【コスト削減】本当は教えたくない！コールセンターの電話代を安くする方法を大公開！
テレマーケティングって何？CTIシステムは大企業じゃないからうちには無用なんて思っていませんか？ 売上向上のための有効な方法として一層注目されるようになったテレマーケティング。 本稿では、オフィスでもテレワークでも出来るテレマーケティングの成功のコツ、業務のすべてを見える化するポイント、基礎知識やをご紹介していきます。
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コールセンターの電話代を節約するためには、いくつかの実用的なコツがあります。日々の業務で多くの電話が発生する環境では、効果的なコスト管理が不可欠です。最初に考えるべき点は、適切な通信プランを選ぶことです。プランの選択によって、通話料金を大幅に削減できる場合があります。また、通話時間帯の最適化も重要です。ピーク時やオフピーク時によって料金が異なるため、通話のタイミングを見極めることでコストを抑えることができます。
さらに、技術的なツールやシステムの活用も節約に寄与します。例えば、VoIP（Voice over IP）技術を導入することで、インターネットを通じた通話で通信費を大幅に削減できます。このようなテクノロジーは、通話の品質を犠牲にすることなく、コストパフォーマンスを高めるための有力な手段です。
さらに、コールセンター内での通話管理やトレーニングの最適化も効果的です。効率的なコミュニケーションプロトコルの確立や、オペレーターの技術向上によって、通話時間を短縮し、結果的に通信費を削減することができます。
このように、コールセンターの電話代を節約するには、通信プランの最適化、通話時間帯の見直し、先端技術の活用、そして内部の効率化がカギとなります。これらの手法を組み合わせることで、コスト削減だけでなく、サービスの質の向上にも貢献することができます。
電話代の経費は非常に高い
コールセンターの運営において、電話代は大きな経費の一部を占めています。通話回数や通話時間が多いため、特に大規模なコールセンターでは膨大な費用がかかることが一般的です。効果的なコスト管理が求められる中で、適切な通信プランの選択や通話時間帯の最適化が重要なポイントとなります。さらに、先端技術の活用や内部プロセスの最適化を通じて、電話代の負担を軽減する手段を模索することが必要です。
電話代の経費は非常に高い
コールセンターには主にインバウンド型とアウトバウンド型の2種類があります。これらのコールセンターはそれぞれ異なる役割を持ち、その運営にかかる電話代も大きく異なります。
インバウンド型コールセンター
インバウンド型コールセンターは、お客さんからかかってくる電話に対応するタイプのコールセンターです。例えば、サポートセンターや問い合わせ窓口などがこれに該当します。このタイプのコールセンターは、基本的に電話代がほとんどかかりません。なぜなら、お客さんが自分から電話をかけてくるため、コールセンター側が電話をかける必要がないからです。そのため、インバウンド型のコールセンターでは、電話代の経費は非常に低く抑えられます。
アウトバウンド型コールセンター
一方、アウトバウンド型コールセンターは、コールセンターからお客さんに電話をかけるタイプのコールセンターです。これは、営業電話やマーケティング活動を行うためのコールセンターが典型的です。この場合、コールセンター側が積極的に電話をかけるため、その分の電話代が発生します。営業電話を例にとると、1日で数百件もの電話をかけることが一般的です。例えば、1人のアポインターが1日に400件の電話をかけると仮定すると、月に20日間出勤すれば8000件の電話をかけることになります。アポインターが10人いる場合、月に8万件もの電話をかけることになるため、その電話代は非常に高額になります。
電話代が企業に与える影響
アウトバウンド型コールセンターにかかる電話代は、企業の経費に大きな影響を与えます。電話1回あたりの料金が5円だと仮定すると、月に8万件の電話をかけると、その電話代は約40万円にもなります。このように、アウトバウンド型コールセンターの電話代は非常に高いため、企業は電話代のコスト削減に取り組む必要があります。電話代の経費を抑えることができれば、コスト削減に直結し、企業の収益性向上に寄与することができます。
