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テレワーク、リモートワーク、在宅勤務の違いとは?働き方やメリットを知ろう

テレワーク、リモートワーク、在宅勤務はどんな働き方?違いは?

テレワークとリモートワークの言葉の違い

働き方が多様化する中で、テレワークやリモートワーク、在宅勤務といった言葉を耳にしたことがある人も多いと思います。

実際に働いている会社がテレワークを推奨していて、オフィスに出勤することがなくなったり出勤する回数が減ったという人もいます。

テレワーク・リモートワーク・在宅勤務という言葉はどれも同じような意味で使われており、違いがよく分からないことも多いのではないでしょうか。

テレワークとリモートワークは、どちらも英語を組み合わせて作られた造語です。

テレワークは、「離れたところ」という意味がある「tele」と「働く」という意味の「work」が組み合わさっています。

リモートワークの元になった単語は「remote」で、遠隔という意味があります。

「remote」と「work」を組み合わせたのがリモートワークです。

どちらも普段仕事をしているオフィスから離れて働くことを意味しており、大きな違いはありません。

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テレワークについては国が、情報通信技術であるICTを活用することで時間や場所を有効に活用しながら働く新しい働き方と定義しています。

テレワークという言葉が使われ始めたのは1970年代頃からで、最近になって広く使われるようになりました。

国や自治体では、オフィスに出勤せずに働くことをテレワークと呼んでおり、リモートワークという呼び方は使われていません。

リモートワークは、民間企業などで使われることが多い言葉です。

いつ頃から使われるようになったのかはっきりしていませんが、IT企業やフリーランスとして働く人の間で用いられることが多くなっています。

リモートワークのリモートは離れた場所を意味する言葉なので、ここに時間という概念は含まれていません。

また、在宅勤務は「在宅」とあるように自宅で仕事をすることをいいます。

テレワークやリモートワークの場合、必ずしも自宅に限って仕事をするというわけではありません。

カフェや喫茶店、コワーキングスペース等自宅以外の場所で働くことも対象としています。

人によっては公園などの屋外で仕事をすることもありますし、電車や新幹線などの移動時間に仕事をすることもテレワークやリモートワークに含まれます。

極端な話、完全なリモートワークであれば世界中のどこでも仕事ができるということになります。

必要なもの

テレワークやリモートワーク、在宅勤務では、パソコンやタブレット端末などを駆使して仕事をするのが一般的です。

デスクトップパソコンでもノートパソコンでも特に問題はありませんが、安定したインターネット回線があることは必要不可欠です。

テレワーク等では、インターネットを経由してデータをやり取りしたり連絡を取ったりします。

インターネット回線が安定していないと、データのやり取りが上手く行かずにイライラしてしまうこともあります。

外出先などでパソコンやタブレット端末を使って仕事をする際には、インターネットのモバイル回線を用意することも重要です。

フリーのものなどもありますが、セキュリティに問題があるかもしれないのでおすすめできません。

また、パソコンやタブレット端末についても業務を行うのに支障が出ない性能のものを用意する必要があります。

家庭用のパソコンだと性能が十分ではないこともあるので、業務用のパソコンを用意した方がいいでしょう。

必要なツール

それから業務に使用するためのツールも導入しておく必要があります。

経理の仕事をする場合には会計ソフトを使うことがほとんどです。

スタッフ同士で連絡を取り合うためのチャットツールを利用している企業もあります。

そういった場合には、必要なチャットツールを導入しておくことが求められます。

こういったソフトウェアやチャットツールは色々ありますが、使い勝手の良さが業務効率に直結するので使い勝手の良いものを選ぶことも大切です。

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テレワーク等では、WEB会議を行うこともあります。

カメラが内蔵されているパソコンを使えば大丈夫ですが、カメラが内蔵されていない時は別途カメラを用意しなければなりません。

カメラを使うと相手の顔が見られるので、打ち合わせなどの際にニュアンスなど把握しやすくなります。

ただし、家庭の様子が画面に映りこんでしまうので、プライベートを同僚や上司に見られることもあります。

プライベートを見られるのが恥ずかしいという時には、テレワーク用の部屋を用意したり背景が映り込まないようにする工夫等が必要です。

そしてテレワーク等の際に気を付けたいのは、セキュリティ対策です。

情報をオフィス以外の場所に持ち込むことになるので、きちんとセキュリティ対策を行っておかないと情報が漏洩してしまう恐れがあります。

近年は個人情報の漏洩に厳しい目が向けられるので、万が一顧客情報などが漏洩してしまうと信用を一気に失ってしまいます。

セキュリティソフトを導入し、最新の状態にアップデートしておくことが必要になります。

勤怠管理について

テレワークを導入している企業は多いですが、その働き方は企業によって様々です。

完全なテレワークでオフィスに出勤する必要が全くないこともあれば、週に1~2回はオフィスに行かなければならないという企業もあります。

妊娠している場合やケガをして通勤するのが難しい場合などに、テレワークが認められている企業もあるようです。

親族などの介護のために短い時間で働きたいとか、小さい子供がいて保育園に通っているため時短勤務をしたいなど様々なニーズに応えられる働き方でもあります。

通勤しなければいけないと介護のために少しの時間だけ抜けるというのは難しいですが、隙間時間を有効活用して働けるのがテレワークになります。

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労働時間の管理は、管理職が勤怠システムを使って行うことが多いです。

テレワークの場合には相手の顔が見えないので、オフィスで働いている時よりも勤怠の管理がしにくいと感じる人もいます。

WEB会議システムを使って、朝礼や夕礼を行うといった企業もあります。

決まった時間に朝礼があることで、労働時間が把握しやすくなります。

出社や退勤をメールで連絡するという場合もあります。勤怠については企業によってルールが異なっています。

テレワークのメリットとは?

通勤時間短縮でプライベートを充実させる

テレワークには、様々なメリットがあります。

まず、通勤時間を短縮できることが挙げられます。

都心部などでは郊外から電車に長時間乗って移動することもあり、1日に何時間も無駄にしていることも多いです

通勤は毎日のことなので、移動時間だけでもかなりの時間を費やしていることになります。

そのためテレワークであれば、通勤に当てていた分を有効活用することができます。

仕事を終えてから習い事に行ったり、買い物をしたりする時間も持てるかもしれません。

それに都心部の電車は、通勤時間帯だと混雑していることが多いです。

座席に座ることができず、立ったまま移動している人も多くいます。

長時間立ちっぱなしだと疲れてしまうので、そういった負担を減らすことにも繋がります。

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自由に使える時間が多くなるということは、プライベートを充実させるのに役立ちます。

睡眠時間を確保しやすくなりますし、友人や家族との時間を持ちやすくなります。

小さいお子さんがいるご家庭などでは、働いていると子供と触れ合う時間が少ないと感じている人もいるでしょう。

通勤の分の時間を子供との触れ合いにも使えます。

ただし、自宅で仕事をしている場合には、プライベートとの線引きが難しいという面もあります。

人によっては就業時間を過ぎても仕事を続けてしまい、結果的にテレワークをしている方が働く時間が長くなってしまったということもあります。

テレワークを導入している企業の多くは業務の効率化を目指しているので、働く時間が多くなったのでは本末転倒です。

決められた時間以外はパソコンに触れないようにするとか、気になってもメールチェックをしないなど生活にメリハリをつけることが大切になります。

ライフステージに合わせた働き方

それからテレワークのメリットには、働き方を選べるということもあります。

バリバリ仕事に邁進したいという時もあれば、子供がいるとか介護が必要な家族がいるなどでプライベートを重視したいという時期もあるでしょう。

人によって抱えている事情はそれぞれ違うものですし、ライフステージも常に変化しています。

テレワークは時間の使い方の自由度が高いので、ライフステージに合わせて働けるというのがメリットです。

最近では介護離職という言葉が問題となっているように、親などの介護が必要になったことで仕事を辞めてしまう人が増えています。

病院への送迎が必要な場合などは2時間もあれば用事は片付くものの、職場と自宅を行き来する手間や時間が発生します。

昼間の2時間だけ仕事を抜けるという働き方も、テレワークであれば可能になります。

日本では妊娠や出産を機に仕事を離れる女性も多いですが、その中には働ける環境が整っていれば働き続けたかったと感じている人もいます。

子供の具合が悪い時などに、会社を休まなければならないということもあります。

小さい子供は体調を崩すことが多いので、まともに働けないと感じている親御さんも多くいます。

体調が良くなっても、心配なのでもう1日休ませたいと思うこともあるでしょう。

そういった時にテレワークであれば、臨機応変に対応できるので働きやすいです。

このようにライフステージに合わせて働き方を選べることで、仕事を辞めなくても対応できるようになります。

それが離職率を下げることにもつながるのです。

優秀な人材をせっかく育成しても、退職してしまったのでは会社にとっても大きな損失です。

新しい人を雇うにしても、また一から教育をしなければなりません。

人を育てるには、様々なコストが発生しています。

離職を防ぐことが、優秀な人材を確保し教育にかけるコストを下げることにもなります。

その他のメリット

また、従業員のプライベートが充実していることは、仕事のパフォーマンスを高めることにもつながっています。

長時間労働を強いられ心身が疲弊していると、新しいアイディアも生み出されないですしミスも多くなります。

従業員のモチベーションも下がってしまうので、さらに効率が悪くなるという悪循環に陥ることもあります。

メリハリをつけて働き、休む時に多いにリフレッシュすることができれば、仕事のパフォーマンスは上がります。

テレワークは、台風のような災害の時など出社するのが難しい時にも臨機応変に対応することができます。

日本は災害大国なので地震が発生して電車が止まってしまったり、台風の影響で電車やバスが動かなくなるということも多いです。

オフィスに出社したものの、電車が止まって帰れなくなってしまったという事態も発生しています。

振替のバスに長蛇の列ができていたり、タクシーが捕まらないといった事態もあります。

日本人は真面目なので何があっても出社しようとしがちですが、そういった時に日ごろからテレワークに慣れているとスムーズに仕事を行うことができます。

自宅で仕事をすることができれば、出社が難しいイレギュラーな事態にも対応しやすくなります。

テレワークを普段から取り入れておくことが、万が一の際のリスク回避になるのです。

テレワークのデメリット

ただし、テレワークはメリットばかりではありません。

デメリットも考えられます。

一番大きなデメリットには、同僚や上司など周りの人とコミュニケーションが取りづらいことがあります。

顔を合わせていればちょっとした雑談などが生まれ、職場の雰囲気が和やかになるという面もあるでしょう。

顔を合わせないと雑談することも少なくなり、周りの人と協調して仕事をしなければいけない時に相手の気持ちが見えにくいということもあります。

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課題はコミュニケーション!リモートワークで失敗しないためのコツを解説!10

そういうことを防ぐためには、WEB会議などで積極的にコミュニケーションを取るようにしたりチャットツールなどを使って質問したりすることも重要です。

テレワークを行いながら業務を円滑に進めるには、意識的にコミュニケーションを取るようにすることが求められます。

また、自宅で仕事をする場合には、家族に気を使って集中できないということもあります。

生活音が気になることもありますし、生活のリズムが変わるのでお互いにイライラしてしまうこともあるようです。

そのような時には、自宅ではなくカフェやサテライトオフィス、コワーキングスペース等を利用するのもいいかもしれません。

新卒入社でもテレワークは可能?

