Yearly Archives: 2022

事前に計画を立てる

職場に出てくる必要のある人を決めておく

テレワークを導入するのであれば、事前に入念な計画を立てておくことが大切だと言えます。

新しいことを始めるときには、取り敢えずやってみようという精神で始める人も多いです。

確かに、実践してみなければ分からないことがあるのも事実ですが、テレワークに関してはある程度計画を立てておくことができます。

たとえば、誰を対象としているのか、いつからテレワークを始めるのかという点もある程度決めておく必要があるでしょう。

企業によっては全員が自宅で仕事することが難しい場合もあるはずです。

来客や電話の対応、社内にある物品の管理などを理由に社員が誰もいない状況をつくれないという場合もあるはずです。

初めに職場に出てくる必要がある人を決めておかなければ、後から揉めてしまう可能性が高いと言えます。

その人にしか任せることができないという場合でも、事前に許可を取っておくことが重要です。

他の社員は自宅で働くことができるのに、自分だけが会社で働かなければならないという状況に不満を抱える人もいるでしょう。

もしも、社内の半数をテレワークにする、3分の1をテレワークにするという決まりをつくるのであれば、事前に配置を明確にしておくことも大切です。

一部の人だけが自宅で働ける日数が多かったり、業務が楽な日に出勤できる決まりだったりすると納得できない人があらわれてもおかしくないです。

それぞれの負担が平等になるように考えながら、あらかじめスケジュールも考えておくと良いでしょう。

開始期間の決定も重要であり、早めに決めておかなければテレワーク開始日までに社内で済ませるべき業務が終わらない可能性があります。

いきなり自宅で仕事をしなさいと指示しても円滑に業務を進められない可能性があるので、早めに予定を立てて社員に知らせておくことが大切です。

導入するシステムやツールを選定する

投入できるコストを調査して導入すべきシステムやツールを選定する必要もあります。

ほとんどの企業はテレワークを開始するにあたって新しいシステムやツールを導入していますが、投入できるコストを把握しておかなければ円滑な導入を実現することができません。

月額料金が発生するシステムやツールが多いため、毎月の支払いが生じる可能性まで考慮して検討することが大切です。

テレワークへの切り替えは一時的なものだと考えるかもしれませんが、社員からの要望や社会情勢の影響で長くテレワークを続けることになるかもしれません。

システムやツールを導入するための初期費用にいくらかけられるか考えるだけではなく、継続して利用する場合に投入できるコストを調べておく必要があります。

テレワーク期間を短く見積もってしまうと、予想よりもテレワークが長期化し、ツールやシステムの利用料の支払いで苦しい思いをする可能性が高いです。

途中から利用することができなくなると業務に支障が出る可能性が高いため、長い目で見た投入コストを把握しておく必要があります。

経営者や上層部だけでなく社内全体で検討する

事前に計画を立てる際には、経営者や上層部だけの意見を取り入れないことが大切です。

重要な判断は経営者や上層部がすることになってもおかしくありませんが、一方的に決めた内容を社員に通達するだけでは反対派があらわれる可能性があります。

理解が得られなければテレワークを導入することが難しくなりますし、反対派の中から退職を希望する人があらわれる可能性がないとは言い切れません。

理想的な方法としては、社員が関わる内容は匿名アンケートなどを活用して社員の声を集めることがあげられます。

働く人たちの声を拾い上げて計画に反映させることができれば、不満を抱かれる可能性が低くなるでしょう。

社内全体で会議することを検討するかもしれませんが、新入社員や在籍年数が短い社員は意見を出しづらいと感じるはずです。

平等性を重視する場合は社員全員から意見を集めることが望ましいので、匿名のアンケートなどを利用しながら意見を集めていきましょう。

あらかじめ社員の意見を取り入れながらきちんと計画を立てておけば、スムーズなテレワークへの移行を実現することができます。

それだけではなく、協調性や生産性を低下させるリスクを回避することもできるでしょう。

働き方を今までと大きく変化させるわけですから、チームワークが悪くなったり生産性が落ちてしまったりする可能性があることは仕方がないことです。

けれども、何も対策を講じていなければ社員同士の関係が悪化して業務に支障が出るようになったり、社内で仕事を行っていたときよりも作業効率が落ちたりする可能性があります。

ルールまで細かく決めて計画を立てておけば、協調性や生産性の低下が起こりづらいので、今までよりも業務効率が格段に悪くなったという問題を経験しにくいと言えるでしょう。

事前に計画を立てておくことは必要不可欠

テレワークに切り替えていくのであれば、事前に計画を立てることが必要不可欠であることを理解しておくべきです。

難しいことに感じられるかもしれませんが、まずは現状の把握を行い、自社に最適なテレワーク移行計画を考えていけば良いと言えます。

社員が行っている業務や利用しているシステムを洗い出し、テレワークに変更しても問題なく業務を進めることができるか調査し、無理であると判断した場合は新たなシステムやツールを選ぶことになるはずです。

他にも、誰がどの仕事を行っているのか調査した上でテレワーク日を設定することも必要だと言えます。

最終的な判断は経営者や上層部で行いますが、社員が関わる内容の場合は適宜アンケートを取って意見を集めることも大事です。

利用したいツールや希望するテレワーク頻度、自分の業務をテレワークで行う上で生じる問題や課題、解決策などを調査すれば、社員みんなが働きやすいテレワークを実現させやすくなります。

急に明日から家で働くように社員に指示すればテレワークが開始できるわけではありません。

準備不足は業務への支障や社員への不満、社員同士の関係悪化に繋がることを理解しておく必要があります。

円滑なテレワークへの移行とトラブルのない実施を期待するのであれば、あらかじめ入念に計画を立ててから実行に移すことが大切であると理解しておきましょう。

テレワーク、リモートワーク、在宅勤務の違いとは？働き方やメリットを知ろう

ルールの見直しは随時行う

誰でも簡単に意見を出せるようにする

失敗しないテレワークにするためには、ルールの見直しを随時行うことが大切だと言えます。

最初に計画を立てた段階でルールを決定しておくことになりますが、初めに決めた内容が必ずしも最適だとは限りません。

実際に新たな働き方に移行する中で不便だと感じたり、問題が発覚したりすることもあるはずです。

そのため、随時ルールの見直しが行える体制を整えておくことが重要だと言えます。

テレワークに移行すると同じ社内で働くときほど気軽に社員同士で話し合うことができません。

上司と気軽に話せるタイミングが減ってしまうこともあり、社員の要望が上層部に伝わらない可能性が高いと言えます。

気になる部分や変えてほしい部分があったとしても、気軽に伝えられる仕組みがなければわざわざ上層部にメールや電話をするほどではないと思われてしまう可能性が高いです。

誰でも簡単に意見を出せるようにするためには、あらかじめ改善点がある場合の窓口を決めておくことが大切だと言えます。

経営者に直接連絡するように決めておいてもハードルが高いと感じる社員が多いはずなので、各部署のリーダーや総務部の社員などが窓口となることがおすすめです。

なるべく相談しやすい人材を窓口として配置しておくことで、気になることがある場合は随時意見を出しやすくなります。

特定の人員を窓口として配置することが難しい場合は、誰でも書き込むことができる掲示板を利用する方法もおすすめです。

ビジネス用チャットツールを導入している企業は多いですが、その中には個人的なやり取りができるだけではなく、全体で利用できる掲示板機能が備わったものも多いと言えます。

掲示板がなくても意見を集める用のグループをつくり、誰でも発言できる場所を用意しておくと良いでしょう。

問題点や改善点を早急に改善する

問題点や改善点が発覚した段階で各部署のリーダーや経営者が内容を精査し、どうするべきか決めていくべきだと言えます。

テレワーク移行後には思いもよらぬ問題点が見つかることもあり、早急に改善しなければ業務に支障が出てしまったり、業務効率を著しく低下させたりする恐れがあるでしょう。

いつまでも改善されない状態が続いてしまうと、不便な状態を強いられることになった社員からの不満が爆発してもおかしくないですし、経営者や上層部への不信感を募らせることになる可能性もあります。

急ぎの内容は早めに改善策を見つけ、迅速に社員へ伝えることが大切だと言えるでしょう。

定期的にルールの見直しを行っておくことによって、社員のモチベーションをアップさせることもできます。

ルールや制度が働きやすいものに変わるため、仕事に対する意欲がわく社員も多くなるはずです。

経営者が一般社員の声にも耳を傾けることによって、社員の会社への忠誠心が強くなったり愛着がわいたりすることも多いと言えます。

実際に業務を担当していなければ、社員から出た不満や問題点は改善する必要がないと感じられるかもしれませんが、実際に担当している人の気持ちに寄り添って対応することが大切です。

意味もなく改善を提案してくる人はほとんどいないでしょう。

提案者にとって何かしら不都合があるからこそ提案をしていることを理解しておく必要があります。

特に新たなコストの投入が必要になる場合や、新制度の制定が必要な場合など、大がかりな作業になる場合は腰が重くなっても不思議ではありません。

けれども、社員の働きやすさはルールの見直しでつくることができることを理解し、可能な範囲で前向きに改善していくことが大切だと言えます。

どうしても変更が難しい内容もあるかもしれませんが、すぐに「無理だ」「変える必要がない」と切り捨てるのではなく、代替案を提示したり改善が難しい理由を誠実に伝えたりするだけでも効果的です。

見直しを頻繁に行いすぎるのは問題？

ただし、ルールの見直しを頻繁に行いすぎることも問題であると理解しておく必要があります。

改善すべき点は全て早急に変えていくべきだと思うかもしれませんが、毎日のようにルールが変わってしまうと社員の混乱を招くはずです。

旧式のルールで作業を行ってしまって二度手間になってしまったり、新しいルールがどうなっているか調べるために時間が必要となって業務時間が減ってしまう可能性もあります。

業務に大きな支障が出る問題やシステム上の大きな問題などは早急に改善して情報を共有するべきですが、細かな変更点は毎日のように伝えるべきではありません。

テレワークに移行したばかりは週に1回などの頻繁な見直しや報告でも構いませんが、落ち着いてきたのであればある程度の頻度に落とすことをおすすめします。

確実に情報を共有する

ルールの見直しを行うときには、確実に全社員に伝わる形で情報を共有することが大事です。

オンライン会議を取り入れている場合は、ミーティングの際に報告すればそれで良いと思うかもしれませんが、様々な理由からミーティングに参加していない社員がいてもおかしくありません。

伝え忘れが起こってしまうと、情報を知らなかった人が困ることになったり、他の人の作業にも影響を与えたりする可能性があります。

ミーティングで変更点の説明を行うこと自体は問題ではありませんが、全社員がいつでも情報を確認できるシステム上に変更点をまとめたファイルを追加しておく方法などがおすすめです。

それぞれが自分のパソコンでダウンロードすることができる、気になったときに確認できるデータ形式であれば、確認漏れによるミスが起こるリスクを回避することができます。

随時見直しを行っていたとしても、伝達方法が不適では意味がないので、伝え方にもこだわることを忘れないようにしてください。

テレワークを実施する上ではルールが必要不可欠です。

働き方やシステムとツールの使い方、上司への連絡方法など様々な部分でルールを決めておく必要があります。

移行前に決定しておいても改善すべき内容が生じることは不思議なことではないので、随時見直しを行うようにして、適切な頻度や手段で伝達できる仕組みを整えておくことが大事です。

これを大事にしておくことによって、社員のモチベーションの低下や業務効率の低下を防ぐことができると知っておきましょう。

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自社の状況にあったツールを選択する

テレワーク移行の際には、何かしらのツールやシステムを導入することになる可能性が高いです。

これまでメール以外の連絡手段を取り入れていなかった場合はチャットツールを導入することになる可能性が高いですし、テレワーク中にも頻繁に会議を行う必要がある場合はオンライン会議システムの導入が必要となります。

他にも、情報を素早く共有するために顧客管理システムを取り入れるようなケースもあるはずです。

現在は多彩なツールやシステムが登場しており、様々な目的や用途で使うことができます。

使い道が合っていればどの製品を選んでも同じだと思うかもしれませんが、ツール選定時には自社の状況を考慮することが大切だと知っておきましょう。

多くの企業が使用しているものや評価が高いものであったとしても、自社に合っていないものでは導入した意味がありません。

せっかく取り入れたのに、自社で必要な機能を利用することができなかったという問題が起こる可能性もあります。

継続的に使用することになるのでコストを意識しておくことも大事ですが、安さだけを重視することでも機能不足やサポート不足といった問題が起こる可能性が高いです。

ツール選定で失敗しないようにするためには、自社の状況を把握することから始めるべきだと言えます。

そのツールを使用する予定の部署や社員に聞き取りを行うことで、どのような機能が必要であるか調査しておくことが大切です。

ツール購入の決定権がある人と実際に使用する人が異なっているケースは非常に多いと言えます。

決定権がある人が機能や特徴を調べてから選んだとしても、実際にその業務に関係していなければ必要な機能を理解できていない可能性が高いです。

上層部に決定権があり、一般社員が利用することになる場合は実際に利用する人に求める内容を聞いた上で利用する製品を選ぶことが大切だと言えます。

任せることができるのであれば利用する部署や社員に選定を依頼し、最終的に決定権を持つ人が判断を下すという方式にすることも可能です。

社員のIT活用能力を確かめておく

また、導入するツールを決定する前に社員のIT活用能力を確かめておくことも大切だと言えます。

たとえば、各部署のリーダーに選定を協力してもらっていたとしても、それ以外の社員はツールを使いこなせるだけのIT活用能力がないかもしれません。

普段からITを活用することが少ない職場の場合は特に注意が必要だと言えます。

主流な表計算ソフトや文書作成ソフトを使いこなすことができても、最新のツールになると混乱してしまう社員もいるはずです。

高齢の社員の場合は新しいことを柔軟に覚えることができず、せっかく導入したツールで業務効率が悪くなってしまう可能性もあります。

若ければIT活用能力が優れているだろうと勘違いする人もいるかもしれませんが、近頃はスマートフォンで何でも済ませることができるので、一般的な表計算ソフトや文書作成ソフトでさえも上手く活用できない若者がいることも理解しておくべきです。

それだけでなく、正しいITリテラシーが身についていない社員がいる可能性も否めません。

機密性の高い情報が含まれたツールを同居家族の前でも平気で使用したり、認めていないのに個人のスマートフォンと連携させて外出先でも情報を閲覧したりする可能性があります。

パソコンの画面のスクリーンショットを撮影したときに、機密性の高い情報が写り込んでいることに気づかないままSNSに投稿するようなトラブルが起こることもあるかもしれません。

あらゆるトラブルを想定して、ツールを利用する可能性がある社員のIT活用能力や運用の際のマナーを確かめておく必要があります。

事前調査で不安だと感じられた場合は直感的に操作できるインターフェースが採用された製品から利用するものを選んだり、ITリテラシーを身につけるための特別セミナーを開催したりするという対策を講じることができるでしょう。

