リモートワークで活用できるコミュニケーションツール
テレマーケティングって何？CTIシステムは大企業じゃないからうちには無用なんて思っていませんか？ 売上向上のための有効な方法として一層注目されるようになったテレマーケティング。 本稿では、オフィスでもテレワークでも出来るテレマーケティングの成功のコツ、業務のすべてを見える化するポイント、基礎知識やをご紹介していきます。
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リモートアクセスツール
そもそも、テレワークとは
近年テレワークを導入する企業が増えています。
テレワークは自宅や遠隔地のオフィス、移動先などいつでもどこでも仕事を行える柔軟な働き方を指しており、決して自宅で行う仕事を指しているわけではありません。
働き方改革や流行を続けているウイルスの影響により、注目度が上がりましたが、それ以前にもテレワークを導入している企業はありました。
テレワークは離れたと働くという英語を合わせた造語であり、場所だけでなく時間にもとらわれない柔軟な働き方を指します。
大きく在宅勤務、モバイルワーク、そしてサテライトオフィスの3つの種類があり、在宅勤務は自宅にいながら本社オフィスにいるメンバーとインターネット上で連絡を取りながら仕事をしていきます。
モバイルワークはパソコンやスマートフォンなどの端末を用いて移動中もしくは相手先の企業において仕事をする方法、サテライトは本社から離れた場所に設置されたオフィスで働く方法です。
サテライトは一見営業所と間違えられますが、一時的な場所を指しており、レンタルオフィスなどが該当します。
企業でテレワークを導入するメリットには、自分らしく働くことができるため、社員のモチベーションが上がり生産性が向上する、通勤の負担が軽減される、様々な働き方ができるので人材が集まりやすい、それに伴い人員不足を解消することができることがあげられます。
地方に在住している人や車いすを使用している人も採用することが可能になるので、優秀な人材が集まりやすく、結果として企業成績が向上していきます。
一方で問題点としてセキュリティ強化やシステムの導入が必要となります。
情報が漏洩してしまうと企業にとっては致命傷であり、さらに仕事をしたくてもシステムが導入されていないと効率よく行うことはできません。
リモートワークには、リモートアクセスツール
そこで取り入れるのはリモートアクセスツールです。
リモートアクセスツールは、インターネットを通じて遠隔でパソコンの操作ができるようにしたツールを指しており、またの名をリモートアクセスサービスやリモートデスクトップとも言われています。
社内にあるパソコンを自宅や外出先などから、自分のパソコンやスマートフォン、タブレットを利用して操作する仕組みであり、結果として社内でも社外でも行う行為は同じになります。
セキュリティにおいても、あくまで社内のパソコンの画面を画面転送するのみの仕組みであるので、社外の端末にキャッシュなどのデーターが残ることはありません。
また社外への情報の漏洩を避けるためにデーター保存やダウンロード、印刷などの機能を禁止することも可能になっているものが多いです。
リモートアクセスツールは、接続方法によって種類が異なります。
リモートアクセスツールには、画面転送方式やセキュアブラウザ方式、VPN方式の3つがあり、画面転送方式はインターネットを通じて社内のパソコンの画面をそのまま自宅などの端末に転送できるものになります。
この方式はネットワークの構築は不要となるので、すぐに始めることが可能です。
セキュアブラウザ方式は、データーを保存しないセキュアなブラウザを使用するものであり、社内のシステムそのものにアクセスする方法になります。
画像転送と比べるとデーター処理をする必要がないので操作はさらに簡単になりますが、一方で導入しているシステムによっては利用できない場合もあります。
VPN方式は昔からある方法であり、VPN接続により社内のネットワークに接続をして、サーバーの中にあるファイルなどを操作していきます。
この場合VPNに対応したルーターなどが必要となり、ある程度のハードウェアが必要です。
テレワークをする人数によってはかなりの経費がかかるため、どの規模で行うかを明確にしなくてはなりません。
またセキュリティにおいても端末にデーターを保存することになるので、利用する際は十分な注意が必要となってしまいます。
画像転送方式とは