対面でないと伝えづらい

仕事に慣れた社員がテレワークを行うのは問題ないように思いますが、新卒で入社した社員もテレワークを行うことはできるのでしょうか。

新入社員でもテレワークを行うことは基本的に問題はありません。

インターネット環境やパソコン・タブレット端末などの機器があれば、誰でも業務を行えるのがテレワークです。

しかし、新卒で入社した社員がテレワークを実施するには、色々と課題はあります。

やはり、入社したての頃は業務について何もわかっていないので、覚えなければいけないことは沢山あります。

多くの企業では新人研修を実施していますが、対面でないと伝えづらいことも多いようです。

オンラインによる研修を実施しても、いまいちピンと来なかったと感じることも少なくありません。

例えばマナー研修などは相手とのやり取りになるので、知識を得ただけでは分かりにくいこともあるからです。

最初の挨拶として行われるのが名刺交換ですが、名刺交換は実際にやってみた方が分かりやすいものでしょう。

名刺交換をしているところを見ただけだと、実際に名刺交換が必要になった時に戸惑ってしまうこともあります。

電話応対なども、実際にやってみないと慣れません。

それにテレワークだと周りに社員がいないので、何か分からないことがあっても気軽に質問できないのが不安に感じるところです。

疑問があっても漠然としていて、上手く質問できないということもあります。

最近の若い世代はデジタル世代なので、パソコンやタブレット端末の操作はスムーズに行えることが多いです。

ただし、タブレット端末をメインで使っていたりすると、パソコンは使ったことがないということもあります。

それだとパソコンの使い方を一から覚えなければならないので、仕事を覚えるところまで行くのは難しいです。

それにその企業だけで使用しているソフトウェアやツールだと、独自のルールがあるので今まで使用した経験がありません。

使い方を覚えるのも大変ですし、マニュアルを読んだだけではよく分からないこともあります。

新入社員のメンタルヘルスについて

それから新入社員の方が周りに気軽に相談したり雑談したりできる社員がいないので、孤独を感じてしまうこともあるようです。

周りの人と接する機会があまりありませんから、どのように仕事を進めればいいのか悩んでしまったりします。

孤独感はメンタルヘルスにも影響するので、上司や人事の担当者には孤独感を感じないようなケアを行うことが求められます。

業務に慣れているベテランの従業員であれば、多少上司のレスポンスが遅くても気にせず別の作業を進めたりできます。

別の業務で忙しくすぐにレスポンスを返せないという事情が分かっていれば、さほど焦りは感じません。

場合によっては早めにレスポンスをくれるように催促してりもできます。

それに対して入社したばかりの頃は、右も左も分からないので指示がないと業務が進められなくなってしまうことも多いです。

放っておかれているような気持ちになり、それが続くとメンタルヘルスに不調が生じることもあります。

そのまま休職したり離職したりすることにも繋がりかねません。

会社は社員を雇い入れるのに、入社試験を実施するなどコストをかけています。

休職したり退職することになれば、そのためにかかったコストが無駄になってしまいます

離職を防ぐためにも、孤独感を感じずに働き続けられるようにするケアが欠かせません。

例えば全てをテレワークにするのではなく、週に1~2日程度は出社するようにする等工夫が必要です。

オンラインの研修を行うのであれば、気軽に質問できる雰囲気づくりをしたり積極的に話しかけるといった対応をすることが重要です。

信頼関係を築くことで孤独感を少なくし、仕事に対するモチベーションをアップさせるようにする必要があります。

テレワークでもチャットやメール、WEB会議システムなどをつかって密にコミュニケーションをとれば、信頼関係は構築できます。

セキュリティ対策

それからテレワークを実施する上で、セキュリティに関する教育は真っ先に行うべきことだといえるでしょう。

コンピュータウイルスやマルウェアは巧妙化しており、パソコンが感染して気づかずに使っているということもあります。

ウイルスに感染したパソコンで会社のデータにアクセスし、その情報が漏洩するなど大事に発展することもあるようです。

働く場所が多様化すれば、それだけ様々なリスクにさらされる機会が増えます。

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入社したての頃はセキュリティの重要性をよく理解していないことも多いですから、テレワークを行う際には様々なリスクについて理解してから実施することが必要不可欠です。

データの取り扱いについては慎重にしなければなりません。

特に外出先などでパソコンを使用してインターネット環境に接続する際には、十分に注意する必要があります。

テレワークでのメリット

テレワークがもっと広く普及するようになれば、テレワークを当たり前のように多くの企業が行っている未来も予想できます。

優秀な人材を場所を問わずスカウトできるようになるかもしれません。

例えば、北海道に住みながら沖縄の会社で働くといったこともできる可能性があります。

もっといえば、外国に滞在しながら日本企業で働くこともできるようになることが考えられます。

遠方だからと入社を諦めなくてもよくなるのです。

オンラインでももっとコミュニケーションがスムーズになり、雑談なども気軽に行えるようになる未来が来ることも考えられます。

場所を問わずに働けるようになれば、転勤などもなくなりライフプランを立てやすいという面もあります。

近年は全国を飛び回って転勤を繰り返しキャリアアップするよりも、地元でずっと過ごしたいという地元志向の若者も増えています。

テレワークが普及すれば、場所を考えずに企業を選べるようになるでしょう

働き方の選択肢が広がるので、新卒入社する社員にとってもメリットがあります。

入社試験に関しても、面談はオンラインで行うといったこともできます。

面接を受ける就職活動中の人にとっても、わざわざ本社にまで面接に行かなくていいので便利です。

面接を実施する企業にとっても、面接にかかるコストを削減することになります。

テレワークが可能な業界・職種・職種は?

IT関連企業

幅広い企業で導入されるようになったテレワークですが、やはり向いている業界や職種、あまり向いていない業界・職種があります。

テレワークを実際に導入してはみたものの、あまり馴染まなくて元に戻ってしまったという企業もあります。

テレワークが可能な企業には、まずIT関連企業が挙げられます。

システムエンジニアやプログラマー、WEBデザイナーなどです。

IT関連の職業は、パソコンを使えば大抵の業務を行うことができます。

プログラマーは、設計書に基づいてプログラミングを行う仕事になります。

顧客と直接やり取りをすることもあまりありません。

WEBデザイナーもクライアントのWEBサイトを構築する職種で、WEBデザイン専用のソフトさえあればどこでも作業をすることができます。

これらのITに関連する職業の人々は、基本的に一人で仕事をすることが多くなっています。

システムエンジニアやWEBデザイナーの場合にはクライアントと打ち合わせをしなければならないこともありますが、それ以外はパソコンに向かっている作業といえるでしょう。

そのためテレワークに向いています。

ただし、依頼を受けた取引先などによっては、紙媒体でやり取りをする等テレワークのみでは対応できないこともあります。

製造業、接客業など

また、製造メーカーなどは、実際に商品を製造している工場などはテレワークには向いていません。

物づくりを行っている会社では機械や道具を使わなければいけませんし、それなりの設備が必要になります。

建設業なども同様で、職人は自宅やコワーキングスペースで仕事をするわけにはいきません。

美容師や介護士、医師など人の体に直接触れる必要がある職業も、離れた場所で仕事をするのは難しいです。

エステサロンで働くエステティシャンやネイルサロンで働くネイリスト、整体院で働く整体師なども体に触れて仕事をする必要があります。

美容や医療の業界もあまりテレワークにはなじまないでしょう。

ただし、医師の場合にはオンライン診療なども普及し始めているので、今後もっと普及する可能性はあります。

地方では医師の数が十分ではない場合もありますが、遠隔地で診療を行えればそういった問題を解決することにもつながるでしょう。

カウンセリングを主とする心療内科や精神科であれば、テレワークとの相性も良いです。

スーパーマーケットやデパート等の小売店も、商品を販売するのでテレワークで行うのは難しいです。

でも、宅配サービスを実施するスーパーマーケットも増えており、インターネットショッピングを利用する人も急増しています。

電話やインターネットで注文を受け付けたり、利用者からの質問に回答するといった業務はテレワークでも行えます。

実際にコールセンターなどは、在宅勤務やリモートワークで対応しているところもあります。

カスタマーサポート等もテレワークで対応することができる分野です。

ユーザーからの問い合わせを受けたり、クレーム対応などを行います。

直接ユーザーの元に出向くわけではないので、パソコンやICTツールがあれば十分に対応することができます。

ユーザーとは、電話やメール、チャットなどを使ってやり取りを行います。

大手企業などでもカスタマーサポートではテレワークを導入してきています。

テレワークが部分的に可能なのも?

教師やインストラクターなどは対面で行うことがほとんどですが、最近ではオンラインによる授業やレッスンなども行われるようになりました。

まだそれほど普及してはいませんが、今後は広がっていくかもしれません。

また、経理の仕事などもテレワークに向いています。

様々なデータを入力したり、集計したりする業務になります。

会計ソフトを使用すれば、スムーズにデータを集計することができます。

製造業や小売業、飲食業などでも経理を経理を人はいるので、経理関係の職種はテレワークが可能です。

銀行や証券会社などの金融機関も、対面による接客よりオンラインによる接客に切り替わってきています。

お金を扱うので個人情報の漏洩などセキュリティ上の問題があり、自宅で仕事をするという環境にはなっていません。

個人情報の持ち出しは厳格に禁止されているので、自宅で仕事をするというわけにはいかないでしょう。

セキュリティ対策がもっと進めば、テレワーク対応が可能になることも考えられます。

物流業界では、実際に荷物を運ぶトラック運転手などはテレワークが不可能な職種です。

しかし、荷物を管理したり、顧客からの問い合わせに対応するカスタマーサポートなどはテレワークが可能な職種になります。

事務職・管理職

それから一般事務や営業事務といった事務職も、テレワークに向いている職種です。

事務といっても幅広く、営業マンのサポート業務をすることもあります。

WordやExcelを使って行うデータ入力であれば、パソコンがあれば作業できます。

見積書や請求書、伝票などの作成を行うのも事務の仕事です。

売上などのデータを作成したり、契約書を作成したりすることもあります。

また、PowerPoint等を使って資料を作成したり、専用のシステムに入力したりすることも多いようです。

取引先から請求書などを紙媒体で欲しいと言われる場合がありますが、その場合以外はテレワーク可能です。

印鑑なども徐々に廃止される方向にありますが、現在でも印鑑を多用している企業は多いです。

テレワークに対応できるかは取引先との兼ね合いなどもあります。

また、業界を問わず管理職もテレワークを行うのに向いています。

管理職は必ずしも現場に足を運ぶ必要はなく、現場で働く社員の管理を行うのが仕事になります。

進捗状況を把握できるシステムがあれば、わざわざ出社しなくても現状を把握することができます。

それを元に電話やチャット、WEB会議システムなどで適切な指示を出せば、業務を行うことができます。

テレワークな可能な仕事は、基本的に一人で作業できるものです。

チームで作業をする場合でも、役割分担が明確であれば対応することができます。

WEBデザイナーなどクリエイティブな仕事に多いと言われています。

リモートワークで成果を上げる方法や課題と解決方法とは?

リモートワーク導入に向いている職種・業種とは?

リモートワークを導入するメリット

日本政府が打ち出した働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大などの理由から、リモートワークを導入する企業が増えていますが、リモートワークの導入は企業にも従業員にも数多くのメリットをもたらします。

具体的には、企業側は生産性の向上やコスト削減を実現できるとともに、優秀な人材を確保しやすくなるというメリットが得られますし、従業員側は通勤の負担が減るとともに、ライフスタイルに合わせて仕事ができるなど柔軟な働き方ができるというメリットを得ることが可能です。

このようにリモートワークの導入は企業と従業員の双方に数多くのメリットをもたらしますが、リモートワークはすべての職種・業種に適しているわけではありません。

職種・業種によっては導入により生産性が低下してしまう恐れがあるため、リモートワークを検討する際は導入に適した職種・業種であるのかを十分に確認しておくことが重要です。

リモートワークに適しているのは、基本的にインターネット環境やパソコンなどの設備が整っていれば1人でも業務を完遂できる職種となります。

具体的には、「事務職」「システムエンジニア」「プログラマー」「Webデザイナー」「カスタマーサポート」「営業職」「管理職」などが挙げられます。

事務職、システムエンジニア、プログラマー

事務職は、基本的に1人で作業する職種で、他の従業員と協力しながら業務を行うケースは少ないので、リモートワークとの相性がい職種となります。

データ入力などの業務は、パソコンとデータがあれば場所を問わずに行えますし、チャットやWeb会議などのツールがあれば不自由を感じることなく業務を遂行できるでしょう。

一方で、事務職は成果が見えにくい職種なので、リモートワークでは人事評価がしにくいという側面があります。

ーそのため、定期的にコミュニケーションを取って適切な評価につなげていくことが大切です。

システムエンジニアは、仕様書作成の段階ではクライアントとの打ち合わせが必要になります。

また、システムエンジニアの業務はチームで進めていくのが基本ですが、コミュニケーションツールをしっかりと整備すれば場所を問わずに業務を遂行できるので、現在リモートワーク化が積極的に進められている職種のひとつとなっています。

プログラマーは、システムエンジニアとは異なり、クライアントと顔を合わせる機会は極めて少ないのが特徴の職種です。

プログラマーは、1日の作業のほとんどが1人でのコーディングなのでリモートワークとの相性は非常に良く、チャットなどのツールを駆使すれば他の従業員とのコミュニケーションも十分に行えます。

また、システムエンジニアにも言えることですが、プログラマーの成果はオフィス外で業務に取り組んでいても見えやすいという特徴があり、正当な人事評価がしやすいのもリモートワークに適している要因です。

Webデザイナー、カスタマーサポート

Webデザイナーは、システムエンジニアと同じくクライアントとの打ち合わせが必要な職種ですが、打ち合わせ後はパソコンに向かって1人で行う作業が中心です。

Webデザイン用のソフトがインストールされたパソコンさえあれば場所を問わず仕事ができる職種で、成果も見えやすく評価基準が明確なのでリモートワークでも問題なく業務に取り組むことができます。

