テレワークのやり方で抑えておきたい４つのポイント
テレマーケティングって何？CTIシステムは大企業じゃないからうちには無用なんて思っていませんか？ 売上向上のための有効な方法として一層注目されるようになったテレマーケティング。 本稿では、オフィスでもテレワークでも出来るテレマーケティングの成功のコツ、業務のすべてを見える化するポイント、基礎知識やをご紹介していきます。
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クラウド型アプリを使う
クラウド型アプリとは
テレワークといってもやり方は様々で1つではないことから、違いを理解して最適と思われる方法を選択することが大切です。
やり方の1つで代表的ともいえるのは、クラウド型アプリを活用する方法です。
クラウド型アプリは名前の通りクラウドを活用するテレワークで、インターネットに繋がる環境さえあれば、割と簡単に導入を始めることができます。
クラウド型アプリの特徴はビジネスアプリケーションで、会議や文章作成に情報共有といった業務を効率良く、アプリケーションで取り組めるのが魅力です。
クラウドベースなので、高性能なPCやソフトウェアの導入は不要ですし、自社でインフラを作り上げる手間もないです。
必要なのはインターネットに繋がる環境と、PCやスマホにタブレットなどの端末です。
動作はクラウドで操作はブラウザ経由ですから、問題なくブラウザが使える端末であれば、高性能でなくても十分に事足ります。
インターネットで各端末が繋がったり業務ができるので、自宅でも外出先でも仕事が捗るでしょう。
クラウド型アプリのメリット
クラウド型アプリのメリットには、常に最新の環境でビジネスアプリケーションが使えることが挙げられます。
これはクラウドベース全般のサービスに共通する魅力で、端末ごとのソフトウェアの更新作業を行わなくても、最新の状態が保たれるのが大きな強みとなります。
いわゆるオンプレミス環境だと、自社にサーバーを置いたり管理が必要で、ソフトウェア的な更新も行うことが不可欠です。
手間もコストも掛かりますし、何よりテレワーク目的には大掛かりですから、用途と手間暇が釣り合わず導入のハードルが感じてしまうでしょう。
その点、クラウド型アプリならサーバー不要でメンテナンスの手間もなく、短期間で導入を始められるので前向きに検討できます。
共有ツールを使えばテレワークでも社内の情報共有が捗りますし、ほぼリアルタイムに最新の状況が共有されるので、対面による業務と比べても遜色のない環境が実現します。
近年は、Zoomを代表とする完成度の高さや実績豊富なアプリが登場していますし、既にニーズの高い機能が一通り揃っていますから、簡単に導入できてすぐに業務に活用を始められます。
クラウド型の性質上、常時インターネットに接続する必要はありますが、専用アプリを使わなくても多くの機能が使えるのはポイントです。
また一部の機能はオフラインでも使えたりするので、インターネットが使えない環境でも仕事をする人も安心です。
理想は常にインターネット接続が約束される定額制の回線の使用で、従量課金制だったり通信が不安定になる心配がないことです。
この為、クラウド型アプリは基本的に自宅などの固定回線向きですが、必ずしも固定回線専用とはいえないです。
むしろWi-Fi環境でも接続できて業務に使える、その柔軟性こそがクラウド型アプリの他にはない価値です。
クラウドは、厳密にいえば仮想上のサーバーでデータをやり取りしたり、データの保存を行う形となります。
しかしサーバーの存在を意識しなくても良いのは、オンプレミス全盛の時代には考えられなかったことです。
今や書類の作成や編集もネットでできる時代ですし、クラウドにデータを上げれば瞬時に保存され、他のメンバーとの共有が可能です。
クラウド上のデータにアクセスして編集したり、複数人で同時に編集が行えるアプリもありますから、テレワークといってももはや感覚的には同じ場所にいる感じです。
インターネットでデータのやり取りを行うことから、セキュリティに関する認識や対策は欠かせませんが、そこも安心を実現するソリューションが用意されているので心配無用です。
クラウド型アプリの選び方
