テレワークで最初にすべき５つのこと
テレマーケティングって何？CTIシステムは大企業じゃないからうちには無用なんて思っていませんか？ 売上向上のための有効な方法として一層注目されるようになったテレマーケティング。 本稿では、オフィスでもテレワークでも出来るテレマーケティングの成功のコツ、業務のすべてを見える化するポイント、基礎知識やをご紹介していきます。
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テレワーク導入の目的を明確にする
メリットをリストアップする
テレワークの導入で最も大事なのは、目的を明確にしてから導入の計画を立てることです。
ただ単に流行に乗って導入するという理由では、コストがネックになったり回収できず、無駄ばかりが残る結果になり得ます。
また、メリットが定まらないと導入の軸がブレてしまいますし、導入してから何の為に導入したのか分からなくなることも考えられます。
つまりまずはメリットをリストアップして、導入することで得られる恩恵を具体的に書き出していくことが大切です。
目的を明確にすることは、テレワークのメリットを再確認したり、導入を後押しすることにも繋がります。
上司が説得しやすくなるとも言い換えられますし、社員の理解や協力が得やすくなるともいえるでしょう。
業種や業務の内容によっては、テレワークが合わなかったりメリットが限定的な場合もあるので、やはり目的を明確にすることがテレワーク導入において不可欠です。
テレワークの導入の目的には、通勤時間を削減して業務効率のアップを図る、オフィスを縮小してコストを削減するなどが挙げられます。
更に通勤時間や勤務地に縛られない、広範囲を対象とした人材募集や採用といった目的も加えられます。
企業側と働く側、両者のメリット
近年は柔軟な働き方が叫ばれていますが、育児に介護と忙しい人も無理なく働ける、そんな環境を実現したい企業にとってテレワークは朗報です。
これなら育児を理由に仕事を諦める必要がなくなりますし、介護をしながらでも仕事ができて、収入が得られる可能性が生まれます。
このように、企業にとっても働く人にとってもメリットがあるのがテレワークですから、導入を前向きに考えるのは良いことだといえます。
ただし、本当に予想通りの効果が得られるかは要検証ですし、目的があれもこれもとなると軸がブレかねないので、ある程度絞った方が良いのも確かです。
普遍的ともいえるテレワーク導入のメリットには、社会情勢が変化しても業務が滞ることなく、顧客に必要なものを届けられることがあります。
サポートなどの対応にもテレワークは活きますし、会議も遠方から参加できるようになりますから、時間と距離の壁がなくなって様々なメリットに期待できるのは間違いないです。
とはいえ、とりあえず導入すれば良さそうだという見切り発車だと、コストに見合うメリットが得られる保証はないので、目的を決めて計画的に導入する必要があることには変わりないです。
様々なオフィスの形
そもそも、テレワークと一口に言っても勤務は自宅だけとは限らず、いわゆる公共のワークスペースに出向いたり、移動しながら好きな場所で仕事をする働き方もあります。
サテライトオフィスを勤務地にする企業もあるでしょうし、取引先に出向いてそこで働く人もいるでしょう。
いずれにしても、テレワークの基本は普段働くオフィスに出社する必要がなくなること、そして働き方に柔軟性が与えられるのがポイントです。
オフィスの縮小を導入目的にするなら、完全にオフィスを閉鎖するのか、それとも一部を残して規模を小さくするのか決める必要が出てきます。
柔軟な働き方の実現についても、形だけで実際に働きやすさが変わらなければ意味がないので、こちらも具体的なテレワークというものを考えながら、目的を明確にする必要がありそうです。
既に導入している多くの企業の目的を参考にすると、労働生産性向上がトップに位置します。
無駄を減らし業務に集中する、これが労働生産性向上に繋がる働き方の改革で、その一環がテレワーク導入となります。
日本人は思いの外通勤時間が長い人が多いので、通勤に要する時間が削減できるだけでも効果は大きいでしょう。
地域にもよりますが、都心では通勤に１時間も２時間も掛けている人も珍しくないです。
１日は２４時間ですし、プライベートタイムを除けば労働に費やせる時間は長くないので、１時間以上も通勤に使えば労働生産性が上がらないのも当然です。
勿論、通勤中にパソコンを取り出して作業をしたり、業務に必要な資料をタブレットPCで確認するなどの努力は、誰でも少なからずやっています。
