ウィスパリング機能・つぶやき機能)

※アドバイスをする際、電話口先にはアドバイス側の声は聞こえません。

 

ユーザー管理

CALLTREEを利用するユーザーの新規登録・編集・操作権限付与・削除などができます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

『MGR(マネージャー)』 編集削除含め全ての機能が使用できる最上位権限のアカウント

『SV(スーパーバイザー)』 編集削除が不可の下位権限を管理する用のアカウント

『OP(オペレータ)』 顧客リストにコールを主な機能とするアカウント

『BIZ(ビジネス)』 対応履歴と報告履歴のみ操作可能な報告確認用のアカウント

『BY(バックヤード)』 コール機能がなく、顧客リストに追加履歴を残せる事務やバックヤード用のアカウント

 

【管理画面】

  MGR SV 備考
リスト管理 リスト登録・設定・編集・削除の操作は不可
オペレータ状況  
対応履歴  
調査結果集計  
録音データ管理 ×  
案件管理 変更不可、閲覧のみ
ユーザー管理 下位権限のみ作成・変更可能、削除は不可
架電禁止管理  
セキュリティ ×  
契約情報 ×  
新規履歴作成  

 

【オペレータ画面】

  OP BIZ BY 備考
コール・プレディコール × コール画面の操作不可
見込・再コール × ×  
転送電話 × ×  
手動コール ×  
モニタリング × ×  
報告履歴  
対応履歴  
調査結果集計 ×  
新規履歴作成 ×  

※「MGR・SV」権限は管理画面とオペレータ画面の切替が可能、「OP・BY・BIZ」はオペレータ画面のみ操作が可能です。

 

『BIZ・BYのオペレータ画面の違い』

【BIZ権限のオペレータ画面】

 

 

 

 

 

 

 

 

【BY権限のオペレータ画面】

 

 

 

 

『ユーザー管理の仕様』

  削除 変更
メモ履歴に記載されたテキスト 残る 残る
対応履歴の項目 残る 変更後の名前
リストの利用権限を付与 表示なし 変更後の名前
顧客リスト内の引継担当プルダウン 表示なし 変更後の名前
検索で表示された引継担当 残る 変更後の名前
検索で選択する項目 表示なし 変更後の名前

※既存のユーザー名と同一のユーザー名を登録する事はできません。

※一度削除したユーザーIDは欠番となり復活させる事はできません。

※削除した分、作成できるIDの上限数が増えます。

 

架電禁止管理

架電禁止の登録をした顧客リストが一覧で表示され、登録・解除などができます。

また、複数選択での一括解除・登録している全てを一括解除なども可能です。

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【案件一覧】 どの案件で登録がされているかを確認します。

【元を確認】 選択した顧客情報ページの確認・編集や音声ログの確認ができます。

【編集】 「ブロックする案件」「登録電話番号」の編集やクレーム設定の解除ができます。

 

■フォームで登録■

手動で1件ずつ登録ができます。(単数登録)

どの案件でブロックするかも選択が可能です。

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■CSVファイルで登録■

CSVファイルに入力してある電話番号を一括でクレーム登録できます。(複数登録)

フォーム登録と同様、どの案件でブロックするかも選択が可能です。

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■架電禁止検索■

ブロックされた顧客情報を電話番号で検索し、絞り込み表示する事ができます。

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絞り込み表示後、全ての架電禁止を表示する事も可能です。

 

案件管理

運営させる案件毎に「発信電話番号」「結果ステータス」「顧客属性」「結果属性」「見込レベル」「メモ定型文」の追加・変更・編集など基本設定や報告機能の設定ができます。

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【新規案件作成】 初期設定として、案件の作成ができます。

【詳細】 作成済み案件の設定情報の閲覧・変更ができます。

【無効にする・有効にする】 リスト登録、対応履歴、新規顧客登録など様々な案件選択プルダウン表示の有効設定の切替をします。

有効:○・背景なし・上に表示

無効:×・背景あり・下に表示

作成したリストフォルダがリスト管理のリストフォルダ一覧(管理画面)に表示されている状態で案件を無効化した場合、無効化された案件に関連する全てのリストフォルダは非表示になります。