カスタマーサポートの業務は、インターネット環境とパソコンさえ準備できれば自宅でも十分に行うことが可能です。

顧客とのやり取りを行う職種ですが、顧客と顔を合わせずに電話やメール、チャットなどでコミュニケーションしていく職種で、他の従業員とのコミュニケーションもほとんど必要ありません。

実際にカスタマーサポートのリモートワーク化を進めている企業も多く、この流れは今後ますます加速していくと予想されます。

ただし、カスタマーサポートの業務をリモートワーク化する場合は、業務以外の雑音が入らない環境を用意する必要がある点は念頭に置いておきましょう。

営業職、管理職

営業職もリモートワークに適した職種のひとつです。

ここまで解説してきた職種とは系統が異なりますが、営業職はもともと1日の業務の大半を顧客回りに費やしており、オフィスにいるのは、朝の出社時や営業日報や各種資料の作成時など限られています。

オフィスへの出社を廃止して直接顧客回りを始めるようにすれば、不要になった通勤時間を他の業務に回すことで労働時間の短縮につながります。

また、営業日報などの資料作成は、移動中の隙間時間にカフェなどで行ったり、自宅に帰ってから行ったりすることが可能なので、営業職はリモートワークに向いていると言えるでしょう。

管理職は、担当部署における業務の進捗状況を把握したり、会議に参加したりする職種で、適切なICTツールさえあればほとんどの業務をオフィス外で行うことが可能です。

また、管理者がオフィス外で業務を行うことで、オフィスで業務にあたる従業員のストレスが軽減される可能性もあります。

このように、リモートワークに適している職種には様々なものがあります。

基本的には、オフィス以外でも単独で業務を遂行できるとともに、オンラインでのコミュニケーションでも業務に支障が出ない職種がリモートワーク向きです。

また、オフィス外で業務に取り組む場合、人事評価がしにくくなるというデメリットがあるため、目に見える成果物がある方がより適しています。

リモートワークに適さない職種・業種

一方で、リモートワークに適さない職種・業種も存在するので注意が必要です。

具体的には、「生産業」「製造業」「接客業」「販売業」「医療業」「福祉業」などの業種はリモートワークには適しません。

カフェ - レストラン

これらの業種では、パソコンのみで作業できない業務が中心で、「接客業」「販売業」「医療業」「福祉業では顧客と直接やり取りが必須となります。

医療業においてはリモート診察が行われているなど、部分的なリモートワーク化も進められてる業種もありますが、これらの業種では全ての業務をリモートワーク化するのは難しいのが現状です。

そのため、「生産業」「製造業」「接客業」「販売業」「医療業」「福祉業」といった業種では、無理をしてリモートワークを進めていくのは得策ではありません。

リモートワークの普及率について

新型コロナウイルスの感染拡大前から?

リモートワークを含むテレワークは、新型コロナウイルスの感染拡大に伴って普及率が大幅に高まりましたが、日本では1980年代からテレワークという働き方は存在していました。

テレワークを日本で始めて導入したとされているのはNECで、1984年に優秀な女性従業員が結婚や出産などをきっかけに退職するのを防ぐ目的で導入したとされています。

また、その後は1991年に現在の日本テレワーク協会、2005年にはテレワーク推進フォーラムが設立され、2014年には政府のIT総合戦略「世界最先端IT国家創造宣言」において、雇用形態の多様化とワークライフバランスを実現させる手段の一つとしてテレワークが盛り込まれました。

さらに、2019年には働き方改革関連法が施行されたことで、テレワークという働き方が広く知られるようになります。

しかし、テレワークという働き方自体は広く認知されるようになったものの、実際に導入する企業はそれほど多くはありませんでした。

総務省が実施した「令和2年通信利用動向調査」によると、平成30年(2018年)時点でのテレワークの普及率は19.1%、導入予定がある企業を含めても26.3%となっています。

その翌年の令和元年(2019年)時点での普及率は20.2%、導入予定がある企業を含めた場合は29.6%と、前年よりも若干上昇しましたが依然として低い水準のままでした。

このように、2019年時点での普及率は決して高いものではなかったテレワークですが、2020年に新型コロナウイルスの感染拡大を契機に普及率は一気に高まりを見せます。

同調査によると、令和3年(2020年)のテレワークの普及率は47.5%、導入予定がある企業を含めれば58.2%と、前年と比べて普及率は大幅に上昇しました。

都道府県別の普及率

また、新型コロナウイルス感染者が特に多い東京都においては、さらに高い普及率を見せています。

従業員が30人以上の企業を対象に東京都産業労働局が実施した調査によると、新型コロナウイルスの感染拡大が問題視されるようになった2020年3月時点の普及率は24.0%でしたが、1回目の緊急事態宣言が出された2020年4月には62.7%まで上昇しました。

その後は、緊急事態宣言が解除されたこともあり普及率は若干落ち込みましたが、1回目の緊急事態宣言後は一貫して50%以上で推移しています。

なお、2021年2月後半時点における従業員規模別の普及率は、300人以上の企業においては78.1%、100~299人の企業では69.1%、30~99人の企業においては47.8%という結果でした。

また、株式会社パーソル総合研究所が2020年5月29日から6月2日にかけて行った「第三回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によると、都道府県別の普及率は東京都がトップで48.1%、次いで神奈川県が39.2%となっています。

また、埼玉県が29.6%、千葉県が27.8%、大阪府が26.9%となっており、逆に最も普及が進んでいないのが宮崎県の2.0%でした。

このように、リモートワークを含むテレワークは、新型コロナウイルスの感染拡大によって急速に普及しましたが、都道府県によって普及率には大きな差があることが分かります。

テレワークは、出社率7割減を推奨している首都圏を中心に普及していますが、新型コロナウイルスの感染者が比較的少ない地域においては、そこまで普及していないのが現状です。

海外での普及率

また、海外に目を向けると、テレワークは特にアメリカで広く普及しています。

厚生労働省のテレワーク総合ポータルサイトによると、アメリカでの導入率は85.0%、イギリスでは38.2%、ドイツでは21.9%、フランスでは14.0%となっています。

アメリカの導入率は2015年、イギリス・ドイツ・フランスの導入率は2010年のデータなので、これらを単純に比較することはできませんが、アメリカではテレワークという働き方が広く普及していることは確かです。

アメリカのシンクタンク「Pew Research Center」の調査によると、2019年時点でアメリカの民間企業に勤める従業員のうち、IT管理者や財務アナリストといった経営・マネジメント職の24%がテレワークで業務を行っているとされています。

加えて、Webデザイナーやエンジニアなどの職種でも、14%程の方がテレワークを利用しているようです。

アメリカと日本でテレワークの普及率にここまでの差が生まれたのには様々な理由が考えられますが、そのひとつに挙げられるのが雇用制度や評価制度の違いです。

アメリカでは、職務内容を明確にした上で必要なスキルを持った人材を雇用するジョブ型雇用が主流で、成果主義の評価制度が確立されています。

求められた成果を出すことができれば、どこで業務を行っても同じという考え方が根付いているため、リモートワークを含めたテレワークが普及していると考えられます。

一方の日本は、職務内容は限定せずに優秀な人材を確保して、社内研修やOJTなどで教育して職務に必要なスキルを育てていくメンバーシップ型雇用が主流です。

メンバーシップ型雇用では、採用後に様々な職務を担当させるのが特徴で、企業を支えていく人材を育てていきます。

そして、担当していた業務がなくなったとしても配置転換されて定年まで雇用が保証されるため、日本人は会社に対する帰属意識が強い傾向があると言われています。

アメリカと日本でテレワークの普及率に大きな差が生まれているのは、以上のような違いがあるためだと考えられます。

また、日本企業では業務をチームで行っていくことが多く、密なコミュニケーションが求められるのもテレワークの普及が進まなかった要因と言えるでしょう。

しかし、上記の通り新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、日本にもテレワークやリモートワークという働き方が定着しつつあります。

日本政府も、新型コロナウイルスの感染拡大前からテレワークを推奨しているため、新型コロナウイルスの終息後においてもテレワークという働き方が定着していく可能性は十分にあるでしょう。

リモートワークで成果を上げる方法

成果を上げるための準備

リモートワークは、オフィスで行われる従来の働き方とは大きく異なるため、適切に導入しないと生産性が低下してしまう恐れがあります。

リモートワークにおいて従業員の成果を上げるためには、まずリモートワークに適した環境を整備することが大切です。

システムエンジニアやカスタマーサポートといったリモートワークに適した職種であっても、適切な環境が整っていなければ十分な成果を上げることは難しくなります。

具体的には、パソコンやタブレットといったデバイス、十分な通信速度が得られるインターネット環境、業務をスムーズに遂行していくためのICTツールなどを準備しておく必要があります。

また、リモートワークでは周囲の生活音が気になって業務に集中できなかったり、椅子が合わずに腰を痛めたりする可能性もあるので、業務を行う場所を問わず従業員がストレスを抱えずに業務に取り組める環境を整えてあげることが重要です

また、コミュニケーションの機会をいかに増やすかがリモートワーク導入で成果を向上させるポイントとなります。

リモートワークを行う従業員の多くはコミュニケーション不足に頭を悩ませており、周囲とのコミュニケーションが不足することで孤独感が生まれて、モチベーションの低下を招く恐れがあります。

その結果、生産性が低下するとともに、離職率の上昇につながるケースもあるので、オフィスで業務を行う際と同じような円滑なコミュニケーションが取れる体制を整えることが重要です。

コミュニケーションを心がける

現在では、チャットツールやWeb会議ツールなど、離れた場所にいても円滑なコミュニケーションが実現できるツールが数多くあるので、業務内容に合ったツールを導入するとともに定期的にコミュニケーションを取っていきましょう。

特に、自宅において一人で業務に取り組む従業員に対しては、孤独感が生まれないように密なコミュニケーションを心がけることが大切です。

具体的には、Web会議ツールを活用して朝礼を実施したり、業務終了時に報告の時間を設けたりするのが効果的です。

Web会議ツールによる朝礼を実施すれば、画面越しではありますがメンバー全員が顔を合わせることになるので、孤独感が生まれにくくなりモチベーション低下や離職率の上昇を防ぐことができるでしょう。

また、業務終了時に報告の時間を設ければ、従業員は行った業務に対する細かな説明が可能ですし、業務に関する疑問を抱えていても上司に直接質問できるので、業務効率が高まる可能性があります。

なお、チャットツールやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールは単に導入するだけではなく、直感的に使えるものを選択することが重要です。

新型コロナウイルスの感染が広がる現在、研修などでツールの使い方を教えるのは難しいケースもあるので、研修などを行わずとも簡単に使用できるツールを選ぶようにしましょう。

直感的な操作ができないツールを導入してしまうと、上手く活用できずにコミュニケーション不足に悩む従業員が生まれてしまう恐れがあるので注意が必要です。

人事評価の方法

さらに、リモートワーク向けの新たな人事評価方法を定めることも大切です。

オフィスでの勤務の場合、上司は部下の様子を常にチェックできるため、業務に対する姿勢や成果を出すまでのプロセスなども評価対象とすることができます。

しかし、リモートワークの場合は、従業員の勤務態度や成果に至るまでの過程をチェックするのが難しくなるため、どうしても成果重視の人事評価になりがちです。

実際に、リモートワークの経験がある管理職を対象に行われた調査では、70%を超える管理職の方がリモートワーク時の人事評価はオフィス勤務時と比べて難しいと回答しています。

また、管理者によって評価方法にばらつきが出る恐れもあり、従業員のモチベーション低下につながるケースもあるので、リモートワークを導入する際は人事評価方法も新たに定める必要があります。

具体的には、評価項目を明確化することが重要で、例えば定期的にWeb会議ツールを活用した面談を実施して成果に至るまでのプロセスを確認したり、業務スピードやレスポンスを定量的に測定して評価材料にしていくのが有効です。

加えて、管理者によって評価にばらつきが生じると、従業員に不公平感を与えてしまうので、評価項目を明確化するだけでなく評価方法の統一化も図りましょう。

さらに、目標管理制度(MBO)を導入するのも効果的です。

目標管理制度とは、従業員に個人的な目標を定めてもらい、その進捗状況によって人事評価を行うマネジメント方法のことを指します。

一般的には、上司と相談した上で目標を設定しますが、目標管理制度は事前に決めた目標に対する達成度合いで評価するため、リモートワークでも適切な人事評価を行うことが可能です。