コールセンターの電話代を安くするには
アウトバウンド型のコールセンターでは、毎日多くの電話をかけるため、電話代が大きな経費の一部となります。具体的なコストは企業によって異なりますが、一般的なアポインターは1日約400件の電話をかけることが多いです。これを20日間の出勤日で計算すると、1人のアポインターが月に8000件の電話をかけることになります。もしアポインターが10人いる場合、コールセンター全体で月に8万件の電話をかけることになります。
1回あたりの電話料金が約5円だと仮定すると、8万件の電話をかけると月の電話代は約40万円に達します。これは企業の経費にとって非常に大きな負担となります。このような状況では、企業は高い契約率を維持しなければ赤字になってしまいます。
コスト削減の具体的な方法
電話代を削減するためには、いくつかの具体的な方法があります。以下に、特に効果的な方法を紹介します。
IP電話の導入
IP電話は、インターネットを利用して通話を行う技術です。従来の電話回線を使うよりもコストが安く、特に大量の電話をかける場合に大きな経費削減が期待できます。IP電話の導入により、通話料金を大幅に削減し、月々の電話代を抑えることができます。
自動ダイヤルシステムの活用
自動ダイヤルシステムを導入することで、アポインターが手動で電話をかける時間を短縮できます。これにより、1日にかけられる電話の件数が増え、効率的な営業活動が可能になります。結果として、通話時間の短縮にもつながり、電話代を削減できます。
通話時間の短縮
電話代を節約するためには、1回あたりの通話時間を短縮することも重要です。営業電話の場合、要点を簡潔に伝え、興味を持たないお客さんとの通話を迅速に終了させることが求められます。通話時間を短縮することで、1件あたりの電話代を削減し、総コストを抑えることができます。
課金単位の見直し
電話代を削減するために、3分単位の課金から5秒単位や10秒単位の課金プランに変更することも有効です。多くの営業電話は短時間で終了するため、細かい単位での課金が可能なプランを選ぶことで、無駄な通話料金を抑えることができます。これにより、電話代を20%から40%程度削減することが可能です。
結論
アウトバウンド型コールセンターにおける電話代は、企業の経費の中で大きな割合を占めます。IP電話の導入、自動ダイヤルシステムの活用、通話時間の短縮、そして課金単位の見直しなど、さまざまな方法を組み合わせることで、電話代を大幅に削減することができます。これらの施策を適切に実施し、効果的なコスト削減を図ることで、企業の経営をより健全なものにすることが可能です。
コールセンターの電話代を削減する具体的な方法
電話代の削減にはいくつかの効果的な方法があります。まず、IP電話の導入を検討しましょう。IP電話は、インターネットを利用して通話を行うため、従来の電話回線を使用するよりもコストが安く済みます。これにより、通信費を大幅に削減することができます。特に、大量の電話をかけるコールセンターにとっては、IP電話の導入は大きな経費削減効果が期待できます。
通話時間の短縮
次に、通話時間の短縮も重要なポイントです。営業電話やサポートコールにおいて、要点を簡潔に伝え、必要な情報を迅速に提供することで、通話時間を短縮できます。これにより、1回あたりの通話料金を抑えることができ、総コストの削減につながります。
効率的な電話リストの活用
効率的な電話リストの活用も重要です。ターゲットを絞った効率的な営業活動を行うことで、無駄な通話を減らすことができます。例えば、事前にリサーチを行い、関心の高い見込み客をリストアップすることで、通話の成功率を高めることができます。これにより、無駄な電話を減らし、結果として電話代を節約することができます。
自動ダイヤルシステムの導入
自動ダイヤルシステムの導入も非常に効果的です。自動ダイヤルシステムを利用することで、アポインターが手動で電話をかける手間を省き、時間を節約できます。これにより、アポインターの効率が向上し、1日にかけることのできる電話の件数が増えます。結果として、通話時間の削減につながり、電話代も減少します。
課金単位の見直し
さらに、課金単位の見直しも考慮すべきです。多くの電話プランでは3分単位での課金が一般的ですが、これを5秒単位や10秒単位の課金プランに変更することで、コストを大幅に削減することができます。特に、短時間で終了する通話が多い場合、細かい単位での課金が可能なプランを選ぶことで、無駄な通話料金を減らすことができます。