現状だけでなく長期的な視点からも分析

自社の現状を考慮しながらツールを選ぶことが大切ですが、長期的な視点で自社を分析して選定することも重要です。

クラウドサービスなどを契約する場合は、利用する人数によってプランが分かれていることも多いと言えます。

50人までの利用であればこちらのほうが安いけれど、それ以上になると他社製品のほうが安いという可能性もあるでしょう。

ずっと社員数が変わらなければ問題ありませんが、いずれ社員を採用する予定がある場合は注意が必要です。

ギリギリの人数で安いプランを選んでしまうと、すぐに新しい社員が入ってしまい、高いプランに切り替わってしまう可能性があります。

途中から利用するツールを変更すると使い方を覚え直すことになるなどの問題も発生するので、初めから余裕を持たせてプランを選べるようにしておくと良いでしょう。

利用できる機能に関しても同じであり、会社の成長や事業の展開によって利用する機能が増える可能性がある場合は、拡張性が高いものを選んでおくと良いです。

追加機能が豊富であったり、他のサービスとの連携性が高かったりすると、利用しているツールだけでは済ませることができなくなった場合でも柔軟に対応することができます。

お試しで利用してみる

早めにツールを選定し、お試しで利用してみることも大切です。

多くのサービスでトライアル期間や無料お試し版が用意されているので、本格的に契約する前にこれらを利用してみることがおすすめだと言えます。

実際に使ってみて使い勝手が悪かったり問題があったりする場合は、他の製品の利用を検討するべきです。

テレワーク開始直前や開始後に利用するサービスが決まっていなければスムーズに移行することができないので、それまでに利用するツールが決定できるように早めに選定を開始してください。

1つのツールを試すためには最低でも数日必要ですし、多くの製品は1週間から1か月ほどの期間を設定しているので、なるべく早めに試し始めることをおすすめします。

テレワークを導入する際にツールを取り入れるのであれば、こうしたポイントを意識しながら選ぶことが重要です。

いい加減に選んでしまうとせっかく導入したのに使えない、すぐに他の製品に切り替えることになったという問題が起こります。

自社の状況にあったツールを選ぶ方法を知っておくことで、失敗しないようにしておくと良いでしょう。

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コミュニケーションが取れる環境作り

コミュニケーションの取りづらさ

常に社員が会社で働いているときと異なって、テレワーク中にはコミュニケーションの取りづらさが問題となることも多いです。

社員全員が会社用のメールアドレスを持っていれば、メールで連絡すれば良いと思うかもしれませんが、この方法ではスムーズな意思の疎通を実現しづらいと言えます。

パソコンやメールソフトの設定によっては、メールを受け取ってもすぐに気づくことができない可能性があり、やり取りの際にラグが発生することも多いです。

急ぎの予定がある場合でも受信者がすぐに気づかないという問題が発生するリスクがあります。

定期的にメールボックスを確認するように指示することもできますが、頻繁にメールボックスを開くことは作業効率の低下に繋がるでしょう。

コミュニケーションが取りやすい環境を用意するためには、コミュニケーションツールの導入を検討するべきです。

現在では多種多様なサービスが登場していますが、チャット形式で手軽にやり取りができるものが多いと言えます。

メールと違って実際に会って会話するときに近い形で話を進めることができるので、テンポ良く会話することが可能です。
多くのサービスはメッセージを受信すると音やポップアップで知らせてくれるので、いちいちメールボックスを開く必要もありません。

機密性の高い情報を取り扱わないのであれば、社員個人のスマートフォンと紐づけて利用してもらうことも可能です。

スマートフォンとパソコンの両方からメッセージの送受信を行うことができるため、写真を添付したい場合はスマートフォン、作業画面のスクリーンショットを撮りたい場合はパソコンというように使い分けることもできます。

様々な機能が使えるものも

コミュニケーションツールの中には、メッセージの送受信以外にも様々な機能が使えるものが多いです。

オンライン通話やビデオ通話ができるシステムもあれば、掲示板を利用できるものやスケジュールを自由に書き込めるものもあります。

1対1のやり取りで良い場合はオンライン会議システムではなくこちらを利用して通話をすると便利ですし、掲示板を利用することでお知らせを素早く社員全体に知らせることが可能です。

会社で仕事を行う場合は気軽に周りに予定を確かめることができますが、テレワークになってしまうと確認が大変だと言えます。

進捗を毎回本人に確認することは大変ですが、他の人が進捗やスケジュールを知っておくべき内容はカレンダー機能などに登録しておくと便利です。

全体で行う会議情報を追加したり、個人的な進捗を記入したりすることができるため、社内全体の業務を把握しやすくなります。

ファイル管理や共有システム

ファイル管理や共有システムもコミュニケーションを円滑化するために重要です。

チャットシステムやオンライン会議システムがあれば良いと思うかもしれませんが、それでは不十分な可能性が高いと言えます。

資料や企画書、契約書などの書類は社内全体やチームで共有しなければならないことが多いです。
全員にメールで添付することは大変ですし、メールアドレスの設定ミスで送信していない人が出てきたり全く関係のない人に送信してしまったりする可能性もあります。

ファイル管理や共有システムを採用するのであれば、メールで添付しなくても情報を共有できるようになるので便利です。

クラウドシステムなどにファイルを追加した後にチャットや掲示板でお知らせをしておけば、簡単に情報を共有することができるようになります。

オンライン会議などの際に添付資料を毎回ダウンロードしてもらわなくても共有フォルダから素早く確認してもらうことができ、スムーズに会話が進められるという利点もあるでしょう。

チャットや会議用のシステムも大事ですが、こういったシステムも利便性を高めることができると知っておくと良いです。

ミーティングの実施と雑談ができる場所作り

コミュニケーションを取りやすい環境づくりの一環として、チームや部署でのミーティングを実施することもおすすめです。

テレワーク中は個人同士のやり取りだけになってしまうケースが多いと言えます。

定期的に会議をする必要がない部署やチームでは、全体でコミュニケーションを取る機会が少なくなるでしょう。

必要のないミーティングは実施する必要がないと思うかもしれませんが、社員の関係を希薄化させないためには必要です。

毎日のように頻繁に実施する必要はありませんが、定期的にミーティングする時間を設けると関係の希薄化を防ぐことができます。

さらに、テレワーク業務にメリハリをつけることも可能です。チームや部署で率先してミーティングする時間を設けていない可能性が高いため、経営者や上層部からアドバイスすることも必要となってくるでしょう。

コミュニケーションツール上で雑談ができる場所を用意しておくこともおすすめです。

業務に関係ない内容を書き込むべきではないと思う人もいるかもしれませんが、コミュニケーション不足解消のために雑談スレッドを用意する企業は多いと言えます。

特定の人ばかり書き込むことにならないように意識したり、全員が参加できるように工夫したりする必要はありますが、雑談できる場所を設けておくことはとても効果的です。

出社して仕事を行うときには、ちょっとした時間に雑談を行うことが多く、そこから社員の心情の変化や調子を感じ取ったり、交流を深めたりすることができます。

離れた場所にいるテレワーク中だからこそ、気軽に話せる場所を用意することが重要だと言えるでしょう。

テレワーク中のコミュニケーションは重要

テレワーク中はコミュニケーションの取りづらさを感じたり、関係が希薄化してしまったりする可能性が高いと言えます。

個人で作業する内容が多ければそれでも良いと感じられるかもしれませんが、チームワークを良くするためにもコミュニケーションは重要です。

便利なツールやシステムの導入、定期的にやり取りをする時間の設定などによってコミュニケーションが取れる環境をつくっていくことが大切だと言えます。

テレワークが始まってからコミュニケーションの取りづらさに困ってしまう企業も多いため、早めにシステムの導入や環境づくりを行っておくことがおすすめです。

こうした点まで意識しておくことによって、テレワークを成功させやすくなることを知っておくと良いでしょう。

コミュニケーションの見直し

気の緩みの削減

テレワーク中に気になることの1つといえばさぼりで、コミュニケーションを見直すことが防止に繋がります。

テレワークは従業員が異なる場所で働いており、非対面の時間が多いことから、見えないところでさぼりが発生しやすくなるものと思われます。

この為、コミュニケーションを意識した業務の進め方をすることで、従業員の気の緩みが発生する可能性を減らすことができます。

コミュニケーションの見直しは、誰かがさぼっているのではないかという、管理職の疑心暗鬼を解消するのにも役立ちます。

コミュニケーションを見直すにはまず、発生原因から考えることが大切です。

一番はやはり上司の目が行き届きにくくなったり、従業員同士がお互いに監視する仕組みがないことだといえるでしょう。

つまり、上司に見られていないので少しくらいさぼっても構わない、周りに誰もいないので気が緩む、そういう思考の繰り返しがさぼりが悪化する恐れとなります。

チーム全体で皆さぼるようなことがあれば、業務の効率が低下してテレワークが失敗という結果になりかねないです。

このように、事態の放置はチームの崩壊を招きますから、速やかにコミュニケーションを見直して発生そのものを防ぐことが必要です。

防げる誘惑

テレワーク中は管理者による従業員のパソコン操作の監視が行われ、例えばマウスが一定時間止まればさぼっているとみなす企業もあります。

しかし、テレワークといってもパソコンを使う作業ばかりではなく、資料や書類などに目を通していれば、5分や10分が経つのも珍しないです。

これは時間の経過だけでは従業員がさぼっているかどうか判断するのは難しく、あまり良い方法とはいえないです。

2020年に行われたアンケート調査では、管理職の半数以上が部下のさぼりを不安視していることが分かりました。

逆に、7割の管理職はテレワークを部下の自己管理を習慣づける機会と考えています。

他の調査においては、年代が高い人ほど他の人がさぼっているのではと思う傾向が判明しました。

実際にテレワークでさぼったことがある人は多く、これも調査で約7割の人が経験があると答えています。

内容は動画の視聴やゲームに漫画といったもので、昼寝やお菓子を食べるなど様々です。

中にはやむを得ずさぼる結果となる、泣き出した子供の面倒という理由もあります。

理由は人によって異なり多岐にわたりますが、1ついえるのは他の人とのコミュニケーションが希薄になった時にさぼりが発生するということです。

コミュニケーションが希薄になると誘惑に負けてしまい、動画を見たりお菓子を食べるといった行動に至ると考えられます。

他にもテレビを見ながらのながら作業、仕事とは関係のない作業や飲酒もありえます。

飲酒はオフィスであれば簡単に発覚するものですが、テレワークだとそれが難しくなります。

特に、在宅で仕事となると身近なところにお酒があってもおかしくないので、アルコールの誘惑に弱い人が仕事中に飲酒することは十分に想定できます。

モチベーションを安定させるには

テレワークで発生するさぼりを防ぐには、自宅にいても仕事モードに切り替えて、適度な緊張感で業務にあたることがポイントです。

その方法がまさにコミュニケーションの見直しで、コミュニケーションを図り信頼関係を築きつつ、お互いが近くにいると感じられることが大事です。

まずは上司と部下が1対1で行う1on1ミーティングにより、業務の目標を確認したり、具体的な進捗状況を把握するのが良いでしょう。

1on1ミーティングとはいわば面談のことで、部下が上司に仕事上の相談をしたり、上司が部下にアドバイスをするといった機会になります。

上司は部下が抱えているもの、内面にも目を向けることができますし、部下は上司が自分のことを見てくれているという安心感が得られます。

1on1ミーティングで大切なのは1対1での面談が約束されること、それから信頼関係の構築に努める2点です。

仕事以外の他愛のない話をするのもコミュニケーションの潤滑油になりますし、些細なことでも言葉を交わして関係をつくることがさぼりの防止に結びつきます。

部下も仕事の目標や進捗を再確認する切っ掛けになりますし、モチベーションが上がったり保てることにもなるでしょう。

コミュニケーションは上司と部下の間だけでなく、従業員同士においても当然ながら重要です。

うまくITツールを使い分けて

ITツールの活用は有効で、社内コミュニケーションに適したツールの活用がモチベーションの維持と、さぼりを防ぐことになります。

チャットはメールと違って堅苦しくなる必要がなく、短文でも気軽にメッセージを送れるのがメリットです。

カジュアルにコミュニケーションを図ることができれば、悩みや不満なども他の人に伝えられますし、共感が得られれば悩みが薄まったり不満が解消されることもあるでしょう。

こういうコミュニケーションこそが問題の発生を防ぎ、ひいては休職だったり離職を防ぐことにもなるはずです。

ただ、顔の見えないコミュニケーションばかりだと、やはり従業員の孤独感は拭えないので、顔を見ながらコミュニケーションをすることも肝心です。

顔が見えるテレワーク向けのコミュニケーションといえば、複数人が参加できるWeb会議です。

Web会議自体はもはやビジネスの定番で珍しくありませんが、テレワークにおいては上司や部下、従業員同士の関係構築や改善に活用できます。

確かにWebカメラを通した画面越しに見える表情は、直接対面するのとは違いますが、それでもテキストだけで図るコミュニケーションとは格段に情報量が異なります。

Webカメラの映像でも表情を捉えたり変化に気がつくことはできますし、悩みを抱えてそうな相手に尋ねたり、話に耳を傾けて解消を確認するといったことが可能です。

テレワークは従来のオフィスとは文化が異なり、コミュニケーションから見直す必要があるといえます。

さぼりを防ぐポイントは遠隔で遠くにいても他の従業員の存在が感じられること、チャットやWeb会議をフルに活用して信頼関係を構築、気の緩みを発生させないことです。

強力な監視による対策は、従業員が過度に緊張してポテンシャルを発揮できない恐れがありますから、緩くなり過ぎない程度にコミュニケーション重視で対策するのが正解です。

テレワーク、リモートワーク、在宅勤務の違いとは？働き方やメリットを知ろう

疑似的にオフィス環境に近い状態をつくる

重要なのは雰囲気の切り替え

在宅で仕事をするテレワークは、これまでだと仕事とプライベートを切り替える場所で作業をすることになるので、いざ自宅で仕事を始めても切り替えが上手くいかないものです。

小さい子供がいれば気配を感じたり声が聞こえることもありますし、赤ちゃんが泣き出せばたちまち仕事からプライベートに引き戻されます。

それと仕事中に常に家のニオイがすることも、テレワーク中の気の緩みに繋がります。

自分や家族のニオイというのは、本来は安心を感じさせてリラックスに導くニオイですから、仕事中に嗅げば気が緩むのも当然です。

このニオイによるさぼりは思いの外見落としがちで、コミュニケーションの見直しなどで他の対策をしても、ニオイがある限りさぼりのリスクが残り続けます。

ニオイを含めてテレワーク中のさぼりに対処するには、擬似的にオフィス環境を再現する、あるいはそれに近い状態をつくるのが効果的です。

オフィスで緊張感を保つことができたり、仕事に集中できるのは周りに人がいるからで、上司に見られていると感じることもその理由の1つです。

それからニオイや空気感といった雰囲気の違いも、緊張感や集中力のアップに結びつきます。

オフィスにいると気持ちが切り替わる、これはそういった要素が環境を形づくっているからで、実際のオフィスに近い環境を再現できればさぼりにくくなるはずです。

環境と時の流れの関係性

テレワークで気が緩むのは上司と部下、従業員同士の顔が見えにくいのが原因ですから、Webカメラでお互いの顔が見える環境をつくるとオフィスに近い感覚での働き方が実現します。