また、目標管理制度は単に適切な人事評価を実現できるだけでなく、従業員の自律性が養われるとともに、従業員のスキルアップにつながるというメリットもあります。

ノーレイティングを取り入れてみる

また、ノーレイティングという評価手法を取り入れるのも一つの手です。

ノーレイティングは、ランク付けを行わない新たな人事評価手法で、従来の「S」「A」「B」「C」といったランク付けを行わない代わりに、リアルタイムの目標設定とフィードバックを繰り返しながらその都度評価が行われます。

ノーレイティングを適切に実施するには、管理者が高いマネジメント能力を持っている必要があるとともに、頻繁な面談が必要になるので管理者にかかる負担が大きくなるという側面がありますが、従業員のモチベーションが向上するというメリットがあります。

また、上記の通り、リモートワークでは上司と部下のコミュニケーションが不足しがちですが、面談を頻繁に行うノーレイティングを導入すればコミュニケーション不足を心配する必要がなく、上司と部下の距離を近く保つことが可能です。

以上がリモートワークにおいて従業員の成果を上げる方法となりますが、リモートワークは上記したポイントを押さえて導入しないと従業員のモチベーションの低下を招く恐れがあります。

モチベーションが低下した結果、生産性の低下や離職につながるケースもあるので十分に注意しましょう。

リモートワーク導入時の課題と解決方法

就業規則について

リモートワークの導入は、企業と従業員の双方に多くのメリットをもたらしますが、導入や実施していく上での課題が全くないわけではありません。

まず挙げられる課題は、就業規則を変更しなければいけない可能性があることです。

リモートワークの導入した場合、始業・終業・休憩時間が曖昧になったり、賃金や手当が変わったりする可能性がありますが、このような場合は既存の就業規則の変更や追加したり、リモートワーク向けの新たな就業規則を作成したりする必要があります。

新たな規則を作成する際は、リモートワークを導入した他者の就業規則を参考にするのが有効ですが、いくつかのポイントを押さえておくことも大切です。

具体的には、リモートワークを利用できる条件・リモートワークを行う頻度や期間・就業場所・就業時間の定義・機密情報の扱い方・リモートワーク実施に伴う費用負担・評価方法といったポイントが挙げられます。

リモートワークを始めて実施する従業員に対しては、基本的に研修でツールなどの使い方を覚えてもらう必要がありますし、入社直後はリモートワークを行って欲しくないケースも少なくないでしょう。

そのため、研修の受講義務や勤務年数など、リモートワークを利用できる条件を就業規則内で指定しておくことが大切です。

また、後々のトラブルを避けるためには、オフィス外での勤務頻度や通常のオフィス勤務に戻す期限を設定するとともに、勤務する場所に関しても指定しておく必要があります。

就業時間について

さらに、特に在宅勤務を導入する場合は、就業時間の定義を決めておくことも重要です。

在宅勤務では、勤務の実態を把握するのが難しいという側面がありますが、在宅勤務でも深夜や休日の労働には割増賃貸を支払う必要があるため、そもそも深夜や休日の勤務を禁止したり、許可制にしたりしておく必要があります。

ちなみに、一定の条件を満たしていれば、事業場外みなし労働時間制を導入することも可能です。

コールセンターの業務改善を図るために業務フロー図を活用

事業場外みなし労働時間制とは、労働者が業務の全てもしくは一部を社外で行い、使用者が労働時間を正確に把握するの困難な場合において、実際の勤務状況にかかわらず前もって決められた時間は労働したと見なすことができる制度のことを指します。

例えば、所定の労働時間が8時間の従業員に対してこの制度を適用した場合、従業員が全ての業務を6時間で完遂したとしても、使用者は8時間分の賃金を支払わなければなりません。

また、事業場外みなし労働時間制を適用した場合でも、所定労働時間を超えた場合は残業代を支払う義務があるので注意が必要です。

なお、事業場外みなし労働時間制を導入できるのは、業務が私生活を行っている自宅で行われること、常時会社と通信できる状態にしておかなくても良いと認めること、全ての業務が会社側からの具体的な指示に基づいて行われないこと、という3つの条件を全て満たしている場合に限られます。

機密情報について

また、社外で業務を行う以上、企業の情報は必ず外部に持ち出されることになります。

そのため、就業規則内に機密情報の定義を記載するとともに、リモートワークでは機密情報の持ち出すのを禁止にしたり許可制にしたりすることが大切です。

加えて、各種資料やパソコンの扱い方、使用するインターネット回線なども細かく指定しておいた方が安心です。

コールセンター説明図

さらに、リモートワークを導入する場合、従業員側に通信費や光熱費といった費用負担が生じるケースがあります。

従業員側に費用負担が発生する場合、労働基準法で就業規則内に明記することが定められているため、費用負担が発生した場合に企業側と従業員側のどちらが負担するのかを明記しておく必要があります。

また、一部の費用を企業側が負担する場合は、負担額の計算方法も定めておきましょう。

加えて、上記の通りリモートワークを導入した場合、新たな人事評価方法を定めることが重要となりますが、リモートワーク向けの評価方法を構築した場合は就業規則内に記載しておく必要もあります。

以上がリモートワークの導入に伴って新たな就業規則を作成する際のポイントとなりますが、新たな規則を作成する際は従業員の意見を尊重することも忘れてはいけません。

労務管理、セキュリティ面について

次に挙げられる課題は、労務管理についてです。

オフィス勤務の場合、タイムカードなどによって始業時間や終業時間を管理することができますが、リモートワークの場合は始業時間や終業時間が分かりにくいという課題があります。

そのため、リモートワークでも労務管理を行える体制を構築することが重要です。

具体的には業務開始時と終了時にメールやチャットツールなどで報告してもらうといった方法が挙げられますが、このような体制では従業員側に報告という新たな手間が発生してしまうため、予算に余裕があればクラウド型の勤怠管理ツールを導入するのがおすすめです。

クラウド型の勤怠管理ツールであれば、インターネット環境さえあれば場所を問わずにタイムカードに打刻可能ですし、管理者も従業員の就業状況を一目で把握できるため、無駄な残業を防止することも可能です。

コールツリー説明図

加えて、給与管理システムと連携することで、スムーズに給与計算できるというメリットもあります。
最後に挙げる課題は、セキュリティ面です。

就業規則作成のポイントでも解説しましたが、リモートワークでは企業の情報が社外へ持ち出されることになります。

場合によっては機密情報の持ち出しを許可しなければいけないケースもあるため、ウィルス対策や不正アクセス防止といったセキュリティ対策を従業員任せにしないことが重要です。

具体的には、セキュリティソフトの導入はもちろん、Wi-Fiルーターの貸し出しやパスワードロック機能付きのUSBメモリーの使用といった対策を検討しましょう。

VPN回線を利用して通信を暗号化したり、自宅のパソコンなどから会社のパソコンを操作できるリモートアクセスサービスを活用したりするのも有効です。

また、一方的にセキュリティ対策を講じるだけでなく、研修を行ってパスワード管理を徹底する、許可されていないアプリケーションを利用しない、OSやアプリケーションを最新版にアップデートするといったセキュリティ対策の基本を周知徹底させることが重要です。

MAツールはCTIシステムと連携させて顧客ナーチャリングを狙う

リモートワークとは?メリットとデメリットを解説!

リモートワークを導入する前に

リモートワークとは?

リモートワークとは、従業員が会社に出社することなく会社以外の場所で業務を行う働き方です。

リモートとは遠隔という意味の言葉で、遠隔で仕事を行うことを指します。

インターネットを通じてテレビ会議を行ったり、チャットやメールなどを活用して遠隔地であっても会社にいるように業務を行うのが特徴です。

リモートワークは自宅で行うというイメージが強いですが、カフェやレンタルオフィス、ビジネスホテルなどの場所で仕事を行ったとしてもリモートワークになります。

営業やテレアポでのCTIシステム活用事例とそのノウハウ

近年では、新型コロナウィルスの感染拡大からこのような働き方に注目されています。

企業側としてもさまざまなメリットがあることから、このような形での勤務を認めている会社も多くなってきているのが現状です。

病気を避けるという観点からだけではなく、出産後の育児と仕事の両立を行いたいという女性や男性からも支持されています。

職務領域によっては導入することが難しいというケースもありますが、導入できる会社であれば導入を検討するケースも増えています。

しかし、リモートワークを導入するにはさまざまな懸念材料があるのも確かです。

メリット・デメリットだけではなく労働時間の管理方法がわからないことから、導入に迷っているという企業もあります。

始業・終業時刻について

リモートワークを導入する際の時間管理方法としては、始業・終業時刻の管理及び業務時間中の在籍確認がポイントとなってきます。

始業・終業の時間管理の方法としては、始業終業の報告や記録方法を最初に決めておくことが重要です。

最もよく行われている管理方法がEメールによる報告です。

日頃からメールを使うケースは多いため使い慣れている人も多く、報告がしやすい方法となっています。

業務報告としても役立つ上、担当部署にも一斉送信ができるため始業・終業時間を共有することが可能です。

手早く行いたいという場合には、電話という方法もあります。

電話を選択する場合には、所属と氏名をしっかり会社側に伝えます。

電話は、上下間でのコミュニケーションにもつながります。

勤怠管理ツールを活用するというのも方法の一つです。

リモートワークが増えるにしたがって、リモートワークをする人にも使いやすい勤怠管理ツールも増えていっています。

始業・終業時刻の管理がしやすくなります。

メールや電話は利用しやすいのですが、従業員が手入力するという管理方法だったため誤入力や虚偽の申告ができてしまうという問題点も抱えています。

対して、勤怠管理ツールはさまざまなデバイスを通して正確に時刻を入力することができるため、データの整合性が高まります。

また、データを一斉出力することができるため、集計や残業の有無、有給の取得情報などさまざまな情報を正確に把握することにも役立ちます。

不正防止にも効果があって、データの管理もしやすくなるため業務効率を高めることでコストや労働時間の削減にも有効です。

在籍・離席の確認について

他にも決めておきたいのが在籍・離席の確認です。

子どもの送迎などによって一時的に離席して業務を中断するという場合には、業務管理ツールを操作するというルールを徹底します。

すぐに対応するためには常に電話連絡をしやすい状態にしておくことや、リモートワーク中の作業を会社側がチェックできるようにしておくことなどが求められます。

会社の目の届く範囲で社員の働きぶりが見えないという点から、着席・退席がわかるシステムを導入している企業もあって、画面にランダムに社員がランダムに撮影されて上司に送信されるという仕組みがあることから自宅であっても社員は緊張感を持って仕事が行えます。

ただし、中にはこのようなシステムは監視されているようだと感じてしまい抵抗感がある人もいます。

問題なのは、サボることを心配するのではなく成果が出ているのかという点を重視することが大切です。

物作りなどの投入した時間が成果につながるのであれば、それほど問題視する必要がありませんが、事務作業などはPCの前にいた時間ではなくどれぐらいの成果があったのかという結果を重視します。

こなすべき量が決まっているなら残業を行なって長々仕事をするよりも、効率的に就業時間内に終わらせた方が結果を出しているということです。

これまでの会社に出社して始業時間から終業時間まで仕事をするという働き方だと、残業をしたり休日出勤した方が仕事熱心に思えます。

逆に就業時間内に効率的に仕事を終わらせたとしても、手を抜いていると判断され余計な仕事まで任されてしまう、ということも考えられます。

その点リモートワークは、このような心配がなく時間内に成果が出れば、空いた時間を自由に使えるという意識付けすることができるようになり、生産性を高められます。

それにもかかわらず、会社は社員がサボっていないかということに注目しがちです。

監視しやすいシステム

このような状態を避けるためには、監視しやすい導入するシステムを選びます。

定期的にカメラで見られるのには抵抗があるという人が多い場合には、アクセス監視が有効でネットサーフィンやゲームなどの業務に関係のないことをしていないかチェックするシステムです。

業務用のパソコンに導入することで、業務に関係のないサイトへのアクセスなどを制限します。

利用アプリを監視するということもできます。

仕事でよく使われるオフィスソフトをはじめとしたアプリがどのように稼働しているのかをチェックできるアプリで、稼働していない・稼働していても稼働状況が悪いをチェックして社員が仕事をしているかどうかをチェックできます。

キーロガーの監視も効果的だとされています。

キーロガーとは、PCやスマートフォンで入力されている内容をログとして保存することができ、業務に関係のない単語があるかを監視を行えます。

リモートワークは新型コロナウィルスが流行している今、安心して仕事をするための方法として導入する企業が増えていますが、厳しく社員を監視しすぎるとさまざまな問題を引き起こす原因となってしまいます。

有効性を十分に活かすためにも、リモートワークをするルールをしっかりと事前に作っておき、社員が導入しても問題のないシステムを選ぶということが大事です。

リモートワークとテレワークの違いとは?