リモートアクセスツールは通信環境が大きく左右される方法であり、受信速度が低いとスムーズにデーター処理が行えず、ストレスに感じることも多いです。
そのため導入する場合は通信環境の選び方も大変重要になります。
また画面転送方式においては印刷をすることはできません。
印刷を行うことが多い場合は、サービスによっては自宅などにあるプリンターを利用して印刷できる機能がついているものもあるので、そのようなサービスを選ぶようにします。
なお画像転送方式においては、アプリタイプとUSBタイプがあります。
アプリタイプは社外でアクセスする予定の端末にあらかじめアプリをインストールしておくものであり、必要な時にアプリを起動して認証を行い、社内のパソコンへアクセスできるようになります。
自分で使用している端末を使うことができるので、使い勝手がよく、仕事の効率もあがります。
USBタイプは、USBそのものにアプリが入っているので、パソコンに差し込むことで社内のパソコンにアクセスをすることができます。
この方法は出張先やネットカフェなど自分自身のパソコンだけでなく共用のものを借りてすぐに利用することが可能です。
どのタイプも簡単にできる方法ですが、セキュリティ強化をするために外部だけでなく内部の対策も必要となります。
外部の対策では暗号化やパスワード認証、ワンタイムパスワードなどを導入し、内部では、画面キャプチャやダウンロードの禁止ができるものを選びます。
さらに遠隔操作をしている段階で、ほかのだれかが社内のパソコンを利用しないように画面を暗くする、ロックをかけるなどの機能が付いたものがあるので、出入りが多いオフィスでは導入しておくと安心です。
データーをダウンロードできないタイプのものが情報漏洩を防ぐことができますし、利用料も比較的安価であるので、少人数でテレワークを行う企業向いている方法です。
リモートアクセスツールを導入する場合は、まず安全性と操作性を考え、コストはどの程度かかるのかを考えていきます。
コストばかりに目が行ってしまうと安全性に問題が生じることもあるので、注意が必要であり、操作性が悪いと仕事が思うようにはかどらなくなり結局社内で仕事をするようになってしまいます。
この3つのバランスを考えながらどの方式にするかを選びます。
コミュニケーションツール（Web会議システム）
社員同士のコミュニケーションの取り方
テレワークを実際に導入すると、ほかの社員との連絡や相談といったコミュニケーションをどう図っていくかが問題になります。
特に新入社員においては業務内容によっては先輩の意見を聞く必要があり、スムーズに仕事を進めるうえでもコミュニケーションは大切です。
このような場合に導入しておくとよいのがコミュニケーションツールです。
コミュニケーションツールには、Web会議システムやテレビ会議システムなどがあり、普段よく聞くEメールやチャット、SNSなどを使用した情報共有ツールなど多種多様なものが存在します。
テレビ会議システムはテレワークが盛んに導入される前から使用されていた方法であり、専用の機器を利用し遠隔会議をするシステムになります。
会議室などに専用機材を置くことが多く据え置き型であり、簡単に移動をすることはできません。
ですが離れた場所の相手とも音声だけでなく画像でもコミュニケーションをとることができ、画像も大変クリアです。
そのため同じ部屋にいるかのように会議を行うことができるので、社員研修や表彰式、国際会議や現場などでの情報共有の際に用いることが多いです。
Web会議もテレビ会議の一つですが、従来の形を一歩進めた方法になります。
代表的なものとしてはSkaypeやWhereby、zoomがあり、無料で使用できるものも多いです。
利用方法はテレビ会議よりも簡単であり、専用の機材は必要ありません。
持っているパソコンやスマートフォンを使用していつでも会話に参加することができ、手軽さがあります。
少人数での会議には向いていますが、一方で大人数の会議には不向きな点があり、さらに通信状況がお互いに良くないと画像が乱れたり、ネット障害が起きたりしてしまいます。
Web会議とテレビ会議どちらを導入するのか
Web会議を導入するメリットは、一つの場所に集まる必要がないのにコミュニケーションが図れることにあります。
集まる必要がないので移動時間や交通費を削減することができ、結果優秀な人材が集まりやすくなります。
一か所に集まることがないので離職率も低下し、会議に参加する人のスケジュール調整もしやすいです。
また災害が起きたり感染症が流行した場合には移動することがないためリスクが軽減され、仕事の支障も最小限にすることができます。
