【手順.1】リスト作成

まずは、事前にご利用するパソコンやインターネットの環境確認をお願いします。 ▶こちら

回線数・ライセンスの定義に関してはこちらをご参照下さい。 ▶こちら

 

取込み用CSVファイルの作成例

コールツリークラウドテレアポシステムCTI

サンプルリスト① ▶ダウンロード   サンプルリスト② ▶ダウンロード

Excel画面の左上ファイル > 名前をつけて保存 > ファイルの種類 > CSVを選んで保存 > 「.xls/.xlsx」→「.csv」に変換されます。

※必ず『.csv』に変換後、リスト登録をして下さい。

重複した電話番号がある場合はリスト登録する前にExcelで重複削除をしておいた方がリスト登録後に削除する手間が省けます。

登録後に登録するリスト内・既存のリスト内に重複した電話番号があると発覚した場合は、管理画面のリスト詳細にて確認・削除ができます。

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左)拡張子が.xls/.xlsxのExcelファイル  右)拡張子が.csvのExcelファイル

 

CSVファイル作成時の注意点

・電話番号の列の一番上のセルのネームは必ず『電話番号』というネームで完全一致の入力をして下さい。

・「一番上の横セル」「電話番号の列」のセルに余分な空白がある場合は削除して下さい。

・電話番号の「 ― (ハイフン)」の有無は関係なく、電話番号の先頭の「0(ゼロ)」が消えていても登録は正常にされます。

例)03-1234-5678 ・ 0312345678 ・ 312345678 全て登録可能。

・案件管理で設定した「結果ステータス・顧客属性・結果属性」と「最上行セルのネーム(セル同士も含め)」は完全重複を避けてネームを入力して下さい。

例)「住所」「住所」「住所」→「住所1」「住所2」「住所3」

※リストが登録できない場合、こちちらを参照。 ▶トラブルシューティング

 

【手順.2】案件の作成

運営させる案件毎に「発信電話番号」「結果ステータス」「顧客属性」「結果属性」「見込レベル」「メモ定型文」の追加・変更・編集など基本設定や報告機能の設定ができます。

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【新規案件作成】 初期設定として、案件の基本設定が作成できます。

【詳細】 作成済み案件の設定情報の閲覧・変更ができます。

【無効にする・有効にする】 リスト登録、対応履歴、新規顧客登録など様々な案件選択プルダウン表示の有効設定の切替をします。

有効:○・背景なし・上に表示

無効:×・背景あり・下に表示

作成したリストがリスト管理のリスト一覧(管理画面)に表示されている状態で案件を無効化した場合、無効化された案件に関連する全てのリストは非表示になります。

同時に、操作権限の付与をしたリストの案件を無効化した場合、リスト選択のリスト一覧(オペレータ画面)に表示されている全てのリスト非表示になります。

※リスト操作権限のユーザー付与設定はそのまま維持されるので、「有効化・無効化」はあくまで「表示・非表示」の切り替えの機能になります。

 

案件管理 > 基本設定

「発信電話番号(メイン発信番号)」「結果ステータス」この2つの設定は必須となり、それ以外は未設定でも運用は可能です。

※この設定をして頂かないと顧客リストの登録ができません。

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【結果ステータス】 対応毎に必須選択となるステータスとなります。(ラジオボタンのみの選択)

※「不通・FAX・現アナ・見込・再コール・架電禁止」この6項目のステータスは変更できません。

【発信電話番号】 架電をする為に必要な電話番号を設定します。

設定した電話番号はコール画面で切り替えができます。(サブ番号の設定時)

※メイン番号が一番上、二番目からがサブ番号の表示となります。

■メイン発信番号:未設定~1つ

※未設定時コールは不可ですが、設定は可能です。

■サブ電話番号:未設定~契約電話番号数

※メイン番号を設定していれば、サブ番号の設定をしないでもコールは可能です。

【 << 】 選択した電話番号を設定します。

【 >> 】 選択した電話番号を解除します。

 

【手順.3】リストの登録

CSVでリスト登録 > 新しいリストを作成

CSVファイルで作成した顧客データを任意の案件に一括で登録ができます。

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登録したい案件名を選択 > リスト名を入力 > 登録するCSVファイルを選択(ファイルを開く→確定・項目編集) > CSV取込み > リストの登録がスタートします。

