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リモートアクセスツール

そもそも、テレワークとは

近年テレワークを導入する企業が増えています。

テレワークは自宅や遠隔地のオフィス、移動先などいつでもどこでも仕事を行える柔軟な働き方を指しており、決して自宅で行う仕事を指しているわけではありません。

働き方改革や流行を続けているウイルスの影響により、注目度が上がりましたが、それ以前にもテレワークを導入している企業はありました。

テレワークは離れたと働くという英語を合わせた造語であり、場所だけでなく時間にもとらわれない柔軟な働き方を指します。

大きく在宅勤務、モバイルワーク、そしてサテライトオフィスの3つの種類があり、在宅勤務は自宅にいながら本社オフィスにいるメンバーとインターネット上で連絡を取りながら仕事をしていきます。

モバイルワークはパソコンやスマートフォンなどの端末を用いて移動中もしくは相手先の企業において仕事をする方法、サテライトは本社から離れた場所に設置されたオフィスで働く方法です。

サテライトは一見営業所と間違えられますが、一時的な場所を指しており、レンタルオフィスなどが該当します。

企業でテレワークを導入するメリットには、自分らしく働くことができるため、社員のモチベーションが上がり生産性が向上する、通勤の負担が軽減される、様々な働き方ができるので人材が集まりやすい、それに伴い人員不足を解消することができることがあげられます。

地方に在住している人や車いすを使用している人も採用することが可能になるので、優秀な人材が集まりやすく、結果として企業成績が向上していきます。

一方で問題点としてセキュリティ強化やシステムの導入が必要となります。

情報が漏洩してしまうと企業にとっては致命傷であり、さらに仕事をしたくてもシステムが導入されていないと効率よく行うことはできません。

リモートワークには、リモートアクセスツール

そこで取り入れるのはリモートアクセスツールです。

リモートアクセスツールは、インターネットを通じて遠隔でパソコンの操作ができるようにしたツールを指しており、またの名をリモートアクセスサービスやリモートデスクトップとも言われています。

社内にあるパソコンを自宅や外出先などから、自分のパソコンやスマートフォン、タブレットを利用して操作する仕組みであり、結果として社内でも社外でも行う行為は同じになります。

セキュリティにおいても、あくまで社内のパソコンの画面を画面転送するのみの仕組みであるので、社外の端末にキャッシュなどのデーターが残ることはありません。

また社外への情報の漏洩を避けるためにデーター保存やダウンロード、印刷などの機能を禁止することも可能になっているものが多いです。

リモートアクセスツールは、接続方法によって種類が異なります。

リモートアクセスツールには、画面転送方式やセキュアブラウザ方式、VPN方式の3つがあり、画面転送方式はインターネットを通じて社内のパソコンの画面をそのまま自宅などの端末に転送できるものになります。

この方式はネットワークの構築は不要となるので、すぐに始めることが可能です。

セキュアブラウザ方式は、データーを保存しないセキュアなブラウザを使用するものであり、社内のシステムそのものにアクセスする方法になります。

画像転送と比べるとデーター処理をする必要がないので操作はさらに簡単になりますが、一方で導入しているシステムによっては利用できない場合もあります。

VPN方式は昔からある方法であり、VPN接続により社内のネットワークに接続をして、サーバーの中にあるファイルなどを操作していきます。

この場合VPNに対応したルーターなどが必要となり、ある程度のハードウェアが必要です。

テレワークをする人数によってはかなりの経費がかかるため、どの規模で行うかを明確にしなくてはなりません。

またセキュリティにおいても端末にデーターを保存することになるので、利用する際は十分な注意が必要となってしまいます。

画像転送方式とは

リモートアクセスツールは通信環境が大きく左右される方法であり、受信速度が低いとスムーズにデーター処理が行えず、ストレスに感じることも多いです。

そのため導入する場合は通信環境の選び方も大変重要になります。

また画面転送方式においては印刷をすることはできません。

印刷を行うことが多い場合は、サービスによっては自宅などにあるプリンターを利用して印刷できる機能がついているものもあるので、そのようなサービスを選ぶようにします。

なお画像転送方式においては、アプリタイプとUSBタイプがあります。

アプリタイプは社外でアクセスする予定の端末にあらかじめアプリをインストールしておくものであり、必要な時にアプリを起動して認証を行い、社内のパソコンへアクセスできるようになります。

自分で使用している端末を使うことができるので、使い勝手がよく、仕事の効率もあがります。

USBタイプは、USBそのものにアプリが入っているので、パソコンに差し込むことで社内のパソコンにアクセスをすることができます。

この方法は出張先やネットカフェなど自分自身のパソコンだけでなく共用のものを借りてすぐに利用することが可能です。

どのタイプも簡単にできる方法ですが、セキュリティ強化をするために外部だけでなく内部の対策も必要となります。

外部の対策では暗号化やパスワード認証、ワンタイムパスワードなどを導入し、内部では、画面キャプチャやダウンロードの禁止ができるものを選びます。

さらに遠隔操作をしている段階で、ほかのだれかが社内のパソコンを利用しないように画面を暗くする、ロックをかけるなどの機能が付いたものがあるので、出入りが多いオフィスでは導入しておくと安心です。

データーをダウンロードできないタイプのものが情報漏洩を防ぐことができますし、利用料も比較的安価であるので、少人数でテレワークを行う企業向いている方法です。

リモートアクセスツールを導入する場合は、まず安全性と操作性を考え、コストはどの程度かかるのかを考えていきます。

コストばかりに目が行ってしまうと安全性に問題が生じることもあるので、注意が必要であり、操作性が悪いと仕事が思うようにはかどらなくなり結局社内で仕事をするようになってしまいます。

この3つのバランスを考えながらどの方式にするかを選びます。

コミュニケーションツール（Web会議システム）

社員同士のコミュニケーションの取り方

テレワークを実際に導入すると、ほかの社員との連絡や相談といったコミュニケーションをどう図っていくかが問題になります。

特に新入社員においては業務内容によっては先輩の意見を聞く必要があり、スムーズに仕事を進めるうえでもコミュニケーションは大切です。

このような場合に導入しておくとよいのがコミュニケーションツールです。

コミュニケーションツールには、Web会議システムやテレビ会議システムなどがあり、普段よく聞くEメールやチャット、SNSなどを使用した情報共有ツールなど多種多様なものが存在します。

テレビ会議システムはテレワークが盛んに導入される前から使用されていた方法であり、専用の機器を利用し遠隔会議をするシステムになります。

会議室などに専用機材を置くことが多く据え置き型であり、簡単に移動をすることはできません。

ですが離れた場所の相手とも音声だけでなく画像でもコミュニケーションをとることができ、画像も大変クリアです。

そのため同じ部屋にいるかのように会議を行うことができるので、社員研修や表彰式、国際会議や現場などでの情報共有の際に用いることが多いです。

Web会議もテレビ会議の一つですが、従来の形を一歩進めた方法になります。

代表的なものとしてはSkaypeやWhereby、zoomがあり、無料で使用できるものも多いです。

利用方法はテレビ会議よりも簡単であり、専用の機材は必要ありません。

持っているパソコンやスマートフォンを使用していつでも会話に参加することができ、手軽さがあります。

少人数での会議には向いていますが、一方で大人数の会議には不向きな点があり、さらに通信状況がお互いに良くないと画像が乱れたり、ネット障害が起きたりしてしまいます。

Web会議とテレビ会議どちらを導入するのか

Web会議を導入するメリットは、一つの場所に集まる必要がないのにコミュニケーションが図れることにあります。

集まる必要がないので移動時間や交通費を削減することができ、結果優秀な人材が集まりやすくなります。

一か所に集まることがないので離職率も低下し、会議に参加する人のスケジュール調整もしやすいです。

また災害が起きたり感染症が流行した場合には移動することがないためリスクが軽減され、仕事の支障も最小限にすることができます。

移動時間や交通費に関してはWeb会議のメリットとかけ離れている感じがしますが、実は会議を行う場合移動時間や交通費が多くかかることが多く、経費がかさむことが多いです。

さらにきめ細やかに情報共有を行うには資料などを揃える必要があり企業によっては印刷を行うなど、用意を事前にしておかなくてはなりません。

ですが、Web会議にした場合自分の職場や自宅にいながら会議に参加することができるので、場所や時間、交通費などのコストが削減できます。

またどこでもできることから、会社に戻るなどの行為もなくなるため残業時間が少なくなり、働き方改革にもつながります。

人材に関しても優秀な人材は本社のある東京など大都市に集中しているわけではなく、地方にも多く存在しています。

コミュニケーションツールを利用することにより、地方でも会議に参加することが可能であるため、企業のアピールポイントにいなり人材が集まりやすくなります。

Web会議は手軽さがメリットでもあり、すぐに遠隔にて会議を行いたい企業に向いています。

テレビ会議は安定性があり臨場感もあるので、重要な会議に向いている方法なのですが、その分環境を構築するのに時間がかかります。

さらにWeb会議に比べると初期費用も高くなる傾向があり、機材に不具合が生じた場合は会議ができないのはもちろんのこと、メンテナンスやシステム保守点検にも経費がかかります。

ですがWeb会議はパソコンやスマートフォン、タブレットといった身近な機材にWebカメラやマイクなどを用意すればすぐに会議を行うことが可能です。

クラウドを使用して行うので、メンテナンスも必要がないですし、コストも削減できます。

Web会議のコストは？

なおWeb会議に必要なものの中にWebカメラがあります。

パソコンなどすべてのデバイスにはカメラがついており、改めて用意する必要はさほどありません。

ヘッドセットに関してもマイクが付いたイヤホンが販売されているので、気軽に購入することができます。

ヘッドセットを選ぶ場合は無線接続のものでなく、USBに接続するタイプのものを選ぶと良いでしょう。

無線接続は場合によって不安定になることがあり、音声が途切れてしまう場合もあります。

有線での接続の方が安定性が高まるので、有線を選ぶことが大切です。

現在WEb会議システムには有料と無料のものがあります。

無料のものはコストがかかりませんが、通話や映像の品質が悪いことがあり、セキュリティの面も心配です。

クリアな画像と音声でコミュニケーションを図るには、有料のシステムの方がよいですし、操作性も有料の方が良いです。

なお有料になると様々な機能がついていますが、機能の多さだけを見てしまうと実際には使いこなせないことが多いので、初めはシンプルなものを選ぶようにします。

さらにセキュリティでは不正アクセスとアカウント流出を軽減するために、暗号化の機能がついているか、IPアドレスによってアクセス制限ができるか、会議ルームに入室する際にセキュリティコードが発行されるか、オンプレミス型を利用できるかを見ます。

