コールセンター構築に欠かせないシステムを把握すると導入手順や必要設備を低料金で使えます

テレマーケティングって何？CTIシステムは大企業じゃないからうちには無用なんて思っていませんか？ 対面による営業が減ってしまった今、売上向上のための有効な方法として一層注目されるようになったテレマーケティング。 本稿では、オフィスでもテレワークでも出来るテレマーケティングの成功のコツ、業務のすべてを見える化するポイント、基礎知識やをご紹介していきます。

コールセンターを立ち上げるのに必要なこと

コールセンターは今では多くの企業が一つの部門として運営していることが目立ちます。

インバウンドとアウトバウンドに分けることができますが、どちらのケースでもコールセンターを立ち上げる際には一定の知識が必要です。

ごく小規模な会社が運営するコールセンターであれば、社員数に合わせて電話機を導入することで十分に対応させることもできますが、一般的に言われているコールセンターはオペレーターさんの人数が多く、利用頻度も高いというケースが目立つようになりました。

これからコールセンター構築をすることを必要に感じた場合、そのシステム内容を十分に把握することは欠かせません。

電話機だけの対応では現在の世の中では通用しない内容が非常に多く、ストレスフリーの状態にすることは会社としては急務です。

 

コールセンターの構築方法は？？

コールセンター構築の方法では、専門に営業をしている企業を利用することが最も簡単な方法です。

どのような企業が該当しているのかと言えば、電話機やパソコン、ネット回線などを自社で用意することができるようであれば、コールセンター用のソフトを導入することができる企業が沢山あります。

このソフトがかなり重要なポジションを占めていて、効率の良い環境作りに貢献しています。

コールセンターの場合は、システムを常に新しくすることも必要です。

インバウンドの場合では電話対応を受けることに限定されていますが、特にアウトバウンドのコールセンターの場合では、効率の良さだけではなく、数々のデータを蓄積することも重要です。

普通の電話だけ用意する方法では、顧客の管理や統計などを行うことは非常に難しいもので、紙媒体を使う方法は今では問題外と言っても過言ではありません。

では、どのようにしてコールセンター構築を行うのかと言えば、まずは、インターネット上で専門会社を見つけてみることが先決ではないでしょうか。

 

具体的な申し込み方法と準備について

企業によって様々なプランを設けている状態で、利用手順を把握してから申し込みを行うことです。

企業により違いはあり、電話回線とパソコンは原則自己負担で準備することが目立ちます。

必要設備は企業側で準備してもらうことができ、例えばパソコン画面で利用できるコールセンター用のソフトの他、電光掲示板に分類できる設備も準備している場合もあります。

ソフトは優れた機能が盛り込まれていて、この内容が最大のメリットになりますが、その機能も企業によって違いが出ていることに注目すべきです。

 

アウトバンドに必要な機能

アウトバウンドの場合、名簿を準備することが必要になりますが、その作成を簡単に済ませられる機能や、電話内容を録音できる機能、外部から通話内容をチェックできる機能、掛け忘れ防止機能や自動ダイヤル機能などは有名です。

いかに、効率良く電話を活用できるのかを最大限に発揮している企業を利用することは当然のことです。

後は費用面に注目することもできます。

多くの企業で用意しているシステムの場合は、1席単位で料金が決められることが多いものです。

例えば、1席2,000円と別途オプションを利用する費用が必要だったり、提供している全てのサービス込みで1席4,000円程度の企業もあります。

スタッフさんの数が増えると同時に支払料金が増えるシステムが多いものですが、この件については電話台数が増えるということはそれだけ会社に利益をもたらしているとも判断できる内容なので、迷わずにトライしてみることで失敗を無くすことができます。

 

データを最大限に活用する

データを最大限に活用することはかなり重要な意味合いを持っていることになります。

アウトバウンドの場合では見込みが無いと判断できる人物に対して、何度も電話をしても意味がありません。

意味が無いばかりかクレームやトラブルの一因になってしまう可能性さえあります。

逆に見込み客として判断できる方に対しては、何度もアタックしてみることも可能になり、1度目の電話では相手側が得た情報で迷っている場合、最適なタイミングで再度電話を掛けることも可能にしているものが、専門企業が提供しているシステムになります。

数10人の単位であれば、紙媒体でもデータを蓄積することができますが、対象者がかなり多いという環境ではやはり専用ソフトとパソコンを活用する方法に限定されてしまいます。

 

導入を検討している会社が行うこと

実際に導入を検討している会社の場合では、インターネット上から情報収集をしてみて、会社にとって最適に感じるプランを用意している企業に電話にて相談することが最初の手順です。

実際に導入を決めた場合でも、専任のスタッフが必要設備を用意して会社までセッティングに来てくれることになるので、短期間でもコールセンター構築を行うことができる方法です。

素人でも分かりやすいインターフェイスのパソコン画面を用意していることが目立つので、後はコールセンターに相応しい会話術等を持ち合わせているスタッフを雇い入れることが一連の手順です。

充実したサービスながら安く提供をしている企業を見つけることができ、電話機とネット環境、パソコンさえあれば、基本となる初期費用はゼロ円で済ませられる企業も多いので安心です。