移動時間や交通費に関してはWeb会議のメリットとかけ離れている感じがしますが、実は会議を行う場合移動時間や交通費が多くかかることが多く、経費がかさむことが多いです。
さらにきめ細やかに情報共有を行うには資料などを揃える必要があり企業によっては印刷を行うなど、用意を事前にしておかなくてはなりません。
ですが、Web会議にした場合自分の職場や自宅にいながら会議に参加することができるので、場所や時間、交通費などのコストが削減できます。
またどこでもできることから、会社に戻るなどの行為もなくなるため残業時間が少なくなり、働き方改革にもつながります。
人材に関しても優秀な人材は本社のある東京など大都市に集中しているわけではなく、地方にも多く存在しています。
コミュニケーションツールを利用することにより、地方でも会議に参加することが可能であるため、企業のアピールポイントにいなり人材が集まりやすくなります。
Web会議は手軽さがメリットでもあり、すぐに遠隔にて会議を行いたい企業に向いています。
テレビ会議は安定性があり臨場感もあるので、重要な会議に向いている方法なのですが、その分環境を構築するのに時間がかかります。
さらにWeb会議に比べると初期費用も高くなる傾向があり、機材に不具合が生じた場合は会議ができないのはもちろんのこと、メンテナンスやシステム保守点検にも経費がかかります。
ですがWeb会議はパソコンやスマートフォン、タブレットといった身近な機材にWebカメラやマイクなどを用意すればすぐに会議を行うことが可能です。
クラウドを使用して行うので、メンテナンスも必要がないですし、コストも削減できます。
Web会議のコストは？
なおWeb会議に必要なものの中にWebカメラがあります。
パソコンなどすべてのデバイスにはカメラがついており、改めて用意する必要はさほどありません。
ヘッドセットに関してもマイクが付いたイヤホンが販売されているので、気軽に購入することができます。
ヘッドセットを選ぶ場合は無線接続のものでなく、USBに接続するタイプのものを選ぶと良いでしょう。
無線接続は場合によって不安定になることがあり、音声が途切れてしまう場合もあります。
有線での接続の方が安定性が高まるので、有線を選ぶことが大切です。
現在WEb会議システムには有料と無料のものがあります。
無料のものはコストがかかりませんが、通話や映像の品質が悪いことがあり、セキュリティの面も心配です。
クリアな画像と音声でコミュニケーションを図るには、有料のシステムの方がよいですし、操作性も有料の方が良いです。
なお有料になると様々な機能がついていますが、機能の多さだけを見てしまうと実際には使いこなせないことが多いので、初めはシンプルなものを選ぶようにします。
さらにセキュリティでは不正アクセスとアカウント流出を軽減するために、暗号化の機能がついているか、IPアドレスによってアクセス制限ができるか、会議ルームに入室する際にセキュリティコードが発行されるか、オンプレミス型を利用できるかを見ます。
オンプレミス型はネットワーク環境やサーバー、そしてソフトウェアなどすべてを自社内で運用できるシステムを指しています。
オンプレミス型はセキュリティポリシーによってカスタマイズできるのが魅力であり、費用も初期の導入段階と保守のみとなります。
コミュニケーションツールの一つであるWeb会議システムでは、自分が持っているパソコンなどから簡単に会議に参加することができ、コストやメンテナンスが不要です。
すぐに遠隔での会議をしたい企業に向いており、手軽に導入することが可能なツールです。
無料にも優れているものが多いのですが、より安定性を求めるならば有料の方がよく、セキュリティ対策も考えられているものが多いです。
どのような使い方をしたいのかを考えてからどちらかを選ぶようにします。
労務管理システム
労務管理システムとは
テレワークを導入しWeb会議ツールもそろえると、次に注目されるのが労務管理です。
テレワークの場合、実際に会社にいて仕事をしているわけではないので、従業員が実際に仕事をしているかはわかりません。
自己管理が苦手な人の場合はさぼってしまう可能性もあります。
このようなことが起こらないようにするには、勤怠管理など労務関係の業務に関するシステムを導入するようにします。
労務管理システムは、実際の会社で行われている労務に関するシステムを指しており、勤怠管理はもちろんのこと給料計算や社会保険、福利厚生などの書類作成や提出、安全衛生管理などを一括して行います。