オンプレミス型はネットワーク環境やサーバー、そしてソフトウェアなどすべてを自社内で運用できるシステムを指しています。

オンプレミス型はセキュリティポリシーによってカスタマイズできるのが魅力であり、費用も初期の導入段階と保守のみとなります。

コミュニケーションツールの一つであるWeb会議システムでは、自分が持っているパソコンなどから簡単に会議に参加することができ、コストやメンテナンスが不要です。

すぐに遠隔での会議をしたい企業に向いており、手軽に導入することが可能なツールです。

無料にも優れているものが多いのですが、より安定性を求めるならば有料の方がよく、セキュリティ対策も考えられているものが多いです。

どのような使い方をしたいのかを考えてからどちらかを選ぶようにします。

労務管理システム

労務管理システムとは

テレワークを導入しWeb会議ツールもそろえると、次に注目されるのが労務管理です。

テレワークの場合、実際に会社にいて仕事をしているわけではないので、従業員が実際に仕事をしているかはわかりません。

自己管理が苦手な人の場合はさぼってしまう可能性もあります。

このようなことが起こらないようにするには、勤怠管理など労務関係の業務に関するシステムを導入するようにします。

労務管理システムは、実際の会社で行われている労務に関するシステムを指しており、勤怠管理はもちろんのこと給料計算や社会保険、福利厚生などの書類作成や提出、安全衛生管理などを一括して行います。

従業員に最も近い業務であり、労務に不備があると従業員の生活にも支障が出るためしっかりと管理をしなくてはなりません。

現在、給料計算が簡単にできるソフトや勤怠管理ができるシステムなどが普及しており、多くの企業で導入していますがほかの業務においてはまだ完全にシステム化されていません。

ですが徐々にシステム化されているため、できるものはどんどん取り入れていくことが必要となります。

労務管理システムが行えることとしては、従業員の情報管理や入社、退社の手続き、年末調整や雇用契約書の作成と締結などがあります。

書類作成の効率化ができるので手続きがスムーズであり、スピードアップを図ることが可能です。

労務は従業員から情報を提供してもらい、それをもとにして書類を作成することが多いのですが、労務管理システムを導入することにより従業員自らが自分で情報を入力するので、業務が大幅に減少します。

さらに多くの労務管理システムの場合、電子申請に対応しているので、行政などへの書類提出業務もスムーズです。

ただし現在のところ、電子申請ができるのは行政などの役所や年金事務所、ハローワークなどであり、健康保険組合の手続きに関しては利用できないことがあります。

そのためどのような場合に電子申請が行えるかを事前に把握しておかなくてはなりません。

どこでも入力が可能

このほか最大のメリットとして労務管理システムの場合、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからアクセスすることが可能です。

そのため営業などで外出や出張をしている場合、直行や直帰をすぐに入力できるほか、テレワークを行っている場合も出退勤の時間をすぐに報告することが可能です。

出退勤の時間に関しては不正を防ぐためのツールもあり、アラームをセットし打刻忘れを防止する、顔認証やGPS認証を導入して不正な時間に打刻するのを防ぐなどが行えます。

そのためガバナンスを強化することが可能です。

さらにこの入力された勤怠時間などはリアルタイムで把握することが可能なため、誰がいつまで仕事をしていたかをすぐに把握することもできます。

さらによりガバナンスを強化するために、在宅で勤務を行っている場合、どの画面を見ていたかをキャプチャーできる機能がついています。

監視システムのようなものであり、トイレや食事休憩を行う場合は離席ボタンがついており、戻った場合は着席ボタンを押すシステムのものもあります。

このようなタイプは着席している時間を自動集計して、1日の労働時間とすることが多いです。

システムの中には現在従業員が、どのような状態にあるのかのプレゼンスを表示する機能付きのものがあります。

このシステムの場合、勤務時間の中でのプレゼンスを集計することができるので、どういった働き方をしているのかを分析することが可能であり、今後の会社経営に役立てることができます。

この他の機能ではほかのシステムと連携していることが多い点があげられます。

労務管理システムと給料計算専用システムとを連携すれば、勤怠管理から給料の計算までを一括して自動化することが可能であり、時間を削減することができますし、会計システムと連携をした場合は会計処理も自動で行えます。

さらに有給管理やシフト管理などのシステムとも連携ができるので細かな事務作業が一元化で処理することができます。

労務管理システムのコストは？

労務管理システムのデメリットとしては、初期コストがかかることがまずあげられます。

労務管理システムには、クラウド型とオンプレミス型がありますが、オンプレミス型の場合はシステムの購入費用と初期費用が、クラウド型はシステム購入など初期費用はかからないものの毎月の料金がかかります。

ですが変わることの多い法改正にも対応しており、クラウド型では運営している会社が自動でアップデートしてくれるので、システム管理をする必要はありません。

どちらのタイプを選ぶかは従業員の人数などに関係してくるので、しっかりと費用対効果を見極めなくてはなりません。

このほか会社の勤務形態や就業規則によっては導入することにより、逆に大変になってしまうことがあります。

特に勤務形態が複雑な場合に起こりやすく、従来通り手動で行った方が簡単になることも多いです。

また従業員が入力しなくてはならないことも出てくるので、あらかじめしっかりと説明をしないと反発されることもあり、導入に際してはマニュアルの作成やサポート窓口を設置するなどの事前準備が必要です。

従業員への対応が大切

労務管理システムは、様々な管理を一括で行うことができるシステムであり、書類作成なども簡単に行うことが可能です。

ですが給料明細などもパソコン上から確認するようになったり、扶養者などの情報も従業員自らが入力しなくてはならなかったりと従業員の理解と協力が必要となります。

システムを導入する場合は自分の会社に適した方法なのかを事前に把握し、理解をした上で検討しなくてはなりません。

従業員の中にはパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人もいるので、相談窓口を設置するなど、できるだけ従業員の負担を軽減することも必要です。

ほかのシステムとは異なり、計画的に実施しなくてはならないので、長いスパンで検討する必要があります。

ですが従業員の中には、テレワークになったことで、さぼっていると思われていないかを気にする人もいます。

このような人には最適な方法であり、関係性がぎくしゃくしないためにもあらかじめしっかりと説明をすることが大切です。

ペーパーレス化ツール

ペーパーレスでコスト削減

テレワークにおいて必須条件になるのはペーパーレス化です。

近年ではできるだけペーパーレスにしようとする動きも加速しており、電子化するケースも増えています。

ペーパーレス化を推進するのは、働き方改革と紙の使用量を抑えて環境保護を行うの2点が主な理由であり、働き方改革では効率的に作業を行うことによって長時間労働を是正し、従業員の精神衛生を守る点が理由となっています。

会社内でペーパーレス化を導入するメリットには、業務効率化とコスト削減、セキュリティ強化とテレワークの推進があげられます。

業務効率が上がるのは文書をデーター化することで知りたい情報をすぐに見つけることができ、さらに管理がしやすくなるためです。

クラウド上に保存をすれば場所などが限定されず、自分のパソコンなどでも見ることができ、業務効率があがります。

コスト削減においても紙で資料を作ろうとした場合、印刷する紙とプリントをするインクなど様々なコストがかかります。

コピー機をレンタルしている場合はレンタル費用や保守点検費用も定期的にかかってしまいます。

ですがデーター化することによって印刷代や用紙代、保守点検費用がかからなくなるので大幅に削減することが可能です。

セキュリティ強化

セキュリティ強化では、紙での保存の場合紛失することが多くなります。

さらに紙は薄いものであるため資料を持ち出したとしても盗難に気づきにくく、情報が漏洩してしまうリスクが高いです。

会社での書類は永久保存をしなくてはならないものもあるので、しっかりと管理をするには警備会社と契約をしなくてはなりません。

ですがデーター化することでファイルもしくはフォルダで編集権限や閲覧権限を設定できるので、情報漏洩のリスクを軽減することができます。

また紙はどうしても長期保存することはできません。

劣化していくことが多く、使用したインクによっては書かれた文字が見えなくなってしまうことも多いです。

電子データーは破れる、汚れるなどのリスクがなく、バックアップを取っておくことで万が一に備えることができます。

テレワークにおいては、オンラインでの業務となるので、すぐに資料にアクセスできる環境でないと難しい面があります。

さらに在宅で勤務をしている場合、すべての人がプリンター設備を整えているとは限らないですし、紙での資料を作成すると送付に時間がかかり、スムーズに業務にあたることができません。

そのためテレワークにおいてはペーパーレス化は必要であり、書類管理をオンラインで行うことで作業効率が高まります。

このほか紙の資料を保管する場所を作らなくてもよいことから、オフィスで保管する場所を確保しなくてもよく、スペースを有効活用することも可能ですし、資源を大切にするなど環境保護への取り組みが企業イメージの向上につながることも多いです。

ペーパーレスを上手く取り入れるには

ペーパーレス化を進めるには、ツールを導入するのが良いのですが、導入前にどの時点の資料から始めるかをまず考えます。

行政資料などは永久保存のほか10年、7年など長期にわたって保存をしなくてはならないものも多く、既存のものをすべて電子データーに置き換えるとすると膨大な時間がかかってしまいます。

そのため一度に行おうとせず段階的に進めていくことが大切です。

利用頻度から考えるのが良く、頻度の高いものや重要度の高いものから行っていくと失敗することはありません。

さらに部門が分かれている場合は部門ごとに行うと効率よく進めることができます。

何をいつどのようにペーパーレスにするかを決めたらツールを考えていきます。

より多くの資料をデーター化するにはクラウドストレージを利用するのが良く、中には容量無制限のストレージもあります。

このタイプのものは120種類以上のファイル形式に対応しており、様々なファイルをダウンロードしなくても閲覧が可能であり、さらに議事録などは複数の人が同時に編集することができるようになっています。

パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセスすることができ、共有が簡単になるので、会議がスマートに行えるメリットがあります。

なお近年では捺印は省略される傾向がありますが、重要書類などは未だ捺印が必要なことが多いです。

ペーパーレス化ツールで役立つものとして、契約書など大切なものに捺印できる電子契約ツールがあります。

このツールの場合、従業員の居場所に関係なく決済の印鑑を押すことができる、タイムリーで捺印できるのでやり取りがスムーズ、相手先との契約もオンラインで完結することができる、書類の送付の手間やコストが削減できるなどの特徴があります。

ただし、捺印省略の傾向があったとしても、まだまだ押印の文化は残っており、しっかりと紙ベースでほしいという取引先も多いです。

完全ペーパーレス化をするには、相手企業との連携も必要となるので、事前に話し合いをしておくとスムーズに導入することができます。

支援ツール

また名刺管理やSFA、マーケティングを一括管理できる支援ツールもあります。

このツールの場合、名刺をスキャンするだけで顧客データーベースを作成することができ、どのような人脈なのかを可視化することが可能ですし、情報を入力しておくことでほかの従業員が把握することができ、取引をスムーズに進めることもできます。