Web会議ツールで従業員が集まる機会を設けるのも良いですし、時間を決めて定期的に行うようにすると、擬似的にオフィス環境を再現できて緊張感が保てます。

ただし、常にWebカメラONでカメラの前にいなければいけないとなると、常時監視になってしまい仕事の効率が下がる逆効果になり得るので要注意です。

プライバシーは決して軽視できませんし、実際のオフィス環境でも一定のプライバシーは約束されるわけですから、コミュニケーションが大事といっても常時監視は避けたいところです。

擬似的にオフィス環境に近い状態をつくる上でのポイントは、会議や昼食中に集まって、会話をしたりコミュニケーションを図る習慣づくりです。

自宅でテレワークとなると、環境もさることながら時間の流れの感じ方が曖昧になり、結果として気が緩んだりさぼり気味になります。

しかし、時間を決めて、それも定期的に集まる決まりがあるとなれば、時間の経過で集中力が低下するように緊張感が薄くなることはあっても、モチベーションを回復したり保てます。

WebカメラやWeb会議は、擬似的なオフィス環境づくりに欠かすことができないツールで、これらの活用がさぼり防止の鍵を握ると言っても過言ではないです。

従業員は在宅で仕事をするのであれば、自宅の一室を仕事用に割り当てて、オフィスを思い浮かべながら再現するように環境づくりをすることをおすすめします。

例えば家族の物や趣味の物を室内に置かない、テレビやゲーム機といった気が散る物を他の部屋に移動するなどが挙げられます。

具体的にどう環境づくりをすれば良いか分からない場合は、仕事中に上司に見られても恥ずかしくない環境をイメージして部屋に手を加えるのが良いでしょう。

重要なのはWebカメラの前だけでなく、カメラに映らない見えない部分についても、見られても大丈夫なようにオフィス環境に近い状態をつくることです。

少しの工夫で出来る再現

もう1つのポイントはやはりニオイで、オフィス環境のニオイを再現するのは難しいとしても、自宅のニオイをテレワーク部屋に持ち込まないことが大事です。

アロマのように香りをつける方法も1つの手ですが、あまりに良い香りだとリラックスし過ぎてしまうので、なるべく甘くない香りが無難です。

大切なのは意識や気持ちの切り替えですから、擬似的にオフィス環境にいる感覚になれるのであれば、どのようなニオイでもOKとなります。

オフィス環境の再現というと無味乾燥な空間をイメージしがちですが、確かに何もないところから空間を構築していけば、やがてオフィスに近い雰囲気が再現できるはずです。

デスクの上にある物をテレワーク部屋のテーブルの上に置いてみたり、自分の席の周りにいる人を忘れない為に、同僚の顔写真を貼ってみるのもありです。

また、オフィス環境に近い状態というのは雰囲気に加えて、業務のやりやすさについても当てはまるポイントです。

自宅とオフィスは勝手が違うわけですが、このギャップをいかに埋められるかも重要なことです。

デスク上や引き出しの中など、席についた時に手の届く範囲に何があるかを思い出し、それらを再現してみるのもおすすめです。

限定しないテレワーク

テレワークはオフィスに出社せず、遠隔で仕事をすることを意味しますが、必ずしも自宅で仕事をする在宅業務とは限らないです。

人によってはカフェで仕事をしたり、サテライトオフィスで作業ということもあるでしょう。

カフェは気分転換に良いですが、公共の空間なので流石に自分好みに環境をつくるのは難しいですし、オフィス環境の再現となると困難です。

この為、周りに自分と同じく仕事をしている人がいるカフェを選んだり、周りの人達を会社の人に見立てて緊張感を保つなどの工夫が必要です。

とはいえ、コーヒーの香りがしたり話し声が聞こえてくれば、仕事に集中しようとしても集中力が削がれてしまいがちです。

カフェにはこのような誘惑や落とし穴がありますから、仕事に適したカフェを選んだり、いわゆるブースで作業できる環境で仕事をするのが得策です。

公共の空間でも擬似的にオフィス環境を再現する為に、Webカメラや同僚の写真を持ち歩くのはありです。

他人の写真を持ち歩く場合はプライバシーの配慮が不可欠ですが、いつでもサッと取り出して置けるようにしておけば、どこでもすぐにオフィス環境が再現できます。

Webカメラで常に顔が見られるのが苦手な人でも、マイクを常時ONにして音声でコミュニケーションを図れるようにすることで、同様に擬似的なオフィス環境に近い状態がつくれます。

上司や他の人達の同意や協力は必要ですが、自分の工夫や努力とお互いの協力によって、仕事をする環境をオフィスに近づけることは可能です。

勤務ルールの見直し

時間よりも内容の濃さ

テレワーク中にも勤務ルールは重要ですが、テレワークの方がむしろ重要性は増すといえるでしょう。

実際のところ、テレワークに関する調査では約9割の人が進捗や成果で仕事をしていること判断していると答えています。

逆に労働時間で判断している人の割合は圧倒的に少なく、10%未満に留まります。

このように事実として時間よりも仕事の進み具合、成果で仕事ができているかどうか判断が行われている実態が分かります。

テレワークにおけるさぼりについても、進捗の報告や成果物のみで判断されるケースもあれば、労働時間の長さで判断が行われるケースもあります。

しかし、人によって業務内容は異なるものですし、単純に労働時間が長ければさぼっていないとも言い切れないわけです。

仕事ができる人は短時間で成果を出しますし、誰よりも早く業務を終えたことが他の人達からはさぼって見えることもあるでしょう。

何をもってしてさぼっているか明確な判断基準がないと、真面目に仕事をしているのに誤解されたり、反対にさぼっているのに見過ごされる人が出てきます。

これらは曖昧なルールによる認識のズレが問題なので、勤務ルールを見直して画一的に判断するのを止めることが大切です。

テレワークは、人それぞれが柔軟に働ける環境を構築するチャンスですから、これまでの物差しだけで判断すべきではないです。

判断材料は多方面からの味方次第

勤務ルールを見直すコツは従業員ごとに勤務時間を設定したり、労働時間が短くても業務の進捗に滞りがなければさぼりとはみなさず、成果を出していれば問題ないとするなどです。

勤務時間を柔軟に設定するフレックスタイムは、既に導入している企業ではお馴染みでしょう。

労働時間が長ければ仕事をしている、もしくは労働時間が長い人ほど偉いという認識は古いです。

これは年代が上の人に見られる傾向ですが、比較的若い人たちの間でも、こういう認識が広まったり定着しています。

この為、従来の当たり前の認識を変えることも含めて、テレワークでは勤務ルールを見直すことが必要になります。

労働時間がただ単に長くなると、次第に集中力が低下して無駄な時間が増えます。

長さが成果に結びつかないばかりか、さぼりが発生しやすくなるので気をつけたいところです。

特にテレワーク中は周りに誘惑が多いですから、労働時間の長さだけで仕事ができていると判断するのは危険です。

従業員を常時監視するのは現実的ではないですが、労働時間に加えて成果も評価することで、多角的に判断する必要があるでしょう。

昔ながらと現代の融合がカギ

より現実的なのは、単純な労働時間での評価を止めること、誰もが納得する形での評価に移行するやり方です。

勤務ルールの見直しは、言うだけと実際にやるのとでは大違いですが、いずれにしても従来のルールをそのままテレワークに当てはめるのは難しいです。

勤務ルールが古いままだと、上司は部下の働き方を適切に判断できず、誤った判断でさぼりと認定してしまう恐れがあります。

部下もこれまでのルールに縛られてしまい、テレワーク時代にもオフィスの働き方を続けてしまいがちです。

しかも、オフィスの勤務ルールで在宅勤務はギャップを生むので、従業員は時に困惑したりどのように働けば良いか悩んでしまいます。

これもさぼりに繋がる要因の1つですから、疑問を抱くことなく業務に集中できるようにやはり勤務ルールは見直すべきです。

仕事をしている判断基準、さぼりとみなされる判断基準が明確なら、従業員はさぼっていると思われないように気をつけて仕事をします。

隠れてさぼる悪質な人も中にはいるでしょうが、大半は自分の評価を下げてしまわないように注意して業務に励むでしょう。

テレワークに合わせた勤務ルールの見直しは決して簡単ではありませんが、見直さないという選択肢はないと考えられます。

一気にルールを変えるのは難しいとしても、少しずつテレワークに即したルールというものを考えたり、変えていくことが必要になりそうです。

結局のところ、仕事は成果を出してなんぼですから、成果を見て仕事ができているか判断するのは合理的です。

バランスの取れた見直し方法

この事実と柔軟な働き方が求められるテレワーク向けの働き方を検討すると、フレックスタイムがやはり有力な選択肢になります。

導入済みの企業においても、テレワークに合わせて勤務ルールを見直すことは大事です。

上司や部下、同僚の様子が見えない時間が増えるテレワークだからこそ、勤務ルールはより明確にすることが不可欠です。

既存のルールを見直すのも簡単ではないですが、仕事の振り分けや評価方法を見直すことは、テレワークでも成果を出したりさぼりを防ぐことになるでしょう。

コミュニケーションにも通じる部分ですが、テレワークは周りに人がいなかったり画面越しに他の人と関わることになるので、曖昧で緩いルールだと簡単にさぼりが発生してしまいます。

ただ、厳しくし過ぎてもモチベーションに影響したり、業務の効率が低下することになり得ますから、テレワークを念頭にバランス良くルールを見直すことが求められます。

最適なルールは業界や業種、企業風土などにもよりますから、絶対に正しい答えというものはないです。

とはいえ労働時間の長さで評価したり、労働時間が短いからとそれだけでさぼっていると判断するのが間違いなのは確かです。

定期的に進捗を確認して問題なく進んでいればさぼっているとはいえませんし、期日までに成果物が上がってくれば、上司は部下が真面目に仕事をしていると認めざるを得ないでしょう。

労働時間という基準や、働く様子といった曖昧な物差しでは、テレワーク時代の従業員を正しく評価することはできないです。

勤務ルールの見直しはもはや決定事項で、後は具体的にどのような見直しをするか考える段階にあるといえます。

いわゆる所定労働時間はあるとしても、時間をどう配分してどのように働くかは、ある程度柔軟に決められるようになっていた方が良いです。

テレワークは柔軟な働き方で業務効率を上げられる仕組みなので、これまでと同じような働き方で従業員を労働時間で縛るのは勿体ないです。

完全に従業員の自由にするのは違いますが、自由度の高い働き方ができる勤務ルールを設けることで、従業員のさぼりを防ぎつつポテンシャルが引き出せるようになるでしょう。

テレワークで最初にすべき５つのこと

仕事の振り分け方も「ジョブ型」へ

明確な仕事の線引き

テレワーク時代においては、仕事の振り分け方もこれまでとは違ったものを取り入れることができます。

とりあえず従業員を採用して仕事を振り分ける従来のやり方は、メンバーシップ型といいます。

近年は業務の範囲を先に定めて、業務に適した人材を雇用するジョブ型が注目を集めます。

ジョブ型は企業が職務や勤務地、時間などの条件を明確に決めてから、この条件で雇用契約を結ぶという仕組みです。

雇用契約で職務や勤務地などが決まりますから、例えば部署の異動や転勤、勤務時間の変更などもないわけです。

同時に昇進や降格もないですが、働く人にとっては決まった条件で働ける安心感があります。

テレワークでこのジョブ型が注目を集めているのは、テレワークだとコミュニケーションが希薄になりがちで、従来のメンバーシップ型では従業員の管理が難しいのが理由の1つです。