しかし結局は本人の努力頼りですし、根本的な問題解決にならないのが現実です。
その点、通勤そのものを省略できるテレワークであれば、今まで無駄になっていた時間を取り戻し、労働生産性の向上に充てることができます。
これはテレワーク導入における説得力のある理由になりますし、大きく掲げるに値する目的になり得るでしょう。
メリット上手く取り入れる
テレワーク導入のメリットはもう１つ、勤務地を分散することで災害などの非常時に備えられることです。
事業所を分割したり、支社や支店を設置するとなると大変ですが、テレワークなら社員の自宅がそのまま勤務地として活用できます。
それから、出社したり自宅で仕事をしたりと柔軟な働き方ができますし、普段はオフィスで非常時に自宅で業務を継続といった、状況の変化に合わせた働き方がスムーズに移行できます。
オフィスで働くのが当たり前だった多くの日本人にとって、比較的新しい働き方のテレワークには慣れが必要ですが、時間が掛かるにしても定着すれば当たり前な働き方になりそうです。
今はどの企業も試行錯誤している段階ですが、すんなりと導入できて移行できている企業も少なくないです。
そういう企業を参考にすれば、導入の目的が定まらなくてもヒントを得て見つけられますし、説得力を持つ目的を明確にできるはずです。
テレワークの検討で念頭に置いておくべきなのは、必ずしも０か１で決める必要はなく、導入自体も柔軟に考えて決められることです。
確かに出社せずに自宅で働けるのは気楽ですし、通勤なしで浮いた時間が自由に使えるのは魅力的だと思われます。
ところが、完全にテレワークにシフトしてしまうと、緊張感を保つのが難しい、コミュニケーション不足が心配といった社員の懸念が表にあらわれてきてしまいます。
出社にもテレワークにも一長一短があって、どちらか一方が絶対的に優れているというわけではないので、出社のメリットやデメリットと比較しながら導入の目的を考えるのが正解です。
大切なのはメリットを上手く取り入れること、明確にした目的を実現する為に活用することにあります。
現状の業務を把握して分析する
テレワークに移行可能か見極める
テレワーク導入の目的を決めるにしても、現状の業務を把握したり分析しないことには難しいです。
テレワークといえども決して万能ではなく、テレワークに移行できる業務があれば不可能な業務も存在します。
またテレワークに移行できる業務であっても、丸々移行可能なケースと部分的にのみ可能なケースに分けられます。
移行できる部分が限られてしまえば、手間やコストを掛けても得られるメリットは小さくなってしまうので、そういう部分も考えながら分析を進めたいところです。
現状の業務の把握は、まずは大まかに業務の種類を分類して、テレワークの移行に適するかどうかを判断します。
次に、テレワークに移行できそうな業務については、問題なく移行できるかどうかが分析対象となります。
具体的には導入済みのITツールが継続して使えるか、新たに導入するツールはあるかなどです。
ツールの追加導入となればコストが掛かりますし、使い方を学習する社員のコストと負担が発生します。
このコストや負担も加味した上で、テレワークを導入すべきかどうか分析することが大事です。
セキュリティ対策
テレワークの性質上、社員同士のやり取りや情報の共有はネットワーク経由になるので、セキュリティ的に問題がないかどうかも要分析対象です。
例えば絶対に外部に漏洩が許されない情報を扱う業務は、テレワークとの相性が最悪だといえるでしょう。
ネットワーク通信の暗号化やアクセスの認証が万全でも、自宅で仕事だと家族に画面を覗かれたり、何気なく撮影した写真に画面が写ってしまうなどのリスクがあります。
家族なら心配ないというのは思い込みですし、悪意なく画面の内容を他人に話したり、写真をSNSなどにアップして不特定多数に見える状態にしてしまうことは十分にあり得ます。
自室を仕事場にして仕事中は鍵を掛けるなどの対策は可能ですが、どのような対策にも絶対はないことを頭に入れておくべきです。
画面や書類などの内容を口に出して読む癖がある人は、鍵を掛けて家族に見られる心配はなくても、声を聞かれてそこから情報が漏れることも考えられます。
考え過ぎと思う人もいるでしょうが、仕事をオフィス外でするということは、こういうリスクも考慮する必要があることを意味します。
自宅で仕事が難しくても、サテライトオフィスを仕事場にするなどの対策はできるので、機密情報を扱う業務であってもテレワーク導入を検討することは可能です。