クラウド型アプリの活用を検討するなら、有償で知名度と実績があって開発に積極的なサービスが狙い目となります。
有償が良い理由は責任あるサポートに期待できることで、収益を得ている分、開発やサポートにコストが掛けられるからです。
知名度と実績はサービスを良し悪しで判断する基準の1つになりますし、良い評判が多ければそれだけ自信を持って選べます。
勿論、評判は良いものばかりではありませんから、ネガティブな評判にも目を向けて、どのように評価されているか確認することをおすすめします。
開発が盛んに続けられているサービスは、万が一致命的な不具合が見つかったとしても、速やかな対処で問題が早い解決する可能性があります。
業務を止めることができない企業にとって、長時間サービスが利用できなくなることは大問題ですから、なるべく早い解決に期待できるクラウド型アプリを選びたいところです。
世界的にユーザーがいてシェアの高い大手は、ユーザーからのフィードバック量も多く、不具合が早く見つかるといった強みを持ちます。
当然ながら開発体制も万全で、すぐに対応できる体制が確立されていますから、いざという時は中小よりも大手の方が安心できます。
費用だけみれば、小規模な企業が開発したクラウド型アプリよりも高く思うかもしれませんが、サポートを含めた料金と考えれば納得できるはずです。
だからこそクラウド型アプリは知名度や実績がある大手が有力候補で、真っ先に検討する価値があるといえるでしょう。
クラウド型アプリ市場には、大手IT企業の各社がこぞって参入していますから、ある意味で激戦区ですし競争が活発です。
つまり、機能の充実や使い勝手の改善は日進月歩で、毎日のように必要な機能が増えたり使いやすさが改善されているわけです。
これなら導入を検討する理由は十分ですし、選択に悩むことはあるとしても導入を迷う理由はないでしょう。
各社共に方向性は明確ですし、提供される機能や利用シーンが分かりやすいですから、容易に比較検討できて使いたいクラウド型アプリが選択できます。
導入においては確かにコストは掛かりますが、長い目でみれば通勤時間や交通費が節約できて、柔軟な働き方に繋がるメリットが上回ります。
会社のデスクワークの多くは自宅でもできますし、時間に縛られない働き方こそが人材の能力を引き出したり、効率のアップや成果に結びつきます。
その鍵を握るのがまさにクラウド型アプリで、多くの企業が導入を検討したり導入して活用しています。
会社のPCを持ち帰る
会社PCでテレワーク
会社ではデスクワークが多く、PCを使った作業が中心であれば、PCを持ち帰って家で仕事をする方法もあります。
会社支給のPCなら自分で購入する必要がないですし、使い慣れたPCで作業できるので、使い方を覚える学習コストも不要となります。
インターネットが使えない環境でも、PCで作業を完結してファイルを保存可能ですし、提出するファイルは会社にPCを持ち込んでから作業できます。
インターネット環境があれば、他のメンバーとチャットや情報共有をしながらテレワークで業務に取り組めます。
ブラウザで動作するテレワークのアプリを選べば、新たにアプリを導入せずに済むので、コストが掛かりにくくPCのストレージも圧迫せずに済むでしょう。
ただ、データが端末内に残るPCは、社外に持ち出すとセキュリティの懸念が増しますから、紛失や盗難には十分な注意が必要です。
紛失や盗難はなくても、隙を見て誰かにUSB端子から悪意のあるソフトが導入されてしまうと、会社のネットワークに接続した時に大きな問題が発生する可能性があります。
つまり社外秘のデータが漏洩するだけでなく、社内で保存されているデータが改竄されたり、破壊されてしまうリスクも存在することを意味します。
言うまでもなく、社内ネットワークに侵入した悪意あるソフトが外部に向けて情報を漏洩させることもあり得るので、会社のPCの持ち帰りには高いセキュリティ意識と対策が欠かせないです。
セキュリティ対策
セキュリティ対策はいくつかありますが、基本はファイルを保存するストレージを暗号化して、HDDやSSDが抜き取られても大丈夫なように備えることです。
もう1つはUSBを含む外部ストレージの接続を制限すること、接続は社内でのみに限定するなどの運用が重要です。