メンバーシップ型が適しているのは、その場その場で仕事を振り分けることができる、オフィスでの業務です。

リアルタイムかつ柔軟に仕事を従業員に割り当てられるので、オフィスに出勤して仕事をするならメンバーシップ型の方が最適です。

ところが、テレワークではリアルタイムのコミュニケーションが難しく、全体を見てそれぞれに仕事を割り振るのが難しいのは明白です。

メンバーシップ型の仕事の振り分けは、一人ひとりの職務の範囲や責任が異なる状況が許容される場合に有効で、テレワークには不向きだといえます。

テレワークの仕事をメンバーシップ型で運用すると、誰が何をするのか不明瞭になりやすく、手抜きやさぼりが発生する可能性を高めます。

部下は、上司が細かく見ていないので手を抜いたりさぼれるという認識が生まれ、同僚に対しては誰かが仕事をやるだろうという甘えが生じます。

誰もが同じような考えになってしまえば、業務は進まず成果は上がらず、テレワークでアップするはずの効率が低下してしまいます。

そこで注目されているのがジョブ型で、テレワークに取り入れ始めている企業も少なくないです。

ジョブ型はメンバーシップ型と違って仕事を振り分ける自由度こそ低いですが、曖昧さが生じにくく従業員同士の不公平感もなくなります。

誰が何をするか明確にしてそれぞれが仕事に取り組めますから、自分がやるべきこと、同僚がやる仕事の線引がハッキリします。

これはさぼり防止にも有効で、先に従業員一人ひとりの業務の範囲が決まりますから、あれもこれも忙しいなどの言い訳は通用しないです。

メリット、デメリットは使い方次第

上司は従業員を見れば何を業務としているか簡単に把握できますし、取り組むミッションや仕事の目標、進捗状況なども手に取るように分かります。

従業員は他人任せにできない責任感が生まれますし、上司には成果の評価やさぼりの判断がしやすくなるメリットがもたらされます。

他の従業員も、同僚を見て仕事の進み具合やさぼっているか否かが分かりますから、テレワークにありがちな緩みが解消します。

メンバーシップ型が定着している企業だと、ジョブ型にシフトするのは難しそうですが、部分的にジョブ型を取り入れることでさぼり防止に活かすことができます。

この発想は業務管理に有効で、チーム全体の仕事を従業員に振り分けたり、明確な形で分担させるのに役立ちます。

従業員一人ひとりの特性を見て振り分けられますし、業務の範囲が明確になることから、上司にとっても部下にとっても仕事がやりやすくなるはずです。

より小さい業務の単位で雇用関係を結ぶタスク型というやり方もありますが、これは短期的な契約や単純な業務向きなので、テレワークにはあまり適さないです。

ジョブ型をテレワークに取り入れるメリットには、企業が専門性の高いスキルを持った人材を採用できたり、専門性を活かしたい人が働けるマッチングの実現が挙げられます。

それから、明確な目標を目指して仕事に集中できたり、モチベーションを保ちやすいメリットもあります。

従業員は急に異動が言い渡される心配がありませんし、自分の仕事に取り組み成果を出せば良いので気が楽です。

これらから見えてくるのはさぼりが発生しにくい仕事環境で、メンバーシップ型では難しいと思われていた理想的なテレワークの実現です。

勿論、ジョブ型にも契約の範囲を外れる業務ができないこと、属人化が進みやすいなどのデメリットもあります。

チームワークがメンバーシップ型ほど醸成しないデメリットも存在しますが、メリットとデメリットを天秤に掛ければどちらがテレワークに適しているかは明らかです。

納得できる働き方

ジョブ型は日本よりも欧米的な働き方のスタイルで、注目が集まり始めたのはテレワーク時代に入ってからなので、普及したり定着するのはまだ先になりそうです。

ただテレワークの普及次第では、急激にメンバーシップ型からジョブ型に移行が進むことも十分にあり得ます。

実は大手企業が導入する事例が増えており、中でも海外でも事業を展開するグローバルな企業に多く見られます。

先行している事例ではまず管理職や役員のジョブ型雇用が多く、テレワークにシフトしながら国際競争力をつけていることが分かります。

中には新卒社員の初任給制度を廃止したり、能力重視で給与が決まる大胆な改革に乗り出した企業もあります。

その改革の1つがジョブ型雇用で、従業員の職務の範囲を明確にして市場を参考に報酬を設定するというスタイルです。

ここまでできる企業は限られるでしょうが、いきなりジョブ型雇用にシフトしなくても、仕事の振り分けにジョブ型の考え方を活かすことは可能です。

従業員ごとに職務の範囲を定めたり、範囲内で仕事を割り振り目標を設定して成果を目指す、このようなやり方を取り入れればテレワークがやりやすくなるでしょう。

従業員のさぼりは上司の頭痛の種ですが、さぼりが発生するのは職務の範囲が曖昧で進捗状況が見えにくく、成果の評価が難しいことが原因です。

ジョブ型はメンバーシップ型の曖昧さを排し、進捗の把握や成果を明確にすることができます。

従業員はスキルが求められますし、業務の内容で報酬は決まりますが、ジョブ型の考え方が浸透していけば誰もが納得してさぼらず働けるようになるものと思われます。

定性評価よりも成果型の定量評価重視へ

評価方法の重要性

日本的な企業では、上司が部下を見て評価する定性評価が定着しています。

定性評価は数値化できない部分を評価対象とするのが特徴ですが、これはメリットにもデメリットにもなります。

メリットは具体的な数字などの成果だけでなく、働く姿勢や意欲、帰属意識なども評価の対象に含まれることです。

一方のデメリットは、評価基準が曖昧で成果を出していない人が高く評価されたり、逆に成果を出していても低く評価される恐れがあるなどです。

何より上司の心証次第で評価が変わってしまうので、評価を受けた従業員は理不尽に感じたり、他の従業員と比べて不公平感を覚えることになり得ます。

これまでは定性評価で上手くいっていた企業も、テレワーク時代には安心していられなくなるでしょう。

テレワークではお互いのことが分かりにくくなり、上司が部下の働きを見守ったり把握するのがこれまで以上に難しくなります。

ひと度誰かが評価を不公平に感じると口にすれば、瞬く間にチーム全体に不信感が広がることになるはずです。

テレワークはある意味でお互いのことを鈍感にさせますが、評価という点においては敏感になりがちです。

自分の働きがしっかり評価され認められるのか、そんな不安を感らではじなが持てるスキルを活かせずポテンシャルは発揮できないです。

従業員の能力を引き出して成果に結びつけるには、評価方法そのものを見直すことが何よりも重要です。

難易度の高いバランス感覚

成果型の定量評価は数字で評価をする方法で、例えば目標に対して何%達成できたかなどが評価対象となります。

評価を定性ではなく定量性を重視すると、評価基準が明確で評価する人がやりやすくなったり、評価を受ける人が納得できます。

周りの人達も納得できますから、従業員の不公平感がなくなる結果にも至ります。

評価する期間を設定すれば目標も設けやすく、どれだけ達成できたか確認したり評価するのも容易です。

期間は1日や1週間、あるいは1ヶ月といった異なる長さを設定して評価が行えます。

定量評価の対象は売上や成約件数、工数などが代表的で、いずれも数値化で判断して数字できるものです。

あえて数値化しないで評価する柔軟な対応も可能ですから、定量評価は定性評価と比べて扱いやすいです。

ただし定量評価を重視し過ぎると偏重していまうので、評価する側にバランス感覚が求められます。

定性評価では持っている能力や実際に起こした行動、内面的な部分が従業員の評価に反映される傾向です。

業績だけが評価されるわけではないので、成果が出せなくても理由があれば考慮されますし、能力が低い人も上司の裁量で実際より高く評価されることもあります。

これが良いのか悪いのか判断するのは難しいですが、少なくともテレワーク時代に定性評価で従業員を評価するのが難しいのは間違いないです。

成果と同じくチームワークを大切に

定性評価が定量評価と比べて人間性が評価しやすかったり、人情味のある評価ができるのは確かでしょう。

しかし、現代は人情だけで評価する時代ではなく、成果を出す人が評価されるべき時代です。

成果とはいわば企業に利益をもたらすことで、企業の利益が従業員の給与になることを考えれば、成果が重視されるのは当然です。

激しい競争にさらされるグローバル企業の間で成果型の定量評価が進んでいるのも、それだけ成果を評価する重要性が増した証拠です。

定量評価を重視する企業が増えれば、日本国内のみで事業を展開している企業であっても、定量評価を無視することはできなくなるでしょう。

テレワークのやり方で抑えておきたい４つのポイント3

成果型の定量評価重視は、従来の定性評価を完全に捨てるという意味ではなく、あくまでも重視するという意味に留まります。

ただ、テレワークに定性評価は向かないこと、成果の重要性が上がっていくことを考慮すれば、成果型の定量評価が重視傾向になることは避けられないです。

定量評価も偏重が過ぎると、成果主義に走りやすくなってしまうので注意が必要です。

成果主義は一見すると評価基準が分かりやすく、メリットばかりだと思われますが、チャレンジ精神が損なわれるデメリットがあることが分かっています。

結果が出せない従業員は焦りでミスしやすくなりますし、ネガティブ思考が生じて悪循環に陥れば、疲弊して休職や離職ということにもなり得ます。

単純に成果の数値だけでは評価が難しい部署もあるので、成果主義偏重は避けるべきですし、成果型の定量評価を重視するにしても改めてバランスが重要だとえいます。

定量評価は上手く運用されればテレワークのさぼり防止になりますし、上司と部下や従業員同士の信頼関係構築にも役立ちます。

問題になるのは行き過ぎた定量評価重視で、評価に差がある従業員の間に距離が生まれたり、チームワークが希薄になることが懸念されます。

やがて成果が全てになってしまい、ノルマの達成が目的に変わり、同僚や取引先を軽視するといった問題にも繋がります。

これではチームワークが重要なテレワークは上手くいきませんし、チームどころか会社全体のデメリットになってしまいます。

テレワーク時代は定性評価のままではいられませんが、成果型の定量評価重視もバランスを考慮して取り入れたり、考えて運用する必要があるでしょう。

適正な評価方法

評価方法には一長一短がありますから、どちらか一辺倒ではなく、良いところを上手く取り入れて活用するのが望ましいです。

バランス感覚に優れる成果型の定量評価は、成果物が評価対象になるので、適正に評価してもらえる安心感や目標に向けて取り組むモチベーションが生まれます。

上司は目標の達成度や成果で部下を評価できますし、さぼっているかどうかの判断もしやすいです。

評価から曖昧さが取り除けますから、信頼関係を構築したり高めて維持することが容易になります。

上司がさぼりを危惧したり、さぼっていると思われる部下の疑いがなくなるので、余計なことに気を使ったり業務に取り組む集中力を損なわずに済みます。

さぼりは確かに褒られるめものではありませんが、さぼりの疑いに不安を覚えたりストレスを感じることもまた問題です。

このような疑いが生じる理由は曖昧になりがちな仕事をしているという定義にあるので、基準が明確な評価方法を取り入れれば解決します。

その答えの1つがまさに成果型の定量評価で、定性評価の欠点を補うことができる注目の評価方法です。

テレワーク、リモートワーク、在宅勤務はどんな働き方？違いは？

テレワークとリモートワークの言葉の違い

働き方が多様化する中で、テレワークやリモートワーク、在宅勤務といった言葉を耳にしたことがある人も多いと思います。

実際に働いている会社がテレワークを推奨していて、オフィスに出勤することがなくなったり出勤する回数が減ったという人もいます。

テレワーク・リモートワーク・在宅勤務という言葉はどれも同じような意味で使われており、違いがよく分からないことも多いのではないでしょうか。

テレワークとリモートワークは、どちらも英語を組み合わせて作られた造語です。

テレワークは、「離れたところ」という意味がある「tele」と「働く」という意味の「work」が組み合わさっています。

リモートワークの元になった単語は「remote」で、遠隔という意味があります。

「remote」と「work」を組み合わせたのがリモートワークです。

どちらも普段仕事をしているオフィスから離れて働くことを意味しており、大きな違いはありません。

テレワークについては国が、情報通信技術であるICTを活用することで時間や場所を有効に活用しながら働く新しい働き方と定義しています。

テレワークという言葉が使われ始めたのは1970年代頃からで、最近になって広く使われるようになりました。

国や自治体では、オフィスに出勤せずに働くことをテレワークと呼んでおり、リモートワークという呼び方は使われていません。

リモートワークは、民間企業などで使われることが多い言葉です。

いつ頃から使われるようになったのかはっきりしていませんが、IT企業やフリーランスとして働く人の間で用いられることが多くなっています。

リモートワークのリモートは離れた場所を意味する言葉なので、ここに時間という概念は含まれていません。

また、在宅勤務は「在宅」とあるように自宅で仕事をすることをいいます。

テレワークやリモートワークの場合、必ずしも自宅に限って仕事をするというわけではありません。

カフェや喫茶店、コワーキングスペース等自宅以外の場所で働くことも対象としています。

人によっては公園などの屋外で仕事をすることもありますし、電車や新幹線などの移動時間に仕事をすることもテレワークやリモートワークに含まれます。

極端な話、完全なリモートワークであれば世界中のどこでも仕事ができるということになります。

必要なもの

テレワークやリモートワーク、在宅勤務では、パソコンやタブレット端末などを駆使して仕事をするのが一般的です。

デスクトップパソコンでもノートパソコンでも特に問題はありませんが、安定したインターネット回線があることは必要不可欠です。

テレワーク等では、インターネットを経由してデータをやり取りしたり連絡を取ったりします。

インターネット回線が安定していないと、データのやり取りが上手く行かずにイライラしてしまうこともあります。

外出先などでパソコンやタブレット端末を使って仕事をする際には、インターネットのモバイル回線を用意することも重要です。

フリーのものなどもありますが、セキュリティに問題があるかもしれないのでおすすめできません。

また、パソコンやタブレット端末についても業務を行うのに支障が出ない性能のものを用意する必要があります。

家庭用のパソコンだと性能が十分ではないこともあるので、業務用のパソコンを用意した方がいいでしょう。

必要なツール

それから業務に使用するためのツールも導入しておく必要があります。

経理の仕事をする場合には会計ソフトを使うことがほとんどです。

スタッフ同士で連絡を取り合うためのチャットツールを利用している企業もあります。

そういった場合には、必要なチャットツールを導入しておくことが求められます。

こういったソフトウェアやチャットツールは色々ありますが、使い勝手の良さが業務効率に直結するので使い勝手の良いものを選ぶことも大切です。

テレワーク等では、WEB会議を行うこともあります。

カメラが内蔵されているパソコンを使えば大丈夫ですが、カメラが内蔵されていない時は別途カメラを用意しなければなりません。

カメラを使うと相手の顔が見られるので、打ち合わせなどの際にニュアンスなど把握しやすくなります。

ただし、家庭の様子が画面に映りこんでしまうので、プライベートを同僚や上司に見られることもあります。

プライベートを見られるのが恥ずかしいという時には、テレワーク用の部屋を用意したり背景が映り込まないようにする工夫等が必要です。

そしてテレワーク等の際に気を付けたいのは、セキュリティ対策です。

情報をオフィス以外の場所に持ち込むことになるので、きちんとセキュリティ対策を行っておかないと情報が漏洩してしまう恐れがあります。

近年は個人情報の漏洩に厳しい目が向けられるので、万が一顧客情報などが漏洩してしまうと信用を一気に失ってしまいます。

セキュリティソフトを導入し、最新の状態にアップデートしておくことが必要になります。

勤怠管理について

テレワークを導入している企業は多いですが、その働き方は企業によって様々です。

完全なテレワークでオフィスに出勤する必要が全くないこともあれば、週に1～2回はオフィスに行かなければならないという企業もあります。

妊娠している場合やケガをして通勤するのが難しい場合などに、テレワークが認められている企業もあるようです。

親族などの介護のために短い時間で働きたいとか、小さい子供がいて保育園に通っているため時短勤務をしたいなど様々なニーズに応えられる働き方でもあります。

通勤しなければいけないと介護のために少しの時間だけ抜けるというのは難しいですが、隙間時間を有効活用して働けるのがテレワークになります。

労働時間の管理は、管理職が勤怠システムを使って行うことが多いです。

テレワークの場合には相手の顔が見えないので、オフィスで働いている時よりも勤怠の管理がしにくいと感じる人もいます。

WEB会議システムを使って、朝礼や夕礼を行うといった企業もあります。

決まった時間に朝礼があることで、労働時間が把握しやすくなります。

出社や退勤をメールで連絡するという場合もあります。勤怠については企業によってルールが異なっています。

テレワークのメリットとは？

通勤時間短縮でプライベートを充実させる

テレワークには、様々なメリットがあります。

まず、通勤時間を短縮できることが挙げられます。

都心部などでは郊外から電車に長時間乗って移動することもあり、1日に何時間も無駄にしていることも多いです。

通勤は毎日のことなので、移動時間だけでもかなりの時間を費やしていることになります。

そのためテレワークであれば、通勤に当てていた分を有効活用することができます。

仕事を終えてから習い事に行ったり、買い物をしたりする時間も持てるかもしれません。

それに都心部の電車は、通勤時間帯だと混雑していることが多いです。