ペーパーレス化をすることにより情報漏洩リスクを軽減するほか、情報を共有できるため業務の効率も良くなります。

なおペーパーレス化ツールを導入する場合は、従業員のIT教育も必要となります。

マルチデバイス対応のツールが大変便利なのですが、使いこなすにはある程度の研修が必要です。

また業務ごとにペーパーレス化ができる資料は何かを話し合い、どのように行うかを定期的に決めることが必要で、すべての従業員と共有していなくてはなりません。

導入にあたっては手間の他コストがかかることもあるので、どのようなツールを導入していくかを考えなくてはなりませんし、いつの資料からをペーパーレスにするのかを決めなくてはなりません。

ある程度時間に余裕をもって導入することが必要となるので、計画を立てることが重要です。

安全なモバイルテレワークツール

モバイル端末を利用する

リモートで業務を行うメリットは多数あり、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットといったスマートデバイスと呼ばれる比較的持ち運びが便利なものを利用すると、外出先など隙間時間にメールなどを見てスケジュールを管理することが可能です。

ですがモバイルを活用して業務を行う場合、端末の紛失や盗難にあうことがあり、そのリスクは在宅やレンタルオフィスよりも高くなります。

安全にモバイルワークを行うためのツールにセキュアブラウザとセキュアコンテナがあります。

セキュアブラウザはセキュリティ機能に特化したブラウザのことであり、基本的なWebブラウザの機能は持っていますが、それと同時に情報漏洩と不正アクセスを防止するための対策も施されています。

セキュアブラウザを使用することにより、スマートフォンなどを利用して会社の資料を見た場合でも不正アクセスのリスクを抑えることが可能です。

主な機能としてはURLのフィルタリングが行える、データーを端末に残さないでブラウザを利用することの2点があげられます。

URLのフィルタリングとは閲覧できるものと禁止しているものとを指定して管理することができることであり、業務に関係がないものはフィルタリングすることができます。

そのため作業効率が低下することはありません。

なおこのフィルタリングは特定のサイトのアクセスを許可するホワイトリスト方式、逆のアクセスをブロックするブラックリスト方式、犯罪などのカテゴリでアクセスの制限をしてしまうカテゴリーフィルタリングなどがあります。

ツールによってはスクリーンショットやコピーを制限できるものもあるので、よりセキュリティ度を高めることができます。

データーを端末に残さないのは、ブラウザを使用した場合、通常アクセスしたURL、ダウンロードしたファイルはどうしても端末に残ってしまいます。

業務と私用での端末が同じものの場合、ウイルスに感染してしまう恐れもあり、情報が外部に漏れてしまう危険性があります。

セキュアブラウザを使用すると、データーは一時的に端末内に保存されるものの、ブラウザを終了すると自動的に削除されるので、情報が洩れる心配はありません。

このようなことからスマートフォンを2台持つ必要もなくなり、経費の削減にもつながります。

メリット・デメリットは？

セキュアブラウザのデメリットでは、操作性に難がある、データーが残ってしまう可能性があることがあげられます。

セキュアブラウザは一般のブラウザとは異なり、処理はページ単位で行うので場合によって作業効率が低下することがあります。

またデーターは端末に残らないものの削除されるタイミングはツールサービスによって異なっており、ログアウトしないと消えないサービスも存在します。

そのためログアウト方式の場合はその都度ログインしてログアウトする、という手間がかかりますし、ログアウトするのを忘れた場合は情報漏洩してしまうリスクがあります。

もう一つのセキュアコンテナは、デバイスに安全な領域を作るサービスのことであり、このセキュアコンテナで作られたデーターは暗号化されます。

つまり一つのファイルごとに暗号化するのではなく、ファイルが入っているフォルダごと暗号化してしまいます。

作成だけでなく閲覧や処理されたデーターもすべて暗号化されるので、デバイスがなんであってもセキュアコンテナにログインすると安全に利用することが可能です。

セキュアブラウザとの違いは会社のデーターと個人のデーターを区別することができる点であり、個人情報を守りながら業務を行うことができます。

暗号化の他に紛失や盗難に対処できる、内部での不正を防ぐことができる、多機能であることがメリットであり、大変役立つモバイルテレワークツールです。

紛失は盗難に対処できる点は、使用する人が専用のページからロックとデータ消去が可能なため、紛失した場合や盗難にあった場合は即座に対応することが可能です。

遠隔で消去することができるので、情報が洩れる被害を最小限にすることができ、リスクを回避することができる特徴があります。

その他にも使える便利な機能

またリスクは外部だけでなく内部にもあり、内部での不正利用も防ぐことができます。

不正な使い方をする従業員のアクセスを禁止する、カメラ機能を制限するなどデバイスの操作制限機能を搭載しているので、利用することで対処が可能です。

このほか多機能な面では、電話やメールはもちろんのこと、チャットやファイルの作成と編集、カレンダーを利用しての予定確認をすることができます。

ツールの中ではビジネスチャットが可能で、無料通話の他にスタンプ機能にも対応しているものや、独自開発のビューワーを搭載しているもの、メール添付ファイルの一覧を確認することができるものや開いた添付ファイルを別のアプリに転送するのを制限することができるものなど様々です。

社内サーバーにアクセスをするときにアプリケーションごとに認証するものもあり、よりセキュリティを強化することが可能なものもあります。

セキュアコンテナはどのようにシステムを構築するかによって費用が変わっており、どれくらいの人数がモバイルテレワークを行うかを検討しなくてはなりません。

モバイルテレワークを導入するには、まず安全に使用するための対策を講じることが必要となります。現在ほとんどの人がスマートフォンなどのスマートデバイスを所有しており、会社と区別するために2台持つケースも多いです。

ですがこのような場合使い分けが必要であり、2台持つことにより利便性が下がってしまい、業務に関しての効率も悪くなります。

認証機能や自動削除機能があるセキュアブラウザも大変便利な機能ですが、会社のデーターをコンテナ化して暗号化し、公私分離をすることが可能で、ブラウザ以外のアプリまで拡張したセキュアコンテナの方がより安全に管理し、業務を行うことが可能です。

セキュアコンテナはオフラインでも利用可能なほか、レスポンスが良く地図などのアプリとも連携、さらにはメールホルダーとの同期や未既読の管理なども行うことができます。

テレワークを推進するには利便性と安全性が大切となるので、どのようなタイプのツールを活用するかを考えていくようにします。

テレワーク導入の目的を明確にする

メリットをリストアップする

テレワークの導入で最も大事なのは、目的を明確にしてから導入の計画を立てることです。

ただ単に流行に乗って導入するという理由では、コストがネックになったり回収できず、無駄ばかりが残る結果になり得ます。

また、メリットが定まらないと導入の軸がブレてしまいますし、導入してから何の為に導入したのか分からなくなることも考えられます。

つまりまずはメリットをリストアップして、導入することで得られる恩恵を具体的に書き出していくことが大切です。

目的を明確にすることは、テレワークのメリットを再確認したり、導入を後押しすることにも繋がります。

上司が説得しやすくなるとも言い換えられますし、社員の理解や協力が得やすくなるともいえるでしょう。

業種や業務の内容によっては、テレワークが合わなかったりメリットが限定的な場合もあるので、やはり目的を明確にすることがテレワーク導入において不可欠です。

テレワークの導入の目的には、通勤時間を削減して業務効率のアップを図る、オフィスを縮小してコストを削減するなどが挙げられます。

更に通勤時間や勤務地に縛られない、広範囲を対象とした人材募集や採用といった目的も加えられます。

企業側と働く側、両者のメリット

近年は柔軟な働き方が叫ばれていますが、育児に介護と忙しい人も無理なく働ける、そんな環境を実現したい企業にとってテレワークは朗報です。

これなら育児を理由に仕事を諦める必要がなくなりますし、介護をしながらでも仕事ができて、収入が得られる可能性が生まれます。

このように、企業にとっても働く人にとってもメリットがあるのがテレワークですから、導入を前向きに考えるのは良いことだといえます。

ただし、本当に予想通りの効果が得られるかは要検証ですし、目的があれもこれもとなると軸がブレかねないので、ある程度絞った方が良いのも確かです。

普遍的ともいえるテレワーク導入のメリットには、社会情勢が変化しても業務が滞ることなく、顧客に必要なものを届けられることがあります。

サポートなどの対応にもテレワークは活きますし、会議も遠方から参加できるようになりますから、時間と距離の壁がなくなって様々なメリットに期待できるのは間違いないです。

とはいえ、とりあえず導入すれば良さそうだという見切り発車だと、コストに見合うメリットが得られる保証はないので、目的を決めて計画的に導入する必要があることには変わりないです。

様々なオフィスの形

そもそも、テレワークと一口に言っても勤務は自宅だけとは限らず、いわゆる公共のワークスペースに出向いたり、移動しながら好きな場所で仕事をする働き方もあります。

サテライトオフィスを勤務地にする企業もあるでしょうし、取引先に出向いてそこで働く人もいるでしょう。

いずれにしても、テレワークの基本は普段働くオフィスに出社する必要がなくなること、そして働き方に柔軟性が与えられるのがポイントです。

オフィスの縮小を導入目的にするなら、完全にオフィスを閉鎖するのか、それとも一部を残して規模を小さくするのか決める必要が出てきます。

柔軟な働き方の実現についても、形だけで実際に働きやすさが変わらなければ意味がないので、こちらも具体的なテレワークというものを考えながら、目的を明確にする必要がありそうです。

既に導入している多くの企業の目的を参考にすると、労働生産性向上がトップに位置します。

無駄を減らし業務に集中する、これが労働生産性向上に繋がる働き方の改革で、その一環がテレワーク導入となります。

日本人は思いの外通勤時間が長い人が多いので、通勤に要する時間が削減できるだけでも効果は大きいでしょう。

地域にもよりますが、都心では通勤に１時間も２時間も掛けている人も珍しくないです。

１日は２４時間ですし、プライベートタイムを除けば労働に費やせる時間は長くないので、１時間以上も通勤に使えば労働生産性が上がらないのも当然です。

勿論、通勤中にパソコンを取り出して作業をしたり、業務に必要な資料をタブレットPCで確認するなどの努力は、誰でも少なからずやっています。

しかし結局は本人の努力頼りですし、根本的な問題解決にならないのが現実です。

その点、通勤そのものを省略できるテレワークであれば、今まで無駄になっていた時間を取り戻し、労働生産性の向上に充てることができます。

これはテレワーク導入における説得力のある理由になりますし、大きく掲げるに値する目的になり得るでしょう。

メリット上手く取り入れる

テレワーク導入のメリットはもう１つ、勤務地を分散することで災害などの非常時に備えられることです。

事業所を分割したり、支社や支店を設置するとなると大変ですが、テレワークなら社員の自宅がそのまま勤務地として活用できます。

それから、出社したり自宅で仕事をしたりと柔軟な働き方ができますし、普段はオフィスで非常時に自宅で業務を継続といった、状況の変化に合わせた働き方がスムーズに移行できます。