セキュリティ対策といえば基本はネットで、オフィスにあるパソコンやサーバー、他の社員と安全にアクセスできて問題なくやり取りできるのが望ましいです。
セキュリティのリスクや懸念があると、社員は業務に集中できませんし、これではテレワーク導入のメリットが薄れるので本末転倒です。
社員にセキュリティ対策に関する複数の手順などを義務づけるのも、業務の効率が上がるどころかセキュリティ的に好ましくないです。
だからこそテレワークは万全のセキュリティ対策も含めて、一緒に導入や移行ができるか現状を把握、分析する必要があります。
デジタル化が現実的か
目を瞑ってイメージしてみると分かりますが、日常的な業務の中には画面越しだと難しい業務も少なくないです。
距離に関係なく瞬時にコミュニケーションを図ったり、情報共有できるのはメリットですが、紙の資料となると途端に扱いが面倒になります。
資料を扱う度にスキャンしてデジタル化するのは非効率的ですし、申請や決裁などの書類となれば、紙をスキャンして扱うのは困難です。
テレワークに移行してもこれまでの業務がなくなるわけではなく、やり方が変わるだけでやることは同じです。
申請にしても決裁にしても、事務処理が多い場合はテレワークでも続けられるか、それを分析したり検討することになるでしょう。
紙の資料についてはデジタル化できるか、デジタル化が現実的かどうかを含めて分析です。
取引先との契約には電子契約が検討可能ですから、こういった関連する仕組みについても、合わせて導入を検討するのがベストです。
これらはあくまでも把握や分析が必要な業務の一部に過ぎないので、複数の部署が存在するような企業では、部署に詳しい人達が集まって一緒に洗い出しをすべきです。
漏れがあると後々対処が必要になりますし、場合によっては想定外の追加コストが発生したり、テレワークの導入や移行に支障をきたすこともあるでしょう。
各部署が協力して準備を進める
準備はいくら時間があっても足りないくらいですから、各部署が協力しながら準備を進めることをおすすめします。
協力は情報共有や意思の統一にも繋がりますし、テレワーク移行における部署ごとの問題点や欠点を洗い出すことにもなります。
むしろ、協力なしに移行できるほど簡単ではありませんから、業務効率化を図る意味でもテレワーク移行のチームを作ったり、連携して分析を要する業務を洗い出すのが得策です。
業務の把握や分析が必要なのはオフィスだけでなく、社員一人ひとりにとっても確認や調査が必要となります。
実際に業務に従事する社員の立場から見て、テレワークに移行した場合にどのような変化を感じるか、そのような聞き取りもあった方が分析に役立てられます。
社員は社員で準備や心構えを必要としますから、机上の空論のみで導入を決めたり移行するのはNGです。
結局のところ業務は社員なしには回らないので、社員にとってプラスになるか、本当に業務効率化に繋がるか分析に分析を重ねることが必要になりそうです。
業務といってもルーチンワーク化していたり、特定の社員でなければ務まらない仕事など様々です。
他にも、テレワークに移行可能でもそのハードルが極端に高い業務、コストが嵩みコストに見合わない業務などもあるでしょう。
いずれにせよ洗い出さないことには判断できませんし、全ての業務を分析しなければ結論は出せないです。
それほど大掛かりなのがテレワークの導入ですから、簡単に移行できそうなイメージと比べて実際にやってみると大変です。
企業の規模が大きくなればなるほど、これまでの業務の取り組み方が移行の難易度を左右しますから、合理的な企業ほど導入や移行がスムーズに行えるでしょう。
逆に比較的小さな企業や事業所では、業務の把握や分析をしてみると案外ハードルが低く感じられたり、すんなり移行できる可能性もあるわけです。
ルールの策定や環境の整備
テレワークのルールは必要
テレワークの導入や移行を決めるなら、ルールの策定や環境整備は避けて通れない道です。
自宅やサテライトオフィスが新たな勤務地になるとしても、これまでのオフィスが丸ごと移行できるわけではないです。
テレワークはいわば新たな働き方の一環であったり従来とは違う様式なので、１からルール作りをするつもりでルールを策定することが必要となります。
オフィスでのルールは企業や事業所によって異なりますが、朝礼がある企業はテレワーク導入後も続けるか、続けるとしたらどういった形にするか明確にしなくてはならないです。
