ログイン画面

https://●●●●.calltree-system.com/

●●●●がお客様専用のサブドメインになります。

ユーザー権限関係なく、全てのユーザーは同じ画面からIDとパスワードを入力してログインになります。

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リスト管理

リスト一覧

登録されているリストの一覧が表示されます。

【案件選択】 案件管理で運営にした案件が表示され、案件を選択してリストの一覧表示の絞り込みができます。

【検索】 リスト番号・リスト名で、検索・絞り込み表示させる事ができます。

【CSV出力】 表示している全てのリストを一括ダウンロードします。

案件選択で絞り込めば、選択された案件のみダウンロードが可能です。

【さらに条件指定のCSV出力】 選択された案件にある顧客データを条件に合わせて検索し、一括ダウンロードする事ができます。

※案件選択で案件を絞り込んだ時のみ操作が可能です。

【一覧】 登録しているリストの操作権限を持つユーザーが表示されます。

【変更】 リスト名の変更、リストの有効化の有無の変更、リストの操作ができるユーザー権限の変更ができます。

【詳細】 リストに入っている全ての顧客データを一覧で確認ができます。

 

作業数・進捗の仕様

「不通」「FAX」「現アナ」この3つも含み『一回以上コール(追加履歴)をした回数』が作業数となります。

※この3種類は対応回数に含まれますが、コネクト回数には含まれません。

「作業数/登録数(リスト数)=進捗」という計算となります。

 

リスト操作権限ユーザー表示画面

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【リスト有効化】 リストを有効化・無効化の選択ができます。

有効化:ユーザーにリストの操作権限を付与しても、有効化していないとリスト選択のリスト一覧(オペレータ画面)に付与したリストは表示されません。

無効化:操作権限の付与をしたリストを無効化(有効しない)した場合、リスト選択のリスト一覧(オペレータ画面)に表示されている全てのリストも非表示になります。

※リスト操作権限のユーザー付与設定はそのまま維持されるので、「有効化・無効化」はあくまで「表示・非表示」の切り替えの機能になります。

【リストフォルダ操作権限付与】 リストの操作権限を付与させるユーザーを選択します。

(機能1) 操作権限が付与されたリストがオペレータ画面のリスト選択一覧に表示されます。

(機能2) 操作権限が付与されたリストとそのリストに関連する案件がプルダウンに表示されます。

 

操作:詳細 > リスト詳細一覧

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【重複番号確認】 既に登録されている同じ電話番号の重複確認、更にその電話番号がどこのリストの顧客データと重複しているのか確認ができます。

また、その顧客データを1件毎の削除・一括削除(すべて削除)が可能です。

【一覧】 既に登録しているリストの操作権限を持つユーザーが表示されます。

【CSV出力】 リスト内の全ての顧客データをCSVファイルでダウンロードします。

【変更】 リストの操作ができるユーザー権限を変更する事ができます。

【検索】 リスト内にある顧客データを条件に合わせて検索する事ができます。

【詳細・編集】 選択した顧客データの詳細が閲覧、追加履歴作成、編集などができます。

【削除】 選択しているリスト(リスト内全ての顧客データ含む)・顧客データを1件毎の削除ができます。

※一度削除すると元に戻す事はできませんので、データの取扱には十分注意して下さい。

 

CSVでリスト登録 > 新しいリストを作成

CSVファイルで作成した顧客データを任意の案件に一括で登録ができます。

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登録したい案件名を選択 > リスト名を入力 > 登録するCSVファイルを選択(ファイルを開く→確定・項目編集) > CSV取込み > リストの登録がスタートします。

電話番号に重複がある場合、インポート後に赤く表示されます。(その他のリスト登録機能は全て同様となります。)

※案件管理で案件の作成し、且つ有効化されている案件が案件プルダウンに表示されます。

※リスト顧客情報項目の表示順、表示名を変更できます。(電話番号以外)

※デフォルトの並び順はCSVファイルの横1行目の項目順でそのまま表示されます。

 