同時に、操作権限の付与をしたリストフォルダの案件を無効化した場合、リスト選択のフォルダ一覧(オペレータ画面)に表示されている全てのリストフォルダも非表示になります。

※リストフォルダ操作権限のユーザー付与設定はそのまま維持されるので、「有効化・無効化」はあくまで「表示・非表示」の切り替えの機能になります。

 

■新規案件作成■

「発信電話番号(メイン発信番号)」「結果ステータス」この2つの設定は必須となり、それ以外は未設定でも運用は可能です。

※この設定をして頂かないと顧客リストの登録ができません。

※全ての項目数は無制限となりますが、見やすい範囲で項目は増やして下さい。

※「結果ステータス」、「顧客属性」、「結果属性」が設定できない場合、こちちらを参照。 ▶トラブルシューティング

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【結果ステータス】 対応毎に必須選択となるステータスとなります。(ラジオボタンのみの選択)

※「不通・FAX・現アナ・見込・再コール・架電禁止」この6項目のステータスは変更できません。

【発信電話番号】 架電をする為に必要な電話番号を設定します。

設定した電話番号はコール画面で切り替えができます。(サブ番号の設定時)

※メイン番号が一番上、二番目からがサブ番号の表示となります。

■メイン発信番号:未設定~1つ

※未設定時コールは不可ですが、設定は可能です。

■サブ電話番号:未設定~契約電話番号数

※メイン番号を設定していれば、サブ番号の設定をしないでもコールは可能です。

【 << 】 選択した電話番号を設定します。

【 >> 】 選択した電話番号を解除します。

 

■作成済み案件の設定詳細■

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【顧客属性】 顧客リストに関連するサブの顧客情報となります。

【結果属性】 結果ステータスに関連するサブの結果情報となります。

顧客属性と対応属性は以下、4つの種類の項目設定ができます。

■チェックボックス:複数選択ができます。

■ラジオボタン:単一選択のみできます。

■プルダウン:多くの選択肢を一つのセルに収容する事ができ、単一選択のみできます。

■テキスト:フリーテキストの入力ができます。

【見込レベル】 顧客の重要度、対応毎の重要度をフリーテキストをプルダウンで指定できます。

【メモ定型文】 対応後のメモ記入時、ショートカットで呼び出す事ができます。

 

■報告機能設定■

対応履歴を任意のアドレスにメールを自動送信、任意のCALLTREEユーザーの報告履歴に表示させる機能です。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

送信する報告メールの「メール件名・本文ヘッダー、本文フッター」は案件毎に自由に作成ができます。

※仕様上のテンプレートと送信元アドレスは編集不可となります。

【実行有無】 実行時のみ報告送信ボタンが表示され、利用ができます。

【送信先】 報告する送信先アドレスは無制限に設定できます。

【送信先ユーザー】 機能を付与させるユーザーの選択します。

(機能1)報告送信ボタンを実行した対応履歴のみ、送信先ユーザーの報告履歴の一覧に対応履歴が表示されます。

※選択を外している時に報告送信ボタンを実行しても、送信先ユーザーの報告履歴の一覧に対応履歴は表示されません。

(機能2)設定した報告機能に関連した案件を案件選択プルダウンに表示させます。

※送信先ユーザーを選択したまま報告機能設定を未実行にした場合、送信ユーザーを選択した状態の機能は維持され、案件選択プルダウンの表示が非表示になるわけではありません。

 

【受信メール】

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

迷惑メールボックスに入ってしまう場合は、「@calltree.jp」からのメールを受信できる様に設定して下さい。

 

『案件とリストのプルダウン表示・非表示仕様』

  案件・運営中
報告ユーザー 選択 未選択
リストフォルダ 有効 無効 有効 無効
リスト操作 選択 未選択 選択 未選択 選択 未選択 選択 未選択
リスト管理
案件プルダウン × × ×
リストプルダウン × × ×
リスト選択 × × × × × ×

・・・表示   ×・・・非表示   ・・・選択されたリストのみ表示

※報告機能設定で送信先ユーザーを選択したユーザーは、リストフォルダの操作権限の有無関係なく、その案件の全てのリストフォルダがプルダウンに表示されます。

※操作権限が付与されたリストフォルダとそのリストフォルダに関連した案件はプルダウンに表示されます。

 