一方では業務の報告や情報共有に関しても考えなくてはいけませんし、誰がいつどのように行うか、それも１つ１つルール作りが不可欠です。
ルールの策定を後回しにして、先にテレワーク導入を済ませる方法もあるでしょうが、成り行き任せだと社員が混乱したり業務の妨げにもなります。
業務はやることや手順が決まっているからこそ効率化できるもので、誰もが安心して取り組めるわけです。
テレワークに移行した直後は、環境の変化によって社員が困惑することになりますから、状況を早く収束させて落ち着かせる意味でも事前のルール策定は重要です。
人は誰しも自分で考えて行動できるとは限りませんし、特に会社で業務に取り組む社員の立場となれば、ルールがないと動けなくなる人もいます。
ルールの策定にはこのように、社員を早くテレワークに慣れさせて業務効率の低下を食い止める意味があります。
環境の整備も同様で、業務に必要なテレワーク環境の機器をリストアップしたり、用意する機器の条件というものも決めておいた方が安心です。
ルールが曖昧だとトラブルになる
テレワークでは、パソコンやタブレットPCを使って画面越しに仕事をするわけですが、当然ながら電気代や通信費が発生します。
端末は手持ちの機器を使うにしても、新たにWebカメラやマイクつきのイヤホンが必要になることがあります。
これらの導入費用は誰が負担するのか、会社負担であればいくらまで負担するかなども、やはりルール策定と合わせて決めることになるでしょう。
自宅の通信費は仕事とプライベートの使用の割合が曖昧になるので、しっかりと明確なルールを作っておかないと後々トラブルになります。
会社はルールを明確化する際に就業規則などにまとめる必要がありますから、就業規則の変更もテレワーク導入におけるルール策定、環境整備の一環と考えることが肝心です。
考えたり明確にすべきルールには、テレワークの際の給与や通勤手当の扱い、完全在宅勤務の場合の手当も含まれます。
このあたりも曖昧だと不満が出たりトラブルの火種になりますから、ルール作りの中で決めていくことが大事です。
ルール策定は社員に納得させたり、会社とお互いが不利益を被らない為に欠かせないものです。
テレワーク時の決まりを決めることが環境の整備、準備になるわけですが、社員教育や導入研修などについてもルール化しておいた方が良いです。
何故導入や移行を決定したのか、その必要性について周知徹底させたり、メリットを上司や同僚と共に理解したり共有させる決まりも必要です。
それからテレワーク導入の準備期間と、正式に移行する日程なども決めた方が、社員の心構えができて移行がよりスムーズになるでしょう。
コミュニケーションの取り方
ルールは就業規則だけでなく、法律上は必ず必要というわけではない社内規程についても、明確化した上で周知徹底するべきです。
テレワークの業務に関してどこまで踏み込んでルールにするか企業の判断、ケースバイケースとなりますが、コミュニケーションの取り方も検討することをおすすめします。
コミュニケーションは対面でも誤解を招いたり認識の齟齬が発生することがありますが、画面越しでもリスクがあるのは同様です。
テレワークの方が、直接相手の仕草や雰囲気の変化を感じにくい分、このようなリスクは大きいといえるでしょう。
画面をOFFにして音声のみ、あるいはテキストのみでのやり取りとなれば、些細なことからトラブルに発展することにもなり得ます。
非対面でのトラブルのリスクを減らすには、コミュニケーション方法別の注意点や例、研修などで学ぶ機会を設けるのが得策です。
それと社員だけでなく管理職向けのルールも作り、社員にコミュニケーションにおける不満を感じていないか、問題はないか聞き取るようなフォローもあった方が安心できます。
言うまでもありませんが、勤怠管理のルールや確認を行う為の環境整備、業務に関する体制の確立や流れの確認も欠かせないです。
一見すると決めることが多くて大変だったり、厳しいように思われますが、１つ１つ決めておかないと社員も管理職も勝手に振る舞い始めてしまいます。
仮にもし全く決まりがないと、業務はグダグダで時間の無駄が多くなり、コストも嵩みテレワークのメリットよりデメリットを強く感じることになるでしょう。
そうすると何の為に移行を決めたのか、導入の意味はあったのかと疑問を投げ掛ける声が出てくるはずです。
疑問は疑問を呼んで社員の間に不信感が募りますから、ルールは必要不可欠で事細かに決めておく必要があることが分かります。
理想的なのは研修で擬似的なテレワークを再現して、コミュニケーションを取った者同士がお互いに感想を対面で伝えるやり方です。