通信費のモニタリングと分析
最後に、通信費のモニタリングと分析を行うことも重要です。定期的に電話代の使用状況をチェックし、どの部分でコストが発生しているかを把握することで、無駄を発見し、改善策を講じることができます。例えば、特定の時間帯や特定の地域への通話が高額になる場合、それを避けるための対策を講じることができます。
これらの方法を組み合わせることで、コールセンターの電話代を効果的に削減し、経費を抑えることが可能です。効率的な運営を目指し、最適なコスト削減策を導入することが重要です。
コールセンターの電話代を見直して利益を確保
電話代の削減にはさまざまな方法があります。それぞれの方法を効果的に組み合わせることで、大幅なコスト削減が期待できます。以下に、具体的な手法を詳しく説明します。
IP電話の導入
IP電話はインターネットを利用して通話を行うため、従来の電話回線よりも通信費が大幅に安くなります。特に、大量の電話をかける必要があるアウトバウンド型のコールセンターでは、IP電話の導入により毎月の通信費を大幅に削減できます。また、国際電話の料金も従来の電話よりも格安で提供されることが多く、海外に対しても効率的に営業活動を行うことができます。
通話時間の短縮
通話時間を短縮することで、1回あたりの通話料金を抑えることができます。営業電話やサポートコールでは、要点を簡潔にまとめ、迅速に必要な情報を提供することが重要です。トレーニングを通じて、アポインターやオペレーターのスキルを向上させることで、通話時間の短縮が可能になります。例えば、スクリプトを使った対応や、よくある質問への迅速な回答ができるように準備することが有効です。
効率的な電話リストの活用
ターゲットを絞った効率的な営業活動を行うことで、無駄な通話を減らすことができます。事前に見込み客の情報を収集し、関心の高いリストを作成することで、通話の成功率を高めることができます。また、リストの定期的な見直しや更新を行うことで、常に最新の情報を基に営業活動を行うことができます。これにより、無駄な電話が減り、結果として電話代の節約につながります。
自動ダイヤルシステムの導入
自動ダイヤルシステムを導入することで、アポインターが手動で電話をかける時間を短縮できます。自動ダイヤルシステムは、リストに基づいて自動的に電話をかけ、応答があるとアポインターに接続します。これにより、アポインターは通話に集中できるため、効率が向上し、1日にかけられる電話の件数が増加します。結果として、通話時間の削減にもつながり、電話代の節約が可能です。
課金単位の見直し
電話料金プランの課金単位を見直すことも重要です。多くの電話プランでは3分単位での課金が一般的ですが、短時間の通話が多いコールセンターでは、5秒単位や10秒単位で課金されるプランに変更することで、コストを大幅に削減することができます。特に、営業電話などで短時間で終了する通話が多い場合、細かい単位で課金されるプランを選ぶことが有効です。
通信費のモニタリングと分析
定期的に通信費の使用状況をモニタリングし、どの部分でコストが発生しているかを把握することも重要です。通信費の分析を行い、無駄なコストが発生している箇所を特定することで、具体的な削減策を講じることができます。例えば、特定の時間帯や地域への通話料金が高い場合、それを避けるための対策を講じることが可能です。また、各オペレーターの通話時間やコストを比較し、効率の良いオペレーターの手法を他のオペレーターにも共有することで、全体の効率を向上させることができます。
以上の方法を適切に実施することで、コールセンターの電話代を効果的に削減し、経費を抑えることが可能です。効率的な運営を目指し、最適なコスト削減策を導入しましょう。
3分課金のメリットとデメリット
コールセンターでの電話代を節約するための一つの方法として、3分課金システムがあります。このシステムでは、通話時間を3分単位で計算し、それ以下の時間でも3分分の料金がかかる特性があります。メリットとしては、通話時間が長い場合でも一定の料金で済む点が挙げられます。しかし、短時間の通話では効率が悪く、コストパフォーマンスが低下する可能性もあります。コールセンターの通話パターンや顧客のニーズに応じて、最適な課金システムを選択することが重要です。