テレワークとは

リモートワークとよく似た言葉として、テレワークというものもあります。

リモートワークとテレワークは会社以外で働くという点では一見似ていますが、テレワークとは情報通信技術を使って場所や時間にとらわれずに柔軟性のある働きのことを言います。

テレワークには二つの定義があって柔軟性のある働き方という以外にも在宅勤務・カフェやホテルなどのモバイルワーク、本社ではない自社のオフィス機能を持つ場所で仕事をするサテライトオフィスの三つの働き方を示します。

テレワークとは働き方改革の一環となっていて、さまざまなメリットがあります。

ライフワークのバランスを確立したり、地方の地域活性化や労働力の確保などのメリットが得られます。

テレワークのためにサテライトオフィスを作れば、地方にいたとしても首都圏の企業に入社することが可能、カフェを利用できればカフェを通じて地域活性化にもつながるなどが考えられます。

在宅勤務は自宅で勤務する形態です。

勤務時間中は原則的に自宅で仕事をすることが求められ、インターネットだけではなく電話やFAXなども利用して会社とコミュニケーションを取りながら業務を進めていきます。

育児中や介護中でも仕事ができるとして、最も注目されている形と言えます。

モバイルワークはノートパソコンやスマートフォン・タブレットなどを使って、顧客先への滞在中や移動中にも仕事をすることを指します。

これもテレワークの一種ですが、外でも使えるWi-Fiなどを用意することが必須となっています。

都心部では無料で使えるWi-Fiスポットも多くなっていますが、セキュリティ面を考えると専用の回線を用意することが安全です。

サテライトオフィスは、会社が用意したオフィスを利用する勤務形態になります。

レンタルオフィス以外にも個人で利用できるコワーキングスペースも人気で、インターネット設備や仕事に必要な環境が整っています。

社内限定の通信に接続することができるというのも、安心できるポイントです。

リモートワークとは

このように定義されているテレワークに対して、リモートワークは明確な定義が存在してないのが実態です。

遠隔で行える業務全般のことをリモートワークと呼んでいます。

テレワークは主に自治体・省庁・大企業が利用しているケースが多く、リモートワークはIT企業やフリーランスの人が活用していることが多い言葉です。

テレワークとリモートワークは相手に合わせて使い分けるとわかりやすいです。

インターネットを通じて仕事をするというのは同じですが、会社のオフィス以外で仕事をするという働き方は共通しています。

リモートワークとテレワークの大きな違いは、国に定義されているかどうかです。

そのため国に定義されているテレワークであれば、助成金を申請を行えるため導入もしやすくなると考えることができます。

カジュアルな会話をするのであればリモートワークというとわかりやすく、近年では会議・飲み会・帰省などをリモートで行うことが増えてきていて、カジュアルかつ親しみやすく使われるようになってきています。

使い分けに明確な基準はありませんが、言葉の違いを知っておくことでシチュエーションに合わせて相応しい言葉を使えるようになります。

意識して使い分ける場面も少なく、言葉の使い方に対して細かく気にしなくても問題はないです。

ただし、場合によっては言葉を使い分ける必要が出てくる可能性も十分考えられるため、二つの違いを知っておくことで相手の立場やその場の雰囲気にあった言葉を使い分けられます。

職種別ポイント

テレワークは職種別によって導入するポイントが異なります。

営業職などは外勤が多いイメージですが、テレワークで行うことも不可能ではないとされています。

自社と取引先がウェブ会議やチャットを通じて取引することが増えていて、ワークフローシステムなどを利用すれば業務報告なども手軽に行えます。

営業職の場合は、インターネット上のやりとりだけでは仕事をするのは難しいというケースもありますが、相手先に足を運び、オフィスに立ち寄ることなく直帰することができれば時間を有効活用することができ業務効率も良くなります。

事務職は比較的在宅などでも仕事がしやすいです。

環境を整えれば、普段とさほど変わりなく作業を進められます。業務に必要なビジネスツールなどを用意することで、より働きやすい環境が整います。

経理職も移行が可能です。

各種帳簿や領収書などを電子化する、勤怠管理や執務管理をオンラインに移行することなどが求められますが、業務効率が良くなる場合もあるためこれをきっかけに環境を整えるメリットは多いです。

デザイナーなどのクリエイティブな職業をしている場合も、問題なく移行を行えます。

フリーランスで活躍している人も多いですが、テレワークを行う場合にはクラウドシステムを有効活用していきます。

プロジェクト管理ツールやウェブ会議ツール、データ共有などがしやすくなることで仕事の進捗状況などがわかりやすくなります。

管理職は難しいと考えられがちですが、業務管理ツールや勤怠管理ツールを使えば問題なく仕事を行うことができ、各部署の進捗をチェックして適切な指示やアドバイスが出せます。

リアルタイムで従業員とやりとりしたい時には、チャットツールやウェブ会議ツールを活用しますが、きちんと管理するためには事前にこれらのようなツールを導入しておくことが求められます。

リモートワークもテレワークも自宅などの社外で仕事を行う働き方ですので、導入する場合にはリスクや注意点などもしっかり把握していきます。

安全性を考慮するのであればインターネット回線を利用して構築される仮想空間であるVPNを利用して、外部からの通信を読み取れないようにすることで情報を守ります。

ウイルス対策ソフトなども用意することで、インターネット上でウイルス感染やサイバー攻撃に対しての対策を行います。

VPNは便利ですが、サイバー攻撃を受ける可能性は十分に考えることができます。

仕事に対しての安全性を考慮するのであれば、このような工夫をすることによってリスクから身を守ることに繋がります。

リモートワークのメリットとは?

大きいメリット

リモートワークのメリットは、さまざまなことがあげられます。

最も大きいのが通勤時間の削減です。

通勤にかかる時間を削減することができ、自宅であればすぐに仕事に取り掛かれます。

往復で長時間通勤時間がかかるという場合には、特に効果的なメリットになります。

通勤時間に対してストレスがあるという人も多く、それがなくなることでパフォーマンスの向上も期待できます。

通勤時間には同乗者とのトラブル、事故による遅延などの問題が出てくることも考えられますが、リモートワークになることでその心配が減らせます。

また、新型コロナウイルスに感染するリスクを下げられるのもメリットです。

コスト面にも大きなメリットがあると考えられます。

会社のオフィスに行く必要がなくなることから、オフィスのデスクや椅子などが必要なくなります。

会社側が負担する必要がある交通費なども不要になる上、通信費や光熱費の負担を減らせます。

不要な印刷物も減っていくため、紙を保管するためのスペースや印刷コストも減らせることで、会社を運営するためのコストを見直せます。

導入規模によってはオフィス自体のスペースを削減することも可能で、リモートワークを選ぶことで数千万単位で節約できた企業も存在しています。

レンタルオフィスなどを選択することで敷金や礼金などを支払う必要がなくなり、自社でオフィスを設ける必要がなくなっていきます。

人材を確保しやすくなる

人材の確保という点でもメリットが得られます。

育児や介護によって時短勤務になったり、仕事そのものを辞める必要がある、パートナーの転勤で通勤が難しくなるなど雇用が難しい人も出てきます。

このような状態でも会社にとって辞めて欲しくない優秀な人材を雇用し続けることが可能です。

リモートワークであれば日本国内だけではなく、世界中どこにいても業務に取り組めます。

優秀な人材を手放すことなく対応することができる上、個人の事情にも柔軟に対応を行えることにつながって人材不足解消にもなります。

定着率を高められれば、企業イメージもよくなっていきます。

仕事に対する満足度の向上にも役立ちます。

柔軟に対応してもらえる会社だとアピールできれば、優秀な新入社員が入社してくる可能性も高くなるため会社側・従業員側の両方にメリットのある働き方と言えます。

リモートワークは、自分好みの環境で働ける働き方でもあります。

自分が心地よい作業環境を整えることができるため、モチベーションにもつながっていきます。

座る時間が増えることで自分に合った椅子を購入することができたり、休憩時間に運動を行う、気分転換に好きな音楽をかけるなども行えて、働く場所自体を自分で選べるのも集中力を高めることができて業務効率のアップにもなります。

社内だと予定外の打ち合わせや会議、顧客の訪問などが入ってしまい作業を中断する必要が出てくるケースもありますが、リモートワークであれば作業を中断されにくいです。

災害時にもメリット?

災害などのリスク分散ができるのも、良いポイントです。

一箇所だけ本社機能や従業員が集中していると、規模の大きな地震などがきた場合には事業を継続することが難しくなってしまうことも考えられます。

さまざまな場所に従業員を分散しておくことで、災害時のリスク分散にもつながっていきます。

災害が発生した時に業務を中断しないことを事業継続計画対策と言います。

事業継続計画対策は、地震だけではなく停電やシステムエラーが起こったときに、被害を最小限にできる対策です。

リモートワークをすることで素早く仕事を再開、あるいは継続することに役立ちます。

情報共有ができるICT環境を構築していれば、災害・感染症の流行など人に会いにくい時期であっても社員同士で素早く情報伝達や共有が行えます。

このような状態を作るためにも、非常時にだけリモートワークを行うのではなく、平常時から準備をしておくことでよりスムーズに仕事が行えるようになっていきます。

多様性のある働き方・コロナ対策に力を入れているという企業イメージを作れます。

この先、リモートワークという働き方はごく一般的な働き方になる可能性もありますが、いち早くリモートワークを導入したという事実は企業にとっては良いイメージへとつながっていきます。

企業ブランドの向上につながっていきます。

従業員のメリット

従業員側のメリットとしては、ワークライフバランスを向上できることがあげられます。

ワークライフバランスとは、仕事と生活の調和のことを指していて、仕事と生活の両方を調和させるという意味です。

自分が理想とするライフスタイルを目指すことができ、田舎や海外で生活がしたいという場合でもリモートワークであれば毎日出社しなくても良いため、田舎暮らしなどの生活スタイルが手に入れられます。

障害がある、病気の治療で出社して働くことが難しいというケースでも、仕事をすることができる働き方です。

労働意欲のある高齢者なども採用することができて、能力やスキルがある人や業務経験が豊富な人などを即戦力として雇えます。

厚生労働省が発表しているデータでは、リモートワークを導入することによって約半数の人が家族と過ごす時間や育児の時間が一時間以上増えたという結果が出ています。

通勤しなくても良いため時間にも体力にも余裕が出てきて、家族とのコミュニケーションが増えたり、自由時間を多く確保できるなども良い点と言えます。

他にも、夕食後に再度仕事を行なうなど自分に合った仕事の仕方で進められます。

仕事の効率が良くなることで生産性の向上も見込めます。

ただし、メリットも多いですがデメリットも多いため導入を迷っているという企業も少なくないのが現状です。

問題なくリモートワークを進めるためには、メリットだけではなくデメリットにも注目して、そのデメリットを無くしていく工夫が求められます。

会社だけではなく従業員側もどのような働き方が良いのかを検討することで、快適な仕事環境が手に入れられます。

リモートワークと一言で言っても完全に出社しない、出社日が決められている働き方、業務委託などの契約関係でのオフィスに出社せずに業務を行なう働き方など、自分に合った働き方を行なうことも大事です。

リモートワークのデメリットとは?

サボりがちになりやすい?