顧客データの登録上限数

CSVファイルの取込みは一度の登録に対して上限は5万件となり、それを超える場合は複数に分けて登録をして下さい。(クレーム登録でも制限は同じです。)

また、1つのリストに対して上限は20万件となり、それを超える場合は別リストに分けて登録をして下さい。(リスト数に制限はありません。)

 

リスト登録の注意事項

・リストを登録する際、リストの数が多過ぎると登録スピードが遅くなる可能性があります。

・リストの登録中に画面を閉じたり、登録操作をしているユーザーで他の操作をしないで下さい。(他のユーザーの操作は問題ありません。)

 

CSVでリスト登録 > 既存リストに追加する

CSVファイルで作成したリストを既に登録されている案件のリストに一括で追加登録ができます。

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追加したい案件、リスト名を選択 > 登録するCSVファイルを選択(ファイルを開く→項目確認) > CSV取込み > リストの登録がスタートします。

※作成したCSVファイルの横1行目の項目名が完全一致でしていないと登録ができません。

 

手動でリスト登録

既に登録されている案件のリストに、作成したCSVファイルを一括登録ではなく、手動で顧客データの登録ができます。

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追加したい案件、リスト名を選択 > 顧客データを入力 > 顧客登録 > 顧客データが追加されます。

【+】 複数の顧客データを入力する為のフォームが表示されます。

※電話番号のみ必須入力となりますが、その他の項目は未入力でも登録は可能です。

 

空リストを作成

リスト登録や顧客データ(CSVでリスト登録・手動でリスト登録・新規顧客追加)をする前にリスト顧客情報項目の設定ができます。

登録したい案件名を選択 > リスト名を入力 > 項目名を入力 > リスト作成 > 顧客データの項目名が設定できます。

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オペレータ状況

リアル状況

リアルタイムでユーザーの稼働状況が確認できます。

・当日一度でもログインしたユーザーが表示されます。(一度もログインしていないユーザーは表示されません)

・ログイン後にログアウトしたユーザーの背景は灰色に表示が変わり、ログイン中のユーザーの下に並びます。

・ログイン中、ログアウト共にOP→SV→MGR→BY→BIZの順番で並びます。

【稼働状況】 「呼出中」「通話中」「作業中」「待機中」のステータスが確認でき、カウントされる時間がリアルタイムで更新されます。

待機中になる条件:通話中・呼出中以外で1分間マウス操作がない場合、ステータスが「待機中」となります。

作業中になる条件:通話中・呼出中以外でマウス操作がある場合、ステータスが「作業中」となります。

【待機オーバー回数/合計時間】 指定した待機オーバー時間を超えた回数と合計時間が表示されます。

【ヘルプ】 コール画面にて、ユーザーがヘルプボタン「ON」時にアラート表示されます。

【詳細・モニター】 各ユーザーが開いている顧客情報ページを開いて確認する事ができます。

「モニタリングアドバイス機能」「ウィスパリング機能(つぶやき機能)」がこのページにて利用が可能です。

 

待機オーバー時間設定

待機中の時間を計測して、指定した時間を超えた回数をカウントする機能です。

5~120分の間で時間が設定でき、設定した時間を超えるとユーザーの背景は赤色に表示が変わり、待機オーバー回数のカウントが「1つ」追加れさます。

 

稼働状況集計

リアル状況の情報を元に集計、確認ができる機能です。

日、月での絞り込み、ユーザー権限のタイプやユーザー単位で絞り込みができます。

ログイン:当日最初にログインした時間

ログアウト:当日最後にログアウトした時間

※再度ログインし、ログアウトした場合は時間が更新されます。

※ブラウザーを閉じた場合でもログアウトとしてみなされます。(CALLTREEを開いているすべてのブラウザー)

オンライン時間:当日最初のログインから、当日最後のログアウトまでのログイン中の累計時間

待機率:オンライン時間÷待機時間

それぞれの項目で並び替えも可能です。

 

操作:詳細・モニター > 顧客情報画面

【モニターのみ】 通話中の会話を聞く事ができます。(モニタリングアドバイス機能)