こういった取り組みをすれば、非対面のコミュニケーションと認識のギャップが解消しますし、本番で発生するトラブルのリスクが減らせるでしょう。
研修は必要かといえば絶対になくてはなりませんし、コストが掛かるとしても惜しまないことが大切です。
理由は社員の離職を防ぐ為で、避けることのできないコストと捉えるのが妥当です。
テレワークはただでさえ孤独感を生みやすく、コミュニケーションの食い違いが生じたり上司のフォローがないと、孤独が孤独を増して離職に至ります。
この為、孤独を感じさせないコミュニケーションの工夫だったり、上司や同僚がお互いにフォローするような環境を整備するのが理想です。
ICTツールはテレワークに必須ですが、人によって得意不得意がありますし、使い方を覚えるのに時間が掛かる人もいます。
つまり、マニュアルの整備や質問と答えなどの用意、使い方の不明点やトラブルが発生した場合の窓口の設置も必要でしょう。
システムの準備
コミュニケーションツール
システムの準備はテレワーク導入の前段階で、方向性を決めることになる重要性が高い取り組みです。
テレワークの業務は基本的にオフィスの仕事ですが、非対面な分だけツールで不足を補う必要があります。
ツールというのは社内向けのコミュニケーションツール、情報共有に使用するファイル管理共有システム、Web会議や勤怠管理システムもそうです。
テレワークの影響は社内だけでなく、取引先にも及びますから、請求書に電子契約システムの準備も避けられないです。
業界や業種によっては、他にもあった方が良いシステムが存在する可能性があるので、検討して計画的にシステム導入の準備を進めるべきでしょう。
社内コミュニケーションツールはチャットや掲示板、スケジュールやタスク管理に関するもので、その機能は多岐にわたります。
チャットは文字だけでなく音声も使えたり、製品によってはスタンプのような表現にも対応しています。
業務に不可欠な仕事のコミュニケーションが主な目的ですから、顔文字や絵文字などはなくても良いと思いがちです。
しかし、コミュニケーションというのは言外のメッセージも含めて行われるものなので、非対面でテキスト中心となるとコミュニケーションの不足は否めないです。
真面目に取り組んだり、社員同士の意思疎通が重要になる仕事だからこそ、コミュニケーションツールは豊富な表現ができる方が良いといえます。
顔文字や絵文字ばかり使って遊ぶのはNGですが、テキストだけでは伝えるのが難しいメッセージを補う目的であれば、使えた方がコミュニケーションは円滑になります。
音声も表現方法の１つですし、短時間でも動画も使えればよりコミュニケーションの幅が広がるでしょう。
チャットはグループ全体、あるいは特定の相手との個人間が基本で、メッセージを貼りつけて閲覧できるようにする掲示板機能もある製品が狙い目です。
スケジュールは個人単位で表示できること、簡単に入力や編集が行えてリアルタイムに反映されるものがベストです。
タスクも一人ひとりの進捗状況が他の社員やグループ全体に影響しますから、こちらもスケジュールと同様に細かく、それでいて分かりやすく把握できるツールが望ましいです。
ファイル管理や共有システムは、社内コミュニケーションツールに含まれる場合と、別に用意して業務に組み込むケースがあります。
社内コミュニケーションツールといっても、高機能で１つ１つの完成度が高かったり、反対に簡潔にまとめられていて機能の充実よりも取っつきやすさを重視している製品も存在します。
どちらが良いとは断言できませんが、少なくとも大が小をかねるのは確かですから、機能は多ければ大いに越したことはないです。
とはいえ機能が多過ぎれば使いにくいのも間違いないので、機能を制限する簡易モードも用意されている製品だと便利です。
ファイル管理・共有システム
ファイル管理・共有システムを選定する上でのポイントは、扱えるファイルの種類やファイルの確認方法、コミュニケーションの齟齬を防ぐ機能などです。
ファイルの種類はテキストや画像に音声と、PDFのような書類向けのフォーマットも扱えることが多いです。
日々取り組んでいる業務を頭に思い浮かべてみると、資料や企画書に契約書など、書類を扱う機会が少なくないことに気がつけます。
このような書類は社内で共有したり、グループのみで共有するなど、種類によって扱う範囲が異なります。
また、特定の権限を持った人のみがアクセスできる書類というものもありますから、権限の設定ができてアクセスに制限が掛けられるファイル管理と共有システムが理想的です。