悪意のある第三者が存在しなくても、PCを持ち帰った社員がうっかり外部ストレージにデータをコピーしたり、そこから漏洩することも十分に考えられます。
このように、情報漏洩には様々なパターンがありますから、あり得る可能性を想定して事前に万全の対策を行うことが大事です。
とはいえセキュリティ対策も運用も絶対はないですから、想定される万が一の事態が発生しても大丈夫なように、会社のPCを持ち出せる決まりやルール作りを行うのが現実的でしょう。
例えば持ち出せるデータの種類を限定したり、社外に漏洩してもイメージダウンなどのダメージが少ないデータに限るのが1つの方法です。
あるいは外部ストレージの接続を検知して知らせるセキュリティ対策の導入や、遠隔で端末にロックを掛けるといった対策も有効です。
ロックの解除にはパスワードだけでなく指紋などの認証を加えて、より強固にするのがおすすめです。
2要素認証もロック解除のハードルを上げたり時間稼ぎに有効ですから、これらの活用も検討の余地ありです。
他にも、一定時間操作がない場合にロックが掛かり、会社に戻らないと解除できないような仕組みにするのも良いアイデアです。
会社PCを持ち帰るリスク
いずれにしても、会社のPCを持ち帰って自宅で仕事をするのは、思いの外リスクが高くハードルも高いことが分かります。
イメージ的には会社と自宅の往復ですが、実際にはその間に通勤があって、不特定多数の人が行き交う場所を通ることになります。
人間はうっかりミスする生き物ですし、大事なものだと分かっていても紛失してしまったり、置き忘れるようなこともあるわけです。
あらゆる可能性を考え出すとキリがありませんが、会社のPCを持ち帰るということは、それだけ神経を尖らせて注意に注意を重ねる必要があるといえます。
しかし、セキュリティ対策や運用さえ万全なら、PCを自宅に持ち帰ってテレワークするのも容易です。
現実的な運用方法としては、期間を決めて自宅にPCを持ち帰り、テレワーク期間が過ぎたら会社に持って帰るという形です。
毎日のようにPCを持ち歩くと紛失や盗難のリスクが上がりますから、回数を減らしてリスクを抑えることが必要となります。
ただし、自宅だから安心とは限りませんし、空き巣の侵入による盗難や事故による破損などもあり得るので注意は不可欠です。
結局のところ、仕事は会社のPCでこなすにしても、データは定期的に会社のサーバーなどにアップする必要があります。
常にファイルをPCに保存しておき、出社した時にのみ会社のデータを更新する形だと、PCが盗まれたり壊れた場合に失われるものが大きくなります。
こういった懸念材料もあるので、会社のPCを持ち帰って仕事をするテレワークを実施するなら、ネットワーク経由でファイルをアップする仕組みの用意も検討すべきです。
リスクはPC内のストレージにファイルを保存することなので、サーバーにアップする方法であれば、リスクを抑えつつテレワークのメリットが活かせます。
PCがテレワークの作業用の端末的な位置づけになってしまいますが、このやり方なら紛失や盗難にも強くなります。
注意すること
注意すべきリスクには公衆のWi-Fiからのウィルス侵入、公共の場における画面の盗み見、そして家族やペットなどによるいたずらがあります。
公衆Wi-Fiはアクセスポイントが至るところにあって便利ですが、無料だからとうっかり接続してしまうと、悪意ある者によるウィルス感染のリスクが高まります。
画面の盗み見は相手が意図するかどうかに関わらず、電車内などでノートPCを広げて作業をすれば、見るつもりはなくても見えてしまうものです。
多くの人は画面を見ても内容を気にしなかったり、悪用しようとは考えないものですが、中には悪用しようとする人もいるので油断禁物です。
家族やペットは一見すると無害そうですが、小さい子供が興味本位にいたずらをしたり、ペットがキーボードに触れてしまうといったことは十分にあり得ます。
一人暮らしであればこのリスクはなくなりますが、それでもどこに落とし穴が潜んでいるかは分からないので常に注意です。
会社のPCは無断で持ち帰るのではなく、上司に許可を取って持ち出すのが原則です。
無断だと万が一の時に本人の責任になってしまうので、誰にも言わず勝手に持ち帰るのはNGです。