メリットも多いですが、リモートワークにはデメリットが多いため、それも考慮して導入することが必要です。

デメリットとして挙げられるのが勤怠管理の難しさで、勤怠管理は正しく仕事を評価するために重要な判断材料となってきますが、自宅などで働く従業員の様子がわからないと労働実態がわからないということが考えられ、業務中サボっていないか、長時間労働になっていないかなどもデメリットにつながっていきます。

このような問題を避けるためには、作業ログを確認できるような管理システムを導入することなどで対策できるツールも同時に導入することがポイントです。

中には、リモートワークでは正当な評価が受けにくいと感じる従業員もいるかと思いますが、このような従業員がいると導入がうまくいかないケースもあるため、不公平感を無くすための評価基準を見直すなど工夫をします。

場合によっては、生産効率が落ちてしまうこともあってリモートワークになることで、監視の目がなくなってサボりがちになってしまう人が出てきたり、勤務時間に対して実労働が伴わないなどの問題が出てくることもあるため注意すべき点と言えます。

業務によってはすぐにコミュニケーションが取れないことが問題となってしまうこともあるため、すぐにコミュニケーションが取れるようにウェブ会議システムやチャットなどを常時接続するなどのツールを活用します。

ITツールの導入が必要不可欠というのもデメリットで会社のPCやタブレットなどを持ち出して仕事をするというケースは多いですが、オフィスからPCなどを持ち出すことによって情報漏洩のリスクが高まります。

情報漏洩をさせないためには、使用する機器のセキュリティ対策をしっかり行なう、機器の持ち出しについてルールを設けて周知させます。

従業員側のデメリット

従業員側のデメリットとしては、自己管理が必要となることが挙げられます。

個人が集中できる環境を自分自身で整える必要があって、会社側が用意する勤怠管理ツールに頼るのばかりではなくツールに頼らない自己管理のためのルールを設けることでリモートワークをしやすくします。

直接的なコミュニケーションが減ってしまうこともあるため、一日一回はウェブ会議を行う、チャットを利用するなど進捗管理がしやすい環境を作ります。

人に会わないため寂しいと感じてしまう人も少なくないですが、定期的なコミュニケーションができるツールを活用して、意識的に人と会話する機会を増やすようにすることで働きやすい環境につながっていきます。

実際の労働時間が把握しづらいというのも問題で、会社にいる以上に仕事に時間を使ってしまうというケースもあるため、メリハリをつけるタイムレコーダーを導入する、始業・終業時間を自分でもわかりやすくするなどの工夫が求められます。

気がつかずに、長期労働になってしまうとストレスや過労にもつながっていくため、それを防ぐためのツールは積極的に取り入れます。

そのほかのデメリット

そのほかのデメリットとしては、リモートワークをすることで家にいる時間が増えて家族とトラブルになってしまい、それがストレスの原因にもなってしまうことあるため事前に家庭内でのルールをはっきりさせます。

リモートワークの仕事中に、家族に家事を手伝って欲しい、子どもの面倒を見て欲しいと言われることもあったり、保育園・幼稚園・学校から帰ってきた子どもに遊んでほしいと言われる、ウェブ会議中に生活音や背景が映り込んでしまう、仕事中に家族に話しかけられるというのはリモートワーク中に良くあるケースです。

このような状態を避けるためには、できるだけ仕事するエリアとプライベートエリアを分けるようにします。

リビングなど家族が集まりやすい場所ではなく、自分の部屋や書斎などを仕事スペースとして確保してメリハリをつけます。

このようなスペースが確保できないという場合には、パーテーションでスペースを区切るようにします。

パーテーションを用意することで生活感のある背景を隠せて、子どもにも今仕事中であるということが伝わります。

仕事する場所を毎回変えると家族も対処しにくくなってしまうため、仕事する場所をしっかり決めた上でリモートワークを始めれば家族も対処しやすくなっていきます。

デメリットとしては、仕事とプライベートのメリハリが付けにくくなっていくのも課題です。

プライベートの時間も仕事をしてしまったり、仕事中に家事を頼まれるなどは良くあるケースですが、このようなデメリットを解消するためには、情報を家族間で共有することが有効な方法です。

始業時間・休憩時間・終業時間の一日のスケジュールを家族全員で共有し、仕事中には緊急時以外話しかけないというルールを明確にしておくことで、スムーズに仕事を進められます。

家族とのトラブルを避けるためには、レンタルスペースを利用するという方法も選べます。

レンタルスペースは、仕事をするのに必要な設備が整ったレンタルオフィスの一種です。

個室などもあるため、集中して仕事に取り組めます。

ただし、利用するためには料金がかかってしまったり、不特定の人と会うこともあるため感染リスクが高くなってしまうなどのデメリットです。

サテライトオフィスの場合は、会社が用意する小規模オフィスで最低限の設備しかないことが多く、会社側はオフィスを用意しなければ実施が難しいのが現状と言えます。

カフェに行くというケースもありますが、コストが低く自宅よりも集中しやすいのですが、本来飲食を目的にした場所ですので、長時間利用することは難しい、他人に情報を見られてしまうリスクがあるなどデメリットも多くあるため注意します。

考えられる問題はさまざまなものがありますが、重要なのがセキュリティと自分に合う環境であるか、コストがどれぐらいかかるかという点です。

そのほか考えられるデメリットとしては、運動不足になってしまうことも問題となっていて、意識して運動することが重要だと考えられます。

今まで通勤していた時間に散歩するなどの意識して、運動することでデメリットは解消できます。

このようなメリット・デメリット全て考慮した上で、リモートワークを導入が求められます。

CTI説明図

リモートワークで活用できるコミュニケーションツール

リモートアクセスツール

そもそも、テレワークとは

近年テレワークを導入する企業が増えています。

テレワークは自宅や遠隔地のオフィス、移動先などいつでもどこでも仕事を行える柔軟な働き方を指しており、決して自宅で行う仕事を指しているわけではありません。

働き方改革や流行を続けているウイルスの影響により、注目度が上がりましたが、それ以前にもテレワークを導入している企業はありました。

テレワークは離れたと働くという英語を合わせた造語であり、場所だけでなく時間にもとらわれない柔軟な働き方を指します。

大きく在宅勤務、モバイルワーク、そしてサテライトオフィスの3つの種類があり、在宅勤務は自宅にいながら本社オフィスにいるメンバーとインターネット上で連絡を取りながら仕事をしていきます。

モバイルワークはパソコンやスマートフォンなどの端末を用いて移動中もしくは相手先の企業において仕事をする方法、サテライトは本社から離れた場所に設置されたオフィスで働く方法です。

サテライトは一見営業所と間違えられますが、一時的な場所を指しており、レンタルオフィスなどが該当します。

企業でテレワークを導入するメリットには、自分らしく働くことができるため、社員のモチベーションが上がり生産性が向上する、通勤の負担が軽減される、様々な働き方ができるので人材が集まりやすい、それに伴い人員不足を解消することができることがあげられます。

テレワークはCTIシステムで安定させる

地方に在住している人や車いすを使用している人も採用することが可能になるので、優秀な人材が集まりやすく、結果として企業成績が向上していきます。

一方で問題点としてセキュリティ強化やシステムの導入が必要となります。

情報が漏洩してしまうと企業にとっては致命傷であり、さらに仕事をしたくてもシステムが導入されていないと効率よく行うことはできません。

リモートワークには、リモートアクセスツール

そこで取り入れるのはリモートアクセスツールです。

リモートアクセスツールは、インターネットを通じて遠隔でパソコンの操作ができるようにしたツールを指しており、またの名をリモートアクセスサービスやリモートデスクトップとも言われています。

社内にあるパソコンを自宅や外出先などから、自分のパソコンやスマートフォン、タブレットを利用して操作する仕組みであり、結果として社内でも社外でも行う行為は同じになります。

セキュリティにおいても、あくまで社内のパソコンの画面を画面転送するのみの仕組みであるので、社外の端末にキャッシュなどのデーターが残ることはありません。

また社外への情報の漏洩を避けるためにデーター保存やダウンロード、印刷などの機能を禁止することも可能になっているものが多いです。

リモートアクセスツールは、接続方法によって種類が異なります。

リモートアクセスツールには、画面転送方式やセキュアブラウザ方式、VPN方式の3つがあり、画面転送方式はインターネットを通じて社内のパソコンの画面をそのまま自宅などの端末に転送できるものになります。

この方式はネットワークの構築は不要となるので、すぐに始めることが可能です。

セキュアブラウザ方式は、データーを保存しないセキュアなブラウザを使用するものであり、社内のシステムそのものにアクセスする方法になります。

画像転送と比べるとデーター処理をする必要がないので操作はさらに簡単になりますが、一方で導入しているシステムによっては利用できない場合もあります。

VPN方式は昔からある方法であり、VPN接続により社内のネットワークに接続をして、サーバーの中にあるファイルなどを操作していきます。

この場合VPNに対応したルーターなどが必要となり、ある程度のハードウェアが必要です。

テレワークをする人数によってはかなりの経費がかかるため、どの規模で行うかを明確にしなくてはなりません。

またセキュリティにおいても端末にデーターを保存することになるので、利用する際は十分な注意が必要となってしまいます。

画像転送方式とは

リモートアクセスツールは通信環境が大きく左右される方法であり、受信速度が低いとスムーズにデーター処理が行えず、ストレスに感じることも多いです。

そのため導入する場合は通信環境の選び方も大変重要になります。

また画面転送方式においては印刷をすることはできません。

印刷を行うことが多い場合は、サービスによっては自宅などにあるプリンターを利用して印刷できる機能がついているものもあるので、そのようなサービスを選ぶようにします。

なお画像転送方式においては、アプリタイプとUSBタイプがあります。

アプリタイプは社外でアクセスする予定の端末にあらかじめアプリをインストールしておくものであり、必要な時にアプリを起動して認証を行い、社内のパソコンへアクセスできるようになります。

自分で使用している端末を使うことができるので、使い勝手がよく、仕事の効率もあがります。

USBタイプは、USBそのものにアプリが入っているので、パソコンに差し込むことで社内のパソコンにアクセスをすることができます。

この方法は出張先やネットカフェなど自分自身のパソコンだけでなく共用のものを借りてすぐに利用することが可能です。

どのタイプも簡単にできる方法ですが、セキュリティ強化をするために外部だけでなく内部の対策も必要となります。

外部の対策では暗号化やパスワード認証、ワンタイムパスワードなどを導入し、内部では、画面キャプチャやダウンロードの禁止ができるものを選びます。

さらに遠隔操作をしている段階で、ほかのだれかが社内のパソコンを利用しないように画面を暗くする、ロックをかけるなどの機能が付いたものがあるので、出入りが多いオフィスでは導入しておくと安心です。

データーをダウンロードできないタイプのものが情報漏洩を防ぐことができますし、利用料も比較的安価であるので、少人数でテレワークを行う企業向いている方法です。

リモートアクセスツールを導入する場合は、まず安全性と操作性を考え、コストはどの程度かかるのかを考えていきます。

コストばかりに目が行ってしまうと安全性に問題が生じることもあるので、注意が必要であり、操作性が悪いと仕事が思うようにはかどらなくなり結局社内で仕事をするようになってしまいます。

この3つのバランスを考えながらどの方式にするかを選びます。

コミュニケーションツール(Web会議システム)

社員同士のコミュニケーションの取り方

テレワークを実際に導入すると、ほかの社員との連絡や相談といったコミュニケーションをどう図っていくかが問題になります。

特に新入社員においては業務内容によっては先輩の意見を聞く必要があり、スムーズに仕事を進めるうえでもコミュニケーションは大切です。

このような場合に導入しておくとよいのがコミュニケーションツールです。

コミュニケーションツールには、Web会議システムやテレビ会議システムなどがあり、普段よく聞くEメールやチャット、SNSなどを使用した情報共有ツールなど多種多様なものが存在します。

在宅コールセンターシステムの導入はメリット満載で評判です

テレビ会議システムはテレワークが盛んに導入される前から使用されていた方法であり、専用の機器を利用し遠隔会議をするシステムになります。

会議室などに専用機材を置くことが多く据え置き型であり、簡単に移動をすることはできません。

ですが離れた場所の相手とも音声だけでなく画像でもコミュニケーションをとることができ、画像も大変クリアです。

そのため同じ部屋にいるかのように会議を行うことができるので、社員研修や表彰式、国際会議や現場などでの情報共有の際に用いることが多いです。

Web会議もテレビ会議の一つですが、従来の形を一歩進めた方法になります。

代表的なものとしてはSkaypeやWhereby、zoomがあり、無料で使用できるものも多いです。

利用方法はテレビ会議よりも簡単であり、専用の機材は必要ありません。

持っているパソコンやスマートフォンを使用していつでも会話に参加することができ、手軽さがあります。

少人数での会議には向いていますが、一方で大人数の会議には不向きな点があり、さらに通信状況がお互いに良くないと画像が乱れたり、ネット障害が起きたりしてしまいます。

Web会議とテレビ会議どちらを導入するのか

Web会議を導入するメリットは、一つの場所に集まる必要がないのにコミュニケーションが図れることにあります。

集まる必要がないので移動時間や交通費を削減することができ、結果優秀な人材が集まりやすくなります。

一か所に集まることがないので離職率も低下し、会議に参加する人のスケジュール調整もしやすいです。

また災害が起きたり感染症が流行した場合には移動することがないためリスクが軽減され、仕事の支障も最小限にすることができます。

移動時間や交通費に関してはWeb会議のメリットとかけ離れている感じがしますが、実は会議を行う場合移動時間や交通費が多くかかることが多く、経費がかさむことが多いです。

さらにきめ細やかに情報共有を行うには資料などを揃える必要があり企業によっては印刷を行うなど、用意を事前にしておかなくてはなりません。

働き方改革を実現するコールセンターの在宅勤務システム

ですが、Web会議にした場合自分の職場や自宅にいながら会議に参加することができるので、場所や時間、交通費などのコストが削減できます。

またどこでもできることから、会社に戻るなどの行為もなくなるため残業時間が少なくなり、働き方改革にもつながります。

人材に関しても優秀な人材は本社のある東京など大都市に集中しているわけではなく、地方にも多く存在しています。

コミュニケーションツールを利用することにより、地方でも会議に参加することが可能であるため、企業のアピールポイントにいなり人材が集まりやすくなります。

Web会議は手軽さがメリットでもあり、すぐに遠隔にて会議を行いたい企業に向いています。

テレビ会議は安定性があり臨場感もあるので、重要な会議に向いている方法なのですが、その分環境を構築するのに時間がかかります。

さらにWeb会議に比べると初期費用も高くなる傾向があり、機材に不具合が生じた場合は会議ができないのはもちろんのこと、メンテナンスやシステム保守点検にも経費がかかります。

ですがWeb会議はパソコンやスマートフォン、タブレットといった身近な機材にWebカメラやマイクなどを用意すればすぐに会議を行うことが可能です。

クラウドを使用して行うので、メンテナンスも必要がないですし、コストも削減できます。

Web会議のコストは?