録音データ管理

録音データを期間毎に集計表示させ、一括ダウンロード、削除が可能です。

※削除した録音データは復元できませんので、ご注意下さい。

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保存期間は設けておらず、他社と違い弊社はデータ容量になります。(他社は平均1年)

容量を超えた場合は、古い順で削除されていきます。

50GBまで無料、約7,000時間ぶんの容量となります。(約120KB/1分通話の計算)

録音データをパソコンのローカルメモリに一括でダウンロードする事ができる為、この機能を使えば特に容量を追加契約する必要はありません。

CALLTREE内で録音を保存したい場合、容量の追加契約をして下さい。(容量追加は月額:1,000円/10GB)

 

セキュリティ設定

セキュリティを強化する為、「自動ログアウト」「定期的パスワード変更」「IPアドレスのアクセス制限」の設定ができます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

アクセス記録

「いつ・誰が・何を・どこで」を都度、アクセス記録として保存され、検索で絞り込みもできます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

契約情報

利用した分の通話時間と通話時間がデイリー更新で確認ができます。

ここに表示されている通話料をご請求させて頂きます。

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オペレータ画面での機能・操作説明

リスト選択

操作権限を付与されてるリストフォルダのみ一覧で表示されます。

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【案件選択】 案件毎に絞り込んで表示させる事ができます。

【操作:選択】 選択したリストフォルダ内に登録されている顧客リストを検索するページに移動します。

※管理権限を付与されているユーザーの場合、ログイン/ログアウト不要で「オペレータ画面」と「管理画面」の切替ができます。

 

『作業数・進捗の仕様』

「不通」「FAX」「現アナ」この3つも含み『一回以上コール(追加履歴)をした回数』が作業数となります。

※この3種類は対応回数に含まれますが、コネクト回数には含まれません。

「作業数/登録数(リスト数)=進捗」という計算となります。

 

コールデータ検索

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【新規・2回目・3回目】 顧客リストを表示させるショートカットボタンになります。(2・3回目は不通のみ)

【検索条件設定】 「ステータス」「最終架電者」「見込レベル」等で条件を絞り込みして表示させます。

【任意のIDからコールスタート】 「ランダム順」「ID順」を選択して、コール画面で顧客リストにコールする順番を選択できます。

【コール】 選択した顧客のコール画面にピンポイントに移動します。(BY権限は操作不可)

【詳細】 選択した顧客リストの詳細が閲覧、追加履歴作成、編集などができます。

 

コール画面の機能・仕様

コール業務をする際に使用するコール画面の各機能の説明になります。

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■顧客情報■

CSVファイルの一番上の横セルの項目が顧客情報に表示されます。

【基本情報編集】 顧客情報の編集・変更ができます。(BIZ権限は不可)

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追加・編集(電話番号)】 追加の電話番号がある場合や修正した場合、追加・編集ができます。(BIZ権限は不可)

※元データの電話番号は編集不可となります。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

■対応結果ステータス・顧客属性・結果属性■

案件管理で作成・設定した項目がここのテーブルに表示されます。

【顧客属性編集画面】

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【結果属性編集画面】 

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『結果ステータスの仕様』

不通:履歴 録音 コール数 コネクト数

FAX・現アナ:履歴 録音 コール数 コネクト数

それ以外:履歴 録音 コール数 コネクト数

見込み・再コール:見込・再コールの機能と連動

架電禁止:架電禁止管理の機能と連動

 

【※注意事項※】

結果ステータスを保存せずに①「同じ顧客リストに連続コール」「CALLTREE内の他ページに移動」「CALLTREEのブラウザータブを閉じる」

結果ステータスを選ばずに上記を行うと対応履歴の結果ステータスの項目が「空白」になってしまうので、結果ステータスを必ず選んで保存をして下さい。

②と③を行う際、誤操作防止として警告アラートが表示されます。

※「結果ステータスの空白」に正しい結果ステータスを付与したい場合、編集で付与する事ができます。(自分が作成した対応履歴のみ、MGRは全ユーザーの全対応履歴が可能)

 

■対応履歴■

通話毎(コールのボタンを押す毎)、新規履歴作成毎に対応履歴は蓄積されていきます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【詳細・編集】 選択した対応履歴の詳細・編集ができます。(自分が作成した対応履歴のみ、MGRは全ユーザーの全対応履歴が可能)