従業員に最も近い業務であり、労務に不備があると従業員の生活にも支障が出るためしっかりと管理をしなくてはなりません。
現在、給料計算が簡単にできるソフトや勤怠管理ができるシステムなどが普及しており、多くの企業で導入していますがほかの業務においてはまだ完全にシステム化されていません。
ですが徐々にシステム化されているため、できるものはどんどん取り入れていくことが必要となります。
労務管理システムが行えることとしては、従業員の情報管理や入社、退社の手続き、年末調整や雇用契約書の作成と締結などがあります。
書類作成の効率化ができるので手続きがスムーズであり、スピードアップを図ることが可能です。
労務は従業員から情報を提供してもらい、それをもとにして書類を作成することが多いのですが、労務管理システムを導入することにより従業員自らが自分で情報を入力するので、業務が大幅に減少します。
さらに多くの労務管理システムの場合、電子申請に対応しているので、行政などへの書類提出業務もスムーズです。
ただし現在のところ、電子申請ができるのは行政などの役所や年金事務所、ハローワークなどであり、健康保険組合の手続きに関しては利用できないことがあります。
そのためどのような場合に電子申請が行えるかを事前に把握しておかなくてはなりません。
どこでも入力が可能
このほか最大のメリットとして労務管理システムの場合、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからアクセスすることが可能です。
そのため営業などで外出や出張をしている場合、直行や直帰をすぐに入力できるほか、テレワークを行っている場合も出退勤の時間をすぐに報告することが可能です。
出退勤の時間に関しては不正を防ぐためのツールもあり、アラームをセットし打刻忘れを防止する、顔認証やGPS認証を導入して不正な時間に打刻するのを防ぐなどが行えます。
そのためガバナンスを強化することが可能です。
さらにこの入力された勤怠時間などはリアルタイムで把握することが可能なため、誰がいつまで仕事をしていたかをすぐに把握することもできます。
さらによりガバナンスを強化するために、在宅で勤務を行っている場合、どの画面を見ていたかをキャプチャーできる機能がついています。
監視システムのようなものであり、トイレや食事休憩を行う場合は離席ボタンがついており、戻った場合は着席ボタンを押すシステムのものもあります。
このようなタイプは着席している時間を自動集計して、1日の労働時間とすることが多いです。
システムの中には現在従業員が、どのような状態にあるのかのプレゼンスを表示する機能付きのものがあります。
このシステムの場合、勤務時間の中でのプレゼンスを集計することができるので、どういった働き方をしているのかを分析することが可能であり、今後の会社経営に役立てることができます。
この他の機能ではほかのシステムと連携していることが多い点があげられます。
労務管理システムと給料計算専用システムとを連携すれば、勤怠管理から給料の計算までを一括して自動化することが可能であり、時間を削減することができますし、会計システムと連携をした場合は会計処理も自動で行えます。
さらに有給管理やシフト管理などのシステムとも連携ができるので細かな事務作業が一元化で処理することができます。
労務管理システムのコストは？
労務管理システムのデメリットとしては、初期コストがかかることがまずあげられます。
労務管理システムには、クラウド型とオンプレミス型がありますが、オンプレミス型の場合はシステムの購入費用と初期費用が、クラウド型はシステム購入など初期費用はかからないものの毎月の料金がかかります。
ですが変わることの多い法改正にも対応しており、クラウド型では運営している会社が自動でアップデートしてくれるので、システム管理をする必要はありません。
どちらのタイプを選ぶかは従業員の人数などに関係してくるので、しっかりと費用対効果を見極めなくてはなりません。
このほか会社の勤務形態や就業規則によっては導入することにより、逆に大変になってしまうことがあります。
特に勤務形態が複雑な場合に起こりやすく、従来通り手動で行った方が簡単になることも多いです。
また従業員が入力しなくてはならないことも出てくるので、あらかじめしっかりと説明をしないと反発されることもあり、導入に際してはマニュアルの作成やサポート窓口を設置するなどの事前準備が必要です。
従業員への対応が大切
労務管理システムは、様々な管理を一括で行うことができるシステムであり、書類作成なども簡単に行うことが可能です。