なおWeb会議に必要なものの中にWebカメラがあります。

パソコンなどすべてのデバイスにはカメラがついており、改めて用意する必要はさほどありません。

ヘッドセットに関してもマイクが付いたイヤホンが販売されているので、気軽に購入することができます。

ヘッドセットを選ぶ場合は無線接続のものでなく、USBに接続するタイプのものを選ぶと良いでしょう。

無線接続は場合によって不安定になることがあり、音声が途切れてしまう場合もあります。

有線での接続の方が安定性が高まるので、有線を選ぶことが大切です。

クラウド型CTIの価格を比較する際には資料請求が重要

現在WEb会議システムには有料と無料のものがあります。

無料のものはコストがかかりませんが、通話や映像の品質が悪いことがあり、セキュリティの面も心配です。

クリアな画像と音声でコミュニケーションを図るには、有料のシステムの方がよいですし、操作性も有料の方が良いです。

なお有料になると様々な機能がついていますが、機能の多さだけを見てしまうと実際には使いこなせないことが多いので、初めはシンプルなものを選ぶようにします。

さらにセキュリティでは不正アクセスとアカウント流出を軽減するために、暗号化の機能がついているか、IPアドレスによってアクセス制限ができるか、会議ルームに入室する際にセキュリティコードが発行されるか、オンプレミス型を利用できるかを見ます。

オンプレミス型はネットワーク環境やサーバー、そしてソフトウェアなどすべてを自社内で運用できるシステムを指しています。

オンプレミス型はセキュリティポリシーによってカスタマイズできるのが魅力であり、費用も初期の導入段階と保守のみとなります。

コミュニケーションツールの一つであるWeb会議システムでは、自分が持っているパソコンなどから簡単に会議に参加することができ、コストやメンテナンスが不要です。

すぐに遠隔での会議をしたい企業に向いており、手軽に導入することが可能なツールです。

無料にも優れているものが多いのですが、より安定性を求めるならば有料の方がよく、セキュリティ対策も考えられているものが多いです。

どのような使い方をしたいのかを考えてからどちらかを選ぶようにします。

労務管理システム

労務管理システムとは

テレワークを導入しWeb会議ツールもそろえると、次に注目されるのが労務管理です。

テレワークの場合、実際に会社にいて仕事をしているわけではないので、従業員が実際に仕事をしているかはわかりません。

自己管理が苦手な人の場合はさぼってしまう可能性もあります。

このようなことが起こらないようにするには、勤怠管理など労務関係の業務に関するシステムを導入するようにします。

労務管理システムは、実際の会社で行われている労務に関するシステムを指しており、勤怠管理はもちろんのこと給料計算や社会保険、福利厚生などの書類作成や提出、安全衛生管理などを一括して行います。

従業員に最も近い業務であり、労務に不備があると従業員の生活にも支障が出るためしっかりと管理をしなくてはなりません。

現在、給料計算が簡単にできるソフトや勤怠管理ができるシステムなどが普及しており、多くの企業で導入していますがほかの業務においてはまだ完全にシステム化されていません。

ですが徐々にシステム化されているため、できるものはどんどん取り入れていくことが必要となります。

労務管理システムが行えることとしては、従業員の情報管理や入社、退社の手続き、年末調整や雇用契約書の作成と締結などがあります。

書類作成の効率化ができるので手続きがスムーズであり、スピードアップを図ることが可能です。

労務は従業員から情報を提供してもらい、それをもとにして書類を作成することが多いのですが、労務管理システムを導入することにより従業員自らが自分で情報を入力するので、業務が大幅に減少します。

さらに多くの労務管理システムの場合、電子申請に対応しているので、行政などへの書類提出業務もスムーズです。

ただし現在のところ、電子申請ができるのは行政などの役所や年金事務所、ハローワークなどであり、健康保険組合の手続きに関しては利用できないことがあります。

そのためどのような場合に電子申請が行えるかを事前に把握しておかなくてはなりません。

どこでも入力が可能

このほか最大のメリットとして労務管理システムの場合、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからアクセスすることが可能です。

そのため営業などで外出や出張をしている場合、直行や直帰をすぐに入力できるほか、テレワークを行っている場合も出退勤の時間をすぐに報告することが可能です。

出退勤の時間に関しては不正を防ぐためのツールもあり、アラームをセットし打刻忘れを防止する、顔認証やGPS認証を導入して不正な時間に打刻するのを防ぐなどが行えます。

そのためガバナンスを強化することが可能です。

さらにこの入力された勤怠時間などはリアルタイムで把握することが可能なため、誰がいつまで仕事をしていたかをすぐに把握することもできます。

さらによりガバナンスを強化するために、在宅で勤務を行っている場合、どの画面を見ていたかをキャプチャーできる機能がついています。

監視システムのようなものであり、トイレや食事休憩を行う場合は離席ボタンがついており、戻った場合は着席ボタンを押すシステムのものもあります。

このようなタイプは着席している時間を自動集計して、1日の労働時間とすることが多いです。

システムの中には現在従業員が、どのような状態にあるのかのプレゼンスを表示する機能付きのものがあります。

このシステムの場合、勤務時間の中でのプレゼンスを集計することができるので、どういった働き方をしているのかを分析することが可能であり、今後の会社経営に役立てることができます。

この他の機能ではほかのシステムと連携していることが多い点があげられます。

労務管理システムと給料計算専用システムとを連携すれば、勤怠管理から給料の計算までを一括して自動化することが可能であり、時間を削減することができますし、会計システムと連携をした場合は会計処理も自動で行えます。

さらに有給管理やシフト管理などのシステムとも連携ができるので細かな事務作業が一元化で処理することができます。

労務管理システムのコストは?

労務管理システムのデメリットとしては、初期コストがかかることがまずあげられます。

労務管理システムには、クラウド型とオンプレミス型がありますが、オンプレミス型の場合はシステムの購入費用と初期費用が、クラウド型はシステム購入など初期費用はかからないものの毎月の料金がかかります。

ですが変わることの多い法改正にも対応しており、クラウド型では運営している会社が自動でアップデートしてくれるので、システム管理をする必要はありません。

どちらのタイプを選ぶかは従業員の人数などに関係してくるので、しっかりと費用対効果を見極めなくてはなりません。

このほか会社の勤務形態や就業規則によっては導入することにより、逆に大変になってしまうことがあります。

特に勤務形態が複雑な場合に起こりやすく、従来通り手動で行った方が簡単になることも多いです。

また従業員が入力しなくてはならないことも出てくるので、あらかじめしっかりと説明をしないと反発されることもあり、導入に際してはマニュアルの作成やサポート窓口を設置するなどの事前準備が必要です。

従業員への対応が大切

労務管理システムは、様々な管理を一括で行うことができるシステムであり、書類作成なども簡単に行うことが可能です。

ですが給料明細などもパソコン上から確認するようになったり、扶養者などの情報も従業員自らが入力しなくてはならなかったりと従業員の理解と協力が必要となります。

システムを導入する場合は自分の会社に適した方法なのかを事前に把握し、理解をした上で検討しなくてはなりません。

従業員の中にはパソコンやスマートフォンの操作が苦手な人もいるので、相談窓口を設置するなど、できるだけ従業員の負担を軽減することも必要です。

ほかのシステムとは異なり、計画的に実施しなくてはならないので、長いスパンで検討する必要があります。

ですが従業員の中には、テレワークになったことで、さぼっていると思われていないかを気にする人もいます。

このような人には最適な方法であり、関係性がぎくしゃくしないためにもあらかじめしっかりと説明をすることが大切です。

ペーパーレス化ツール

ペーパーレスでコスト削減

テレワークにおいて必須条件になるのはペーパーレス化です。

近年ではできるだけペーパーレスにしようとする動きも加速しており、電子化するケースも増えています。

ペーパーレス化を推進するのは、働き方改革と紙の使用量を抑えて環境保護を行うの2点が主な理由であり、働き方改革では効率的に作業を行うことによって長時間労働を是正し、従業員の精神衛生を守る点が理由となっています。

会社内でペーパーレス化を導入するメリットには、業務効率化とコスト削減、セキュリティ強化とテレワークの推進があげられます。

業務効率が上がるのは文書をデーター化することで知りたい情報をすぐに見つけることができ、さらに管理がしやすくなるためです。

クラウド上に保存をすれば場所などが限定されず、自分のパソコンなどでも見ることができ、業務効率があがります。

コスト削減においても紙で資料を作ろうとした場合、印刷する紙とプリントをするインクなど様々なコストがかかります。

コピー機をレンタルしている場合はレンタル費用や保守点検費用も定期的にかかってしまいます。

ですがデーター化することによって印刷代や用紙代、保守点検費用がかからなくなるので大幅に削減することが可能です。

セキュリティ強化

セキュリティ強化では、紙での保存の場合紛失することが多くなります。

さらに紙は薄いものであるため資料を持ち出したとしても盗難に気づきにくく、情報が漏洩してしまうリスクが高いです。

会社での書類は永久保存をしなくてはならないものもあるので、しっかりと管理をするには警備会社と契約をしなくてはなりません。

ですがデーター化することでファイルもしくはフォルダで編集権限や閲覧権限を設定できるので、情報漏洩のリスクを軽減することができます。

また紙はどうしても長期保存することはできません。

劣化していくことが多く、使用したインクによっては書かれた文字が見えなくなってしまうことも多いです。

電子データーは破れる、汚れるなどのリスクがなく、バックアップを取っておくことで万が一に備えることができます。

テレワークにおいては、オンラインでの業務となるので、すぐに資料にアクセスできる環境でないと難しい面があります。

さらに在宅で勤務をしている場合、すべての人がプリンター設備を整えているとは限らないですし、紙での資料を作成すると送付に時間がかかり、スムーズに業務にあたることができません。

そのためテレワークにおいてはペーパーレス化は必要であり、書類管理をオンラインで行うことで作業効率が高まります。

このほか紙の資料を保管する場所を作らなくてもよいことから、オフィスで保管する場所を確保しなくてもよく、スペースを有効活用することも可能ですし、資源を大切にするなど環境保護への取り組みが企業イメージの向上につながることも多いです。

ペーパーレスを上手く取り入れるには

ペーパーレス化を進めるには、ツールを導入するのが良いのですが、導入前にどの時点の資料から始めるかをまず考えます。

行政資料などは永久保存のほか10年、7年など長期にわたって保存をしなくてはならないものも多く、既存のものをすべて電子データーに置き換えるとすると膨大な時間がかかってしまいます。

そのため一度に行おうとせず段階的に進めていくことが大切です。

利用頻度から考えるのが良く、頻度の高いものや重要度の高いものから行っていくと失敗することはありません。

さらに部門が分かれている場合は部門ごとに行うと効率よく進めることができます。

何をいつどのようにペーパーレスにするかを決めたらツールを考えていきます。

より多くの資料をデーター化するにはクラウドストレージを利用するのが良く、中には容量無制限のストレージもあります。

このタイプのものは120種類以上のファイル形式に対応しており、様々なファイルをダウンロードしなくても閲覧が可能であり、さらに議事録などは複数の人が同時に編集することができるようになっています。

パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセスすることができ、共有が簡単になるので、会議がスマートに行えるメリットがあります。

なお近年では捺印は省略される傾向がありますが、重要書類などは未だ捺印が必要なことが多いです。

ペーパーレス化ツールで役立つものとして、契約書など大切なものに捺印できる電子契約ツールがあります。

このツールの場合、従業員の居場所に関係なく決済の印鑑を押すことができる、タイムリーで捺印できるのでやり取りがスムーズ、相手先との契約もオンラインで完結することができる、書類の送付の手間やコストが削減できるなどの特徴があります。