【モニター・つぶやき】 通話中のオペレータに対してアドバイスする事ができます(ウィスパリング機能・つぶやき機能)

※アドバイスをする際、電話口先にはアドバイス側の声は聞こえません。

 

ユーザー管理

CALLTREEを利用するユーザーの新規登録・編集・操作権限付与・削除などができます。

『MGR(マネージャー)』 編集・削除含め全ての機能が使用できる最上位権限のアカウント

『SV(スーパーバイザー)』 編集・削除が不可の下位権限を管理し、管理画面が使用できるアカウント

『OP(オペレータ)』 顧客リストにコールを主な機能とするアカウント

『BIZ(ビジネス)』 対応履歴と報告履歴のみ操作可能な報告確認用のアカウント

※報告された顧客しか見る必要がない(重要性が高いもの)、報告した顧客しか見せたくない(意図的なもの)、結果のみ確認したい場合利用してもらう事を想定しています。

『BY(バックヤード)』 コール機能はないが、権限付与されたリストを操作でき、顧客リストに追加履歴を残せる事務やバックヤード用のアカウント

※担当する案件(リスト毎でも制限が可能)の全履歴を(結果だけではなく経過も)確認・操作してもらう必要性がある場合利用してもらう事を想定しています。

 

操作権限の範囲

【管理画面】

  MGR SV 備考
リスト管理 リスト登録・設定・編集・削除の操作は不可
オペレータ状況  
対応履歴  
調査結果集計  
録音データ管理 ×  
案件管理 変更不可、閲覧のみ
ユーザー管理 下位権限のみ作成・変更可能、削除は不可
架電禁止管理  
セキュリティ ×  
契約情報 ×  
新規履歴作成  

 

【オペレータ画面】

  OP BIZ BY 備考
コール・プレディコール × コール画面の操作不可
見込・再コール × ×  
転送電話 × ×  
手動コール ×  
モニタリング × ×  
報告履歴  
対応履歴  
調査結果集計 ×  
新規履歴作成 ×  

※「MGR・SV」権限は管理画面とオペレータ画面の切替が可能、「OP・BY・BIZ」はオペレータ画面のみ操作が可能です。

 

BIZ・BYのオペレータ画面の違い

【BIZ権限のオペレータ画面】

 

【BY権限のオペレータ画面】

 

ユーザー管理の仕様

ユーザーを削除した場合とユーザー名の変更をした場合の仕様になります。

  削除 変更
メモ履歴に記載されたテキスト 残る 残る
対応履歴の項目 残る 変更後の名前
リストの利用権限を付与 表示なし 変更後の名前
コール画面や顧客データ内の引継担当プルダウン 表示なし 変更後の名前
検索で表示された引継担当 残る 変更後の名前
検索で選択する項目 表示なし 変更後の名前

※既存のユーザー名と同一のユーザー名を登録する事はできません。

※一度削除したユーザーIDは欠番となり復活させる事はできません。

※削除した分、作成できるIDの上限数が増えます。

 

架電禁止管理

架電禁止の登録をした顧客データが一覧で表示され、登録・解除などができます。

また、複数選択での一括解除・登録している全てを一括解除なども可能です。

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【案件一覧】 どの案件で登録がされているかを確認します。

【元を確認】 選択した顧客情報ページの確認・編集や音声ログの確認ができます。

【編集】 「ブロックする案件」「登録電話番号」の編集やクレーム設定の解除ができます。

 

フォームで登録

手動で1件ずつ登録ができます。(単数登録)

どの案件でブロックするかも選択が可能です。

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CSVファイルで登録

CSVファイルに入力してある電話番号を一括でクレーム登録できます。(複数登録)

フォーム登録と同様、どの案件でブロックするかも選択が可能です。

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架電禁止検索

ブロックされた顧客情報を電話番号で検索し、絞り込み表示する事ができます。

案件毎に絞り込む事も可能です。

絞り込み表示後、指定選択・全て選択で架電禁止を一括で解除する事が可能です。

 