ですが給料明細などもパソコン上から確認するようになったり、扶養者などの情報も従業員自らが入力しなくてはならなかったりと従業員の理解と協力が必要となります。
システムを導入する場合は自分の会社に適した方法なのかを事前に把握し、理解をした上で検討しなくてはなりません。
従業員の中にはパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人もいるので、相談窓口を設置するなど、できるだけ従業員の負担を軽減することも必要です。
ほかのシステムとは異なり、計画的に実施しなくてはならないので、長いスパンで検討する必要があります。
ですが従業員の中には、テレワークになったことで、さぼっていると思われていないかを気にする人もいます。
このような人には最適な方法であり、関係性がぎくしゃくしないためにもあらかじめしっかりと説明をすることが大切です。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレスでコスト削減
テレワークにおいて必須条件になるのはペーパーレス化です。
近年ではできるだけペーパーレスにしようとする動きも加速しており、電子化するケースも増えています。
ペーパーレス化を推進するのは、働き方改革と紙の使用量を抑えて環境保護を行うの2点が主な理由であり、働き方改革では効率的に作業を行うことによって長時間労働を是正し、従業員の精神衛生を守る点が理由となっています。
会社内でペーパーレス化を導入するメリットには、業務効率化とコスト削減、セキュリティ強化とテレワークの推進があげられます。
業務効率が上がるのは文書をデーター化することで知りたい情報をすぐに見つけることができ、さらに管理がしやすくなるためです。
クラウド上に保存をすれば場所などが限定されず、自分のパソコンなどでも見ることができ、業務効率があがります。
コスト削減においても紙で資料を作ろうとした場合、印刷する紙とプリントをするインクなど様々なコストがかかります。
コピー機をレンタルしている場合はレンタル費用や保守点検費用も定期的にかかってしまいます。
ですがデーター化することによって印刷代や用紙代、保守点検費用がかからなくなるので大幅に削減することが可能です。
セキュリティ強化
セキュリティ強化では、紙での保存の場合紛失することが多くなります。
さらに紙は薄いものであるため資料を持ち出したとしても盗難に気づきにくく、情報が漏洩してしまうリスクが高いです。
会社での書類は永久保存をしなくてはならないものもあるので、しっかりと管理をするには警備会社と契約をしなくてはなりません。
ですがデーター化することでファイルもしくはフォルダで編集権限や閲覧権限を設定できるので、情報漏洩のリスクを軽減することができます。
また紙はどうしても長期保存することはできません。
劣化していくことが多く、使用したインクによっては書かれた文字が見えなくなってしまうことも多いです。
電子データーは破れる、汚れるなどのリスクがなく、バックアップを取っておくことで万が一に備えることができます。
テレワークにおいては、オンラインでの業務となるので、すぐに資料にアクセスできる環境でないと難しい面があります。
さらに在宅で勤務をしている場合、すべての人がプリンター設備を整えているとは限らないですし、紙での資料を作成すると送付に時間がかかり、スムーズに業務にあたることができません。
そのためテレワークにおいてはペーパーレス化は必要であり、書類管理をオンラインで行うことで作業効率が高まります。
このほか紙の資料を保管する場所を作らなくてもよいことから、オフィスで保管する場所を確保しなくてもよく、スペースを有効活用することも可能ですし、資源を大切にするなど環境保護への取り組みが企業イメージの向上につながることも多いです。
ペーパーレスを上手く取り入れるには
ペーパーレス化を進めるには、ツールを導入するのが良いのですが、導入前にどの時点の資料から始めるかをまず考えます。
行政資料などは永久保存のほか10年、7年など長期にわたって保存をしなくてはならないものも多く、既存のものをすべて電子データーに置き換えるとすると膨大な時間がかかってしまいます。
そのため一度に行おうとせず段階的に進めていくことが大切です。
利用頻度から考えるのが良く、頻度の高いものや重要度の高いものから行っていくと失敗することはありません。
さらに部門が分かれている場合は部門ごとに行うと効率よく進めることができます。
