CTIシステムを営業リストを購入しテレアポで使う活用事例

テレマーケティングって何？CTIシステムは大企業じゃないからうちには無用なんて思っていませんか？ 対面による営業が減ってしまった今、売上向上のための有効な方法として一層注目されるようになったテレマーケティング。 本稿では、オフィスでもテレワークでも出来るテレマーケティングの成功のコツ、業務のすべてを見える化するポイント、基礎知識やをご紹介していきます。

電話のかけ間違いを防げる

CTIシステムを活用する方法はコールセンターならいくつもあります。

インバウンドの場合であれば、着信相手の判断も出来る様になるので、最適です。

アウトバウンドでCTIシステムを活用する活用事例としては、営業リストを購入し、CTIシステムに反映させてテレアポを行う事例もあります。

営業リストはターゲットとなるお客様の連絡先が記載されていますが、手動で電話をかけていくと多くの時間がかかってしまいます。

また、営業リストは大切なのものになるので、掛け間違いをすると営業リストのお客様を潰してしまう事になり、営業先を失う可能性も出てくるのです。

その為、手動で電話をする際には細心の注意を払って、業務を行う事になり、非効率な作業にもなってしまいます。

また、オペレーターも人間なので、いくら慎重に電話を掛けても必ず間違わないという保障はありません。

そんな時にCTIシステムなら営業リストを読み込みする事が出来るので、自動的にお客様に対してパソコンから電話をかける事ができます。

この為、掛け間違いが起きる可能性も全くありませんので、大切な営業リストを潰してしまう心配もありません。

 

情報共有ができる

更にテレアポに必要な情報も全てCTIシステム上に保存する事が出来るので、全てのオペレーターに情報共有が可能になり、効率的な作業を行うことが出来ます。

パソコンを使い慣れていないオペレーターでも、CTIシステムなら簡単に記録を残す事が出来るので、安心です。

インターフェイスが全て統一されているので、パソコンのOSが変わっても入力方法などが変わる事がない為、誰にでも利用する事ができます。

テレアポを行うコールセンター業界では、このシステムの導入が多く進められており、導入が進められている背景としては、オペレーターが操作する部分の簡略化が出来る所が大きいといえるでしょう。

通常のパソコンでの操作の場合は、オペレーターによって記録の残し方が千差万別になってしまい、統一する事が出来ません。

また、操作方法もOSにより異なるので、パソコン自体に慣れていないオペレーターの場合はテレアポを行うより入力する時間がかかってしまい、データ入力がメインの作業になってしまいます。

システムの導入をする事で、操作に不慣れなオペレーターでもキーボードでタイピングさえ出来れば、円滑に業務を行う事が出来るように指導する事が可能だからです。

 

導入が簡単である

また、活用事例が多く出ているのは利便性の高さも特徴ですが。

他にもこのシステムは電話とパソコンをつなぎ合わせる事で簡単に利用する事ができる為、配線やパソコンの位置を変える必要もなく、コールセンター内の模様替えを行わなくても導入する事ができるのも企業として嬉しく感じている所も多くなっています。

大掛かりなシステムの導入を行う場合、通常様々な作業が必要とされますが、システムの導入がスムーズに行える点も高評価を得ている部分になります。

 

録音機能がある

次にテレアポを行う上でのリスクの軽減する事ができるのも導入されている一因です。

テレアポはどの様に運営しているコールセンターでも大小様々なリスクが発生する事が多いです。

特に顕著になるのが言った言わないの水掛け論になる場合です。

実際にお客様が言っていない事でも言ったと言い切られてしまうと言っていない証拠を提出しない限り納得してくれません。

契約に関わる部分の水掛け論になると返金対応が発生する可能性も出てきます。

多くの企業ではクレームを大きくしない為に内容の有無にかかわらず、返金対応をする所が多いですが、大手企業でない場合は、多くのお客様に返金対応してしまうと業務に支障が出てくることがあります。

そんな時にシステムの導入をしていれば、録音機能を利用して言った言わないの水掛け論の確認とお客様に対して証拠を提出する事が出来るので、リスクを軽減する為に活用されている活用事例も出てきているのです。

販売している商品の内容が複雑な商品の場合は説明をしているつもりでもお客様が聞いていなかったり、理解をしていない事もあるのでクレームになりやすいですが、録音機能を駆使する事でこれらのリスクから会社もオペレーター自身も守る事が出来るので、システムの導入を行っている企業からの評判も上々だと言えます。

 

実際につかってみて

私も実際にシステムを利用したコールセンターで業務を行っていましたが、未導入の企業に比べると段違いに働きやすかったです。

特に録音機能は便利で、報告書を作成する時にも録音機能があれば、正確な報告書を作成できるので、間違うこともありませんでした。

お客様とも会話も録音機能があるので、落ち着いて話ができるため、焦る事も無くなりましたし、聞き取りにくい部分を何度も聞いてしまい、お客様がご立腹する事もありましたが、システムで録音している場合は後から聞き直しを行うと冷静に聞くことが出来るので、お客様の声を聞き取れないと言うことも無くなりました。

 

 

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