案件管理

運営させる案件毎に「発信電話番号」「結果ステータス」「顧客属性」「結果属性」「見込レベル」「メモ定型文」の追加・変更・編集など基本設定や報告機能の設定ができます。

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【新規案件作成】 初期設定として、案件の基本設定が作成できます。

【詳細】 作成済み案件の設定情報の閲覧・変更ができます。

【無効にする・有効にする】 リスト登録、対応履歴、新規顧客登録など様々な案件選択プルダウン表示の有効設定の切替をします。

有効:○・背景なし・上に表示

無効:×・背景あり・下に表示

作成したリストがリスト管理のリスト一覧(管理画面)に表示されている状態で案件を無効化した場合、無効化された案件に関連する全てのリストは非表示になります。

同時に、操作権限の付与をしたリストの案件を無効化した場合、リスト選択のリスト一覧(オペレータ画面)に表示されている全てのリスト非表示になります。

※リスト操作権限のユーザー付与設定はそのまま維持されるので、「有効化・無効化」はあくまで「表示・非表示」の切り替えの機能になります。

 

案件管理 > 基本設定

「発信電話番号(メイン発信番号)」「結果ステータス」この2つの設定は必須となり、それ以外は未設定でも運用は可能です。

※この設定をして頂かないと顧客リストの登録ができません。

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【結果ステータス】 対応毎に必須選択となるステータスとなります。(ラジオボタンのみの選択)

※「不通・FAX・現アナ・見込・再コール・架電禁止」この6項目のステータスは変更できません。

【発信電話番号】 架電をする為に必要な電話番号を設定します。

設定した電話番号はコール画面で切り替えができます。(サブ番号の設定時)

※メイン番号が一番上、二番目からがサブ番号の表示となります。

■メイン発信番号:未設定~1つ

※未設定時コールは不可ですが、設定は可能です。

■サブ電話番号:未設定~契約電話番号数

※メイン番号を設定していれば、サブ番号の設定をしないでもコールは可能です。

【 << 】 選択した電話番号を設定します。

【 >> 】 選択した電話番号を解除します。

 

作成済み案件の詳細設定

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【顧客属性】 顧客データに関連するサブの顧客情報となります。

【結果属性】 結果ステータスに関連するサブの結果情報となります。

※顧客属性と結果属性が未設定の場合、コール画面の顧客属性と結果属性のボタンは表示されません。

顧客属性と対応属性は以下、4つの種類の項目設定ができます。

■チェックボックス:複数選択ができます。

■ラジオボタン:単一選択のみできます。

■プルダウン:多くの選択肢を一つのセルに収容する事ができ、単一選択のみできます。

■テキスト:フリーテキストの入力ができます。

【見込レベル】 顧客データの重要度、対応毎の重要度をフリーテキストをプルダウンで指定できます。

【メモ定型文】 対応後のメモ記入時、ショートカットで呼び出す事ができます。

 

結果ステータス・顧客属性・結果属性の仕様と注意点

※全ての項目数は無制限となりますが、見やすい範囲で項目は増やして下さい。

※「結果ステータス」、「顧客属性」、「結果属性」は同一の項目名を設定はする事はできません。

※「結果ステータス」、「顧客属性」、「結果属性」が設定できない場合、こちちらを参照。 ▶トラブルシューティング

 

結果ステータスの項目名を変更した場合

●保存した結果ステータスは内容で保存されている為、項目名は同一のまま並び順のみ変更した場合、詳細検索フォームの項目名は変わらず、検索できます。

●詳細検索フォームの結果ステータスの項目の並び順も、案件管理で変更した結果ステータスの並び順と同じく変更されます。

●詳細検索の項目名と案件管理で変更する最新の結果ステータスは同期している為、結果ステータスの項目名を変更した場合、詳細検索フォームの項目名も同じく変更した結果ステータスに変更されます。

●保存した結果ステータスと案件管理で変更する結果ステータスは同期していない為、変更する前の結果ステータスで保存したものに関しては、過去の結果ステータスのまま残り、詳細検索フォームで検索はできません。