座席に座ることができず、立ったまま移動している人も多くいます。

長時間立ちっぱなしだと疲れてしまうので、そういった負担を減らすことにも繋がります。

自由に使える時間が多くなるということは、プライベートを充実させるのに役立ちます。

睡眠時間を確保しやすくなりますし、友人や家族との時間を持ちやすくなります。

小さいお子さんがいるご家庭などでは、働いていると子供と触れ合う時間が少ないと感じている人もいるでしょう。

通勤の分の時間を子供との触れ合いにも使えます。

ただし、自宅で仕事をしている場合には、プライベートとの線引きが難しいという面もあります。

人によっては就業時間を過ぎても仕事を続けてしまい、結果的にテレワークをしている方が働く時間が長くなってしまったということもあります。

テレワークを導入している企業の多くは業務の効率化を目指しているので、働く時間が多くなったのでは本末転倒です。

決められた時間以外はパソコンに触れないようにするとか、気になってもメールチェックをしないなど生活にメリハリをつけることが大切になります。

ライフステージに合わせた働き方

それからテレワークのメリットには、働き方を選べるということもあります。

バリバリ仕事に邁進したいという時もあれば、子供がいるとか介護が必要な家族がいるなどでプライベートを重視したいという時期もあるでしょう。

人によって抱えている事情はそれぞれ違うものですし、ライフステージも常に変化しています。

テレワークは時間の使い方の自由度が高いので、ライフステージに合わせて働けるというのがメリットです。

最近では介護離職という言葉が問題となっているように、親などの介護が必要になったことで仕事を辞めてしまう人が増えています。

病院への送迎が必要な場合などは2時間もあれば用事は片付くものの、職場と自宅を行き来する手間や時間が発生します。

昼間の2時間だけ仕事を抜けるという働き方も、テレワークであれば可能になります。

日本では妊娠や出産を機に仕事を離れる女性も多いですが、その中には働ける環境が整っていれば働き続けたかったと感じている人もいます。

子供の具合が悪い時などに、会社を休まなければならないということもあります。

小さい子供は体調を崩すことが多いので、まともに働けないと感じている親御さんも多くいます。

体調が良くなっても、心配なのでもう1日休ませたいと思うこともあるでしょう。

そういった時にテレワークであれば、臨機応変に対応できるので働きやすいです。

このようにライフステージに合わせて働き方を選べることで、仕事を辞めなくても対応できるようになります。

それが離職率を下げることにもつながるのです。

優秀な人材をせっかく育成しても、退職してしまったのでは会社にとっても大きな損失です。

新しい人を雇うにしても、また一から教育をしなければなりません。

人を育てるには、様々なコストが発生しています。

離職を防ぐことが、優秀な人材を確保し教育にかけるコストを下げることにもなります。

その他のメリット

また、従業員のプライベートが充実していることは、仕事のパフォーマンスを高めることにもつながっています。

長時間労働を強いられ心身が疲弊していると、新しいアイディアも生み出されないですしミスも多くなります。

従業員のモチベーションも下がってしまうので、さらに効率が悪くなるという悪循環に陥ることもあります。

メリハリをつけて働き、休む時に多いにリフレッシュすることができれば、仕事のパフォーマンスは上がります。

テレワークは、台風のような災害の時など出社するのが難しい時にも臨機応変に対応することができます。

日本は災害大国なので地震が発生して電車が止まってしまったり、台風の影響で電車やバスが動かなくなるということも多いです。

オフィスに出社したものの、電車が止まって帰れなくなってしまったという事態も発生しています。

振替のバスに長蛇の列ができていたり、タクシーが捕まらないといった事態もあります。

日本人は真面目なので何があっても出社しようとしがちですが、そういった時に日ごろからテレワークに慣れているとスムーズに仕事を行うことができます。

自宅で仕事をすることができれば、出社が難しいイレギュラーな事態にも対応しやすくなります。

テレワークを普段から取り入れておくことが、万が一の際のリスク回避になるのです。

テレワークのデメリット

ただし、テレワークはメリットばかりではありません。

デメリットも考えられます。

一番大きなデメリットには、同僚や上司など周りの人とコミュニケーションが取りづらいことがあります。

顔を合わせていればちょっとした雑談などが生まれ、職場の雰囲気が和やかになるという面もあるでしょう。

顔を合わせないと雑談することも少なくなり、周りの人と協調して仕事をしなければいけない時に相手の気持ちが見えにくいということもあります。

課題はコミュニケーション！リモートワークで失敗しないためのコツを解説！10

そういうことを防ぐためには、WEB会議などで積極的にコミュニケーションを取るようにしたりチャットツールなどを使って質問したりすることも重要です。

テレワークを行いながら業務を円滑に進めるには、意識的にコミュニケーションを取るようにすることが求められます。

また、自宅で仕事をする場合には、家族に気を使って集中できないということもあります。

生活音が気になることもありますし、生活のリズムが変わるのでお互いにイライラしてしまうこともあるようです。

そのような時には、自宅ではなくカフェやサテライトオフィス、コワーキングスペース等を利用するのもいいかもしれません。

新卒入社でもテレワークは可能？

対面でないと伝えづらい

仕事に慣れた社員がテレワークを行うのは問題ないように思いますが、新卒で入社した社員もテレワークを行うことはできるのでしょうか。

新入社員でもテレワークを行うことは基本的に問題はありません。

インターネット環境やパソコン・タブレット端末などの機器があれば、誰でも業務を行えるのがテレワークです。

しかし、新卒で入社した社員がテレワークを実施するには、色々と課題はあります。

やはり、入社したての頃は業務について何もわかっていないので、覚えなければいけないことは沢山あります。

多くの企業では新人研修を実施していますが、対面でないと伝えづらいことも多いようです。

オンラインによる研修を実施しても、いまいちピンと来なかったと感じることも少なくありません。

例えばマナー研修などは相手とのやり取りになるので、知識を得ただけでは分かりにくいこともあるからです。

最初の挨拶として行われるのが名刺交換ですが、名刺交換は実際にやってみた方が分かりやすいものでしょう。

名刺交換をしているところを見ただけだと、実際に名刺交換が必要になった時に戸惑ってしまうこともあります。

電話応対なども、実際にやってみないと慣れません。

それにテレワークだと周りに社員がいないので、何か分からないことがあっても気軽に質問できないのが不安に感じるところです。

疑問があっても漠然としていて、上手く質問できないということもあります。

最近の若い世代はデジタル世代なので、パソコンやタブレット端末の操作はスムーズに行えることが多いです。

ただし、タブレット端末をメインで使っていたりすると、パソコンは使ったことがないということもあります。

それだとパソコンの使い方を一から覚えなければならないので、仕事を覚えるところまで行くのは難しいです。

それにその企業だけで使用しているソフトウェアやツールだと、独自のルールがあるので今まで使用した経験がありません。

使い方を覚えるのも大変ですし、マニュアルを読んだだけではよく分からないこともあります。

新入社員のメンタルヘルスについて

それから新入社員の方が周りに気軽に相談したり雑談したりできる社員がいないので、孤独を感じてしまうこともあるようです。

周りの人と接する機会があまりありませんから、どのように仕事を進めればいいのか悩んでしまったりします。

孤独感はメンタルヘルスにも影響するので、上司や人事の担当者には孤独感を感じないようなケアを行うことが求められます。

業務に慣れているベテランの従業員であれば、多少上司のレスポンスが遅くても気にせず別の作業を進めたりできます。

別の業務で忙しくすぐにレスポンスを返せないという事情が分かっていれば、さほど焦りは感じません。

場合によっては早めにレスポンスをくれるように催促してりもできます。

それに対して入社したばかりの頃は、右も左も分からないので指示がないと業務が進められなくなってしまうことも多いです。

放っておかれているような気持ちになり、それが続くとメンタルヘルスに不調が生じることもあります。

そのまま休職したり離職したりすることにも繋がりかねません。

会社は社員を雇い入れるのに、入社試験を実施するなどコストをかけています。

休職したり退職することになれば、そのためにかかったコストが無駄になってしまいます。

離職を防ぐためにも、孤独感を感じずに働き続けられるようにするケアが欠かせません。

例えば全てをテレワークにするのではなく、週に1～2日程度は出社するようにする等工夫が必要です。

オンラインの研修を行うのであれば、気軽に質問できる雰囲気づくりをしたり積極的に話しかけるといった対応をすることが重要です。

信頼関係を築くことで孤独感を少なくし、仕事に対するモチベーションをアップさせるようにする必要があります。

テレワークでもチャットやメール、WEB会議システムなどをつかって密にコミュニケーションをとれば、信頼関係は構築できます。

セキュリティ対策

それからテレワークを実施する上で、セキュリティに関する教育は真っ先に行うべきことだといえるでしょう。

コンピュータウイルスやマルウェアは巧妙化しており、パソコンが感染して気づかずに使っているということもあります。

ウイルスに感染したパソコンで会社のデータにアクセスし、その情報が漏洩するなど大事に発展することもあるようです。

働く場所が多様化すれば、それだけ様々なリスクにさらされる機会が増えます。

入社したての頃はセキュリティの重要性をよく理解していないことも多いですから、テレワークを行う際には様々なリスクについて理解してから実施することが必要不可欠です。

データの取り扱いについては慎重にしなければなりません。

特に外出先などでパソコンを使用してインターネット環境に接続する際には、十分に注意する必要があります。

テレワークでのメリット

テレワークがもっと広く普及するようになれば、テレワークを当たり前のように多くの企業が行っている未来も予想できます。

優秀な人材を場所を問わずスカウトできるようになるかもしれません。

例えば、北海道に住みながら沖縄の会社で働くといったこともできる可能性があります。

もっといえば、外国に滞在しながら日本企業で働くこともできるようになることが考えられます。

遠方だからと入社を諦めなくてもよくなるのです。

オンラインでももっとコミュニケーションがスムーズになり、雑談なども気軽に行えるようになる未来が来ることも考えられます。

場所を問わずに働けるようになれば、転勤などもなくなりライフプランを立てやすいという面もあります。

近年は全国を飛び回って転勤を繰り返しキャリアアップするよりも、地元でずっと過ごしたいという地元志向の若者も増えています。

テレワークが普及すれば、場所を考えずに企業を選べるようになるでしょう。

働き方の選択肢が広がるので、新卒入社する社員にとってもメリットがあります。

入社試験に関しても、面談はオンラインで行うといったこともできます。

面接を受ける就職活動中の人にとっても、わざわざ本社にまで面接に行かなくていいので便利です。

面接を実施する企業にとっても、面接にかかるコストを削減することになります。

テレワークが可能な業界・職種・職種は？

IT関連企業

幅広い企業で導入されるようになったテレワークですが、やはり向いている業界や職種、あまり向いていない業界・職種があります。

テレワークを実際に導入してはみたものの、あまり馴染まなくて元に戻ってしまったという企業もあります。

テレワークが可能な企業には、まずIT関連企業が挙げられます。

システムエンジニアやプログラマー、WEBデザイナーなどです。

IT関連の職業は、パソコンを使えば大抵の業務を行うことができます。

プログラマーは、設計書に基づいてプログラミングを行う仕事になります。

顧客と直接やり取りをすることもあまりありません。

WEBデザイナーもクライアントのWEBサイトを構築する職種で、WEBデザイン専用のソフトさえあればどこでも作業をすることができます。

これらのITに関連する職業の人々は、基本的に一人で仕事をすることが多くなっています。

システムエンジニアやWEBデザイナーの場合にはクライアントと打ち合わせをしなければならないこともありますが、それ以外はパソコンに向かっている作業といえるでしょう。

そのためテレワークに向いています。

ただし、依頼を受けた取引先などによっては、紙媒体でやり取りをする等テレワークのみでは対応できないこともあります。

製造業、接客業など

また、製造メーカーなどは、実際に商品を製造している工場などはテレワークには向いていません。

物づくりを行っている会社では機械や道具を使わなければいけませんし、それなりの設備が必要になります。

建設業なども同様で、職人は自宅やコワーキングスペースで仕事をするわけにはいきません。

美容師や介護士、医師など人の体に直接触れる必要がある職業も、離れた場所で仕事をするのは難しいです。

エステサロンで働くエステティシャンやネイルサロンで働くネイリスト、整体院で働く整体師なども体に触れて仕事をする必要があります。

美容や医療の業界もあまりテレワークにはなじまないでしょう。

ただし、医師の場合にはオンライン診療なども普及し始めているので、今後もっと普及する可能性はあります。

地方では医師の数が十分ではない場合もありますが、遠隔地で診療を行えればそういった問題を解決することにもつながるでしょう。

カウンセリングを主とする心療内科や精神科であれば、テレワークとの相性も良いです。

スーパーマーケットやデパート等の小売店も、商品を販売するのでテレワークで行うのは難しいです。

でも、宅配サービスを実施するスーパーマーケットも増えており、インターネットショッピングを利用する人も急増しています。

電話やインターネットで注文を受け付けたり、利用者からの質問に回答するといった業務はテレワークでも行えます。

実際にコールセンターなどは、在宅勤務やリモートワークで対応しているところもあります。

カスタマーサポート等もテレワークで対応することができる分野です。

ユーザーからの問い合わせを受けたり、クレーム対応などを行います。

直接ユーザーの元に出向くわけではないので、パソコンやICTツールがあれば十分に対応することができます。

ユーザーとは、電話やメール、チャットなどを使ってやり取りを行います。

大手企業などでもカスタマーサポートではテレワークを導入してきています。

テレワークが部分的に可能なのも？

教師やインストラクターなどは対面で行うことがほとんどですが、最近ではオンラインによる授業やレッスンなども行われるようになりました。

まだそれほど普及してはいませんが、今後は広がっていくかもしれません。

また、経理の仕事などもテレワークに向いています。

様々なデータを入力したり、集計したりする業務になります。

会計ソフトを使用すれば、スムーズにデータを集計することができます。

製造業や小売業、飲食業などでも経理を経理を人はいるので、経理関係の職種はテレワークが可能です。

銀行や証券会社などの金融機関も、対面による接客よりオンラインによる接客に切り替わってきています。

お金を扱うので個人情報の漏洩などセキュリティ上の問題があり、自宅で仕事をするという環境にはなっていません。

個人情報の持ち出しは厳格に禁止されているので、自宅で仕事をするというわけにはいかないでしょう。

セキュリティ対策がもっと進めば、テレワーク対応が可能になることも考えられます。

物流業界では、実際に荷物を運ぶトラック運転手などはテレワークが不可能な職種です。

しかし、荷物を管理したり、顧客からの問い合わせに対応するカスタマーサポートなどはテレワークが可能な職種になります。

事務職・管理職

それから一般事務や営業事務といった事務職も、テレワークに向いている職種です。

事務といっても幅広く、営業マンのサポート業務をすることもあります。

WordやExcelを使って行うデータ入力であれば、パソコンがあれば作業できます。

見積書や請求書、伝票などの作成を行うのも事務の仕事です。

売上などのデータを作成したり、契約書を作成したりすることもあります。

また、PowerPoint等を使って資料を作成したり、専用のシステムに入力したりすることも多いようです。

取引先から請求書などを紙媒体で欲しいと言われる場合がありますが、その場合以外はテレワーク可能です。

印鑑なども徐々に廃止される方向にありますが、現在でも印鑑を多用している企業は多いです。

テレワークに対応できるかは取引先との兼ね合いなどもあります。

また、業界を問わず管理職もテレワークを行うのに向いています。

管理職は必ずしも現場に足を運ぶ必要はなく、現場で働く社員の管理を行うのが仕事になります。

進捗状況を把握できるシステムがあれば、わざわざ出社しなくても現状を把握することができます。

それを元に電話やチャット、WEB会議システムなどで適切な指示を出せば、業務を行うことができます。

テレワークな可能な仕事は、基本的に一人で作業できるものです。

チームで作業をする場合でも、役割分担が明確であれば対応することができます。

WEBデザイナーなどクリエイティブな仕事に多いと言われています。

リモートワーク導入に向いている職種・業種とは？

リモートワークを導入するメリット

日本政府が打ち出した働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大などの理由から、リモートワークを導入する企業が増えていますが、リモートワークの導入は企業にも従業員にも数多くのメリットをもたらします。

