CRMとCTIを連携させて名刺管理をシームレスに行う

テレマーケティングって何？CTIシステムは大企業じゃないからうちには無用なんて思っていませんか？売上向上のための有効な方法として一層注目されるようになったテレマーケティング。本稿では、オフィスでもテレワークでも出来るテレマーケティングの成功のコツ、業務のすべてを見える化するポイント、基礎知識やをご紹介していきます。

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CRMとは？？

CRMとはCustomer Relationship Managementの略で、顧客と企業の関係をマネージメントするための手法のひとつです。

顧客の情報を分析することでマーケティングに活かし、ビジネスを成功に導きます。

顧客の情報を管理するにあたり必要となる情報は、法人であれば会社名に加えて担当者の氏名、性別などの個人情報や属性に加えて、過去に商品やサービスの契約内容が記録されている購買履歴、電話やメールなどで問い合わせを受けた内容を保存してある接触履歴などがあります。

接触履歴では質問が多ければサポートが必要な顧客であると判断でき、逆に一切の問い合わせが無ければこれまでのプレゼンテーションや商品に付属しているマニュアルの説明が十分なものであると判断することができます。

また、過大なクレームをしてくる顧客であれば対応に留意する必要があるとして備えたり、サービスを高評価してくれる意見を寄せてくれた顧客であれば、新サービスを売り込めば高感度を持って契約を検討してもらえる可能性もあります。

顧客情報のデータベース化とCTI

すべての情報はデータベース化され、過去の購買履歴からそろそろ次の商品を売り込みたい時期の顧客など条件を設定して検索すれば、瞬時にピックアップさせることができるのも便利です。

それらの顧客情報のデータベースの作成は、これまでは担当者の手によってキーボードから入力されることがほとんどでしたが、昨今ではスキャナーを使用して頂戴した名刺をスキャンすることで自動的に会社名や氏名をOCRで認識して入力することができるようになったほか、スキャンした画像をデータベースと紐付けて社内で共有する名刺管理も可能となりました。

一方のCTIとはComputer Telephony Integrationの略で、コールセンターを構築するシステムのひとつです。

電話回線とコンピュータを接続し、オペレーターはコンピュータの画面で顧客情報を閲覧しながら対応できます。

顧客からの着信があり、過去にサービスの利用があったりユーザー登録をしている相手であれば電話番号からデータベースを照会し、データが存在していれば画面に顧客情報が表示されます。

非通知でかけてきた顧客の場合は氏名や電話番号などの登録情報を口頭で聞き、それを元にデータベースから検索することも可能です。

CRM、CTI、名刺管理を使用して業務の大幅な効率化へ

言葉でのやりとりだけでは本当にサービス利用者なのか、ユーザー登録をしているのかを別途確認するために顧客を電話口で待たせることが必要で特にクレームの電話だった場合は気分を損ねてしまうことにもなり兼ねませんでしたが、CTIであれば瞬時に顧客情報を確認できるため顧客対応が大幅に短縮されました。

また、通話内容を録音することも可能で、言い間違いや聞き間違いの可能性があった場合に確認ができるだけではなく、反省会や研修などで教材として利用すれば顧客への対応が正しかったのかを診断したり、不備があった点は改善してサービスの質の向上に役立てることができます。

昨今では録音した音声を音声認識によりテキスト化することも可能で、文字情報として共有することも可能です。

これらのCRM、CTI、名刺管理といったシステムはそれぞれ独立したものでしたが、連携させることで業務の大幅な効率化を図ることができます。

オペレーターの負担を軽減することも可能に

CTIで顧客からの電話を着信すると電話番号を元にCRMのデータベースに照会が行われるので、CTI本体にデータベースを持たせる必要は無くなりシステムをスリム化することに成功し、現場のオペレーターの負担を軽減することができます。

また、CTIに付随していたデータベースはテキストによる基本情報程度の簡易的なものに過ぎませんでしたが、より多くの情報が保存できるCRMから、さらに詳しい顧客情報を呼び出して対応することが可能です。

過去に名刺を頂戴していた場合にはCRMのデータベースに名刺のスキャンデータが収録されているので、すぐにいつどの場所で名刺交換をさせてもらったのかを示すことができ、その節はお世話になった旨を礼を尽くして話せば気分良く対話をしてもらうことができ、サービスや商品の契約が締結できる可能性を高める重要な要素となります。