それから許可が下りたら上司と相談して、具体的なセキュリティ対策や運用を話し合って決めることも忘れてはいけないです。
リモートデスクトップを使う
リモートデスクトップとは
リモートデスクトップは、会社のPCを持ち出さずに自宅からアクセスする方法です。
自宅にPCを用意する必要はありますが、会社の仕事を自宅に帰ってからも続けられたり、出社せずに続きができるのがメリットです。
リモートデスクトップでは、手元のPCに会社のPCの画面が表示されるので、感覚的に会社で仕事をするのと遜色のない業務が行なえます。
厳密にはネットワーク接続による僅かなタイムラグはありますし、画面の大きさが異なれば作業の感覚や効率は変わってくるでしょう。
それでも、リモートデスクトップはセキュリティのリスクを抑えつつ、効率的に自宅でも仕事ができる方法なのは間違いないです。
リモートデスクトップの端末には、PCだけでなくスマホやタブレットも使えるので、インターフェースや画面の大きさにこだわらなければ、手元の端末ですぐにテレワークが実現します。
実際は会社PCに対する外部からのアクセス許可であったり、リモートデスクトップの設定などが必要です。
リモートデスクトップを運用するには
無条件にリモートデスクトップが使えるわけではなく、会社がセキュリティ的にNGと判断すれば、この方法でテレワークはできないです。
リモートデスクトップによるテレワーク実現のポイントは、会社のセキュリティ対策が万全で、設定次第で外部からのアクセスが許可できるようになっていることです。
会社のネットワークがリモートによる運用を想定していないと、物理的には可能でも運用上はリモートデスクトップの使用が不可能となります。
会議をして運用方法の変更を話し合ったり、外部から接続しても大丈夫なように、セキュリティを見直したり安全性を確認する必要が出てきます。
これは、会社の情報管理の意識や危機管理が問われるものですから、上司が独断で許可するようなリモートデスクトップの運用は論外です。
テレワークの備えができている企業だと、外部アクセスにも対応できる柔軟なネットワークが構築されていて、会社の判断1つで自宅でも仕事ができるようになるでしょう。
そればかりは個人の考えではどうにもなりませんし、上司に訴え掛けたところで、すぐに状況が変化するわけでもないです。
リモートデスクトップの運用がスムーズに始められるかどうかは、これまでの想定や準備といったものが問われるので、勤務に関する会社の考え方や運用が突如として結果にあらわれます。
誰かが提案して短期間でテレワークに移行できる会社は、それだけ柔軟な勤務が可能で、出社しなくても仕事ができる企業だといえます。
会社のPCを持ち出すことなく、自宅でも変わらない感覚で業務ができるこの方法はテレワークに適していて、上手く活用すれば効率を落とさずに業務を回せます。
接続方法をどうするか、アクセス権限の範囲なども決めておく必要はありますが、運用方法に問題がなければ手元の端末内にデータを残すことなく、情報漏洩の心配も避けられます。
通信は暗号化によって外部からの傍受を防げますし、アクセス方法を認証が厳しいものにしておけば、許可されない端末からの不正アクセスも防げます。
端末を誰が使っているか、これについては確認のしようがありませんから、テレワークをする人の自覚とルールに沿った運用が不可欠です。
イメージ的には手元の端末が入力デバイスで、会社のPCに遠隔でキーボードやマウスなどの操作を送信、結果が映像として返ってくる形です。
操作による実際の処理は会社側で行われますから、手元に用意する端末は高性能でなくても大丈夫です。
といっても、画面が小さいと仕事になりませんし、通信が遅ければタイムラグでフラストレーションが溜まってしまいますから、ある程度の画面の大きさと安定した快適な通信回線は必要です。
導入時の注意点
初めての導入や運用でネックとなるのは、セキュリティ面の不安と問題なく運用できるかどうかの2点です。
セキュリティの不安は会社側で強固なソリューションを導入したり、通信の監視と条件による遮断を行うような仕組みを設ければ解決します。
一方、運用には社員の情報共有や周知徹底、ルールの確認と厳守が必要になってくるので、実は時にセキュリティよりもハードルが高くなりがちです。