※MGRのみ全てのユーザーが作成した全ての対応履歴の結果詳細の編集が可能です。

背景なし:コールにて作成された対応履歴

背景あり:追記履歴にて作成された対応履歴

【マイクのマーク】 対応履歴毎の音声通話データをリアルタイムで聴く事ができ、ダウンロードも可能です。

 

■その他機能■

 

 

 

 

 

【注意アラート】 対応結果ステータスを保存をせずに他のページ移動・ベージを閉じる場合、注意アラートが表示されます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【見込レベル・メモ定型文】 各種設定で作成・設定した項目が機能として使用できます。

【再コール日時・引継担当】 カレンダーで日付、プルダウンで時間・担当を指定、設定後「見込・再コール」のフォルダに反映されます。

 

・・・指定した日時を過ぎると「見込・再コール」に溜まっている数のアラートバッチが表示されます。

 

コール画面の各種ボタン・表示

コール業務をする際に使用する各ボタン・表示の説明になります。

 

 

 

顧客リストのID「●●●-▲▲▲」は、「●●●」はリストフォルダのID、「▲▲▲」は顧客リストのIDとなりますので顧客リストIDは固有のIDとし、登録した情報の中に同じ顧客リストや同じ電話番号が存在したとしても重複する事がない「ユニークID」となります。

同じ顧客リスト(ユニークID)のコール画面に複数のユーザーが同時にアクセスする事はできません。

指定のユーザーがコールした顧客と同じ顧客を別ユーザーが連続でコールする場合(ピンポイントで電話番号検索など)、アクセス中のユーザーは違う顧客リストに進むか別ページに移動してから、次のユーザーは指定の顧客リストにアクセスして下さい。

 

■通話状況表示■

コールツリークラウドテレアポシステムCTI  コールツリークラウドテレアポシステムCTI   コールツリークラウドテレアポシステムCTI

「通話中」「待機中」は秒数が表示されます。

 

■コネクト状況表示■

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

「不通・FAX・現アナ」この3つはコネクトの数値には含まれませんが、コール回数には含まれます。

コネクト率=この3つ以外のステータス(コネクト数)/コール数

コネクトの数値はデイリー計算となりますので日付が変わるとリセットされ、同日であれば他のリストフォルダに移動しても数値は変わらず引き継がれます。

 

■各種ボタン■

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・架電ボタン  コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・切電ボタン

・・・保留ボタン  コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・転送ボタン

 

・・・転送ボタンを押した後、がある場合アラートバッチが表示され、転送機能ページに移動します。

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・結果ステータスの保存のみ

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・「保存のみ」と「次へ」2つのボタンの機能を組み合わせたショートカットボタン

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・ステータスを「保存のみ」を押した際、使用可能(次のリストに移動後、自動的にコールされます)

コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・リストをスキップさせるボタン(結果ステータスは保存されずに次の顧客リストに移動し、コールは自動的にされません)

※コールボタンが押せない・発信ができない場合、こちちらを参照。 ▶トラブルシューティング

 

■自動コールON/OFF・ヘルプ機能■

【自動コール呼出秒数】 自動コールON時の間隔秒数の設定ができます。(10~45秒)

 

 

コールツリークラウドテレアポシステムCTI  コールツリークラウドテレアポシステムCTI・・・自動と手動の切替ボタン

※コンタクトに至らない場合、自動的に次の顧客リストに移動し、自動的にコールします。

【ヘルプ求め】 オペレータが困った時や緊急時、管理者に気づいてもらう用の機能です。

 ↔ ・・・OFFとONの切替ボタン

 

・・・ヘルプボタンON時にアラートバッチが表示され、モニタリング画面のページに移動します。

 

プレディコール(倍速発信)

同時に複数チャンネルで発信(最大4倍速)ができ、コンタクトされ次第、回線が接続されコール画面が表示されます。

※追加回線契約が別途必要になります。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

■プレディコール画面■

リスト選択 > コールデータ検索 > プレディコール画面

※コール画面までの流れは、通常コール時と同じになります。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

プレディコールは通常コールと違い、2倍速・3倍速で同時に複数のリストにプログラム上発信をしています。

顧客と電話が接続された段階で接続された顧客情報が表示されるので、接続されるまでは顧客情報の表示されません。

 