何をいつどのようにペーパーレスにするかを決めたらツールを考えていきます。
より多くの資料をデーター化するにはクラウドストレージを利用するのが良く、中には容量無制限のストレージもあります。
このタイプのものは120種類以上のファイル形式に対応しており、様々なファイルをダウンロードしなくても閲覧が可能であり、さらに議事録などは複数の人が同時に編集することができるようになっています。
パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセスすることができ、共有が簡単になるので、会議がスマートに行えるメリットがあります。
なお近年では捺印は省略される傾向がありますが、重要書類などは未だ捺印が必要なことが多いです。
ペーパーレス化ツールで役立つものとして、契約書など大切なものに捺印できる電子契約ツールがあります。
このツールの場合、従業員の居場所に関係なく決済の印鑑を押すことができる、タイムリーで捺印できるのでやり取りがスムーズ、相手先との契約もオンラインで完結することができる、書類の送付の手間やコストが削減できるなどの特徴があります。
ただし、捺印省略の傾向があったとしても、まだまだ押印の文化は残っており、しっかりと紙ベースでほしいという取引先も多いです。
完全ペーパーレス化をするには、相手企業との連携も必要となるので、事前に話し合いをしておくとスムーズに導入することができます。
支援ツール
また名刺管理やSFA、マーケティングを一括管理できる支援ツールもあります。
このツールの場合、名刺をスキャンするだけで顧客データーベースを作成することができ、どのような人脈なのかを可視化することが可能ですし、情報を入力しておくことでほかの従業員が把握することができ、取引をスムーズに進めることもできます。
ペーパーレス化をすることにより情報漏洩リスクを軽減するほか、情報を共有できるため業務の効率も良くなります。
なおペーパーレス化ツールを導入する場合は、従業員のIT教育も必要となります。
マルチデバイス対応のツールが大変便利なのですが、使いこなすにはある程度の研修が必要です。
また業務ごとにペーパーレス化ができる資料は何かを話し合い、どのように行うかを定期的に決めることが必要で、すべての従業員と共有していなくてはなりません。
導入にあたっては手間の他コストがかかることもあるので、どのようなツールを導入していくかを考えなくてはなりませんし、いつの資料からをペーパーレスにするのかを決めなくてはなりません。
ある程度時間に余裕をもって導入することが必要となるので、計画を立てることが重要です。
安全なモバイルテレワークツール
モバイル端末を利用する
リモートで業務を行うメリットは多数あり、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットといったスマートデバイスと呼ばれる比較的持ち運びが便利なものを利用すると、外出先など隙間時間にメールなどを見てスケジュールを管理することが可能です。
ですがモバイルを活用して業務を行う場合、端末の紛失や盗難にあうことがあり、そのリスクは在宅やレンタルオフィスよりも高くなります。
安全にモバイルワークを行うためのツールにセキュアブラウザとセキュアコンテナがあります。
セキュアブラウザはセキュリティ機能に特化したブラウザのことであり、基本的なWebブラウザの機能は持っていますが、それと同時に情報漏洩と不正アクセスを防止するための対策も施されています。
セキュアブラウザを使用することにより、スマートフォンなどを利用して会社の資料を見た場合でも不正アクセスのリスクを抑えることが可能です。
主な機能としてはURLのフィルタリングが行える、データーを端末に残さないでブラウザを利用することの2点があげられます。
URLのフィルタリングとは閲覧できるものと禁止しているものとを指定して管理することができることであり、業務に関係がないものはフィルタリングすることができます。
そのため作業効率が低下することはありません。
なおこのフィルタリングは特定のサイトのアクセスを許可するホワイトリスト方式、逆のアクセスをブロックするブラックリスト方式、犯罪などのカテゴリでアクセスの制限をしてしまうカテゴリーフィルタリングなどがあります。
ツールによってはスクリーンショットやコピーを制限できるものもあるので、よりセキュリティ度を高めることができます。
データーを端末に残さないのは、ブラウザを使用した場合、通常アクセスしたURL、ダウンロードしたファイルはどうしても端末に残ってしまいます。