リモートデスクトップ自体は、個人のPCでも機能が標準搭載されていますから、設定を確認したり試しに使ってみるのは簡単です。
しかし企業規模となれば個人ほど簡単ではありませんし、念入りな準備とテスト運用などが必要となるでしょう。
導入と運用のスピードは、普段の企業のテレワークの考え方や社内ネットワークの柔軟性に大きく左右されるので、ここに意識の高さが格差としてあらわれそうです。
ただ小規模な会社であれば、予算次第ではあまり時間を掛けずに環境を整備したり、テレワーク体制を構築することは可能です。
実現すればPCを持ち帰る手間や、持ち出しによる情報漏洩のリスクが回避できますし、出社してもしなくても業務を続けることができるようになります。
出社が社員の健康リスクになる特殊な状況下においては、テレワークできる企業が断然有利です。
出社ありきでも必ず問題が発生するとは限りませんが、一度業務が回らなくなってしまえばお手上げです。
仕事は進まず業務は滞り、取引相手に迷惑を掛けたり会社の信用を落とすことにもなり得るので、うちは大丈夫と根拠のない自信を過信しないように注意です。
一時的であっても、自宅から会社にアクセスして仕事ができる環境を用意しておくことは、もしもの備えになって万が一の時に役立ちます。
その一時の為に時間を掛けて準備をしたりテストとなるとコストがネックで上司の説得も大変ですが、危機感を持って準備を済ませられるかどうかが今後のリスクの鍵を握りそうです。
難しく考えてしまうと頭が痛くなるでしょうが、相談に乗る企業やソリューションはいくらでも存在しますから、まずは専門家に相談して導入を検討するのが良いでしょう。
技術的には会社内で導入を始められますし、権限があれば上司の判断でリモートデスクトップに移行することも不可能ではないです。
大切なのはいかに安全に導入するか、それと社内での業務と遜色を感じないくらいに効率的に運用するかです。
仮想デスクトップを使う
仮想デスクトップとは
仮想デスクトップはリモートデスクトップに似ていますが、名前のように仮想化されたデスクトップに遠隔でアクセスする点が異なります。
この仮想デスクトップは会社のサーバー上に作成される環境で、アクセスする端末側からはリモートデスクトップと変わらない使い勝手です。
仮想デスクトップのメリットは、必要に応じてアクセスを許可するユーザーを増やせること、作業が瞬時に反映されてサーバーに保存されることです。
その点はリモートデスクトップと同様に、情報漏洩を防ぐテレワークにおけるメリットとなります。
ただ仮想デスクトップの実現には、VDIと呼ばれるサーバーが必要になるので、導入のコストや手間がネックになりがちです。
仮想デスクトップの運用を検討するのであれば、テレワークが長期化することを見越したり、テレワークを業務の中心と考える必要が出てきそうです。
導入の際には社員を教育することも必要になりますし、運用においてもコストが掛かることを忘れられないです。
セキュリティは安全？
仮想デスクトップは、クラウド型アプリと違って社外にデータを保存する心配がなく、会社のPCを持ち帰る手間や情報漏洩リスクもないです。
リモートデスクトップと比べても、外部からのアクセスをサーバーに集約できたり、管理が一元化できるといった優位性があります。
データがサーバーに残る安心感は、漏洩の心配がないことを除いても、万一の停電や端末の不調の恐れが拭えることに繋がります。
ちなみに手元でまるで自分のPCが使える感覚ですが、実際にはサーバー上で仮想的に動いているだけですから、権限の設定次第で勝手にソフトをインストールするなどのリスクが防げます。
これは社員が会社のPCを私用に使ったり、セキュリティリスクのあるソフトが導入される心配がなくなるという意味です。
仮想デスクトップは完全に仕事用にできますし、予めインストールされているソフトだけを使えるように設定可能です。
インターネットのアクセスについても、仮想デスクトップから社外にアクセスすることを禁止したり、アクセスを許可しても制限を掛けるといったことができます。
社員にとっては自由の利かないPCとなるでしょうが、テレワークの目的を考えれば、十分に実用的で導入を検討する価値があるといえるでしょう。