3分課金のメリットとデメリット
コールセンターを運営する企業にとって、電話代を削減する方法を見つけることは非常に重要です。電話代を安くするためには、3分間単位の電話料金よりも、より細かい単位での課金が可能なプランを選ぶことが効果的です。なぜ3分単位ではいけないのかと言えば、コールセンターでは3分以上の通話が少ないからです。理想的には、3分ジャストで通話を終えることが最もコスト効果が高いですが、実際にはそれよりも短い通話が多いのが現実です。
3分課金のメリット
3分課金のプランには、いくつかのメリットがあります。
予算の見積もりが容易
3分ごとに固定された料金が設定されているため、予算の見積もりが簡単にできます。企業は月々の電話代を計算しやすく、経費管理がしやすくなります。
長時間通話に適している
1回の通話が長時間にわたる場合には、3分課金の方がコスト効率が良いです。例えば、顧客サポートのように、1件あたりの通話が長くなる場合には、3分課金が有利になることがあります。
単純な請求体系
3分単位の課金は請求体系がシンプルで理解しやすいです。これにより、請求書の確認や管理が容易になります。
3分課金のデメリット
一方、3分課金にはいくつかのデメリットも存在します。
短時間通話が多い場合の無駄
営業電話などの短時間で終了する通話が多い場合、3分課金は無駄が多くなります。例えば、30秒程度の通話でも3分分の料金が発生するため、コストが無駄にかかってしまいます。
柔軟性の欠如
3分単位での課金は、細かい料金設定ができないため、コールセンターの運営方法や通話パターンに柔軟に対応できないことがあります。特に、短い通話が主流の場合には、この柔軟性の欠如が大きなデメリットとなります。
過剰なコスト負担
特に短い通話が多い企業にとっては、3分課金が過剰なコスト負担となります。通話が平均して1分未満で終わる場合には、3分課金のプランでは大幅にコストがかかることになります。
より細かい単位での課金のメリット
コールセンターの電話代を削減するためには、より細かい単位での課金が可能なプランを選ぶことが効果的です。5秒単位や10秒単位で課金されるプランを選ぶことで、短時間の通話でも無駄なコストを削減することができます。
無駄なコストの削減
短い通話が多い場合、細かい単位での課金プランを利用することで、無駄なコストを大幅に削減できます。例えば、30秒の通話であれば、5秒単位の課金プランであれば6秒分の料金しか発生しません。
柔軟な料金設定
5秒単位や10秒単位の課金プランは、通話パターンに応じて柔軟に対応できます。これにより、コールセンターの運営方法に合わせた最適な料金プランを選ぶことができます。
総コストの低減
細かい単位での課金プランを利用することで、全体的な電話代の総コストを低減することができます。これにより、企業の経費削減に大きく貢献することが可能です。
このように、コールセンターの運営においては、3分課金のメリットとデメリットを理解し、より細かい単位での課金プランを選ぶことで、電話代の削減が実現できます。企業のニーズに合わせた最適な料金プランを選ぶことが、経費削減の鍵となります。
コールセンターの電話代を安くするには
コールセンターにおいて、電話代の削減は経費管理の重要な課題です。特にアウトバウンド型のコールセンターでは、多くの電話をかけるため、電話料金が大きなコスト要因となります。以下に、具体的な電話代の節約方法を詳しく説明します。
平均的な営業電話の通話時間
コールセンターでの営業電話の平均的な通話時間は約30秒です。特に保険の営業電話などでは、500件に1件程度しか契約が取れないため、大多数の通話が非常に短時間で終了します。このような短時間の通話が多い場合、3分単位の課金プランでは大幅なコストの無駄が生じます。
課金単位の見直し
3分単位の課金プランは、長時間の通話に対しては有利ですが、短時間の通話が多い場合には不向きです。例えば、30秒程度の通話でも3分分の料金が発生するため、コストが過剰にかかってしまいます。そこで、電話代を節約するためには、5秒単位や10秒単位で課金されるプランを選ぶことが有効です。
5秒単位や10秒単位での課金プラン
5秒単位や10秒単位で課金されるプランを利用することで、短時間の通話でも無駄な料金が発生しにくくなります。例えば、30秒の通話であれば、10秒単位の課金プランを選ぶことで、実際に30秒分の料金だけが請求されるため、3分単位の課金プランに比べて大幅なコスト削減が可能です。
