営業リストからテレアポ営業を！管理ツールとしてのエクセルシステム紹介
テレマーケティングって何？CTIシステムは大企業じゃないからうちには無用なんて思っていませんか？ 対面による営業が減ってしまった今、売上向上のための有効な方法として一層注目されるようになったテレマーケティング。 本稿では、オフィスでもテレワークでも出来るテレマーケティングの成功のコツ、業務のすべてを見える化するポイント、基礎知識やをご紹介していきます。
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様々なエクセル機能
営業リストから、テレアポ営業をしたことはありますでしょうか。
1度や2度ではないテレアポ営業では、営業リストがあるとしても『どこまで電話をかけたかわからなくなる』ことも作業効率を下げがちです。
電話に出てくれず、取り合ってくれないことも多々あります。
人によっては、すでにシステム化されている管理ツールを使用している可能性もありますが、今回はエクセルを使用した管理ツールを紹介してみましょう。
私も、テレアポ営業をメインの仕事として採用された知人から分からなくなるとよく話を聞くのでそんな友達に会いたくなりました。
フィルター機能
さて、エクセル機能についてですが、エクセルはとても便利な機能がついていますが、使いこなせないと難しいツールが多いかと感じます。
簡単なところから紹介で、まず、エクセル機能で良く使えるのか『フィルター機能』です。
営業リストからCSVファイルで吐き出したデータをエクセルに全選択を行い、その後フィルターをかけたい見出しがあればそこを選択してフィルター設定、あるいは、見出しになりそうな項目を新たに挿入で作って、フィルターをかけて下さい。
後は、性別や年齢、エリアなどで絞ることでどんな方をターゲットにしたいかが一目瞭然です。
範囲を絞って印刷をかける
次に使えるのは、印刷したいときページを選択した後に、全てを選択するのではなく『範囲を絞って印刷をかける』という方法になりますでしょうか。
全ての行を選択してしまうと印刷したときに見えなくなったり、何ページも印刷されてしまったりと逆に見辛くなってしまいます。
ですが、ページ設定で設定をするとその指定した範囲のみで印刷することが可能です。
そして、その設定をシステム保存しておくと、次に出したときに何度でも同じ範囲が印刷可能になります。
範囲が大きすぎて複数のページにわたってしまう場合は、印刷範囲を1ページに収めたり、行を1ページに収める。
列を1ページに収める。
といった機能を使用すると1枚でコンパクトに印刷可能になる機能があります。
今回使用したい範囲のみ1回きりで印刷したいと考える時は、ドラッグで薄い青色に印刷したい範囲を選択を行いましょう。
そして、印刷詳細設定で「印刷したい範囲のみを選択」と行うと、先ほどドラッグした範囲のみが選択されるようになることをチェックしてみて下さい。
その際も印刷範囲を変えることを忘れずに行いましょう。
セルの書式設定から枠線をつける
私は印刷するときに使いやすいよう、行のピクセルに余裕を持たせて、『セルの書式設定から枠線をつける』という機能も使っています。
行の横に備考欄をつけておき、手ごたえのあった連絡に書き込めるような仕様をデフォルト機能に追加してあり、印刷したものでテレアポ営業をかけながら、紙媒体でチェックを行います。
インターネットで直接入力を行うと、簡単な反面バグやシステムエラーが起きてしまったときにパソコンが落ちてしまうとデータがすべて飛んでしまうというトラブルに見舞われる時があった過去が思い出されました。
いろいろと模索しながら行うこともいいことですね。
複数の人数で同じエクセルを操作したい
最後に、『複数の人数で同じエクセルを操作したい』ですが、校閲欄のブックの共有というボタンがあるのでそこで共有設定にすると、複数の人数で同じエクセルの操作が出来るような機能の紹介です。
共有で行うと、保存の際にエラーが起こりやすくなるため、一番は1人しか使えないエクセルの見出しの後ろに（互換）と表示されている状態にしておくのですが、特に複数の人数で編集などを要しない場合には、共有を解除して互換で使用することをお勧めします。
その際、一番最初に開いた人が編集可能になってしまうかと思います。
編集しないで見るだけの設定で開く方法があります。クイックツールバーのカスタマイズという方法で、上書き保存や戻る進むボタンの近くに読み取り設定というボタンを表示させる方法の紹介をしましょう。
バーと三角のマークの設定項目から、クイックアクセスツールバーの詳細という管理ツールを開きます。
その他のコマンドから、コマンドの選択を押し、リボンにないコマンドを選択した後、下の方に『読み取り設定の設定/解除』という項目があるので、そこの設定を追加してOKで完了です。
そうすると、開いた画面のまま読み取り設定で開く事が可能となります。
間違えて編集してしまうというリスクの回避方法ですね。
まとめ
今の、管理ツールのクイックツールバーのカスタマイズでは、普段から使うフィルター機能、読み取りの設定/解除、改ページ等様々な機能を表示させることができ、編集の時短につながるため是非設定しておくといいでしょう。
テレアポ営業に集中した後、書き込んだ物をエクセルに集中して入力していきます。
営業リストで、手ごたえがよくなかった物は行の非表示をしておくと普段見せない項目にできます。
複数のことを同時に行うこともいいことですが、1つ1つの操作に分けて確実に行うと、総合して早い時間で作業を終えることが出来るというメリットもありますので、検討する材料にしてみて下さい。