具体的には、企業側は生産性の向上やコスト削減を実現できるとともに、優秀な人材を確保しやすくなるというメリットが得られますし、従業員側は通勤の負担が減るとともに、ライフスタイルに合わせて仕事ができるなど柔軟な働き方ができるというメリットを得ることが可能です。

このようにリモートワークの導入は企業と従業員の双方に数多くのメリットをもたらしますが、リモートワークはすべての職種・業種に適しているわけではありません。

職種・業種によっては導入により生産性が低下してしまう恐れがあるため、リモートワークを検討する際は導入に適した職種・業種であるのかを十分に確認しておくことが重要です。

リモートワークに適しているのは、基本的にインターネット環境やパソコンなどの設備が整っていれば1人でも業務を完遂できる職種となります。

具体的には、「事務職」「システムエンジニア」「プログラマー」「Webデザイナー」「カスタマーサポート」「営業職」「管理職」などが挙げられます。

事務職、システムエンジニア、プログラマー

事務職は、基本的に1人で作業する職種で、他の従業員と協力しながら業務を行うケースは少ないので、リモートワークとの相性が良い職種となります。

データ入力などの業務は、パソコンとデータがあれば場所を問わずに行えますし、チャットやWeb会議などのツールがあれば不自由を感じることなく業務を遂行できるでしょう。

一方で、事務職は成果が見えにくい職種なので、リモートワークでは人事評価がしにくいという側面があります。

ーそのため、定期的にコミュニケーションを取って適切な評価につなげていくことが大切です。

システムエンジニアは、仕様書作成の段階ではクライアントとの打ち合わせが必要になります。

また、システムエンジニアの業務はチームで進めていくのが基本ですが、コミュニケーションツールをしっかりと整備すれば場所を問わずに業務を遂行できるので、現在リモートワーク化が積極的に進められている職種のひとつとなっています。

プログラマーは、システムエンジニアとは異なり、クライアントと顔を合わせる機会は極めて少ないのが特徴の職種です。

プログラマーは、1日の作業のほとんどが1人でのコーディングなのでリモートワークとの相性は非常に良く、チャットなどのツールを駆使すれば他の従業員とのコミュニケーションも十分に行えます。

また、システムエンジニアにも言えることですが、プログラマーの成果はオフィス外で業務に取り組んでいても見えやすいという特徴があり、正当な人事評価がしやすいのもリモートワークに適している要因です。

Webデザイナー、カスタマーサポート

Webデザイナーは、システムエンジニアと同じくクライアントとの打ち合わせが必要な職種ですが、打ち合わせ後はパソコンに向かって1人で行う作業が中心です。

Webデザイン用のソフトがインストールされたパソコンさえあれば場所を問わず仕事ができる職種で、成果も見えやすく評価基準が明確なのでリモートワークでも問題なく業務に取り組むことができます。

カスタマーサポートの業務は、インターネット環境とパソコンさえ準備できれば自宅でも十分に行うことが可能です。

顧客とのやり取りを行う職種ですが、顧客と顔を合わせずに電話やメール、チャットなどでコミュニケーションしていく職種で、他の従業員とのコミュニケーションもほとんど必要ありません。

実際にカスタマーサポートのリモートワーク化を進めている企業も多く、この流れは今後ますます加速していくと予想されます。

ただし、カスタマーサポートの業務をリモートワーク化する場合は、業務以外の雑音が入らない環境を用意する必要がある点は念頭に置いておきましょう。

営業職、管理職

営業職もリモートワークに適した職種のひとつです。

ここまで解説してきた職種とは系統が異なりますが、営業職はもともと1日の業務の大半を顧客回りに費やしており、オフィスにいるのは、朝の出社時や営業日報や各種資料の作成時など限られています。

オフィスへの出社を廃止して直接顧客回りを始めるようにすれば、不要になった通勤時間を他の業務に回すことで労働時間の短縮につながります。

また、営業日報などの資料作成は、移動中の隙間時間にカフェなどで行ったり、自宅に帰ってから行ったりすることが可能なので、営業職はリモートワークに向いていると言えるでしょう。

管理職は、担当部署における業務の進捗状況を把握したり、会議に参加したりする職種で、適切なICTツールさえあればほとんどの業務をオフィス外で行うことが可能です。

また、管理者がオフィス外で業務を行うことで、オフィスで業務にあたる従業員のストレスが軽減される可能性もあります。

このように、リモートワークに適している職種には様々なものがあります。

基本的には、オフィス以外でも単独で業務を遂行できるとともに、オンラインでのコミュニケーションでも業務に支障が出ない職種がリモートワーク向きです。

また、オフィス外で業務に取り組む場合、人事評価がしにくくなるというデメリットがあるため、目に見える成果物がある方がより適しています。

リモートワークに適さない職種・業種

一方で、リモートワークに適さない職種・業種も存在するので注意が必要です。

具体的には、「生産業」「製造業」「接客業」「販売業」「医療業」「福祉業」などの業種はリモートワークには適しません。

これらの業種では、パソコンのみで作業できない業務が中心で、「接客業」「販売業」「医療業」「福祉業」では顧客と直接やり取りが必須となります。

医療業においてはリモート診察が行われているなど、部分的なリモートワーク化も進められてる業種もありますが、これらの業種では全ての業務をリモートワーク化するのは難しいのが現状です。

そのため、「生産業」「製造業」「接客業」「販売業」「医療業」「福祉業」といった業種では、無理をしてリモートワークを進めていくのは得策ではありません。

リモートワークとは？メリットとデメリットを解説！

リモートワークの普及率について

新型コロナウイルスの感染拡大前から？

リモートワークを含むテレワークは、新型コロナウイルスの感染拡大に伴って普及率が大幅に高まりましたが、日本では1980年代からテレワークという働き方は存在していました。

テレワークを日本で始めて導入したとされているのはNECで、1984年に優秀な女性従業員が結婚や出産などをきっかけに退職するのを防ぐ目的で導入したとされています。

また、その後は1991年に現在の日本テレワーク協会、2005年にはテレワーク推進フォーラムが設立され、2014年には政府のIT総合戦略「世界最先端IT国家創造宣言」において、雇用形態の多様化とワークライフバランスを実現させる手段の一つとしてテレワークが盛り込まれました。

さらに、2019年には働き方改革関連法が施行されたことで、テレワークという働き方が広く知られるようになります。

しかし、テレワークという働き方自体は広く認知されるようになったものの、実際に導入する企業はそれほど多くはありませんでした。

総務省が実施した「令和2年通信利用動向調査」によると、平成30年（2018年）時点でのテレワークの普及率は19.1％、導入予定がある企業を含めても26.3％となっています。

その翌年の令和元年（2019年）時点での普及率は20.2％、導入予定がある企業を含めた場合は29.6％と、前年よりも若干上昇しましたが依然として低い水準のままでした。

このように、2019年時点での普及率は決して高いものではなかったテレワークですが、2020年に新型コロナウイルスの感染拡大を契機に普及率は一気に高まりを見せます。

同調査によると、令和3年（2020年）のテレワークの普及率は47.5％、導入予定がある企業を含めれば58.2％と、前年と比べて普及率は大幅に上昇しました。

都道府県別の普及率

また、新型コロナウイルス感染者が特に多い東京都においては、さらに高い普及率を見せています。

従業員が30人以上の企業を対象に東京都産業労働局が実施した調査によると、新型コロナウイルスの感染拡大が問題視されるようになった2020年3月時点の普及率は24.0％でしたが、1回目の緊急事態宣言が出された2020年4月には62.7％まで上昇しました。

その後は、緊急事態宣言が解除されたこともあり普及率は若干落ち込みましたが、1回目の緊急事態宣言後は一貫して50％以上で推移しています。

なお、2021年2月後半時点における従業員規模別の普及率は、300人以上の企業においては78.1％、100～299人の企業では69.1％、30～99人の企業においては47.8％という結果でした。

また、株式会社パーソル総合研究所が2020年5月29日から6月2日にかけて行った「第三回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によると、都道府県別の普及率は東京都がトップで48.1％、次いで神奈川県が39.2％となっています。

また、埼玉県が29.6％、千葉県が27.8％、大阪府が26.9％となっており、逆に最も普及が進んでいないのが宮崎県の2.0％でした。

このように、リモートワークを含むテレワークは、新型コロナウイルスの感染拡大によって急速に普及しましたが、都道府県によって普及率には大きな差があることが分かります。

テレワークは、出社率7割減を推奨している首都圏を中心に普及していますが、新型コロナウイルスの感染者が比較的少ない地域においては、そこまで普及していないのが現状です。

海外での普及率

また、海外に目を向けると、テレワークは特にアメリカで広く普及しています。

厚生労働省のテレワーク総合ポータルサイトによると、アメリカでの導入率は85.0％、イギリスでは38.2％、ドイツでは21.9％、フランスでは14.0％となっています。

アメリカの導入率は2015年、イギリス・ドイツ・フランスの導入率は2010年のデータなので、これらを単純に比較することはできませんが、アメリカではテレワークという働き方が広く普及していることは確かです。

アメリカのシンクタンク「Pew Research Center」の調査によると、2019年時点でアメリカの民間企業に勤める従業員のうち、IT管理者や財務アナリストといった経営・マネジメント職の24％がテレワークで業務を行っているとされています。

加えて、Webデザイナーやエンジニアなどの職種でも、14％程の方がテレワークを利用しているようです。

アメリカと日本でテレワークの普及率にここまでの差が生まれたのには様々な理由が考えられますが、そのひとつに挙げられるのが雇用制度や評価制度の違いです。

アメリカでは、職務内容を明確にした上で必要なスキルを持った人材を雇用するジョブ型雇用が主流で、成果主義の評価制度が確立されています。

求められた成果を出すことができれば、どこで業務を行っても同じという考え方が根付いているため、リモートワークを含めたテレワークが普及していると考えられます。

一方の日本は、職務内容は限定せずに優秀な人材を確保して、社内研修やOJTなどで教育して職務に必要なスキルを育てていくメンバーシップ型雇用が主流です。

メンバーシップ型雇用では、採用後に様々な職務を担当させるのが特徴で、企業を支えていく人材を育てていきます。

そして、担当していた業務がなくなったとしても配置転換されて定年まで雇用が保証されるため、日本人は会社に対する帰属意識が強い傾向があると言われています。

アメリカと日本でテレワークの普及率に大きな差が生まれているのは、以上のような違いがあるためだと考えられます。

また、日本企業では業務をチームで行っていくことが多く、密なコミュニケーションが求められるのもテレワークの普及が進まなかった要因と言えるでしょう。

しかし、上記の通り新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、日本にもテレワークやリモートワークという働き方が定着しつつあります。

日本政府も、新型コロナウイルスの感染拡大前からテレワークを推奨しているため、新型コロナウイルスの終息後においてもテレワークという働き方が定着していく可能性は十分にあるでしょう。

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リモートワークで成果を上げる方法

成果を上げるための準備

リモートワークは、オフィスで行われる従来の働き方とは大きく異なるため、適切に導入しないと生産性が低下してしまう恐れがあります。

リモートワークにおいて従業員の成果を上げるためには、まずリモートワークに適した環境を整備することが大切です。

システムエンジニアやカスタマーサポートといったリモートワークに適した職種であっても、適切な環境が整っていなければ十分な成果を上げることは難しくなります。

具体的には、パソコンやタブレットといったデバイス、十分な通信速度が得られるインターネット環境、業務をスムーズに遂行していくためのICTツールなどを準備しておく必要があります。

また、リモートワークでは周囲の生活音が気になって業務に集中できなかったり、椅子が合わずに腰を痛めたりする可能性もあるので、業務を行う場所を問わず従業員がストレスを抱えずに業務に取り組める環境を整えてあげることが重要です。

また、コミュニケーションの機会をいかに増やすかがリモートワーク導入で成果を向上させるポイントとなります。

リモートワークを行う従業員の多くはコミュニケーション不足に頭を悩ませており、周囲とのコミュニケーションが不足することで孤独感が生まれて、モチベーションの低下を招く恐れがあります。

その結果、生産性が低下するとともに、離職率の上昇につながるケースもあるので、オフィスで業務を行う際と同じような円滑なコミュニケーションが取れる体制を整えることが重要です。

コミュニケーションを心がける

現在では、チャットツールやWeb会議ツールなど、離れた場所にいても円滑なコミュニケーションが実現できるツールが数多くあるので、業務内容に合ったツールを導入するとともに定期的にコミュニケーションを取っていきましょう。

特に、自宅において一人で業務に取り組む従業員に対しては、孤独感が生まれないように密なコミュニケーションを心がけることが大切です。

具体的には、Web会議ツールを活用して朝礼を実施したり、業務終了時に報告の時間を設けたりするのが効果的です。

Web会議ツールによる朝礼を実施すれば、画面越しではありますがメンバー全員が顔を合わせることになるので、孤独感が生まれにくくなりモチベーション低下や離職率の上昇を防ぐことができるでしょう。

また、業務終了時に報告の時間を設ければ、従業員は行った業務に対する細かな説明が可能ですし、業務に関する疑問を抱えていても上司に直接質問できるので、業務効率が高まる可能性があります。

なお、チャットツールやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールは単に導入するだけではなく、直感的に使えるものを選択することが重要です。

新型コロナウイルスの感染が広がる現在、研修などでツールの使い方を教えるのは難しいケースもあるので、研修などを行わずとも簡単に使用できるツールを選ぶようにしましょう。

直感的な操作ができないツールを導入してしまうと、上手く活用できずにコミュニケーション不足に悩む従業員が生まれてしまう恐れがあるので注意が必要です。

人事評価の方法

さらに、リモートワーク向けの新たな人事評価方法を定めることも大切です。

オフィスでの勤務の場合、上司は部下の様子を常にチェックできるため、業務に対する姿勢や成果を出すまでのプロセスなども評価対象とすることができます。

しかし、リモートワークの場合は、従業員の勤務態度や成果に至るまでの過程をチェックするのが難しくなるため、どうしても成果重視の人事評価になりがちです。

実際に、リモートワークの経験がある管理職を対象に行われた調査では、70％を超える管理職の方がリモートワーク時の人事評価はオフィス勤務時と比べて難しいと回答しています。

また、管理者によって評価方法にばらつきが出る恐れもあり、従業員のモチベーション低下につながるケースもあるので、リモートワークを導入する際は人事評価方法も新たに定める必要があります。

具体的には、評価項目を明確化することが重要で、例えば定期的にWeb会議ツールを活用した面談を実施して成果に至るまでのプロセスを確認したり、業務スピードやレスポンスを定量的に測定して評価材料にしていくのが有効です。