業務と私用での端末が同じものの場合、ウイルスに感染してしまう恐れもあり、情報が外部に漏れてしまう危険性があります。
セキュアブラウザを使用すると、データーは一時的に端末内に保存されるものの、ブラウザを終了すると自動的に削除されるので、情報が洩れる心配はありません。
このようなことからスマートフォンを2台持つ必要もなくなり、経費の削減にもつながります。
メリット・デメリットは？
セキュアブラウザのデメリットでは、操作性に難がある、データーが残ってしまう可能性があることがあげられます。
セキュアブラウザは一般のブラウザとは異なり、処理はページ単位で行うので場合によって作業効率が低下することがあります。
またデーターは端末に残らないものの削除されるタイミングはツールサービスによって異なっており、ログアウトしないと消えないサービスも存在します。
そのためログアウト方式の場合はその都度ログインしてログアウトする、という手間がかかりますし、ログアウトするのを忘れた場合は情報漏洩してしまうリスクがあります。
もう一つのセキュアコンテナは、デバイスに安全な領域を作るサービスのことであり、このセキュアコンテナで作られたデーターは暗号化されます。
つまり一つのファイルごとに暗号化するのではなく、ファイルが入っているフォルダごと暗号化してしまいます。
作成だけでなく閲覧や処理されたデーターもすべて暗号化されるので、デバイスがなんであってもセキュアコンテナにログインすると安全に利用することが可能です。
セキュアブラウザとの違いは会社のデーターと個人のデーターを区別することができる点であり、個人情報を守りながら業務を行うことができます。
暗号化の他に紛失や盗難に対処できる、内部での不正を防ぐことができる、多機能であることがメリットであり、大変役立つモバイルテレワークツールです。
紛失は盗難に対処できる点は、使用する人が専用のページからロックとデータ消去が可能なため、紛失した場合や盗難にあった場合は即座に対応することが可能です。
遠隔で消去することができるので、情報が洩れる被害を最小限にすることができ、リスクを回避することができる特徴があります。
その他にも使える便利な機能
またリスクは外部だけでなく内部にもあり、内部での不正利用も防ぐことができます。
不正な使い方をする従業員のアクセスを禁止する、カメラ機能を制限するなどデバイスの操作制限機能を搭載しているので、利用することで対処が可能です。
このほか多機能な面では、電話やメールはもちろんのこと、チャットやファイルの作成と編集、カレンダーを利用しての予定確認をすることができます。
ツールの中ではビジネスチャットが可能で、無料通話の他にスタンプ機能にも対応しているものや、独自開発のビューワーを搭載しているもの、メール添付ファイルの一覧を確認することができるものや開いた添付ファイルを別のアプリに転送するのを制限することができるものなど様々です。
社内サーバーにアクセスをするときにアプリケーションごとに認証するものもあり、よりセキュリティを強化することが可能なものもあります。
セキュアコンテナはどのようにシステムを構築するかによって費用が変わっており、どれくらいの人数がモバイルテレワークを行うかを検討しなくてはなりません。
モバイルテレワークを導入するには、まず安全に使用するための対策を講じることが必要となります。現在ほとんどの人がスマートフォンなどのスマートデバイスを所有しており、会社と区別するために2台持つケースも多いです。
ですがこのような場合使い分けが必要であり、2台持つことにより利便性が下がってしまい、業務に関しての効率も悪くなります。
認証機能や自動削除機能があるセキュアブラウザも大変便利な機能ですが、会社のデーターをコンテナ化して暗号化し、公私分離をすることが可能で、ブラウザ以外のアプリまで拡張したセキュアコンテナの方がより安全に管理し、業務を行うことが可能です。
セキュアコンテナはオフラインでも利用可能なほか、レスポンスが良く地図などのアプリとも連携、さらにはメールホルダーとの同期や未既読の管理なども行うことができます。
テレワークを推進するには利便性と安全性が大切となるので、どのようなタイプのツールを活用するかを考えていくようにします。
投稿者プロフィール
- コールセンター運営歴10年以上。
オペレーター、SV、マネージャー、センター長まですべてを経験。
学べる情報を配信します。
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