オフィスで働くのが当たり前だった多くの日本人にとって、比較的新しい働き方のテレワークには慣れが必要ですが、時間が掛かるにしても定着すれば当たり前な働き方になりそうです。

今はどの企業も試行錯誤している段階ですが、すんなりと導入できて移行できている企業も少なくないです。

そういう企業を参考にすれば、導入の目的が定まらなくてもヒントを得て見つけられますし、説得力を持つ目的を明確にできるはずです。

テレワークの検討で念頭に置いておくべきなのは、必ずしも０か１で決める必要はなく、導入自体も柔軟に考えて決められることです。

確かに出社せずに自宅で働けるのは気楽ですし、通勤なしで浮いた時間が自由に使えるのは魅力的だと思われます。

ところが、完全にテレワークにシフトしてしまうと、緊張感を保つのが難しい、コミュニケーション不足が心配といった社員の懸念が表にあらわれてきてしまいます。

出社にもテレワークにも一長一短があって、どちらか一方が絶対的に優れているというわけではないので、出社のメリットやデメリットと比較しながら導入の目的を考えるのが正解です。

大切なのはメリットを上手く取り入れること、明確にした目的を実現する為に活用することにあります。

現状の業務を把握して分析する

テレワークに移行可能か見極める

テレワーク導入の目的を決めるにしても、現状の業務を把握したり分析しないことには難しいです。

テレワークといえども決して万能ではなく、テレワークに移行できる業務があれば不可能な業務も存在します。

またテレワークに移行できる業務であっても、丸々移行可能なケースと部分的にのみ可能なケースに分けられます。

移行できる部分が限られてしまえば、手間やコストを掛けても得られるメリットは小さくなってしまうので、そういう部分も考えながら分析を進めたいところです。

現状の業務の把握は、まずは大まかに業務の種類を分類して、テレワークの移行に適するかどうかを判断します。

次に、テレワークに移行できそうな業務については、問題なく移行できるかどうかが分析対象となります。

具体的には導入済みのITツールが継続して使えるか、新たに導入するツールはあるかなどです。

ツールの追加導入となればコストが掛かりますし、使い方を学習する社員のコストと負担が発生します。

このコストや負担も加味した上で、テレワークを導入すべきかどうか分析することが大事です。

セキュリティ対策

テレワークの性質上、社員同士のやり取りや情報の共有はネットワーク経由になるので、セキュリティ的に問題がないかどうかも要分析対象です。

例えば絶対に外部に漏洩が許されない情報を扱う業務は、テレワークとの相性が最悪だといえるでしょう。

ネットワーク通信の暗号化やアクセスの認証が万全でも、自宅で仕事だと家族に画面を覗かれたり、何気なく撮影した写真に画面が写ってしまうなどのリスクがあります。

家族なら心配ないというのは思い込みですし、悪意なく画面の内容を他人に話したり、写真をSNSなどにアップして不特定多数に見える状態にしてしまうことは十分にあり得ます。

自室を仕事場にして仕事中は鍵を掛けるなどの対策は可能ですが、どのような対策にも絶対はないことを頭に入れておくべきです。

画面や書類などの内容を口に出して読む癖がある人は、鍵を掛けて家族に見られる心配はなくても、声を聞かれてそこから情報が漏れることも考えられます。

考え過ぎと思う人もいるでしょうが、仕事をオフィス外でするということは、こういうリスクも考慮する必要があることを意味します。

自宅で仕事が難しくても、サテライトオフィスを仕事場にするなどの対策はできるので、機密情報を扱う業務であってもテレワーク導入を検討することは可能です。

セキュリティ対策といえば基本はネットで、オフィスにあるパソコンやサーバー、他の社員と安全にアクセスできて問題なくやり取りできるのが望ましいです。

セキュリティのリスクや懸念があると、社員は業務に集中できませんし、これではテレワーク導入のメリットが薄れるので本末転倒です。

社員にセキュリティ対策に関する複数の手順などを義務づけるのも、業務の効率が上がるどころかセキュリティ的に好ましくないです。

だからこそテレワークは万全のセキュリティ対策も含めて、一緒に導入や移行ができるか現状を把握、分析する必要があります。

デジタル化が現実的か

目を瞑ってイメージしてみると分かりますが、日常的な業務の中には画面越しだと難しい業務も少なくないです。

距離に関係なく瞬時にコミュニケーションを図ったり、情報共有できるのはメリットですが、紙の資料となると途端に扱いが面倒になります。

資料を扱う度にスキャンしてデジタル化するのは非効率的ですし、申請や決裁などの書類となれば、紙をスキャンして扱うのは困難です。

テレワークに移行してもこれまでの業務がなくなるわけではなく、やり方が変わるだけでやることは同じです。

申請にしても決裁にしても、事務処理が多い場合はテレワークでも続けられるか、それを分析したり検討することになるでしょう。

紙の資料についてはデジタル化できるか、デジタル化が現実的かどうかを含めて分析です。

取引先との契約には電子契約が検討可能ですから、こういった関連する仕組みについても、合わせて導入を検討するのがベストです。

これらはあくまでも把握や分析が必要な業務の一部に過ぎないので、複数の部署が存在するような企業では、部署に詳しい人達が集まって一緒に洗い出しをすべきです。

漏れがあると後々対処が必要になりますし、場合によっては想定外の追加コストが発生したり、テレワークの導入や移行に支障をきたすこともあるでしょう。

各部署が協力して準備を進める

準備はいくら時間があっても足りないくらいですから、各部署が協力しながら準備を進めることをおすすめします。

協力は情報共有や意思の統一にも繋がりますし、テレワーク移行における部署ごとの問題点や欠点を洗い出すことにもなります。

むしろ、協力なしに移行できるほど簡単ではありませんから、業務効率化を図る意味でもテレワーク移行のチームを作ったり、連携して分析を要する業務を洗い出すのが得策です。

業務の把握や分析が必要なのはオフィスだけでなく、社員一人ひとりにとっても確認や調査が必要となります。

実際に業務に従事する社員の立場から見て、テレワークに移行した場合にどのような変化を感じるか、そのような聞き取りもあった方が分析に役立てられます。

社員は社員で準備や心構えを必要としますから、机上の空論のみで導入を決めたり移行するのはNGです。

結局のところ業務は社員なしには回らないので、社員にとってプラスになるか、本当に業務効率化に繋がるか分析に分析を重ねることが必要になりそうです。

業務といってもルーチンワーク化していたり、特定の社員でなければ務まらない仕事など様々です。

他にも、テレワークに移行可能でもそのハードルが極端に高い業務、コストが嵩みコストに見合わない業務などもあるでしょう。

いずれにせよ洗い出さないことには判断できませんし、全ての業務を分析しなければ結論は出せないです。

それほど大掛かりなのがテレワークの導入ですから、簡単に移行できそうなイメージと比べて実際にやってみると大変です。

企業の規模が大きくなればなるほど、これまでの業務の取り組み方が移行の難易度を左右しますから、合理的な企業ほど導入や移行がスムーズに行えるでしょう。

逆に比較的小さな企業や事業所では、業務の把握や分析をしてみると案外ハードルが低く感じられたり、すんなり移行できる可能性もあるわけです。

ルールの策定や環境の整備

テレワークのルールは必要

テレワークの導入や移行を決めるなら、ルールの策定や環境整備は避けて通れない道です。

自宅やサテライトオフィスが新たな勤務地になるとしても、これまでのオフィスが丸ごと移行できるわけではないです。

テレワークはいわば新たな働き方の一環であったり従来とは違う様式なので、１からルール作りをするつもりでルールを策定することが必要となります。

オフィスでのルールは企業や事業所によって異なりますが、朝礼がある企業はテレワーク導入後も続けるか、続けるとしたらどういった形にするか明確にしなくてはならないです。

一方では業務の報告や情報共有に関しても考えなくてはいけませんし、誰がいつどのように行うか、それも１つ１つルール作りが不可欠です。

ルールの策定を後回しにして、先にテレワーク導入を済ませる方法もあるでしょうが、成り行き任せだと社員が混乱したり業務の妨げにもなります。

業務はやることや手順が決まっているからこそ効率化できるもので、誰もが安心して取り組めるわけです。

テレワークに移行した直後は、環境の変化によって社員が困惑することになりますから、状況を早く収束させて落ち着かせる意味でも事前のルール策定は重要です。

人は誰しも自分で考えて行動できるとは限りませんし、特に会社で業務に取り組む社員の立場となれば、ルールがないと動けなくなる人もいます。

ルールの策定にはこのように、社員を早くテレワークに慣れさせて業務効率の低下を食い止める意味があります。

環境の整備も同様で、業務に必要なテレワーク環境の機器をリストアップしたり、用意する機器の条件というものも決めておいた方が安心です。

ルールが曖昧だとトラブルになる

テレワークでは、パソコンやタブレットPCを使って画面越しに仕事をするわけですが、当然ながら電気代や通信費が発生します。
端末は手持ちの機器を使うにしても、新たにWebカメラやマイクつきのイヤホンが必要になることがあります。