【同時発信数】 同時発信させる回数の変更ができます。(最大4倍速まで可能)

 

・・・プルダウンで変更ができます。

【コールとプレディコールの切り替え】 ワンボタンで切り替えができます。

コールツリークラウドテレアポシステムCTI ↔  コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

見込・再コール

見込・再コールのステータスをつけたリストが「過去」「未来」「フリー」で一覧表示されます。

また、矢印カーソルを合わせとリスト簡易メモが自動的にポップアップされます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【詳細・コール】 選択した顧客のコール画面にピンポイントに移動します。

コール終了後の有無が判別し易いように完了リストは表示が「グレー(灰色)」になります。

 

『見込・再コールの仕様』

・「見込」、「再コール」を選択

・再コール日時を選択(結果ステータスはどれでも可)

上記のどちらかが選択されれば、「見込・再コール」のフォルダに入ります。

※引継担当・見込レベルの設定をしても、上記2つどちらも選択が無い場合は「見込・再コール」のフォルダには反映されません。

【過去】 指定した日時を過ぎた時点で反映されます。

【未来】 指定した日時が過ぎるまでは残ります。

【フリー】 日時の指定がない場合に振分けされます。

 

転送電話

転送元のリストが表示され、転送されたリストをピックアップする事が可能です。

 

 

 

 

 

 

 

 

【転送電話】 転送がある場合、アラートバッチが表示され、転送機能ページに移動します。

【詳細・応答】 転送元のリストが表示され、「応答」で転送されたリストをピックアップする事ができます。

ピックアップ終了後の有無が判別し易いように完了したリストは表示が「グレー(灰色)」になり、削除で表示が消えます。

 

■顧客情報画面(転送時)■

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【応答】 ピックアップ開始が開始されます。

※「コール画面へ」のリンク先はピックアップで表示させている顧客リストになります。

 

手動コール

発信したい電話番号で任意の電話電話へコールができます。

メモの保存や録音などの履歴も簡易的に残りますが、詳細に履歴の蓄積や様々な機能と連動させたい場合は事前にリスト登録をしてからコールをして下さい。

※対応履歴の検索でヒットしません。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

モニタリング(オペレータ画面版)

ログイン中のオペレータ状況が一覧が表示され、リアルタイムでオペレータの通話状況が確認できます。

管理権限画面のオペレータ状況(モニタリング機能)とほぼ同じですが、「作業中のリスト、都和状況、通話時間」などの詳細表示はありません。

オペレータ画面のモニタリング機能は管理者画面と比べると簡易的な機能になります。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

■顧客情報画面(モニタリング時)■

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

報告履歴

報告した対応履歴のみ一覧で表示され、顧客リストの詳細が閲覧ができます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【案件選択・リスト選択】 案件とリストフォルダを選択して検索を絞り込みます。

※表示条件は報告機能の送信ユーザー、リストフォルダ操作権限と機能が関連しています。

【検索】 「案件」「リスト」を選択した顧客リストの対応履歴が全て表示されます。

【さらに条件を絞る】 通常の検索よりも「ステータス」「最終架電者」「見込レベル」等で条件を絞り込みして、顧客リストの対応履歴が表示されます。

【CSV出力】 一覧表示されている顧客リストをCSVファイルでダウンロードします。(管理画面のみ)

【詳細】 選択した顧客リストの詳細が閲覧、追加履歴作成、編集などができます。

 

『報告履歴の表示条件』

管理画面の報告機能設定にて設定をします。

・案件管理 > 報告機能設定の基本的な設定 > 実行をさせる

・報告機能設定 > 送信先ユーザーの選択

※報告機能設定で送信先ユーザーを選択したユーザーは、リストフォルダの操作権限の有無関係なく、その案件の全てのリストフォルダがプルダウンに表示されます。

※操作権限が付与されたリストフォルダとそのリストフォルダに関連した案件はプルダウンに表示されます。

 

