CTIシステム活用で光回線の契約を増やすテレアポのコツ

テレマーケティングって何？CTIシステムは大企業じゃないからうちには無用なんて思っていませんか？ コロナ禍で対面による営業が減ってしまった今、売上向上のための有効な方法として一層注目されるようになったテレマーケティング。 本稿では、オフィスでもテレワークでも出来るテレマーケティングの成功のコツ、業務のすべてを見える化するポイント、基礎知識やをご紹介していきます。

今注目のCTI活用

テレアポの仕事は非常に大変だという印象を持っている人は多いです。

また、通信機器を専門に扱う仕事なので、パソコンと電話を一緒に使って仕事をする事が難しいと感じている人も多いでしょう。

手先はパソコンを操作しながら、お客様と電話でコミュニケーションをとりながら商品を販売するという業務内容のため、慣れが大切です。

スタッフの業務の生産性を上げる為には、職場環境の充実を図る事が求められます。

そこで今注目をされているのが、CTIシステム活用です。

これは、コールセンターに顧客から着信があった時にパソコンの画面にお客様の情報が表示される機能を基本とするシステムです。

発信した相手の番号も表示されるため、瞬時にお客様の情報を得る事ができる非常に便利なシステムといえるでしょう。

特に、コールセンター業務は様々な商品を日々販売しているため、お客様情報を聞き出しながら、商品を注文する業務を同時に行う必要があります。

 

CTI活用の例

例えば、光回線を販売するコールセンターでは、お客様の発信番号から情報を読み取り、固定電話を持っているのか、インターネット回線を既に引いているのかという事を集めます。

更に、自宅回線用を使っているのか、法人回線なのかという情報までキャッチできるのがCTIシステム活用の一つの特徴です。

画面にお客様情報が出る為、そこからどの商品をお客様へ提案をすればよいのかという組み立てがスムーズにできます。

光回線を販売するコールセンターにおいて、お客様のインターネット利用状況と、どの建物にどんな目的で光回線を引き込みしたいのかという事をしっかりと把握する必要があります。

これはお客様へ適切な商品を提案する為に欠かせない事です。

これらの情報をまとめる事がテレアポのコツともいえます。

お客様とじっくり商品について提案するアポイントメントをとる事が、コールセンター業務の一番大切な作業です。

CTIシステム活用をすることで、オペレーターが情報を瞬時に受け取るので、テレアポが増える結果になり業務の生産性も上がります。

 

ビジネスフォンへの活用法

また、光回線は販売するとオペレーターが実際の工事日の設定や、インターネット回線の種類、プロバイダなどの注文を受付する必要があります。

その時にも、CTIシステム活用が役立ちます。

お客様との電話業務も電話機を使わずにすべてパソコンで操作ができるため、作業スピードのアップが期待できます。

お話しながらタイピングができるのでオペレーターのミスを防ぐ事にもつながります。

更にお客様とのやり取りだけでなく、工事関係者など光回線を開通する為には多くの部署と連携をする必要があり、内線電話の頻度も高くなります。

CTIシステム活用をビジネスフォンにも応用することで内線電話もパソコンやビジネスフォンでやり取りができるので非常に便利です。

電話対応が多い法人や企業では積極的に導入されているシステムになります。

 

CTIの活用で業務効率が向上する

このように大規模なコールセンターでは、積極的に導入が進むCTIシステム活用をしたシステムの構築ですが、様々な機能があるので業務を円滑に進める素晴らしいツールとなっています。

まず、コールセンターではお客様からの着信を受信して対応することが主な仕事ですが、お客様の電話番号が着信と同時に画面にポップアップする機能があります。

また、ポップアップ画面と一緒に小さな画面も表示されお客様情報がすぐにわかるようになっています。

更に、着信履歴の機能はもちろん、発信機能も搭載されています。

オペレーターがいつどこへ発信したのかもわかるので、業務の振り返りや生産性を検討するときにも役立ちます。

更に、ある一部のパソコン操作を管理者のみが行える機能も搭載されているので、仕事をスムーズに進める事ができます。

システムを導入するときは初期費用がかかりますが、スタッフ全員がCTIシステムをとおして業務の生産性を上げる事で光回線の受注が増える可能性が高いです。

また、テレアポのコツをつかめば、それがそのまま新規契約にもつながるでしょう。

スタッフの生産性を上げる事で、業績を上げる事にもつながります。

このようにコールセンターなど電話業務が中心となる仕事では、システムの活用やネットワーク環境が仕事の良し悪しを決めるといっても過言ではありません。

スタッフの生産性を上げる為にも、積極的なCTIシステムの活用が求められます。

 

顧客データが管理できる

また、CTIシステムは大量の顧客データを管理することもできる為、コールセンター業務には非常に便利です。

お客様が以前どのような内容で電話をしてきて、どのようなやり取りがあったのかという事も、すべてのオペレーターが瞬時に把握できるので無駄がありません。

CTIシステムを充実させることでコールセンター業務の負担が減り、オペレーターが働きやすい環境になることは非常にメリットが大きいでしょう。

業績を上げる可能性も高い為今注目されているシステムの一つです。

 

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