これらの導入費用は誰が負担するのか、会社負担であればいくらまで負担するかなども、やはりルール策定と合わせて決めることになるでしょう。

自宅の通信費は仕事とプライベートの使用の割合が曖昧になるので、しっかりと明確なルールを作っておかないと後々トラブルになります。

会社はルールを明確化する際に就業規則などにまとめる必要がありますから、就業規則の変更もテレワーク導入におけるルール策定、環境整備の一環と考えることが肝心です。

考えたり明確にすべきルールには、テレワークの際の給与や通勤手当の扱い、完全在宅勤務の場合の手当も含まれます。

このあたりも曖昧だと不満が出たりトラブルの火種になりますから、ルール作りの中で決めていくことが大事です。

ルール策定は社員に納得させたり、会社とお互いが不利益を被らない為に欠かせないものです。

テレワーク時の決まりを決めることが環境の整備、準備になるわけですが、社員教育や導入研修などについてもルール化しておいた方が良いです。

何故導入や移行を決定したのか、その必要性について周知徹底させたり、メリットを上司や同僚と共に理解したり共有させる決まりも必要です。

それからテレワーク導入の準備期間と、正式に移行する日程なども決めた方が、社員の心構えができて移行がよりスムーズになるでしょう。

コミュニケーションの取り方

ルールは就業規則だけでなく、法律上は必ず必要というわけではない社内規程についても、明確化した上で周知徹底するべきです。

テレワークの業務に関してどこまで踏み込んでルールにするか企業の判断、ケースバイケースとなりますが、コミュニケーションの取り方も検討することをおすすめします。

コミュニケーションは対面でも誤解を招いたり認識の齟齬が発生することがありますが、画面越しでもリスクがあるのは同様です。

テレワークの方が、直接相手の仕草や雰囲気の変化を感じにくい分、このようなリスクは大きいといえるでしょう。

画面をOFFにして音声のみ、あるいはテキストのみでのやり取りとなれば、些細なことからトラブルに発展することにもなり得ます。

非対面でのトラブルのリスクを減らすには、コミュニケーション方法別の注意点や例、研修などで学ぶ機会を設けるのが得策です。

それと社員だけでなく管理職向けのルールも作り、社員にコミュニケーションにおける不満を感じていないか、問題はないか聞き取るようなフォローもあった方が安心できます。

言うまでもありませんが、勤怠管理のルールや確認を行う為の環境整備、業務に関する体制の確立や流れの確認も欠かせないです。

一見すると決めることが多くて大変だったり、厳しいように思われますが、１つ１つ決めておかないと社員も管理職も勝手に振る舞い始めてしまいます。

仮にもし全く決まりがないと、業務はグダグダで時間の無駄が多くなり、コストも嵩みテレワークのメリットよりデメリットを強く感じることになるでしょう。

そうすると何の為に移行を決めたのか、導入の意味はあったのかと疑問を投げ掛ける声が出てくるはずです。

疑問は疑問を呼んで社員の間に不信感が募りますから、ルールは必要不可欠で事細かに決めておく必要があることが分かります。

理想的なのは研修で擬似的なテレワークを再現して、コミュニケーションを取った者同士がお互いに感想を対面で伝えるやり方です。

こういった取り組みをすれば、非対面のコミュニケーションと認識のギャップが解消しますし、本番で発生するトラブルのリスクが減らせるでしょう。

研修は必要かといえば絶対になくてはなりませんし、コストが掛かるとしても惜しまないことが大切です。

理由は社員の離職を防ぐ為で、避けることのできないコストと捉えるのが妥当です。

テレワークはただでさえ孤独感を生みやすく、コミュニケーションの食い違いが生じたり上司のフォローがないと、孤独が孤独を増して離職に至ります。

この為、孤独を感じさせないコミュニケーションの工夫だったり、上司や同僚がお互いにフォローするような環境を整備するのが理想です。

ICTツールはテレワークに必須ですが、人によって得意不得意がありますし、使い方を覚えるのに時間が掛かる人もいます。

つまり、マニュアルの整備や質問と答えなどの用意、使い方の不明点やトラブルが発生した場合の窓口の設置も必要でしょう。

システムの準備

コミュニケーションツール

システムの準備はテレワーク導入の前段階で、方向性を決めることになる重要性が高い取り組みです。

テレワークの業務は基本的にオフィスの仕事ですが、非対面な分だけツールで不足を補う必要があります。

ツールというのは社内向けのコミュニケーションツール、情報共有に使用するファイル管理共有システム、Web会議や勤怠管理システムもそうです。

テレワークの影響は社内だけでなく、取引先にも及びますから、請求書に電子契約システムの準備も避けられないです。

業界や業種によっては、他にもあった方が良いシステムが存在する可能性があるので、検討して計画的にシステム導入の準備を進めるべきでしょう。

社内コミュニケーションツールはチャットや掲示板、スケジュールやタスク管理に関するもので、その機能は多岐にわたります。

チャットは文字だけでなく音声も使えたり、製品によってはスタンプのような表現にも対応しています。

業務に不可欠な仕事のコミュニケーションが主な目的ですから、顔文字や絵文字などはなくても良いと思いがちです。

しかし、コミュニケーションというのは言外のメッセージも含めて行われるものなので、非対面でテキスト中心となるとコミュニケーションの不足は否めないです。

真面目に取り組んだり、社員同士の意思疎通が重要になる仕事だからこそ、コミュニケーションツールは豊富な表現ができる方が良いといえます。

顔文字や絵文字ばかり使って遊ぶのはNGですが、テキストだけでは伝えるのが難しいメッセージを補う目的であれば、使えた方がコミュニケーションは円滑になります。

音声も表現方法の１つですし、短時間でも動画も使えればよりコミュニケーションの幅が広がるでしょう。

チャットはグループ全体、あるいは特定の相手との個人間が基本で、メッセージを貼りつけて閲覧できるようにする掲示板機能もある製品が狙い目です。

スケジュールは個人単位で表示できること、簡単に入力や編集が行えてリアルタイムに反映されるものがベストです。

タスクも一人ひとりの進捗状況が他の社員やグループ全体に影響しますから、こちらもスケジュールと同様に細かく、それでいて分かりやすく把握できるツールが望ましいです。

ファイル管理や共有システムは、社内コミュニケーションツールに含まれる場合と、別に用意して業務に組み込むケースがあります。

社内コミュニケーションツールといっても、高機能で１つ１つの完成度が高かったり、反対に簡潔にまとめられていて機能の充実よりも取っつきやすさを重視している製品も存在します。

どちらが良いとは断言できませんが、少なくとも大が小をかねるのは確かですから、機能は多ければ大いに越したことはないです。

とはいえ機能が多過ぎれば使いにくいのも間違いないので、機能を制限する簡易モードも用意されている製品だと便利です。

ファイル管理・共有システム

ファイル管理・共有システムを選定する上でのポイントは、扱えるファイルの種類やファイルの確認方法、コミュニケーションの齟齬を防ぐ機能などです。

ファイルの種類はテキストや画像に音声と、PDFのような書類向けのフォーマットも扱えることが多いです。

日々取り組んでいる業務を頭に思い浮かべてみると、資料や企画書に契約書など、書類を扱う機会が少なくないことに気がつけます。

このような書類は社内で共有したり、グループのみで共有するなど、種類によって扱う範囲が異なります。

また、特定の権限を持った人のみがアクセスできる書類というものもありますから、権限の設定ができてアクセスに制限が掛けられるファイル管理と共有システムが理想的です。

一方で、プロジェクトでチームが共有するようなファイルについては、進捗状況と合わせて情報が確認できたり、バージョン管理もできた方が業務の効率アップに繋がります。

扱うファイルは多岐にわたりますから、一括して保存できる大容量のストレージを用意すると安心です。

メールにいちいち添付して送らなくても、ファイルをアップして送りたい相手にメッセージを送信すれば完了する、そんなやり取りができるシステムとセットで活用するのが良いでしょう。

ファイル管理が不十分なシステムだと、最新のファイルがどれか分かりにくく、毎回探さなくてはいけなくなります。

これは時間のロスとフラストレーションの発生、業務効率の低下に繋がるので避けるべきです。

システムの選び方１つで使えるツールが大きく違ったり、効率に影響する利便性も異なりますから、よく吟味して比較検討や選定を行いたいものです。

その他に必要なシステム

Web会議システムは１対１や少人数ではなく、中規模や大人数も想定した会議目的に特化したシステムです。

複数のグループ間で意見交換を行ったり、社内全体で打ち合わせをするといったことも可能です。

テレワーク前提のWeb会議システムは、パソコンやスマホ、タブレットPCというような端末に対応しており、カメラやマイクが使えるようになっています。

オフィスにおけるWeb会議システムは今や珍しくないですが、テレワーク時代にこそより特徴やメリットが活きることになります。

ポイントはオフィスでも遠隔地でも、場所を選ばずインターネット環境さえあれば繋がることです。

それから通信状態に合わせて自動的に画質を変更したり、一時的に画質が低下しても通信が途切れにくく安定するシステムを準備すべきです。

会議で重要なのは画質でも音質でもなく、伝える必要のあることがほぼリアルタイムで伝えられることです。

誤って伝わらないように注意は必要ですが、ファイルのアップや資料の共有もできる機能があれば、Webでもスムーズに会議を進められるはずです。

勤怠管理は出退勤や給与に休暇など、社員の管理をしつつ権利を守ったり、会社側の判断にも不可欠な仕組みの１つです。

勤怠管理システムもテレワーク時代に対応しており、今ではパソコンのブラウザやスマホのアプリでも簡単に、出勤や退勤を報告できるようになっています。

打刻はICカードやGPSなど様々ですし、打刻に関する情報はリアルタイムに反映され、詳細な時間やグラフなどでも把握することができます。

過去のデータはファイルに集計されまとめられますから、後でまとめてダウンロードしたり分析するといったことも可能となります。

請求書の用意や電子契約に関するシステムも、テレワークのシステム構築において不可欠です。

テレワークのテスト導入

テスト導入の必要性

テレワークの移行は、すぐに導入して移行するのではなく、導入前にテストを行うのが基本です。

テスト導入は目的に合致するシステムかどうか、オフィスから業務を移行するのに適しているかを確認する上で重要です。

ルールの策定や環境整備においても、一度テスト導入をしてそこから改善点を探したり詳細を詰めるのが賢明です。

変更が難しいテレワーク移行を勢いだけで決めてしまえば、後々問題点や大きな改善点が発覚しても対処が難しくなります。

このテスト導入には、社員の反応を確認する意味もありますから、時間的な余裕に問題がないなら積極的に実施すべきです。

テレワークの試験的な運用は、各システムやツールが問題なく動作したり使えるか、それを確認するチャンスでもあります。

本番を開始してから上手くシステムに繋がらない、安定したコミュニケーションが取れない社員が発生してしまうと、グループどころか社内全体影響が出かねないです。

テスト導入は、失敗を含めて問題点を洗い出す目的で、改善すべきところが見つかれば次に活かす為の取り組みです。

テスト導入の回数

テレワーク前のテスト導入は、なるべく本番に近い形で行うのが望ましいです。

小規模だと十分に問題点を見つけるのは難しいですし、見落としが出てしまう恐れがあります。

逆に、大々的に時間を掛けてテストを行えば、小さな問題点も見つけることができて見落としを減らせます。

社員同士が意見交換をしながら改善点を出すのも良いですし、フィードバックと改善を繰り返してブラッシュアップを図るのもありです。

テスト導入はある程度システムが固まっていないと意味がないので、方向性が決まってから行うのが良いでしょう。

ただ、時間的にギリギリだと問題点が見つかっても改善に時間を掛けられませんから、時間には余裕を持たせたいところです。

テストは１回よりも２回、２回よりも３回の方が効果に期待できますが、あまり回数が多いと社員の負担が増えるので注意です。

また高頻度で回数ばかりを増やしても、効果は少しずつ薄れることに気をつけましょう。

何度も小さなテストを繰り返すより、大きなテストを数回、間隔をあけて行った方が効果的です。

テスト中に注視した方が良いのは、些細でも社員が気になった点や想定されていないトラブル、発生した問題の対処といった部分です。

社員が気にしたことは、例え小さなことでも放置すると気になる要因を残すことになります。

気になるということはつまり、改善すべき可能性があることを意味しますし、何より業務中に集中力が削がれることにもなり得ます。
想定外のトラブルはあり得ますが、具体的にいつどのようなトラブルが発生するか分からないのがネックです。