一方で、プロジェクトでチームが共有するようなファイルについては、進捗状況と合わせて情報が確認できたり、バージョン管理もできた方が業務の効率アップに繋がります。
扱うファイルは多岐にわたりますから、一括して保存できる大容量のストレージを用意すると安心です。
メールにいちいち添付して送らなくても、ファイルをアップして送りたい相手にメッセージを送信すれば完了する、そんなやり取りができるシステムとセットで活用するのが良いでしょう。
ファイル管理が不十分なシステムだと、最新のファイルがどれか分かりにくく、毎回探さなくてはいけなくなります。
これは時間のロスとフラストレーションの発生、業務効率の低下に繋がるので避けるべきです。
システムの選び方１つで使えるツールが大きく違ったり、効率に影響する利便性も異なりますから、よく吟味して比較検討や選定を行いたいものです。
その他に必要なシステム
Web会議システムは１対１や少人数ではなく、中規模や大人数も想定した会議目的に特化したシステムです。
複数のグループ間で意見交換を行ったり、社内全体で打ち合わせをするといったことも可能です。
テレワーク前提のWeb会議システムは、パソコンやスマホ、タブレットPCというような端末に対応しており、カメラやマイクが使えるようになっています。
オフィスにおけるWeb会議システムは今や珍しくないですが、テレワーク時代にこそより特徴やメリットが活きることになります。
ポイントはオフィスでも遠隔地でも、場所を選ばずインターネット環境さえあれば繋がることです。
それから通信状態に合わせて自動的に画質を変更したり、一時的に画質が低下しても通信が途切れにくく安定するシステムを準備すべきです。
会議で重要なのは画質でも音質でもなく、伝える必要のあることがほぼリアルタイムで伝えられることです。
誤って伝わらないように注意は必要ですが、ファイルのアップや資料の共有もできる機能があれば、Webでもスムーズに会議を進められるはずです。
勤怠管理は出退勤や給与に休暇など、社員の管理をしつつ権利を守ったり、会社側の判断にも不可欠な仕組みの１つです。
勤怠管理システムもテレワーク時代に対応しており、今ではパソコンのブラウザやスマホのアプリでも簡単に、出勤や退勤を報告できるようになっています。
打刻はICカードやGPSなど様々ですし、打刻に関する情報はリアルタイムに反映され、詳細な時間やグラフなどでも把握することができます。
過去のデータはファイルに集計されまとめられますから、後でまとめてダウンロードしたり分析するといったことも可能となります。
請求書の用意や電子契約に関するシステムも、テレワークのシステム構築において不可欠です。
テレワークのテスト導入
テスト導入の必要性
テレワークの移行は、すぐに導入して移行するのではなく、導入前にテストを行うのが基本です。
テスト導入は目的に合致するシステムかどうか、オフィスから業務を移行するのに適しているかを確認する上で重要です。
ルールの策定や環境整備においても、一度テスト導入をしてそこから改善点を探したり詳細を詰めるのが賢明です。
変更が難しいテレワーク移行を勢いだけで決めてしまえば、後々問題点や大きな改善点が発覚しても対処が難しくなります。
このテスト導入には、社員の反応を確認する意味もありますから、時間的な余裕に問題がないなら積極的に実施すべきです。
テレワークの試験的な運用は、各システムやツールが問題なく動作したり使えるか、それを確認するチャンスでもあります。
本番を開始してから上手くシステムに繋がらない、安定したコミュニケーションが取れない社員が発生してしまうと、グループどころか社内全体影響が出かねないです。
テスト導入は、失敗を含めて問題点を洗い出す目的で、改善すべきところが見つかれば次に活かす為の取り組みです。
テスト導入の回数
テレワーク前のテスト導入は、なるべく本番に近い形で行うのが望ましいです。
小規模だと十分に問題点を見つけるのは難しいですし、見落としが出てしまう恐れがあります。
逆に、大々的に時間を掛けてテストを行えば、小さな問題点も見つけることができて見落としを減らせます。
社員同士が意見交換をしながら改善点を出すのも良いですし、フィードバックと改善を繰り返してブラッシュアップを図るのもありです。
テスト導入はある程度システムが固まっていないと意味がないので、方向性が決まってから行うのが良いでしょう。
ただ、時間的にギリギリだと問題点が見つかっても改善に時間を掛けられませんから、時間には余裕を持たせたいところです。
