ソフトを導入してテレアポ営業システムを自動化

テレマーケティングって何？CTIシステムは大企業じゃないからうちには無用なんて思っていませんか？売上向上のための有効な方法として一層注目されるようになったテレマーケティング。本稿では、オフィスでもテレワークでも出来るテレマーケティングの成功のコツ、業務のすべてを見える化するポイント、基礎知識やをご紹介していきます。

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アポイントメントまでこぎつける確率は数パーセント

営業活動で最も時間がかかるのが顧客とのアポイントメントを取り付けるところです。

そのためには、潜在顧客を見つける必要がありますが、効率的に見つけることは難しく、電話を使ったテレアポ営業で数多くの連絡をする方法が多く利用されているのが現状です。

その作業は、見込みとされるターゲットリストを片っ端から電話して説明を聞いてもらい、興味を持ってもらった相手にアポイントメントを確約すると言うものです。

この方法であれば原稿と電話があればすぐに行うことができるので実施しやすいと言うメリットはありますが、著しく効率が悪く、担当者の負担が大きいのがデメリットです。

ターゲットリストはある程度絞り込まれている相手ですが、そのポテンシャルは未知数です。

連絡をしても話すら聞いてもらえないような時もあります。

場合によっては、気分を概して怒られるようなこともあります。

アポイントメントまでこぎつける確率は数パーセントと言われ、1時間で20件、6時間で120件かけたとしても10件取れるかどうかの割合です。

そのような効率の営業に人材を割くのはとても非効率で、無駄の多い状態です。

そのため、営業代理店に委託することを検討する企業も少なくありません。

ただし、委託してもやっていることは同じなので、多額な委託費用をかけて数パーセントのアポイントメントを取るだけです。

それではわざわざ委託する意味がありません。

無駄な時間を使う必要がなく、有意義な経験を積む方法とは？

本来の営業はアポイントメントが取れてから始まるもので、それまでの工程はできるだけ費用をかけず効率良く行うことが理想です。

そのために、有効とされるのが専用のソフトを使ったテレアポ営業の自動化です。

これによって非効率な工程への人件費を抑えることが可能です。

削減した費用をその後に行われる顧客への提案に集中することで、成約に結びつく案件を増やすことが期待されます。

営業担当者は本来の提案に集中できるため、無駄な時間を使う必要がなく、有意義な経験を積むことができます。

決まったアポイントメントを対応するだけで良いので時間の管理がしやすくなり、残業を減らすこともできます。

従業員への負担が減ることで会社の満足度をあげることが可能です。

自動化するシステムの種類

自動化するシステム　その１　オートコールシステム

自動化するシステムにはいくつかの種類があります。

ひとつは電話を使ったオートコールシステムで音声案内に従って情報を取得するものです。

はじめにいくつかの質問を含めて作った原稿を録音音声として登録します。

そして、ターゲットリストを作成して自動的に電話をかけさせます。

質問には、提供するサービスや商品に興味があるか、既に知っているか、電話を聞いている人は誰かなどを用意しておきます。

電話を受けた相手は音声案内にしたがって回答するだけなので、長い説明を聞く必要がなく簡単です。

その回答を集計して、アポイントメントを取る確率が高そうなところだけに直接連絡すれば効率的な営業を行うことが可能です。

自動化するシステム　その２　ダイレクトメールからのテレアポ

ダイレクトメールを使ったテレアポ営業もソフトウエアによって自動化できます。

ターゲットリストを用意すれば一斉に電子メールを送信することが可能です。

メールを受け取った相手は記載されているアドレスにアクセスすると説明と質問があるページに誘導されます。

いくつかの質問に答えると自動で返信メールとなります。

受け取った回答は集計され、興味があると見なされればそれが潜在顧客です。

次のステップとしては、営業担当者のスケジュールを確認し、その潜在顧客にアポイントメントのための候補日を連絡します。

いくつかある候補日で調整可能なものを選択すると自動で返信されるので特に複雑な操作は不要です。

あとは、決まった日程に営業が伺うことで提案を始めることができます。

より確実性をますために、訪問前に実際に電話で連絡を入れると安心です。

営業担当者の精神的な負担も減らすことができる

どちらの方法も従来のシステムと変わりはありません。

人材を使うかソフトで自動化するかの違いだけで、工程が変わったわけではありません、また、使用する原稿も人が行うものを使えば伝わるものも同じです。

人が行なった場合でも数％の成功率だったものが劇的に増えることは期待できません。

ただし、同じ成功率でもそこにかける費用は格段に少なくなります。

営業担当者の精神的な負担も減らすことができるのがこのシステムを導入する利点です。

テレアポ営業は、決して効率の良いシステムとは言えません。

ただし、不特定多数の人に対してアプローチをすることで潜在顧客を探す方法としては、未だにになくてはならないものとして考えられています。

効率が悪いが、必要ならばそこにかける時間・コスト・人材を最低限にすることがマネジメントとして決断すべきところです。

いつまでも非効率なところに人材を割いていると成約するが上がっても、売り上げが思ったほど伸びないなどの問題に直面することになりかねません。

システムの自動化は早めに検討して導入することで業務を改善することができます。

投稿者プロフィール

高橋和人: コールセンター運営歴10年以上。
オペレーター、SV、マネージャー、センター長まですべてを経験。
学べる情報を配信します。