その為、想定外の事態はいつでも起こると認識したり、何が起こっても対応できるように備えておく重要性の確認が大事です。

テスト導入はまさに、想定外のトラブルと対処の難しさを理解する機会で、テレワークを安全に実施する為の準備に役立ちます。

念入りな準備の後に正式運用となっても、結局は想定外のトラブルのリスクは残りますが、いきなり本番に挑戦するのと比べれば遥かにマシです。

システムの安定性の確認や不具合の洗い出しなど、コミュニケーションツールなどの問題が分かり改善できますが、運用の仕方についての問題も明らかになります。

注意するべきポイント

非対面によるコミュニケーションの取り方が分からずやり取りがぎこちなくなったり、伝えるべき情報が不足して相手に伝わらないなどです。

テスト導入をするとコミュニケーションの取り方や頻度、報連相に必要な情報についても見えてきます。

社員が実際に挑戦して実感してこそ本番に活きてくるので、改めてテレワークのテスト導入は欠かせないことが分かります。

他にもセキュリティ面の問題や運用におけるコストなど、テストで分かることは多いです。

セキュリティに致命的な問題が見つかれば導入を先送りにできますし、改善が不可能と判断されれば導入そのものの中止も決められます。

これでもし重大なセキュリティの問題を見落としたまま本番に移行したら、そう考えると担当者は血の気が引くでしょう。

こういう取り返しのつかない事態を避ける意味でも、テレワークのテスト導入にはコストを掛けるだけの価値がありますし、本番運用のコストも知る切っ掛けになります。

テスト導入のやり方は様々ですが、最初に参加する部署を決めたり社員を選定してテストの内容を決めたりします。

何をどう評価するか定まっていないと駄目ですから、評価項目や評価方法についても決めておきましょう。

それとテストは運用する期間や運用中のルールを設定して実施して、終了したら必ず評価して効果と改善点を洗い出します。

不具合は改善すべき課題として次に回し、２回目のテストをするならその前に改善という流れです。

評価項目もまたケースバイケースですが、一般的には不具合やセキュリティの問題、コミュニケーションの齟齬や生産性などです。

運用期間の目安は数ヶ月単位で、最低でも３ヶ月、可能であれば半年は運用してテレワーク導入に備えたいところです。

問題は１年の内のどこに運用期間を設定するかですが、複数回のテストを閑散期や繁忙期に掛かるように設定するのがおすすめです。

このやり方なら閑散期でも生産性が上がるか、繁忙期に下がらないか知ることができます。

理想をいえば後もう１回、社員の多くが休んだり、働き方が通常とは異なる時期にもテストを加えたいものです。

選定する部署は社員が多くても少なくても駄目で、ベストとなるのは多過ぎず少な過ぎないバランスの良い人数の部署です。

社員はパソコンやスマホを使いこなせる人と、反対に苦手な人も含めた方がより多くの問題点や改善点が見つかるでしょう。

メンバーの選定に迷ったら、部署を１つ丸ごとテストに参加させるのもありです。

もう１つ部署や社員選定のポイントを挙げるとしたら、それは会社の業務全体になくてはならない、中心に近い部署を対象にすることです。

社員からのフィードバックや意見に耳を傾け、改善に成功したらそれをメリットと共に社内に発信する、これがテレワーク本番に向けた一歩になります。

暗黙の了解をやめる

コミュニケーションを円滑にするため

リモートワークは遠隔で業務に取り組む働き方なので、曖昧なコミュニケーションをすると誤解を生んだり、スムーズに連携して仕事を進めることが難しくなります。

大切なのはコミュニケーションで、いわゆる暗黙の了解をやめることがリモートワークの失敗を避ける第一歩です。

暗黙の了解は文字通り言葉にしないで相手の理解、あるいは納得に期待することをいいます。

ただ、暗黙の了解はお互いが察することのできる関係でのみ成り立ち、必ず思った通りにいくとは限らないのが難点です。

オフィスで実際に顔を合わせる対面ですら、暗黙の了解が成功するかどうかはケースバイケースです。

また暗黙の了解は日本のように、表現が曖昧だったり以心伝心で通じるような文化圏でこそ成立します。

リモートワークといっても、チームのメンバーが全て日本人とは限りませんし、外国の文化圏で育った人もいる可能性を考えると暗黙の了解に頼るのはやめた方良いです。

他愛もない会話で目配せしてコミュニケーションを楽しむ分には構わないでしょうが、これが仕事となるとミスコミュニケーションのリスクが懸念材料になります。

特に、画面越しにコミュニケーションを図るリモートワークでは、こうい曖昧さを含むコミュニケーション方法は用いないのが鉄則です。

意思や情報の伝達に問題が生じるミスコミュニケーションは、仕事中に発生すると業務に支障をきたしたり、チームの雰囲気が悪くなる恐れがあるので注意です。

暗黙の了解はやめること、伝えるべき内容は明確に言葉にして伝えることがミスコミュニケーションの回避に繋がります。

日本人は空気を読む文化の中で育ち、主語を抜くような話し方でも相手に伝わる経験を積んでいることから、無意識に暗黙の了解をしてしまいがちです。

言わなくても伝わるはずというのは希望的観測に過ぎませんし、伝わらなかった場合に相手のせいにするのは甘えです。

対面とは異なる伝わりにくさ

コミュニケーションは言うほど簡単ではなく、相手に伝えようとする努力をしなければ、例えいくら言葉を並べても伝わらないわけです。

リモートワークにおいては、コミュニケーション手段がテキスト中心のメッセージに限定されたり、Web会議のような方法を採ることが多いです。

しかし、テキストや音声にWebカメラなど、コミュニケーション手段になるツールはいくつも存在します。

テキストはひらがなやカタカナを用いると、同音異義語が誤って解釈される恐れがあります。

このため、テキストでメッセージを送る場合は、なるべく漢字を用いて誤解されないように気をつけることが必要です。

テキストでコミュニケーションを取るケースでさえも、こういった注意点に気をつけなければ誤解を招くので、暗黙の了解となれば誤りだらけになってもおかしくないです。

人は言外のメッセージ、つまり表情や身振り手振りからも伝えたいことを読み取ったり、コミュニケーションを図ることができる生き物です。

だからこそ暗黙の了解が成立することもあるわけですが、リモートワークを考えてみるとやはり暗黙の了解はやめた方が良いといえます。

理由は、映像によるコミュニケーション手段でも画面越しは対面と異なり、画質の劣化が表情を変化させ誤った捉え方に結びつく恐れがあることです。

Webカメラを使った通信では、通信量を抑えるために映像が圧縮されるのが一般的で、通信が不安定になったり通信速度が低下すると自動で画質が落とされることもあります。

明らかな低画質は画面中にノイズがあらわれるので、表情が崩れて見えてもノイズだと分かります。

ところが、中程度の画質だと一見しただけではノイズと分からないノイズが映像に混ざり、それが実際とは異なる表情に見えることがあります。

目元や口元に微細なノイズが入るケースだと、無表情であっても笑って見えたり、笑っているはずが怒って見えることにもなり得ます。

このように、リモートワークにはコミュニケーションの妨げになる要素があるので、暗黙の了解頼りに意思疎通を図ろうとするのは明らかにNGです。

誤解を招かないようにしたいのであれば、使えるコミュニケーション手段をフルに活用して、曖昧な表現を用いないように注意するのが基本です。

Web会議にしても、事前に資料を用意して理解を助けるようにしたり、自分が話す時は身振り手振りを交えながら理解の促進に努めるのが理想となるでしょう。

逆に他の人が話していて分からないところがある場合は、こちらから質問して理解できるまでコミュニケーションを諦めないことも大事です。

いずれにしても、暗黙の了解は解釈を相手任せにする意味無責任なやり方ですから、まずは相手任せにしたり察することがリモートワークには不向きと知ることが必要になります。

対面で誤解に注意して会話をする場合でも、相手に伝えたいことが正しく伝わっているか確認するのは難しいです。

既にリモートワークを導入している企業や取り組みに参加している人達の半数は、対面よりもコミュニケーションの難しさを感じています。

対面とは異なる承認や決裁の難しさも話題に上りますが、難しさでいえば意思疎通の方が上です。

十分には伝わらない

中にはリモートワークに不満や課題を感じていない人もいるので、結局はツールの使いこなしや心構えによる部分が大きいといえるでしょう。

とはいえ、暗黙の了解がリモートワークに有害なのは間違いありませんから、思っていることは言葉にして、自分の口で伝えるようにすることがこれからの時代に必要なことだと思われます。