管理画面・オペレータ画面での兼用機能・操作説明

対応履歴 > 検索表示

条件を絞り込み、条件一致で検索され、対応した顧客リストが一覧で表示されます。

※コールをした顧客リスト以外にも「追加対応履歴を入力した顧客リスト」も対応回数としてカウント、対応履歴としても保存され、検索もされます。

【オペレータ画面】

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【管理画面】

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【案件選択・リスト選択】 案件とリストフォルダを選択して検索を絞り込みます。

管理画面:案件管理で運営にした案件とリストフォルダ有効化選択と機能が関連しています。

オペレータ画面:表示条件は報告機能の送信ユーザー、リストフォルダ操作権限と機能が関連しています。

【検索(24時間以内)】 「案件」「リスト」を選択した顧客リストの24時間以内に結果保存した対応履歴が全て表示されます。

【さらに条件を絞る】 通常の検索よりも「ステータス」「最終架電者」「見込レベル」等で条件を絞り込みして、顧客リストの対応履歴が表示されます。

【CSV出力】 一覧表示されている顧客リストをCSVファイルでダウンロードします。(管理画面のみ)

【詳細】 選択した顧客リストの詳細が閲覧、追加履歴作成、編集などができます。

※対応履歴で検索をしても表示さない場合、こちちらを参照。 ▶トラブルシューティング

 

『3種類の条件付き検索の違い』

条件付き検索で「案件未選択」「案件のみ選択」「案件とリストどちらも選択」とでは検索範囲が違います。

※対応履歴以外でも検索条件の仕様は同じとなります。

【案件未選択時の条件付き検索】

検索範囲:電話番号のみ+基本検索

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【案件のみ選択した条件付き検索】

検索範囲:電話番号+顧客属性+基本検索

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【案件とリストどちらも選択した条件付き検索】

検索範囲:電話番号+顧客属性+基本顧客情報+基本検索

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

『リスト管理と対応履歴のCSV出力の違い』

【リスト管理のCSV出力】 顧客リストにフォーカスされた顧客リスト毎のCSVファイルです。

基本的な顧客情報と追記した顧客属性、最終結果ステータス、最終対応者、対応回数、メモ履歴などがセルに入力されています。

【対応履歴のCSV出力】 対応履歴にフォーカスされた対応履歴毎のCSVファイルです。

コール日時、顧客リストの電話電話、対応ユーザー、結果ステータス、結果属性などがセルに入力されています。

それぞれ、出力される情報が違うので使い分けて利用して下さい。

 

『管理者権限とオペレータ権限の違い』

管理権限とオペレータ権限では「対応履歴」の機能と画面は同じとなり、検索範囲や機能の操作権限が異なります。

【管理者権限】

登録されているの全ての顧客リストの対応履歴が検索できます。

検索表示された顧客リストをCSVファイルでダウンロードする事もできます。

【オペレータ権限】

自分が対応した顧客リスト(コール対応、追加履歴作成)のみ対応履歴の検索でき、他ユーザーのものは不可となります。

 

顧客リスト一覧 > 操作:詳細・編集 > 顧客リスト画面

顧客リストの詳細を閲覧、結果詳細の編集をする事ができます。

【オペレータ画面】

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【管理画面】

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【新規履歴作成】 コールをしないでも対応履歴を追記で残す事ができます。

【マイクのマーク】 対応履歴毎の音声通話データをリアルタイムで聴く事ができ、ダウンロードも可能です。

【詳細・編集】 対応履歴の結果詳細が表示され、編集ができます。(自分が作成した対応履歴のみ)

※MGRのみ全てのユーザーが作成した全ての対応履歴の結果詳細の編集が可能です。

背景なし:コールにて作成された対応履歴

背景あり:追記履歴にて作成された対応履歴

 

調査結果集計

集計したいコール数値を条件に合わせて自動集計し、表示されます。

【オペレータ画面】

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【管理画面】

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

【案件選択・リスト選択】 案件とリストフォルダを選択して集計結果を絞り込みます。

管理画面:案件管理で運営にした案件とリストフォルダ有効化選択と機能が関連しています。

オペレータ画面:表示条件は報告機能の送信ユーザー、リストフォルダ操作権限と機能が関連しています。

【集計データをCSV出力】 集計データをCSVファイルで抽出する事ができます。(管理画面のみ)

【詳細】 集計結果を時間帯別で表示されます。

 