●結果ステータスの項目名を変更している為、詳細検索フォームに変更する前の過去の結果ステータスの項目名は存在しません。

●項目が変更されているので、対応履歴の詳細>保存されている結果ステータスのラジオボタンの選択は外されています。

※編集保存をする場合は、再度、任意の結果ステータスを選び直して保存して下さい。選び直さずに保存した場合は「空白」の結果ステータスとして保存されます。

 

顧客属性・結果属性の項目名を変更した場合

●属性項目名は詳細検索フォームと同期していますが、結果ステータスと違い、過去の属性項目名とも同期しています。

●属性項目名を変更した場合、過去の属性項目名と詳細検索フォームは全て変更されます。

●顧客属性・結果属性は複雑なデータベースになっており、以下の操作は不具合が起きてしまうので控えて下さい。

・項目名の並び替え

・項目の真ん中を削除して設定保存(項目の並び替えに該当します)

・作成した属性じたいの削除

※実務運用をする前にこれらを操作した場合は特に問題ありません。

●以下の操作は実務運用後でも問題ありません。

・項目数を増やして追加項目を作成

・最後の項目名を削除して項目数を減らす(項目の並び替えは該当しません)

※項目を並び替え・作り直しを希望する場合は、再度、新規案件作成で最初から作り直して下さい。

 

案件管理 > 報告機能設定

対応履歴を任意のアドレスにメールを自動送信、選択したユーザーの報告履歴に報告した報告履歴を表示させる機能です。

送信する報告メールの「メール件名・本文ヘッダー、本文フッター」は案件毎に自由に作成ができます。

※仕様上のテンプレートと送信元アドレスは編集不可となります。

【実行有無】 実行時のみ報告送信ボタンが表示され、利用ができます。

【送信先】 報告する送信先アドレスは無制限に設定できます。

【送信先ユーザー】 機能を付与させるユーザーの選択します。

報告送信ボタンを実行した対応履歴のみ、送信先ユーザーの報告履歴の一覧に対応履歴が表示されます。

・設定した報告機能に関連した案件とその案件に関連した全てのリストがプルダウン選択できます。

※未選択時に報告送信ボタンを実行しても、送信先ユーザーの報告履歴の一覧に対応履歴は表示されません。

※送信先ユーザーを選択したまま報告機能設定を未実行にした場合、案件のプルダウン選択は可能のままとなります。

 

【受信メール】

迷惑メールボックスに入ってしまう場合は、「@calltree.jp」からのメールを受信できる様に設定して下さい。

 

録音データ管理

録音データを期間毎に集計表示させ、一括ダウンロード、削除が可能です。

※削除した録音データは復元できませんので、ご注意下さい。

保存期間は設けておらず、他社と違い弊社はデータ容量になります。(他社は平均1年)

容量を超えた場合は、自動的に容量が追加されます。(容量追加は月額:1,000円/10GB)

50GBまで無料、約7,000時間ぶんの容量となります。(約120KB/1分通話の計算)

録音データをパソコンのローカルメモリに一括でダウンロードする事ができる為、この機能を使えば特に容量を追加契約する必要はありません。

 

セキュリティ

セキュリティ設定

セキュリティを強化する為の機能が設定できます。

【ログイン時間制限設定】 設定した時間期間以外にログインした場合は自動的にログアウトされる機能です。

MGRのみ、MGR+SVで設定無効にする事も可能です。

【定期的なパスワード変更期間】 設定した期間を過ぎると定期的にパスワードを変更するように促してくれる機能です。

【IPによるアクセス制限】 指定したIPアドレスのみアクセスできるように制限させる機能です。

 

アクセス記録

「いつ・誰が・どこで」ログイン・ログアウトをしたかを都度、アクセス記録として集計し、検索で絞り込み確認ができます。

 

契約情報

利用できる回線数やユーザーID数、契約通話単価や通話時間の累計が確認ができます。

請求の参考にして下さい。