電話番号に重複がある場合、インポート後に赤く表示されます。(その他のリスト登録機能は全て同様となります。)

※案件管理で案件の作成し、且つ有効化されている案件が案件プルダウンに表示されます。

※リスト顧客情報項目の表示順、表示名を変更できます。(電話番号以外)

※デフォルトの並び順はCSVファイルの横1行目の項目順でそのまま表示されます。

 

顧客データの登録上限数

CSVファイルの取込みは一度の登録に対して上限は5万件となり、それを超える場合は複数に分けて登録をして下さい。(クレーム登録でも制限は同じです。)

また、1つのリストに対して上限は20万件となり、それを超える場合は別リストに分けて登録をして下さい。(リスト数に制限はありません。)

 

リスト登録の注意事項

・リストを登録する際、リストの数が多過ぎると登録スピードが遅くなる可能性があります。

・リストの登録中に画面を閉じたり、登録操作をしているユーザーで他の操作をしないで下さい。(他のユーザーの操作は問題ありません。)

 

【手順.4】リストの操作権限を付与

リスト一覧

登録されているリストの一覧が表示されます。

【案件選択】 案件管理で運営にした案件が表示され、案件を選択してリストの一覧表示の絞り込みができます。

【検索】 リスト番号・リスト名で、検索・絞り込み表示させる事ができます。

【CSV出力】 表示している全てのリストを一括ダウンロードします。

案件選択で絞り込めば、選択された案件のみダウンロードが可能です。

【さらに条件指定のCSV出力】 選択された案件にある顧客データを条件に合わせて検索し、一括ダウンロードする事ができます。

※案件選択で案件を絞り込んだ時のみ操作が可能です。

【一覧】 登録しているリストの操作権限を持つユーザーが表示されます。

【変更】 リスト名の変更、リストの有効化の有無の変更、リストの操作ができるユーザー権限の変更ができます。

【詳細】 リストに入っている全ての顧客データを一覧で確認ができます。

 

リスト操作権限ユーザー表示画面

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【リスト有効化】 リストを有効化・無効化の選択ができます。

有効化:ユーザーにリストの操作権限を付与しても、有効化していないとリスト選択のリスト一覧(オペレータ画面)に付与したリストは表示されません。

無効化:操作権限の付与をしたリストを無効化(有効しない)した場合、リスト選択のリスト一覧(オペレータ画面)に表示されている全てのリストも非表示になります。

※リスト操作権限のユーザー付与設定はそのまま維持されるので、「有効化・無効化」はあくまで「表示・非表示」の切り替えの機能になります。

【リストフォルダ操作権限付与】 リストの操作権限を付与させるユーザーを選択します。

(機能1) 操作権限が付与されたリストがオペレータ画面のリスト選択一覧に表示されます。

(機能2) 操作権限が付与されたリストとそのリストに関連する案件がプルダウンに表示されます。

 

【手順.5】リストと顧客データの選択

リスト選択

操作権限を付与されてるリストのみ一覧で表示されます。

【案件選択】 案件毎に絞り込んで表示させる事ができます。

【操作:選択】 選択したリスト内に登録されている顧客データを検索するページに移動します。

【検索】 リスト番号・リスト名で、検索・絞り込み表示させる事ができます。

※管理権限を付与されているユーザーの場合、ログイン/ログアウト不要で「オペレータ画面」と「管理画面」の切替ができます。

 

コールデータ検索

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【新規・2回目・3回目】 顧客データを表示させるショートカットボタンになります。(2・3回目は不通のみ)

【検索条件設定】 「ステータス」「最終架電者」「見込レベル」等で条件を絞り込みして表示させます。

※検索条件検索後に連続でコールをする場合は、必ず対応回数を選択して検索をし、一覧表示させてからコールをして下さい。

【任意のIDからコールスタート】 「ランダム順」「ID順」を選択して、コール画面で顧客データにコールする順番を選択できます。

【コール】 選択した顧客のコール画面にピンポイントに移動します。(BY権限は操作不可)

【詳細】 選択した顧客データの詳細が閲覧、追加履歴作成、編集などができます。

 

【手順.6】コール業務の開始

以上が、初期設定からコール開始までの手順になります。