管理をサーバーで一元化できる仮想デスクトップであれば、ネットワークの整備もリモートデスクトップにありがちな設定の手間も抑えられます。
自社で全て取り組まない限り、大きな導入コストの発生は避けられませんが、逆にいえば予算次第で導入を丸投げできることにもなります。
セキュリティ的には十分な安心感が得られますし、いわゆるベンダーに導入を任せてしまえば、サーバーの選定や初期設定、環境の構築も楽々です。
仮想デスクトップをオススメするのは
仮想デスクトップは大企業だけでなく、案外中規模の企業でも導入しているところが多く、テレワークに注目が集まったことで事例が増えています。
運用には専任IT管理者が必要になりますから、小企業にはコストを含めて荷が重いですが、中小企業であれば問題なく導入を検討できるはずです。
小企業には導入コストが小さくてハードルが低い、リモートデスクトップの方が適します。
クラウド型アプリも有力な選択肢ではありますが、データを社外に置くこと、サーバーがどのように管理や運用が行われているかブラックボックスという点は懸念として残ります。
コストを除けば、仮想デスクトップはサーバーが自社で管理できて、アクセスするユーザーはセキュリティを気にせず、場所や端末を選ばずに仕事ができる優位性があります。
セキュリティの強固さや信頼性は広く知られていますから、顧客のデータや社外秘の情報を扱うような場面でも安心です。
テレワークの活況により、短期間で導入しやすい仮想デスクトップも登場しているので、今後導入を決める企業は増えると思われます。
仕組み上システムの構築が不可欠ですから、導入から運用までにはある程度の期間を要します。
ただ必要な規模で無駄なくサーバーを構築できるので、実はコスト的な無駄は少ない方だといえます。
サーバーが一元管理を担うことから、停電などでダウンとなれば業務は止まってしまいますが、そこは停電などの対策を組み合わせれば備えられます。
最終的に何を選択するのか
理想的なのは定期的なバックアップを取る体制にしたり、分散してリスク軽減を図るやり方です。
データセンターの活用も1つの手ですし、丸ごと借りるなどすればサーバーの信頼性を上げられるでしょう。
サーバーというと、複数台の機器がラックに並ぶイメージを思い浮かべる人もいるでしょうが、最近は高性能化により小規模でも十分に用途に対応できます。
省スペースや省エネに繋がりますから、設置環境の確保のハードルが下がりますし、運用コストも従来ほど頭を悩ませずに済みます。
ソフトウェア製品の側も進化しているので、サクサクと快適な仮想デスクトップ環境が実現します。
サポートつきの製品を選べば、何時でも問い合わせて不明な点を解消できますから、導入が初めてでも心配なしです。
それと、クラウドベースのサービスも登場しており、必要に合わせてサーバーの規模が変更できたり、時間制で使った分だけ費用を支払う料金体系のプランもあります。
クラウドベースの仮想デスクトップは、セキュリティ面がリモートデスクトップに近いので、データを外部に保存できない企業には不向きです。
この点は小規模事業者向きといえますし、コストを考えればセキュリティを天秤に掛けても選びやすいでしょう。
オンプレミスサーバーを選ぶか、クラウドベースのサーバーを選ぶかはコストとセキュリティの問題なので、そこがハッキリしていれば導入の検討は難しくないです。
テレワークは選択肢が豊富で絶対的な選択肢はないですから、導入する企業の規模や事業内容、必要性などで多角的に検討することになります。
主要な方法に共通するのは、インターネット経由で遠隔的にアクセスすること、セキュリティ対策が不可欠で運用面でも社員の意識共有を要することです。
一方で違いといえば、PCなどの端末を持ち帰る必要があるかどうか、データを社内に置くか社外に置くかです。
これらを1つ1つ比較検討していけば、やがてニーズにマッチする選択候補が見えてくることになるでしょう。
投稿者プロフィール
- コールセンター運営歴10年以上。
オペレーター、SV、マネージャー、センター長まですべてを経験。
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