IP電話の導入
IP電話の導入も、電話代を大幅に削減するための有効な手段です。IP電話はインターネットを利用して通話を行うため、従来の電話回線よりも通信費が安く済みます。特に、大量の電話をかけるコールセンターにとっては、IP電話の導入によって毎月の通信費を大幅に削減できます。
通話時間の短縮
通話時間の短縮も、電話代削減のための重要なポイントです。営業電話やサポートコールにおいて、要点を簡潔にまとめ、迅速に必要な情報を提供することで、通話時間を短縮できます。これにより、1回あたりの通話料金を抑えることができ、総コストの削減につながります。
効果的なスクリプトの利用
効果的なスクリプトを利用することで、アポインターやオペレーターがスムーズに通話を進められるようになります。事前に良くある質問や対応方法をまとめたスクリプトを準備することで、通話時間を短縮し、効率的な対応が可能となります。
自動ダイヤルシステムの導入
自動ダイヤルシステムを導入することで、アポインターが手動で電話をかける手間を省き、時間を節約できます。自動ダイヤルシステムは、リストに基づいて自動的に電話をかけ、応答があるとアポインターに接続します。これにより、アポインターは通話に集中できるため、効率が向上し、1日にかけられる電話の件数が増加します。結果として、通話時間の削減にもつながり、電話代の節約が可能です。
効率的な電話リストの活用
ターゲットを絞った効率的な営業活動を行うことで、無駄な通話を減らすことができます。事前に見込み客の情報を収集し、関心の高いリストを作成することで、通話の成功率を高めることができます。また、リストの定期的な見直しや更新を行うことで、常に最新の情報を基に営業活動を行うことができます。これにより、無駄な電話が減り、結果として電話代の節約につながります。
通信費のモニタリングと分析
定期的に通信費の使用状況をモニタリングし、どの部分でコストが発生しているかを把握することも重要です。通信費の分析を行い、無駄なコストが発生している箇所を特定することで、具体的な削減策を講じることができます。例えば、特定の時間帯や地域への通話料金が高い場合、それを避けるための対策を講じることが可能です。
これらの方法を適切に実施することで、コールセンターの電話代を効果的に削減し、経費を抑えることが可能です。効率的な運営を目指し、最適なコスト削減策を導入しましょう。
電話料金の削減効果
5秒単位や10秒単位の課金プランを選ぶことで、コールセンターの電話料金を大幅に削減することが可能です。具体的には、電話料金の削減効果は20％から40％に及ぶことが多く、毎月の電話代が40万円かかっていた場合、8万円から16万円の削減が見込めます。この削減効果は、企業の経費管理において非常に重要です。
具体的な削減シナリオ
例えば、コールセンターで月に8万件の通話がある場合、通話1件あたりの平均時間が30秒だとします。この状況で3分単位の課金プランを利用していると、毎回3分分の料金が発生します。しかし、5秒単位の課金プランを利用すると、実際の通話時間に基づいて料金が計算されるため、無駄なコストを削減できます。
削減前のコスト
3分単位の課金プランでは、1件あたりの通話料金が5円だと仮定します。この場合、月に8万件の通話を行うと、総電話料金は以下のようになります。
8万件×5円=40万円
削減後のコスト
一方、5秒単位の課金プランを利用した場合、30秒の通話で必要な料金は、通話時間に応じた正確な料金となります。仮に、5秒ごとの課金が1円であるとすると、30秒の通話にかかる料金は以下のようになります。
30秒÷5秒=6単位
1単位ごとの料金が1円の場合、1件あたりの通話料金は6円となります。この場合の総電話料金は以下の通りです。
8万件×1円×6単位=48万円
この計算例では、単位ごとの料金設定が1円の場合、総コストが実際には高くなるように見えますが、企業は通常、単位ごとの料金をさらに細かく設定することでコスト削減を図ります。例えば、5秒ごとに0.5円などの料金設定を行うと、実際の削減効果はさらに大きくなります。
削減効果の実際
企業が適切なプランを選択することで、実際の削減効果を最大化することができます。例えば、5秒単位の課金プランで、5秒ごとの料金が0.5円の場合、30秒の通話料金は以下のようになります。