■操作:詳細 > 時間帯別結果集計■

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

『管理者権限とオペレータ権限の違い』

管理権限とオペレータ権限では「調査結果集計」の基本的な機能と画面操作は同じとなり、集計範囲のみ異なります。

【管理者権限】

全てのユーザーが稼働した分のレポートが集計・確認できます。

【オペレータ権限】

自分が稼働した分のレポートが集計・確認でき、他ユーザーのものは不可となります。

 

新規履歴作成

新規顧客の追加、電話番号の検索、対応履歴の追記ができます。

管理権限画面とOP権限画面関係なく、全ての画面の右端に表示され、操作ができます。

コールツリークラウドテレアポシステムCTI 

           

 

 

『管理者権限とオペレータ権限の違い』

管理権限とオペレータ権限では「新規履歴作成」の基本的な機能と画面操作は同じとなり、検索範囲や機能の操作権限が異なります。

【管理者権限】

登録している全ての顧客リストの検索・新規リスト登録・顧客リスト対応履歴追加が可能です。

【オペレータ権限】

権限付与されているリストフォルダのリストのみ検索・新規リスト登録・顧客リスト対応履歴追加が可能、それ以外は不可となります。

 

■新規顧客追加■

新規の顧客リストを手動で追加できます。

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

顧客リストを登録したい案件とリストフォルダを選択 > 新規顧客追加 > 項目に情報を入力 > 新規顧客追加 >顧客リストとして追加されます。

※最低1つの項目を入力すれば追加されます。

※電話番号を登録しないでも追加されます。

 

■電話番号検索■

登録されている全ての電話番号の検索ができます。

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

電話番号を入力 > 検索 > 顧客リストが一覧表示されます。

複数のリストフォルダに登録、同じリストフォルダに複数登録がある場合、それぞれ分かれて表示されます。

【案件選択・リスト選択】 案件とリストフォルダを選択して新規顧客追加先を絞り込みます。

※プルダウン表示はリストフォルダ有効化や報告機能の送信ユーザー、リストフォルダ操作権限などの機能と関連しています。

【詳細】 顧客リストの詳細が表示されます。

 

『検索種類の違い』

【対応履歴>検索】 対応した事のある顧客リスト(コールor追加履歴)が検索できます。

※対応した事がない(コールをしていない・追記履歴をつけていない)顧客リストは検索がされません。

【新規履歴作成>電話番号>検索】 未対応でも、登録がされている顧客リストであれば全て検索ができます。

※電話番号のみでの検索になり、詳細条件での検索はできません。

【リスト管理>リスト一覧>詳細>検索】 選択したリストフォルダ内に登録されている顧客リストが検索できます。(管理画面)

【コール>リスト選択>コールデータ検索>検索】 選択したリストフォルダ内に登録されている顧客リストが検索できます。(オペレータ画面)

※リストフォルダ内の検索は詳細条件での検索ができます。

 

■顧客リストへ対応履歴の追記(新規履歴作成)■

コールをしないでも対応履歴を追記で残す事ができ、主に入電対応やメール対応などで活用が可能です。

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

新規顧客を登録後もしくは、電話電話の検索後の詳細 > 結果ステータス、結果属性、メモなどを入力 > 新規履歴作成 > コールをしないでも対応履歴を追加する事ができます。

【新規履歴作成(報告送信)】 対応履歴を保存と同時に案件管理の報告機能で設定したメールアドレスに対応内容が自動送信されます。

【新規履歴作成】 報告送信なし、通常の対応履歴保存になります。

※コールをした顧客リスト以外にも「追加対応履歴を入力した顧客リスト」も対応回数としてカウント、対応履歴としても保存され、検索もされます。

【詳細・編集】 対応履歴の結果詳細が表示され、編集ができます。(自分が作成した対応履歴のみ)

※MGRのみ全てのユーザーが作成した全ての対応履歴の結果詳細の編集が可能です。

背景なし:コールにて作成された対応履歴

背景あり:追記履歴にて作成された対応履歴

 

休憩・離席

休憩時間と離席時間は集計され、管理画面のオペレータ状況の一覧でモニタリングができます。

管理権限画面とOP権限画面関係なく、全ての画面の左上隅に表示され、操作ができます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

機能が作動中は他の操作ができません。

解除時にパスワードに入力が必要です。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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