リモートワークに取り組む人は、普段何気なくやっているコミュニケーションの取り方では十分に相手に伝わらないと考えるのが賢明です。

恐らく伝わっている、こういう心構えが誤解を招くリスクの温床になるので、伝える努力をした上で更に確かめるようにしたいところです。

電話の際に大事な用件を復唱して確認するのと同様に、リモートワークでも復唱やそれに近い確認を行うことをおすすめします。

コミュニケーションの齟齬があるとそこで業務がとまってしまったり、巻き戻してそこからやり直す必要が出てきます。

そのようなケースは仕事では珍しくありませんが、何度も発生するとフラストレーションが溜まるので、リモートワークでは特に注意です。

コミュニケーションのきっかけをルール化してみる

タイミングを見計らうのが困難

リモートワークは在宅、あるいはサテライトオフィスのように普段とは異なる場所で、遠隔で仕事をする働き方です。

従業員がそれぞれ違った場所からネットワーク越しに集まり、ITツールなどを使ってコミュニケーションを図りながら業務を進めるのが特徴です。

オフィスで働くのとは異なり、隣を見たり周りを見渡しても、一緒に仕事をする人はそこにいないわけです。

自宅なら家族がいることもあるでしょうが、少なくとも上司や同僚、部下が一緒にいることはないはずです。

メンバーはみな画面の向こう側にいるので、コミュニケーションは画面を通じてやり取りすることになります。

ここで問題となるのは、いつどのようなタイミングで話しかければ良いか分からず悩むことです。

オフィスで対面であれば、相手の様子を窺いタイミングを見計らって話しかけることができます。

忙しそうにしていれば時間を改めて話しかけられますし、一息ついた様子なら気兼ねなく話せるでしょう。

ところがリモートワークではお互いの様子を知る情報が少なくなりがちで、タイミングを見計らうのが困難です。

思い切って話しかけてみても、仕事の真っ最中で忙しいことが分かれば、邪魔をしてしまうかたちになり申し訳なくなります。

一度このような経験をすれば、また同じタイミングで話しかけてしまうのではないかと怖くなるでしょう。

それがリモートワークの難しいところで、これまでと全く異なる文化の中で新しいコミュニケーション方法を模索する感じと言っても過言ではないです。

話しかけていい時間を設ける

リモートワークで失敗しないためのコツには、コミュニケーションのきっかけをルール化することが挙げられます。

コミュニケーションのきっかけとは、コミュニケーションを始めるタイミングのことで、会話でいえば話しかける手がかりです。

リモートワークで問題なのは話しかけるタイミングが分かりにくいことですから、これをルール化してコミュニケーションを取りやすくする取り組みが有効です。

実際にリモートで業務をしてみると分かりますが、Web会議のようにメンバーが集まり話ができる機会はあるものです。

しかしWeb会議は頻繁にやるものではありませんし、多人数のコミュニケーション方法なので1対1とはまた違います。

そこで例えば、リモートで集まって昼食を摂る機会を設けたり、始業や終業のタイミングで挨拶をするなどのルール化をすると便利です。

昼食はWeb会議とはまた違ったメンバーで、仲の良い人と集まって会話をするきっかけになります。

仕事以外の話もできますし、お互いのことを知るチャンスにもなりますから、仕事中に話すタイミングのヒントも見つけられるはずです。

相手に直接尋ねるのもありですし、話しかけても構わないタイミングを取り決めるのも良いでしょう。

これは限定的なメンバーによる当人同士のルールですが、チーム全体で共有するルールもあった方がなお良いです。

始業や終業時の挨拶もそうですが、一定時間ごとに小休憩を兼ねて会話するようにしたり、話しかける前に確認を取るルールなどもあると便利です。

いきなりビデオチャットによる会話だと話しかける方も気が引けますが、メッセージで時間があるか尋ねるルールにすれば、相手が仕事中で忙しくても躊躇せずに済みます。

相手が忙しいかどうか考えて悶々とするだけ時間の無駄ですし、タイミングを計ることにばかり気を取られてしまえば、業務が滞って仕事が進まなくなります。

それは本人にとっても相手にとっても損失で、ひいてはチーム全体や会社そのものの損失にも繋がります。

業務の効率化に円滑なコミュニケーションが不可欠ですし、曖昧で誤解を招くコミュニケーション同様、いつまでも話せない状況も問題です。

ルール化するメリット

コミュニケーションにはきっかけが必要ですが、相手の様子が分かりにくいリモートワークではタイミングがネックとなります。

このネックの解消に役立つのがルールで、話しかけても良いタイミングを設定したり、話しかけ方をルールにするやり方です。

積極的なコミュニケーションの促進も合わせて行えば、従業員は気兼ねなく必要な時に話ができるようになるでしょう。

上司にしても先輩にしても、目上の人は忙しそうで特に話すきっかけを見つけるのが難しい傾向です。

相手によってはあまり忙しそうに見えなかったり、気さくに話せる目上の人もいるでしょうが、誰もがそうとは限らないです。

ルールというと規則や決まりなど堅苦しいネガティブなイメージですが、リモートワークにおける従業員のメリットを考えれば、決して堅苦しくなくむしろメリットの方が上回ります。

どういったコミュニケーションを取るかはまた別の話ですが、きっかけだけでもルール化することで、ぎこちなくなりがちなリモートワーク中の意思疎通は改善されるでしょう。

勿論、メンバー同士で自由に会話するのもOKですし、積極的に話しかけて業務や仕事のアイデアを情報共有する促進を行えば、失敗を恐れずにコミュニケーションできるようになります。

いわゆる宅飲みのオンライン飲み会は、アルコールの強要や強制参加とならないように注意を要しますが、業務外でもコミュニケーションを図れるようにすることは大切です。

まずはコミュニケーションのきっかけをルール化して、メンバーにどのような心理的変化が起こるか確認するのがおすすめです。

ポジティブな意見が多く出るようなら成功ですし、ネガティブに感じる部分はあっても話しかけやすくなればルール化は間違いではないことが分かります。

Webカメラを使いたい場合は事前にチャットで相手に確認する、基本はテキストで重要なことは音声で伝えるなどのルールもあると安心です。

ルール化に関してもメンバー全員で意見を出し合うようにすれば、意思疎通が促進されてより良いルール作りができるでしょう。

それとチャットでも丁寧な表現が基本中の基本ですが、あまり堅苦しくなく、なおかつ失礼に感じさせない使いやすい定型表現を作ると言葉選びに悩まずに済みます。

これもコミュニケーション円滑化、業務の効率改善に役立ちますし、リモートワークで意思疎通に失敗しないためのルールにもなります。

ネガティブな指摘はチャットでしない

チャットでは語気が分からない

仕事においては誰しもミスをしますし、時には強く注意することが必要な場合もありますが、チャットでネガティブな指摘をするのはやめた方が無難です。

チャットのテキストでは語気が分かりませんし、本気で怒っているのか冗談交じりなのか判断が難しいケースもあります。

テキストだけだと堅苦しかったり、冷たい印象を与えることにもなるので注意が必要です。

近年はアイコンや絵文字、スタンプといったコミュニケーションをサポートする機能が充実していますが、それでもチャットはネガティブな指摘には不向きです。

理由はこれらを使うことで余計に感情が伝わりにくくなったり、誤解を招くきっかけになるからです。

テキストは怒っている内容なのに絵文字は違う、これだと本当に伝えるべきことが伝わらず、混乱や誤解に繋がる余計な情報が伝わってしまいます。

それからチャットはログが残りますし、読み返せてしまうこともネガティブな指摘にチャットが適さない理由の1つです。

人は口頭で強く叱られても、時間が経てば記憶が薄まってネガティブな部分があまり残らなくなります。

叱られた理由や内容を忘れることはなくても、その時に感じた正確な気持ちはやがて思い出せなくなるはずです。

ところが、チャットはコミュニケーションに用いる情報が限られる分、ログを見返す度に当時の記憶が鮮明によみがえります。

思い出さないように避けていても、うっかりログを開いて見てしまえば、フラッシュバックのように気持ちを思い出して気落ちするでしょう。

このようなことがあるからこそ、ログを残さない意味でもネガティブな指摘はチャットでしないことが原則です。

他の人へ漏れる可能性も

また、1対1のつもりでもグループチャットで他のメンバーに見られてしまったり、誰かが内容を他の人に伝えてしまうといった懸念もあります。

注意したり叱ることは上司と部下の間に限定するのが常識で、人前ではネガティブな指摘をしてはいけないというのが昨今の認識です。

これはメンバーの前での見せしめになってしまい、ミスをした以上に本人が傷つくことになるからです。

確かにミスはないのが望ましいですが、ミスをしない人の方が珍しいですし、大抵は反省して同じ過ちを繰り返さないものです。

見せしめはやり過ぎになることが多く、リモートワークでは無意識的にチャットでネガティブな指摘をしてしまいがちです。

本当に1対1で当人以外に非公開ならまだマシですが、グループチャットでメンバー全員に公開となればそれはやり過ぎです。

1対1でさえコミュニケーションが難しくて伝えたいことが伝わりにくく、誤認や誤解を生む恐れがあるので厄介です。

例えば叱った後に実は上司の早とちりで、本人は叱られるようなミスをしていないのにメンバーがやり取りの内容を広めてしまえば、残るのは信頼関係を損ねるものばかりです。

こういうミスもないとはいえませんから、ネガティブな指摘はチャットでしないことを徹底して、他のコミュニケーション手段を用いるようにすることが大事です。

注意や叱ることがいけないのではなく、チャットを使うことによるリスクややり方の問題で、チャット以外の齟齬を生みにくい方法ならOKです。

感情的かつ頭ごなしにならないよう気をつける必要はありますが、会話ができる電話は無難な選択肢となるでしょう。

事実を確認したり相手の言い分に耳を傾けつつ言葉で指摘を行う、これがわだかまりを残しにくい安全な指摘の方法となります。

リモートワークだとチャットが便利でついつい何気なくミスを指摘したりしがちですが、手軽なコミュニケーション手段こそ配慮や注意が欠かせないです。

お互いの顔が見られるWebカメラがオススメ

電話でも口頭による注意と同様、周りに会話の内容が聞こえないようにする、誰が指摘の対象か分からないようにするなどの配慮が必要です。

電話が難しかったりリモートワークでネガティブな指摘をする必要がある場合は、なるべくお互いの顔が見えるWebカメラを使った方が良いでしょう。

Webカメラなら表情が分かりますし、語気を含めて相手に伝えられるので、チャットにありがちなコミュニケーションの失敗が避けられます。

ログが残るチャットはやり取りや公開範囲の設定を間違えるリスク、語気や感情が伝わりにくいことからネガティブな指摘にはおすすめできないです。

意図的でないとしても、ログが残って本人が何度も見返すことができたり、他のメンバーの間でやり取りの内容が共有されることになれば問題です。

画面をキャプチャすれば、メンバーが参加するリモートワーク外にも内容が流出する恐れがあるので、実のところチャットのリスクは思いの外大きいです。

SNSにアップでもされれば瞬く間に拡散したり、ネットにずっと残り続けることにもなり得ます。

考え過ぎと考える人もいるでしょうが、こういったことは現実にあり得ることです。

チーム外に流出という事態には至らなくても、メンバーの間やチームにネガティブな感情や重苦しい空気が残ってしまいます。

だからこそチャットではネガティブな指摘をしない、大事なことは電話などの手段を用いるのが鉄則というわけです。

上司が注意するのも叱るのも、従業員が憎くて行うことではないはずですし、同じミスを繰り返させないために行うことです。

注意の仕方や叱り方は人によって様々な考え方があるでしょうが、最後は本人の反省を確認してわだかまりを残さないようにする、それが業務でネガティブな気持ちを引きずらない基本です。

上司は部下に指摘したり反省を促したりする責任がありますが、フォローして気持ちを切り替えさせることも仕事の内です。

チャットで一方的とも思えるメッセージで部下にネガティブな指摘をするのは、ある意味で上司の怠慢です。

メッセージのタイミングが分かりにくいチャットは、指摘に対し反論しようにも難しく、部下は一方的に言われっぱなしになりやすいです。

それは上司が望んだことか否かに関わらず、チャットを使えば起こり得る状況です。

ネガティブな指摘にチャットを使うことで得られるメリットは特になく、それどころか使い方を誤るとデメリットの方が大きくなりますから、考えなしに安易に用いないようにしましょう。

自社に必要なツールやシステムを選定する

勤怠管理システム

リモートワークは単なる遠隔業務ではなく、ツールやシステムを導入して業務を円滑化する必要があります。

自社に必要なツールやシステムは企業によって異なりますから、まずは必要とする機能や使い勝手を確認するところから始まります。

ツールやシステムと一口にいっても、勤怠管理システムに始まり社内コミュニケーションツールやWeb会議システムと多岐にわたります。

勤怠管理システムは利用する従業員が打刻しやすいか、管理者が従業員の勤怠状況を把握できて、不正打刻を発見しやすいかどうかも大事です。

不正打刻はあってはならないことですが、リモートワークでは出勤の誤魔化しが発生することは十分にあり得るので、不正の発生を想定して勤怠管理システムの選定を行うことが必要です。