テストは１回よりも２回、２回よりも３回の方が効果に期待できますが、あまり回数が多いと社員の負担が増えるので注意です。
また高頻度で回数ばかりを増やしても、効果は少しずつ薄れることに気をつけましょう。
何度も小さなテストを繰り返すより、大きなテストを数回、間隔をあけて行った方が効果的です。
テスト中に注視した方が良いのは、些細でも社員が気になった点や想定されていないトラブル、発生した問題の対処といった部分です。
社員が気にしたことは、例え小さなことでも放置すると気になる要因を残すことになります。
気になるということはつまり、改善すべき可能性があることを意味しますし、何より業務中に集中力が削がれることにもなり得ます。
想定外のトラブルはあり得ますが、具体的にいつどのようなトラブルが発生するか分からないのがネックです。
その為、想定外の事態はいつでも起こると認識したり、何が起こっても対応できるように備えておく重要性の確認が大事です。
テスト導入はまさに、想定外のトラブルと対処の難しさを理解する機会で、テレワークを安全に実施する為の準備に役立ちます。
念入りな準備の後に正式運用となっても、結局は想定外のトラブルのリスクは残りますが、いきなり本番に挑戦するのと比べれば遥かにマシです。
システムの安定性の確認や不具合の洗い出しなど、コミュニケーションツールなどの問題が分かり改善できますが、運用の仕方についての問題も明らかになります。
注意するべきポイント
非対面によるコミュニケーションの取り方が分からずやり取りがぎこちなくなったり、伝えるべき情報が不足して相手に伝わらないなどです。
テスト導入をするとコミュニケーションの取り方や頻度、報連相に必要な情報についても見えてきます。
社員が実際に挑戦して実感してこそ本番に活きてくるので、改めてテレワークのテスト導入は欠かせないことが分かります。
他にもセキュリティ面の問題や運用におけるコストなど、テストで分かることは多いです。
セキュリティに致命的な問題が見つかれば導入を先送りにできますし、改善が不可能と判断されれば導入そのものの中止も決められます。
これでもし重大なセキュリティの問題を見落としたまま本番に移行したら、そう考えると担当者は血の気が引くでしょう。
こういう取り返しのつかない事態を避ける意味でも、テレワークのテスト導入にはコストを掛けるだけの価値がありますし、本番運用のコストも知る切っ掛けになります。
テスト導入のやり方は様々ですが、最初に参加する部署を決めたり社員を選定してテストの内容を決めたりします。
何をどう評価するか定まっていないと駄目ですから、評価項目や評価方法についても決めておきましょう。
それとテストは運用する期間や運用中のルールを設定して実施して、終了したら必ず評価して効果と改善点を洗い出します。
不具合は改善すべき課題として次に回し、２回目のテストをするならその前に改善という流れです。
評価項目もまたケースバイケースですが、一般的には不具合やセキュリティの問題、コミュニケーションの齟齬や生産性などです。
運用期間の目安は数ヶ月単位で、最低でも３ヶ月、可能であれば半年は運用してテレワーク導入に備えたいところです。
問題は１年の内のどこに運用期間を設定するかですが、複数回のテストを閑散期や繁忙期に掛かるように設定するのがおすすめです。
このやり方なら閑散期でも生産性が上がるか、繁忙期に下がらないか知ることができます。
理想をいえば後もう１回、社員の多くが休んだり、働き方が通常とは異なる時期にもテストを加えたいものです。
選定する部署は社員が多くても少なくても駄目で、ベストとなるのは多過ぎず少な過ぎないバランスの良い人数の部署です。
社員はパソコンやスマホを使いこなせる人と、反対に苦手な人も含めた方がより多くの問題点や改善点が見つかるでしょう。
メンバーの選定に迷ったら、部署を１つ丸ごとテストに参加させるのもありです。
もう１つ部署や社員選定のポイントを挙げるとしたら、それは会社の業務全体になくてはならない、中心に近い部署を対象にすることです。
社員からのフィードバックや意見に耳を傾け、改善に成功したらそれをメリットと共に社内に発信する、これがテレワーク本番に向けた一歩になります。
投稿者プロフィール
- コールセンター運営歴10年以上。
オペレーター、SV、マネージャー、センター長まですべてを経験。
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