30秒÷5秒=6単位
1単位ごとの料金が0.5円の場合、1件あたりの通話料金は以下の通りです。
6単位×0.5円=3円
この場合の総電話料金は以下のようになります。
3分課金の見直しとプラン選びの重要性
3分課金プランは、一部の企業にとってはメリットになる場合もありますが、デメリットになるケースも少なくありません。企業が適切な電話料金プランを選択することは、経費削減に直結する重要な要素です。以下では、3分課金の見直しと、最適なプラン選びの重要性について詳しく説明します。
3分課金のメリットとデメリット
メリット
3分課金のメリットは、長時間の通話に対してコストが一定であるため、予測しやすい点です。例えば、サポートセンターなどでお客様と長時間の相談が必要な場合、3分ごとに一定の料金がかかるため、月々の費用が予測しやすくなります。
デメリット
一方で、営業電話やアウトバウンドコールセンターでは、通話が短時間で終わることが多く、3分課金は無駄なコストが発生する原因になります。例えば、平均30秒の通話でも3分分の料金がかかるため、実際に利用する時間よりも多くの料金を支払うことになります。
自社の運用方法に応じたプラン選び
企業が電話料金を最適化するためには、自社の運用方法や通話の実態に応じたプラン選びが不可欠です。以下に、いくつかのポイントを挙げます。
通話時間の分析
自社の通話データを分析し、平均通話時間を把握することが重要です。短時間の通話が多い場合には、3分課金ではなく、より細かい単位での課金プランを選ぶ方が効果的です。
通話の目的と内容
通話の目的や内容によっても、適したプランは異なります。例えば、営業電話の場合は短時間で多数の通話を行うため、5秒単位や10秒単位での課金が適しています。一方、カスタマーサポートの場合は、顧客対応に時間がかかることが多いため、3分課金の方が適している場合もあります。
細かい単位での課金プランの導入
5秒単位や10秒単位の課金プランを導入することで、電話料金を大幅に削減できます。具体的には、以下のような効果が期待できます。
コスト削減効果
短時間の通話でも無駄なコストが発生しにくくなります。例えば、30秒の通話であれば、10秒単位の課金プランを利用することで、実際の通話時間に応じた料金だけを支払うことができます。
柔軟な料金設定
細かい単位での課金プランは、企業の通話パターンに合わせて柔軟に設定できるため、より正確にコスト管理が可能です。
料金プランの定期的な見直し
電話料金プランは一度選んで終わりではなく、定期的に見直すことが重要です。市場の変化や自社の運用方法の変化に応じて、最適なプランを選び直すことで、常にコスト効率の高い運営を維持することができます。
市場の変化に対応
電話料金プランは定期的に変わるため、市場の最新情報を収集し、最もコストパフォーマンスの良いプランを選ぶことが重要です。
自社の運用方法の変化に対応
企業の成長や業務内容の変化に伴い、通話パターンも変わることがあります。これに対応して、最適なプランを選び直すことで、無駄なコストを削減し続けることが可能です。
電話料金プランを見直し、細かい単位での課金が可能なプランを選ぶことで、コールセンターの電話代を効果的に削減しましょう。
【まとめ】効果的なコールセンターの電話代節約法
コールセンターでの電話代節約には、様々な戦略がありますが、最も重要なのは適切なプラン選択と効率的な通話管理です。適切な通信プランを選ぶことで、無駄な通話料を抑えることができ、オフピーク時の活用やVoIP技術の導入によってさらなる節約が可能です。また、コールセンター内での効率的な通話管理やオペレーターのトレーニングを行うことで、通話時間を短縮し、結果的に通信費を削減することができます。
これらの手法を実践することで、コールセンターの運営コストを効果的に管理し、業務の効率化とサービス品質の向上につなげることができます。電話代の節約だけでなく、継続的な改善と技術革新を取り入れたコスト管理が、持続可能な事業運営にとって重要な要素であることを肝に銘じましょう。
投稿者プロフィール
- コールセンター運営歴10年以上。
オペレーター、SV、マネージャー、センター長まですべてを経験。
学べる情報を配信します。
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