リモートワークでの打刻といえば、パソコンやスマホ、タブレットPCを使った方法が考えられます。

パソコンはブラウザで打刻できると便利ですし、スマホやタブレットは専用アプリが用意されているとなお良いです。

いずれにせよ、勤怠管理システムは毎日誰もが使うものなので、必要な機能が揃っていて使いやすい製品が望ましいです。

当然ながら導入のハードルやコストも選定における検討要素ですから、これらも1つ1つ検証することになるでしょう。

リモートワークに対応する勤怠管理システムには、手持ちのICカードやスマホのGPSが打刻に使えるので便利です。

コミュニケーションツール

一方、社内コミュニケーションツールはメールやチャットに社内SNS、掲示板と様々なコミュニケーション機能を内蔵しています。

1つ1つは個人向けのチャットや一般的なSNSのようなイメージですが、社内向けに特化しているのが大きな違いです。

掲示板はスケジュール管理やファイル共有機能などと一緒に、グループウェアに内包されているかたちです。

ファイル共有はストレージにファイルをアップしてメンバーで共有したり、更新をバージョンで管理できる製品もあります。

ファイルはテキストや画像に音声と対応する形式は様々で、高機能な検索機能が使えたりもします。

リモートワークでは特に、ファイルの共有や管理機能は業務効率を大きく左右しますから、自社に必要なものをしっかりと検証して選びたいものです。

Web会議システムは社内コミュニケーションツールに搭載されているケースもありますが、念のため個別の製品も確認したおいた方が良いでしょう。

これらはトライアル期間が用意されていることが多く、一定期間無料で機能を確認することができます。

コストを掛けずに機能や使い勝手を検証できますから、トライアルのチャンスを活用しない手はないです。

リモートワークで選定を検討すべきツールやシステムは他にも、承認や決裁に電子契約に関するものがあります。

承認も決裁もオフィスであれば難なく進められますが、リモートワークとなると途端にハードルが高くなります。

しかし承認から契約書の押印までは電子化が実現しているので、全てを電子化しようと思えば可能です。

勿論、企業によっては完全な電子化は難しいでしょうが、部分的でも電子化できればリモートワークにおける業務の効率が上がります。

契約書が紙のままだと押印のために出社が必要なので本末転倒ですが、少しずつでも電子化を進めることで、スムーズな電子契約の道が見えてきます。

利用目的からツールやシステムを選定

基本となるのはなぜリモートワークに取り組むのか、なにを目的としてツールやシステムの選定を行うかです。

目的が定まらないと選定する意味が見出せませんし、そうなれば時間や労力を費やすのが無駄に思えてしまいます。

リモートワークは一般的に遠隔で柔軟に働くことを目的としているので、その実現に役立つことを念頭にツールやシステムの選定を始めたいところです。

具体的な目的は企業によって違いますから、そこは考えて結論を出す必要があるでしょう。

ただ、目的が定まれば選定の基準が見えてきますし、比較検討がやりやすくなるのも確かです。

無料トライアルは自社が必要とするものを確認するのに有効で、最低でも方向性を把握するヒントが手に入ります。

必要なツールやシステムが決まったらいよいよ検証ですが、これには本格的なテストを要します。

いきなり本番となると躓いた時に大変ですし、暗礁に乗り上げてしまえばリモートワークそのものが中止にもなり得ます。

トライアルと本番は大きく違いますから、本番前に本番に近い環境を用意して大々的なテストを行うのが一般的です。

大企業の場合だと部署をテストに駆り出して、一定期間のあいだリモートで業務に取り組みながら問題や改善点を検証します。

テストは問題点の洗い出しが大きな目的なので、本番で致命的な問題が発生する可能性が減らせます。

改善点はテストに参加するメンバーの意見に耳を傾けることで、より使いやすいリモートワーク環境の実現に繋げられます。

このようにして社内でツールやシステムを検証して、ようやくリモートワークの本番となるわけです。

テストにも本番環境の整備にもコストが掛かるので、ツールやシステムの選定はコストも含めて取り組むことが必要になります。

ITツールは国や政府が補助金や助成金のかたちで導入を支援していますから、こういった制度を活用すると、コストを抑えながら前向きに導入を検討できます。

流石に導入に要するコストの全額が給付されるわけではありませんが、それでも自社で全てのコストを負担するのと比べればかなり楽になるでしょう。

この補助金や助成金に対応しているか、どれくらい給付によってコストを抑えられるかも考えながら、導入を検討するツールやシステムをリストアップする必要がありそうです。

円滑なコミュニケーションは業務の効率を押し上げ、遠隔でもオフィスで仕事に取り組むのと遜色のない効率のアップが望めます。

とはいえそれはコミュニケーションに問題がないことが前提ですから、齟齬を生まないコミュニケーションのあり方を考え、自社に適したツールやシステムを選ぶことが肝心です。

ツールもシステムも使うのは従業員ですから、パソコンなどの端末やネット環境の導入も含めて、従業員の目線で負担が少なく使いやすい環境を整備するのが正解です。

マネジメントのかたちを変えて信頼関係を築く

セルフマネジメントの必要性

リモートワークはツールやシステムを導入して終わりではなく、新しい働き方としてマネジメントについても考える必要があります。

オフィスの業務をそのままリモートで在宅勤務に切り替えても、どのような企業でも恐らく上手くいく可能性は低いでしょう。

理由は環境が大きく変わることもそうですし、働き方そのものを見直す必要があるくらいに、意識の方も変えていかなくてはいかないからです。

従業員のマネジメントは管理職の仕事ですが、実は従業員自身も自らマネジメントをすることが求められます。

いわゆる自己管理のセルフマネジメントは、上司の目が行き届くオフィスワークと比べて、リモートワークの方が重要性が高いです。

上司はリモートというだけでも部下がしっかり仕事をするか不安ですが、常に目が行き届くわけではないので、見えないところで何をしているか不安を感じがちです。

その不安を拭えるのがコミュニケーションであって、従業員自身のセルフマネジメントです。

つまり、上司がリモートワークで部下の気をつけるべきはセルフマネジメントの部分で、信頼できる自己管理ができているか確かめることが重要です。

自己管理に不安を覚える従業員は、コミュニケーションを図り信頼関係を築く上でそこがネックになります。

例えば、チャットやWeb会議では真面目な素振りでも、画面外では仕事の手を抜いていたりさぼっている可能性があることです。

ここはしっかり確認しておかないと不安が拭えませんから、業務の進捗や成果に関する確認を含めながら、コミュニケーションを取ることが大事です。

信頼関係が築けていない上司と部下というのは、コミュニケーションが不足していて意思疎通が上手くいっていないものです。

この状態でリモートワークを押し進めていくと、お互いの溝が深まったり亀裂が走ることになり得ます。

ひと度意見の食い違いが生じれば、上司と部下が衝突して業務に支障をきたすことになります。

チームの雰囲気は悪くなりますし、業務に遅れが生じることにもなりますから、衝突が起きないように普段から積極的にコミュニケーションを図る必要があるでしょう。

セルフマネジメントに対するフォロー

リモートワークは働く場所も働き方も変わるので、上司も適応するのに時間が掛かることがあります。

しかし、部下は部下で孤立してしまったり、在宅勤務に慣れることができずに苦しむケースも珍しくないです。

部下が必要とするのは上司のフォローで、セルフマネジメントのサポートや困った時にいつでも相談に乗れることです。

セルフマネジメント自体は従業員自身が取り組むべきことですが、自己管理に不慣れな日本人がいきなりやるように言われても難しいです。

企業としては従業員に主体性を求めたいところでしょうが、現実的に考えてトレーニングもなしに本番というのはあまりにも無理難題です。

そこでリモートワークを始める際には、セルフマネジメント力を磨くトレーニングを兼ねた取り組み方、上司と部下の関わり方を考えるのが良いでしょう。

部下は上司に指示されるまま動く方が楽ですが、リモートワークではそうもいかないです。

自宅には誘惑が多いですし、気を抜くと仕事からプライベートに意識が変わってしまい、業務が滞るということにもなります。

これは従来のメンバーシップ型の仕事の割り振り方、仕事のやり方にありがちな落とし穴です。

原因は上司が部下の業務の範囲を定めていなかったり、明確に仕事の内容や目標を設定していないことにあります。

ただでさえ誘惑に囲まれる中での業務なのに、自分がなにをしたら良いのか分からない状態では誘惑に負けても仕方がないです。

それを部下の責任とするのは筋違いですし、的確な指示を与えない上司にも責任はあるわけです。

必要なのは信頼関係の構築とコミュニケーションで、上司は部下になにを求めているのか、そこを明確にすることが鍵を握ります。

その上でなんでも話せる雰囲気や距離感を目指したり、部下にセルフマネジメントを求めて実現のサポートをするのが理想的です。

リモートワークでも基本の報連相

コミュニケーションではビジネスの基本中の基本の報連相が大切で、リモートワークに合わせて報告や連絡、そして相談をしやすい環境を整えることが大事です。

どちらにしても信頼関係が大前提ですから、社内コミュニケーションツールを過信せずに、画面の向こう側にいる一人の人間との関係構築に取り組むことが必要です。

社内コミュニケーションツールは文字通り道具に過ぎませんから、どう使いこなして活用するかはその人次第です。

上手く活用できれば良好な関係を築けますし、使いこなしが不十分であればいくらコミュニケーションを図っても、部下にセルフマネジメントを期待するのは難しいでしょう。

上司が部下に過干渉することをマイクロマネジメントといいますが、これはリモートワークで求められるものとは正反対です。

理想は、最低限必要な指示で従業員が自ら考えて動き、報連相で上司とコミュニケーションを取り、お互いが信頼し合って業務に集中できる関係です。

部下に不安を覚える上司はついつい過剰に管理しようとしたり、やることに口を出してしまいがちです。

リモートワークでは上司の顔が見えないところで部下が怯えてしまったり、成果が上がらず上司が干渉する悪循環に陥りやすいといえます。

セルフマネジメントできない部下を上司が不安視するのも無理はありませんが、上司がさぼっているのではと疑い部下が疑われていると感じる関係は好ましくないです。

このような関係はリモートワーク時代にはそぐわないですし、これからは画面越しで顔が見えない時でも信頼し合える関係を目指すべきです。

目標は誘惑に負けないセルフマネジメントできる部下の実現ですが、上司が信じて仕事を任せられるようになることも目標の1つです。

仕事場が自宅で周りには誰もおらず、テレビやゲーム機に目の前にはパソコンやスマホ、タブレットPCと誘惑がいっぱいです。

うっかり動画を見始めれば5分10分はあっという間ですし、小休憩のつもりがベッドに横になりでもしたら、30分や1時間が過ぎることもあり得ます。

上司はこういった事態を恐れるわけですが、セルフマネジメントできる人を目指す部下をサポートする関係の構築こそが上司の務めとなるでしょう。