加えて、管理者によって評価にばらつきが生じると、従業員に不公平感を与えてしまうので、評価項目を明確化するだけでなく評価方法の統一化も図りましょう。

さらに、目標管理制度（MBO）を導入するのも効果的です。

目標管理制度とは、従業員に個人的な目標を定めてもらい、その進捗状況によって人事評価を行うマネジメント方法のことを指します。

一般的には、上司と相談した上で目標を設定しますが、目標管理制度は事前に決めた目標に対する達成度合いで評価するため、リモートワークでも適切な人事評価を行うことが可能です。

また、目標管理制度は単に適切な人事評価を実現できるだけでなく、従業員の自律性が養われるとともに、従業員のスキルアップにつながるというメリットもあります。

ノーレイティングを取り入れてみる

また、ノーレイティングという評価手法を取り入れるのも一つの手です。

ノーレイティングは、ランク付けを行わない新たな人事評価手法で、従来の「S」「A」「B」「C」といったランク付けを行わない代わりに、リアルタイムの目標設定とフィードバックを繰り返しながらその都度評価が行われます。

ノーレイティングを適切に実施するには、管理者が高いマネジメント能力を持っている必要があるとともに、頻繁な面談が必要になるので管理者にかかる負担が大きくなるという側面がありますが、従業員のモチベーションが向上するというメリットがあります。

また、上記の通り、リモートワークでは上司と部下のコミュニケーションが不足しがちですが、面談を頻繁に行うノーレイティングを導入すればコミュニケーション不足を心配する必要がなく、上司と部下の距離を近く保つことが可能です。

以上がリモートワークにおいて従業員の成果を上げる方法となりますが、リモートワークは上記したポイントを押さえて導入しないと従業員のモチベーションの低下を招く恐れがあります。

モチベーションが低下した結果、生産性の低下や離職につながるケースもあるので十分に注意しましょう。

リモートワークで活用できるコミュニケーションツール

リモートワーク導入時の課題と解決方法

就業規則について

リモートワークの導入は、企業と従業員の双方に多くのメリットをもたらしますが、導入や実施していく上での課題が全くないわけではありません。

まず挙げられる課題は、就業規則を変更しなければいけない可能性があることです。

リモートワークの導入した場合、始業・終業・休憩時間が曖昧になったり、賃金や手当が変わったりする可能性がありますが、このような場合は既存の就業規則の変更や追加したり、リモートワーク向けの新たな就業規則を作成したりする必要があります。

新たな規則を作成する際は、リモートワークを導入した他者の就業規則を参考にするのが有効ですが、いくつかのポイントを押さえておくことも大切です。

具体的には、リモートワークを利用できる条件・リモートワークを行う頻度や期間・就業場所・就業時間の定義・機密情報の扱い方・リモートワーク実施に伴う費用負担・評価方法といったポイントが挙げられます。

リモートワークを始めて実施する従業員に対しては、基本的に研修でツールなどの使い方を覚えてもらう必要がありますし、入社直後はリモートワークを行って欲しくないケースも少なくないでしょう。

そのため、研修の受講義務や勤務年数など、リモートワークを利用できる条件を就業規則内で指定しておくことが大切です。

また、後々のトラブルを避けるためには、オフィス外での勤務頻度や通常のオフィス勤務に戻す期限を設定するとともに、勤務する場所に関しても指定しておく必要があります。

就業時間について

さらに、特に在宅勤務を導入する場合は、就業時間の定義を決めておくことも重要です。

在宅勤務では、勤務の実態を把握するのが難しいという側面がありますが、在宅勤務でも深夜や休日の労働には割増賃貸を支払う必要があるため、そもそも深夜や休日の勤務を禁止したり、許可制にしたりしておく必要があります。

ちなみに、一定の条件を満たしていれば、事業場外みなし労働時間制を導入することも可能です。

事業場外みなし労働時間制とは、労働者が業務の全てもしくは一部を社外で行い、使用者が労働時間を正確に把握するの困難な場合において、実際の勤務状況にかかわらず前もって決められた時間は労働したと見なすことができる制度のことを指します。

例えば、所定の労働時間が8時間の従業員に対してこの制度を適用した場合、従業員が全ての業務を6時間で完遂したとしても、使用者は8時間分の賃金を支払わなければなりません。

また、事業場外みなし労働時間制を適用した場合でも、所定労働時間を超えた場合は残業代を支払う義務があるので注意が必要です。

なお、事業場外みなし労働時間制を導入できるのは、業務が私生活を行っている自宅で行われること、常時会社と通信できる状態にしておかなくても良いと認めること、全ての業務が会社側からの具体的な指示に基づいて行われないこと、という3つの条件を全て満たしている場合に限られます。

機密情報について

また、社外で業務を行う以上、企業の情報は必ず外部に持ち出されることになります。

そのため、就業規則内に機密情報の定義を記載するとともに、リモートワークでは機密情報の持ち出すのを禁止にしたり許可制にしたりすることが大切です。

加えて、各種資料やパソコンの扱い方、使用するインターネット回線なども細かく指定しておいた方が安心です。

さらに、リモートワークを導入する場合、従業員側に通信費や光熱費といった費用負担が生じるケースがあります。

従業員側に費用負担が発生する場合、労働基準法で就業規則内に明記することが定められているため、費用負担が発生した場合に企業側と従業員側のどちらが負担するのかを明記しておく必要があります。

また、一部の費用を企業側が負担する場合は、負担額の計算方法も定めておきましょう。

加えて、上記の通りリモートワークを導入した場合、新たな人事評価方法を定めることが重要となりますが、リモートワーク向けの評価方法を構築した場合は就業規則内に記載しておく必要もあります。

以上がリモートワークの導入に伴って新たな就業規則を作成する際のポイントとなりますが、新たな規則を作成する際は従業員の意見を尊重することも忘れてはいけません。

労務管理、セキュリティ面について

次に挙げられる課題は、労務管理についてです。

オフィス勤務の場合、タイムカードなどによって始業時間や終業時間を管理することができますが、リモートワークの場合は始業時間や終業時間が分かりにくいという課題があります。

そのため、リモートワークでも労務管理を行える体制を構築することが重要です。

具体的には業務開始時と終了時にメールやチャットツールなどで報告してもらうといった方法が挙げられますが、このような体制では従業員側に報告という新たな手間が発生してしまうため、予算に余裕があればクラウド型の勤怠管理ツールを導入するのがおすすめです。

クラウド型の勤怠管理ツールであれば、インターネット環境さえあれば場所を問わずにタイムカードに打刻可能ですし、管理者も従業員の就業状況を一目で把握できるため、無駄な残業を防止することも可能です。

加えて、給与管理システムと連携することで、スムーズに給与計算できるというメリットもあります。
最後に挙げる課題は、セキュリティ面です。

就業規則作成のポイントでも解説しましたが、リモートワークでは企業の情報が社外へ持ち出されることになります。

場合によっては機密情報の持ち出しを許可しなければいけないケースもあるため、ウィルス対策や不正アクセス防止といったセキュリティ対策を従業員任せにしないことが重要です。

具体的には、セキュリティソフトの導入はもちろん、Wi-Fiルーターの貸し出しやパスワードロック機能付きのUSBメモリーの使用といった対策を検討しましょう。

VPN回線を利用して通信を暗号化したり、自宅のパソコンなどから会社のパソコンを操作できるリモートアクセスサービスを活用したりするのも有効です。

また、一方的にセキュリティ対策を講じるだけでなく、研修を行ってパスワード管理を徹底する、許可されていないアプリケーションを利用しない、OSやアプリケーションを最新版にアップデートするといったセキュリティ対策の基本を周知徹底させることが重要です。

リモートワークを導入する前に

リモートワークとは？

リモートワークとは、従業員が会社に出社することなく会社以外の場所で業務を行う働き方です。

リモートとは遠隔という意味の言葉で、遠隔で仕事を行うことを指します。

インターネットを通じてテレビ会議を行ったり、チャットやメールなどを活用して遠隔地であっても会社にいるように業務を行うのが特徴です。

リモートワークは自宅で行うというイメージが強いですが、カフェやレンタルオフィス、ビジネスホテルなどの場所で仕事を行ったとしてもリモートワークになります。

近年では、新型コロナウィルスの感染拡大からこのような働き方に注目されています。

企業側としてもさまざまなメリットがあることから、このような形での勤務を認めている会社も多くなってきているのが現状です。

病気を避けるという観点からだけではなく、出産後の育児と仕事の両立を行いたいという女性や男性からも支持されています。

職務領域によっては導入することが難しいというケースもありますが、導入できる会社であれば導入を検討するケースも増えています。

しかし、リモートワークを導入するにはさまざまな懸念材料があるのも確かです。

メリット・デメリットだけではなく労働時間の管理方法がわからないことから、導入に迷っているという企業もあります。

始業・終業時刻について

リモートワークを導入する際の時間管理方法としては、始業・終業時刻の管理及び業務時間中の在籍確認がポイントとなってきます。

始業・終業の時間管理の方法としては、始業終業の報告や記録方法を最初に決めておくことが重要です。

最もよく行われている管理方法がEメールによる報告です。

日頃からメールを使うケースは多いため使い慣れている人も多く、報告がしやすい方法となっています。

業務報告としても役立つ上、担当部署にも一斉送信ができるため始業・終業時間を共有することが可能です。

手早く行いたいという場合には、電話という方法もあります。

電話を選択する場合には、所属と氏名をしっかり会社側に伝えます。

電話は、上下間でのコミュニケーションにもつながります。

勤怠管理ツールを活用するというのも方法の一つです。

リモートワークが増えるにしたがって、リモートワークをする人にも使いやすい勤怠管理ツールも増えていっています。

始業・終業時刻の管理がしやすくなります。

メールや電話は利用しやすいのですが、従業員が手入力するという管理方法だったため誤入力や虚偽の申告ができてしまうという問題点も抱えています。

対して、勤怠管理ツールはさまざまなデバイスを通して正確に時刻を入力することができるため、データの整合性が高まります。

また、データを一斉出力することができるため、集計や残業の有無、有給の取得情報などさまざまな情報を正確に把握することにも役立ちます。

不正防止にも効果があって、データの管理もしやすくなるため業務効率を高めることでコストや労働時間の削減にも有効です。

在籍・離席の確認について

他にも決めておきたいのが在籍・離席の確認です。

子どもの送迎などによって一時的に離席して業務を中断するという場合には、業務管理ツールを操作するというルールを徹底します。

すぐに対応するためには常に電話連絡をしやすい状態にしておくことや、リモートワーク中の作業を会社側がチェックできるようにしておくことなどが求められます。

会社の目の届く範囲で社員の働きぶりが見えないという点から、着席・退席がわかるシステムを導入している企業もあって、画面にランダムに社員がランダムに撮影されて上司に送信されるという仕組みがあることから自宅であっても社員は緊張感を持って仕事が行えます。

ただし、中にはこのようなシステムは監視されているようだと感じてしまい抵抗感がある人もいます。

問題なのは、サボることを心配するのではなく成果が出ているのかという点を重視することが大切です。

物作りなどの投入した時間が成果につながるのであれば、それほど問題視する必要がありませんが、事務作業などはPCの前にいた時間ではなくどれぐらいの成果があったのかという結果を重視します。

こなすべき量が決まっているなら残業を行なって長々仕事をするよりも、効率的に就業時間内に終わらせた方が結果を出しているということです。

これまでの会社に出社して始業時間から終業時間まで仕事をするという働き方だと、残業をしたり休日出勤した方が仕事熱心に思えます。

逆に就業時間内に効率的に仕事を終わらせたとしても、手を抜いていると判断され余計な仕事まで任されてしまう、ということも考えられます。

その点リモートワークは、このような心配がなく時間内に成果が出れば、空いた時間を自由に使えるという意識付けすることができるようになり、生産性を高められます。

それにもかかわらず、会社は社員がサボっていないかということに注目しがちです。

監視しやすいシステム

このような状態を避けるためには、監視しやすい導入するシステムを選びます。

定期的にカメラで見られるのには抵抗があるという人が多い場合には、アクセス監視が有効でネットサーフィンやゲームなどの業務に関係のないことをしていないかチェックするシステムです。

業務用のパソコンに導入することで、業務に関係のないサイトへのアクセスなどを制限します。

利用アプリを監視するということもできます。

仕事でよく使われるオフィスソフトをはじめとしたアプリがどのように稼働しているのかをチェックできるアプリで、稼働していない・稼働していても稼働状況が悪いをチェックして社員が仕事をしているかどうかをチェックできます。

キーロガーの監視も効果的だとされています。

キーロガーとは、PCやスマートフォンで入力されている内容をログとして保存することができ、業務に関係のない単語があるかを監視を行えます。

リモートワークは新型コロナウィルスが流行している今、安心して仕事をするための方法として導入する企業が増えていますが、厳しく社員を監視しすぎるとさまざまな問題を引き起こす原因となってしまいます。

有効性を十分に活かすためにも、リモートワークをするルールをしっかりと事前に作っておき、社員が導入しても問題のないシステムを選ぶということが大事です。

テレワークで最初にすべき５つのこと

リモートワークとテレワークの違いとは？

テレワークとは

リモートワークとよく似た言葉として、テレワークというものもあります。

リモートワークとテレワークは会社以外で働くという点では一見似ていますが、テレワークとは情報通信技術を使って場所や時間にとらわれずに柔軟性のある働きのことを言います。

テレワークには二つの定義があって柔軟性のある働き方という以外にも在宅勤務・カフェやホテルなどのモバイルワーク、本社ではない自社のオフィス機能を持つ場所で仕事をするサテライトオフィスの三つの働き方を示します。

テレワークとは働き方改革の一環となっていて、さまざまなメリットがあります。

ライフワークのバランスを確立したり、地方の地域活性化や労働力の確保などのメリットが得られます。

テレワークのためにサテライトオフィスを作れば、地方にいたとしても首都圏の企業に入社することが可能、カフェを利用できればカフェを通じて地域活性化にもつながるなどが考えられます。

在宅勤務は自宅で勤務する形態です。

勤務時間中は原則的に自宅で仕事をすることが求められ、インターネットだけではなく電話やFAXなども利用して会社とコミュニケーションを取りながら業務を進めていきます。

育児中や介護中でも仕事ができるとして、最も注目されている形と言えます。

モバイルワークはノートパソコンやスマートフォン・タブレットなどを使って、顧客先への滞在中や移動中にも仕事をすることを指します。

これもテレワークの一種ですが、外でも使えるWi-Fiなどを用意することが必須となっています。

都心部では無料で使えるWi-Fiスポットも多くなっていますが、セキュリティ面を考えると専用の回線を用意することが安全です。

サテライトオフィスは、会社が用意したオフィスを利用する勤務形態になります。

レンタルオフィス以外にも個人で利用できるコワーキングスペースも人気で、インターネット設備や仕事に必要な環境が整っています。

社内限定の通信に接続することができるというのも、安心できるポイントです。

リモートワークとは

このように定義されているテレワークに対して、リモートワークは明確な定義が存在してないのが実態です。

遠隔で行える業務全般のことをリモートワークと呼んでいます。

テレワークは主に自治体・省庁・大企業が利用しているケースが多く、リモートワークはIT企業やフリーランスの人が活用していることが多い言葉です。

テレワークとリモートワークは相手に合わせて使い分けるとわかりやすいです。

インターネットを通じて仕事をするというのは同じですが、会社のオフィス以外で仕事をするという働き方は共通しています。

リモートワークとテレワークの大きな違いは、国に定義されているかどうかです。

そのため国に定義されているテレワークであれば、助成金を申請を行えるため導入もしやすくなると考えることができます。

カジュアルな会話をするのであればリモートワークというとわかりやすく、近年では会議・飲み会・帰省などをリモートで行うことが増えてきていて、カジュアルかつ親しみやすく使われるようになってきています。

使い分けに明確な基準はありませんが、言葉の違いを知っておくことでシチュエーションに合わせて相応しい言葉を使えるようになります。

意識して使い分ける場面も少なく、言葉の使い方に対して細かく気にしなくても問題はないです。

ただし、場合によっては言葉を使い分ける必要が出てくる可能性も十分考えられるため、二つの違いを知っておくことで相手の立場やその場の雰囲気にあった言葉を使い分けられます。

職種別ポイント

テレワークは職種別によって導入するポイントが異なります。

営業職などは外勤が多いイメージですが、テレワークで行うことも不可能ではないとされています。

自社と取引先がウェブ会議やチャットを通じて取引することが増えていて、ワークフローシステムなどを利用すれば業務報告なども手軽に行えます。

営業職の場合は、インターネット上のやりとりだけでは仕事をするのは難しいというケースもありますが、相手先に足を運び、オフィスに立ち寄ることなく直帰することができれば時間を有効活用することができ業務効率も良くなります。

事務職は比較的在宅などでも仕事がしやすいです。

環境を整えれば、普段とさほど変わりなく作業を進められます。業務に必要なビジネスツールなどを用意することで、より働きやすい環境が整います。

経理職も移行が可能です。

各種帳簿や領収書などを電子化する、勤怠管理や執務管理をオンラインに移行することなどが求められますが、業務効率が良くなる場合もあるためこれをきっかけに環境を整えるメリットは多いです。

デザイナーなどのクリエイティブな職業をしている場合も、問題なく移行を行えます。

フリーランスで活躍している人も多いですが、テレワークを行う場合にはクラウドシステムを有効活用していきます。

プロジェクト管理ツールやウェブ会議ツール、データ共有などがしやすくなることで仕事の進捗状況などがわかりやすくなります。

管理職は難しいと考えられがちですが、業務管理ツールや勤怠管理ツールを使えば問題なく仕事を行うことができ、各部署の進捗をチェックして適切な指示やアドバイスが出せます。

リアルタイムで従業員とやりとりしたい時には、チャットツールやウェブ会議ツールを活用しますが、きちんと管理するためには事前にこれらのようなツールを導入しておくことが求められます。

リモートワークもテレワークも自宅などの社外で仕事を行う働き方ですので、導入する場合にはリスクや注意点などもしっかり把握していきます。

安全性を考慮するのであればインターネット回線を利用して構築される仮想空間であるVPNを利用して、外部からの通信を読み取れないようにすることで情報を守ります。

ウイルス対策ソフトなども用意することで、インターネット上でウイルス感染やサイバー攻撃に対しての対策を行います。

VPNは便利ですが、サイバー攻撃を受ける可能性は十分に考えることができます。

仕事に対しての安全性を考慮するのであれば、このような工夫をすることによってリスクから身を守ることに繋がります。

テレワーク、リモートワーク、在宅勤務の違いとは？働き方やメリットを知ろう

リモートワークのメリットとは？

大きいメリット

リモートワークのメリットは、さまざまなことがあげられます。

最も大きいのが通勤時間の削減です。

通勤にかかる時間を削減することができ、自宅であればすぐに仕事に取り掛かれます。

往復で長時間通勤時間がかかるという場合には、特に効果的なメリットになります。

通勤時間に対してストレスがあるという人も多く、それがなくなることでパフォーマンスの向上も期待できます。

通勤時間には同乗者とのトラブル、事故による遅延などの問題が出てくることも考えられますが、リモートワークになることでその心配が減らせます。

また、新型コロナウイルスに感染するリスクを下げられるのもメリットです。

コスト面にも大きなメリットがあると考えられます。

会社のオフィスに行く必要がなくなることから、オフィスのデスクや椅子などが必要なくなります。

会社側が負担する必要がある交通費なども不要になる上、通信費や光熱費の負担を減らせます。

不要な印刷物も減っていくため、紙を保管するためのスペースや印刷コストも減らせることで、会社を運営するためのコストを見直せます。

導入規模によってはオフィス自体のスペースを削減することも可能で、リモートワークを選ぶことで数千万単位で節約できた企業も存在しています。

レンタルオフィスなどを選択することで敷金や礼金などを支払う必要がなくなり、自社でオフィスを設ける必要がなくなっていきます。

人材を確保しやすくなる

人材の確保という点でもメリットが得られます。

育児や介護によって時短勤務になったり、仕事そのものを辞める必要がある、パートナーの転勤で通勤が難しくなるなど雇用が難しい人も出てきます。

このような状態でも会社にとって辞めて欲しくない優秀な人材を雇用し続けることが可能です。

リモートワークであれば日本国内だけではなく、世界中どこにいても業務に取り組めます。

優秀な人材を手放すことなく対応することができる上、個人の事情にも柔軟に対応を行えることにつながって人材不足解消にもなります。

定着率を高められれば、企業イメージもよくなっていきます。

仕事に対する満足度の向上にも役立ちます。

柔軟に対応してもらえる会社だとアピールできれば、優秀な新入社員が入社してくる可能性も高くなるため会社側・従業員側の両方にメリットのある働き方と言えます。

リモートワークは、自分好みの環境で働ける働き方でもあります。

自分が心地よい作業環境を整えることができるため、モチベーションにもつながっていきます。

座る時間が増えることで自分に合った椅子を購入することができたり、休憩時間に運動を行う、気分転換に好きな音楽をかけるなども行えて、働く場所自体を自分で選べるのも集中力を高めることができて業務効率のアップにもなります。

社内だと予定外の打ち合わせや会議、顧客の訪問などが入ってしまい作業を中断する必要が出てくるケースもありますが、リモートワークであれば作業を中断されにくいです。

災害時にもメリット？

災害などのリスク分散ができるのも、良いポイントです。

一箇所だけ本社機能や従業員が集中していると、規模の大きな地震などがきた場合には事業を継続することが難しくなってしまうことも考えられます。

さまざまな場所に従業員を分散しておくことで、災害時のリスク分散にもつながっていきます。

災害が発生した時に業務を中断しないことを事業継続計画対策と言います。

事業継続計画対策は、地震だけではなく停電やシステムエラーが起こったときに、被害を最小限にできる対策です。

リモートワークをすることで素早く仕事を再開、あるいは継続することに役立ちます。

情報共有ができるICT環境を構築していれば、災害・感染症の流行など人に会いにくい時期であっても社員同士で素早く情報伝達や共有が行えます。

このような状態を作るためにも、非常時にだけリモートワークを行うのではなく、平常時から準備をしておくことでよりスムーズに仕事が行えるようになっていきます。

多様性のある働き方・コロナ対策に力を入れているという企業イメージを作れます。

この先、リモートワークという働き方はごく一般的な働き方になる可能性もありますが、いち早くリモートワークを導入したという事実は企業にとっては良いイメージへとつながっていきます。

企業ブランドの向上につながっていきます。

従業員のメリット

従業員側のメリットとしては、ワークライフバランスを向上できることがあげられます。

ワークライフバランスとは、仕事と生活の調和のことを指していて、仕事と生活の両方を調和させるという意味です。

自分が理想とするライフスタイルを目指すことができ、田舎や海外で生活がしたいという場合でもリモートワークであれば毎日出社しなくても良いため、田舎暮らしなどの生活スタイルが手に入れられます。

障害がある、病気の治療で出社して働くことが難しいというケースでも、仕事をすることができる働き方です。

労働意欲のある高齢者なども採用することができて、能力やスキルがある人や業務経験が豊富な人などを即戦力として雇えます。

厚生労働省が発表しているデータでは、リモートワークを導入することによって約半数の人が家族と過ごす時間や育児の時間が一時間以上増えたという結果が出ています。

通勤しなくても良いため時間にも体力にも余裕が出てきて、家族とのコミュニケーションが増えたり、自由時間を多く確保できるなども良い点と言えます。

他にも、夕食後に再度仕事を行なうなど自分に合った仕事の仕方で進められます。

仕事の効率が良くなることで生産性の向上も見込めます。

ただし、メリットも多いですがデメリットも多いため導入を迷っているという企業も少なくないのが現状です。

問題なくリモートワークを進めるためには、メリットだけではなくデメリットにも注目して、そのデメリットを無くしていく工夫が求められます。

会社だけではなく従業員側もどのような働き方が良いのかを検討することで、快適な仕事環境が手に入れられます。

リモートワークと一言で言っても完全に出社しない、出社日が決められている働き方、業務委託などの契約関係でのオフィスに出社せずに業務を行なう働き方など、自分に合った働き方を行なうことも大事です。

リモートワークのデメリットとは？

サボりがちになりやすい？

メリットも多いですが、リモートワークにはデメリットが多いため、それも考慮して導入することが必要です。

デメリットとして挙げられるのが勤怠管理の難しさで、勤怠管理は正しく仕事を評価するために重要な判断材料となってきますが、自宅などで働く従業員の様子がわからないと労働実態がわからないということが考えられ、業務中サボっていないか、長時間労働になっていないかなどもデメリットにつながっていきます。

このような問題を避けるためには、作業ログを確認できるような管理システムを導入することなどで対策できるツールも同時に導入することがポイントです。

中には、リモートワークでは正当な評価が受けにくいと感じる従業員もいるかと思いますが、このような従業員がいると導入がうまくいかないケースもあるため、不公平感を無くすための評価基準を見直すなど工夫をします。

場合によっては、生産効率が落ちてしまうこともあってリモートワークになることで、監視の目がなくなってサボりがちになってしまう人が出てきたり、勤務時間に対して実労働が伴わないなどの問題が出てくることもあるため注意すべき点と言えます。

業務によってはすぐにコミュニケーションが取れないことが問題となってしまうこともあるため、すぐにコミュニケーションが取れるようにウェブ会議システムやチャットなどを常時接続するなどのツールを活用します。

ITツールの導入が必要不可欠というのもデメリットで会社のPCやタブレットなどを持ち出して仕事をするというケースは多いですが、オフィスからPCなどを持ち出すことによって情報漏洩のリスクが高まります。

情報漏洩をさせないためには、使用する機器のセキュリティ対策をしっかり行なう、機器の持ち出しについてルールを設けて周知させます。

従業員側のデメリット

従業員側のデメリットとしては、自己管理が必要となることが挙げられます。

個人が集中できる環境を自分自身で整える必要があって、会社側が用意する勤怠管理ツールに頼るのばかりではなくツールに頼らない自己管理のためのルールを設けることでリモートワークをしやすくします。

直接的なコミュニケーションが減ってしまうこともあるため、一日一回はウェブ会議を行う、チャットを利用するなど進捗管理がしやすい環境を作ります。

人に会わないため寂しいと感じてしまう人も少なくないですが、定期的なコミュニケーションができるツールを活用して、意識的に人と会話する機会を増やすようにすることで働きやすい環境につながっていきます。

実際の労働時間が把握しづらいというのも問題で、会社にいる以上に仕事に時間を使ってしまうというケースもあるため、メリハリをつけるタイムレコーダーを導入する、始業・終業時間を自分でもわかりやすくするなどの工夫が求められます。

気がつかずに、長期労働になってしまうとストレスや過労にもつながっていくため、それを防ぐためのツールは積極的に取り入れます。

そのほかのデメリット

そのほかのデメリットとしては、リモートワークをすることで家にいる時間が増えて家族とトラブルになってしまい、それがストレスの原因にもなってしまうことあるため事前に家庭内でのルールをはっきりさせます。

リモートワークの仕事中に、家族に家事を手伝って欲しい、子どもの面倒を見て欲しいと言われることもあったり、保育園・幼稚園・学校から帰ってきた子どもに遊んでほしいと言われる、ウェブ会議中に生活音や背景が映り込んでしまう、仕事中に家族に話しかけられるというのはリモートワーク中に良くあるケースです。

このような状態を避けるためには、できるだけ仕事するエリアとプライベートエリアを分けるようにします。

リビングなど家族が集まりやすい場所ではなく、自分の部屋や書斎などを仕事スペースとして確保してメリハリをつけます。

このようなスペースが確保できないという場合には、パーテーションでスペースを区切るようにします。

パーテーションを用意することで生活感のある背景を隠せて、子どもにも今仕事中であるということが伝わります。

仕事する場所を毎回変えると家族も対処しにくくなってしまうため、仕事する場所をしっかり決めた上でリモートワークを始めれば家族も対処しやすくなっていきます。

デメリットとしては、仕事とプライベートのメリハリが付けにくくなっていくのも課題です。

プライベートの時間も仕事をしてしまったり、仕事中に家事を頼まれるなどは良くあるケースですが、このようなデメリットを解消するためには、情報を家族間で共有することが有効な方法です。

始業時間・休憩時間・終業時間の一日のスケジュールを家族全員で共有し、仕事中には緊急時以外話しかけないというルールを明確にしておくことで、スムーズに仕事を進められます。

家族とのトラブルを避けるためには、レンタルスペースを利用するという方法も選べます。

レンタルスペースは、仕事をするのに必要な設備が整ったレンタルオフィスの一種です。

個室などもあるため、集中して仕事に取り組めます。

ただし、利用するためには料金がかかってしまったり、不特定の人と会うこともあるため感染リスクが高くなってしまうなどのデメリットです。

サテライトオフィスの場合は、会社が用意する小規模オフィスで最低限の設備しかないことが多く、会社側はオフィスを用意しなければ実施が難しいのが現状と言えます。

カフェに行くというケースもありますが、コストが低く自宅よりも集中しやすいのですが、本来飲食を目的にした場所ですので、長時間利用することは難しい、他人に情報を見られてしまうリスクがあるなどデメリットも多くあるため注意します。

考えられる問題はさまざまなものがありますが、重要なのがセキュリティと自分に合う環境であるか、コストがどれぐらいかかるかという点です。

そのほか考えられるデメリットとしては、運動不足になってしまうことも問題となっていて、意識して運動することが重要だと考えられます。

今まで通勤していた時間に散歩するなどの意識して、運動することでデメリットは解消できます。

このようなメリット・デメリット全て考慮した上で、リモートワークを導入が求められます。