ただし、捺印省略の傾向があったとしても、まだまだ押印の文化は残っており、しっかりと紙ベースでほしいという取引先も多いです。

完全ペーパーレス化をするには、相手企業との連携も必要となるので、事前に話し合いをしておくとスムーズに導入することができます。

支援ツール

また名刺管理やSFA、マーケティングを一括管理できる支援ツールもあります。

このツールの場合、名刺をスキャンするだけで顧客データーベースを作成することができ、どのような人脈なのかを可視化することが可能ですし、情報を入力しておくことでほかの従業員が把握することができ、取引をスムーズに進めることもできます。

ペーパーレス化をすることにより情報漏洩リスクを軽減するほか、情報を共有できるため業務の効率も良くなります。

なおペーパーレス化ツールを導入する場合は、従業員のIT教育も必要となります。

マルチデバイス対応のツールが大変便利なのですが、使いこなすにはある程度の研修が必要です。

また業務ごとにペーパーレス化ができる資料は何かを話し合い、どのように行うかを定期的に決めることが必要で、すべての従業員と共有していなくてはなりません。

導入にあたっては手間の他コストがかかることもあるので、どのようなツールを導入していくかを考えなくてはなりませんし、いつの資料からをペーパーレスにするのかを決めなくてはなりません。

ある程度時間に余裕をもって導入することが必要となるので、計画を立てることが重要です。

安全なモバイルテレワークツール

モバイル端末を利用する

リモートで業務を行うメリットは多数あり、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットといったスマートデバイスと呼ばれる比較的持ち運びが便利なものを利用すると、外出先など隙間時間にメールなどを見てスケジュールを管理することが可能です。

ですがモバイルを活用して業務を行う場合、端末の紛失や盗難にあうことがあり、そのリスクは在宅やレンタルオフィスよりも高くなります。

安全にモバイルワークを行うためのツールにセキュアブラウザとセキュアコンテナがあります。

セキュアブラウザはセキュリティ機能に特化したブラウザのことであり、基本的なWebブラウザの機能は持っていますが、それと同時に情報漏洩と不正アクセスを防止するための対策も施されています。

セキュアブラウザを使用することにより、スマートフォンなどを利用して会社の資料を見た場合でも不正アクセスのリスクを抑えることが可能です。

主な機能としてはURLのフィルタリングが行える、データーを端末に残さないでブラウザを利用することの2点があげられます。

URLのフィルタリングとは閲覧できるものと禁止しているものとを指定して管理することができることであり、業務に関係がないものはフィルタリングすることができます。

そのため作業効率が低下することはありません。

なおこのフィルタリングは特定のサイトのアクセスを許可するホワイトリスト方式、逆のアクセスをブロックするブラックリスト方式、犯罪などのカテゴリでアクセスの制限をしてしまうカテゴリーフィルタリングなどがあります。

ツールによってはスクリーンショットやコピーを制限できるものもあるので、よりセキュリティ度を高めることができます。

データーを端末に残さないのは、ブラウザを使用した場合、通常アクセスしたURL、ダウンロードしたファイルはどうしても端末に残ってしまいます。

業務と私用での端末が同じものの場合、ウイルスに感染してしまう恐れもあり、情報が外部に漏れてしまう危険性があります。

セキュアブラウザを使用すると、データーは一時的に端末内に保存されるものの、ブラウザを終了すると自動的に削除されるので、情報が洩れる心配はありません。

このようなことからスマートフォンを2台持つ必要もなくなり、経費の削減にもつながります。

メリット・デメリットは?

セキュアブラウザのデメリットでは、操作性に難がある、データーが残ってしまう可能性があることがあげられます。

セキュアブラウザは一般のブラウザとは異なり、処理はページ単位で行うので場合によって作業効率が低下することがあります。

またデーターは端末に残らないものの削除されるタイミングはツールサービスによって異なっており、ログアウトしないと消えないサービスも存在します。

そのためログアウト方式の場合はその都度ログインしてログアウトする、という手間がかかりますし、ログアウトするのを忘れた場合は情報漏洩してしまうリスクがあります。

もう一つのセキュアコンテナは、デバイスに安全な領域を作るサービスのことであり、このセキュアコンテナで作られたデーターは暗号化されます。

つまり一つのファイルごとに暗号化するのではなく、ファイルが入っているフォルダごと暗号化してしまいます。

作成だけでなく閲覧や処理されたデーターもすべて暗号化されるので、デバイスがなんであってもセキュアコンテナにログインすると安全に利用することが可能です。

セキュアブラウザとの違いは会社のデーターと個人のデーターを区別することができる点であり、個人情報を守りながら業務を行うことができます。

暗号化の他に紛失や盗難に対処できる、内部での不正を防ぐことができる、多機能であることがメリットであり、大変役立つモバイルテレワークツールです。

紛失は盗難に対処できる点は、使用する人が専用のページからロックとデータ消去が可能なため、紛失した場合や盗難にあった場合は即座に対応することが可能です。

遠隔で消去することができるので、情報が洩れる被害を最小限にすることができ、リスクを回避することができる特徴があります。

その他にも使える便利な機能

またリスクは外部だけでなく内部にもあり、内部での不正利用も防ぐことができます。

不正な使い方をする従業員のアクセスを禁止する、カメラ機能を制限するなどデバイスの操作制限機能を搭載しているので、利用することで対処が可能です。

このほか多機能な面では、電話やメールはもちろんのこと、チャットやファイルの作成と編集、カレンダーを利用しての予定確認をすることができます。

ツールの中ではビジネスチャットが可能で、無料通話の他にスタンプ機能にも対応しているものや、独自開発のビューワーを搭載しているもの、メール添付ファイルの一覧を確認することができるものや開いた添付ファイルを別のアプリに転送するのを制限することができるものなど様々です。

社内サーバーにアクセスをするときにアプリケーションごとに認証するものもあり、よりセキュリティを強化することが可能なものもあります。

セキュアコンテナはどのようにシステムを構築するかによって費用が変わっており、どれくらいの人数がモバイルテレワークを行うかを検討しなくてはなりません。

モバイルテレワークを導入するには、まず安全に使用するための対策を講じることが必要となります。現在ほとんどの人がスマートフォンなどのスマートデバイスを所有しており、会社と区別するために2台持つケースも多いです。

ですがこのような場合使い分けが必要であり、2台持つことにより利便性が下がってしまい、業務に関しての効率も悪くなります。

認証機能や自動削除機能があるセキュアブラウザも大変便利な機能ですが、会社のデーターをコンテナ化して暗号化し、公私分離をすることが可能で、ブラウザ以外のアプリまで拡張したセキュアコンテナの方がより安全に管理し、業務を行うことが可能です。

セキュアコンテナはオフラインでも利用可能なほか、レスポンスが良く地図などのアプリとも連携、さらにはメールホルダーとの同期や未既読の管理なども行うことができます。

テレワークを推進するには利便性と安全性が大切となるので、どのようなタイプのツールを活用するかを考えていくようにします。

クラウドCTI型説明図

テレワークで最初にすべき5つのこと

テレワーク導入の目的を明確にする

メリットをリストアップする

テレワークの導入で最も大事なのは、目的を明確にしてから導入の計画を立てることです。

ただ単に流行に乗って導入するという理由では、コストがネックになったり回収できず、無駄ばかりが残る結果になり得ます。

また、メリットが定まらないと導入の軸がブレてしまいますし、導入してから何の為に導入したのか分からなくなることも考えられます。

営業ツールを使ったテレアポで新規顧客をつかむためのスクリプト

つまりまずはメリットをリストアップして、導入することで得られる恩恵を具体的に書き出していくことが大切です。

目的を明確にすることは、テレワークのメリットを再確認したり、導入を後押しすることにも繋がります。

上司が説得しやすくなるとも言い換えられますし、社員の理解や協力が得やすくなるともいえるでしょう。

業種や業務の内容によっては、テレワークが合わなかったりメリットが限定的な場合もあるので、やはり目的を明確にすることがテレワーク導入において不可欠です。

テレワークの導入の目的には、通勤時間を削減して業務効率のアップを図る、オフィスを縮小してコストを削減するなどが挙げられます。

更に通勤時間や勤務地に縛られない、広範囲を対象とした人材募集や採用といった目的も加えられます。

企業側と働く側、両者のメリット

近年は柔軟な働き方が叫ばれていますが、育児に介護と忙しい人も無理なく働ける、そんな環境を実現したい企業にとってテレワークは朗報です。

これなら育児を理由に仕事を諦める必要がなくなりますし、介護をしながらでも仕事ができて、収入が得られる可能性が生まれます。

このように、企業にとっても働く人にとってもメリットがあるのがテレワークですから、導入を前向きに考えるのは良いことだといえます。

テレワークはCTIシステムで安定させる

ただし、本当に予想通りの効果が得られるかは要検証ですし、目的があれもこれもとなると軸がブレかねないので、ある程度絞った方が良いのも確かです。

普遍的ともいえるテレワーク導入のメリットには、社会情勢が変化しても業務が滞ることなく、顧客に必要なものを届けられることがあります。

サポートなどの対応にもテレワークは活きますし、会議も遠方から参加できるようになりますから、時間と距離の壁がなくなって様々なメリットに期待できるのは間違いないです。

とはいえ、とりあえず導入すれば良さそうだという見切り発車だと、コストに見合うメリットが得られる保証はないので、目的を決めて計画的に導入する必要があることには変わりないです。

様々なオフィスの形

そもそも、テレワークと一口に言っても勤務は自宅だけとは限らず、いわゆる公共のワークスペースに出向いたり、移動しながら好きな場所で仕事をする働き方もあります。

サテライトオフィスを勤務地にする企業もあるでしょうし、取引先に出向いてそこで働く人もいるでしょう。

いずれにしても、テレワークの基本は普段働くオフィスに出社する必要がなくなること、そして働き方に柔軟性が与えられるのがポイントです。

オフィスの縮小を導入目的にするなら、完全にオフィスを閉鎖するのか、それとも一部を残して規模を小さくするのか決める必要が出てきます。

柔軟な働き方の実現についても、形だけで実際に働きやすさが変わらなければ意味がないので、こちらも具体的なテレワークというものを考えながら、目的を明確にする必要がありそうです。

既に導入している多くの企業の目的を参考にすると、労働生産性向上がトップに位置します。

無駄を減らし業務に集中する、これが労働生産性向上に繋がる働き方の改革で、その一環がテレワーク導入となります。

日本人は思いの外通勤時間が長い人が多いので、通勤に要する時間が削減できるだけでも効果は大きいでしょう。

地域にもよりますが、都心では通勤に1時間も2時間も掛けている人も珍しくないです。

1日は24時間ですし、プライベートタイムを除けば労働に費やせる時間は長くないので、1時間以上も通勤に使えば労働生産性が上がらないのも当然です。

勿論、通勤中にパソコンを取り出して作業をしたり、業務に必要な資料をタブレットPCで確認するなどの努力は、誰でも少なからずやっています。

しかし結局は本人の努力頼りですし、根本的な問題解決にならないのが現実です。

その点、通勤そのものを省略できるテレワークであれば、今まで無駄になっていた時間を取り戻し、労働生産性の向上に充てることができます。

これはテレワーク導入における説得力のある理由になりますし、大きく掲げるに値する目的になり得るでしょう。

メリット上手く取り入れる

テレワーク導入のメリットはもう1つ、勤務地を分散することで災害などの非常時に備えられることです。

事業所を分割したり、支社や支店を設置するとなると大変ですが、テレワークなら社員の自宅がそのまま勤務地として活用できます。

それから、出社したり自宅で仕事をしたりと柔軟な働き方ができますし、普段はオフィスで非常時に自宅で業務を継続といった、状況の変化に合わせた働き方がスムーズに移行できます。

オフィスで働くのが当たり前だった多くの日本人にとって、比較的新しい働き方のテレワークには慣れが必要ですが、時間が掛かるにしても定着すれば当たり前な働き方になりそうです。

今はどの企業も試行錯誤している段階ですが、すんなりと導入できて移行できている企業も少なくないです。

そういう企業を参考にすれば、導入の目的が定まらなくてもヒントを得て見つけられますし、説得力を持つ目的を明確にできるはずです。

テレワークの検討で念頭に置いておくべきなのは、必ずしも0か1で決める必要はなく、導入自体も柔軟に考えて決められることです。

確かに出社せずに自宅で働けるのは気楽ですし、通勤なしで浮いた時間が自由に使えるのは魅力的だと思われます。

ところが、完全にテレワークにシフトしてしまうと、緊張感を保つのが難しい、コミュニケーション不足が心配といった社員の懸念が表にあらわれてきてしまいます。

出社にもテレワークにも一長一短があって、どちらか一方が絶対的に優れているというわけではないので、出社のメリットやデメリットと比較しながら導入の目的を考えるのが正解です。

大切なのはメリットを上手く取り入れること、明確にした目的を実現する為に活用することにあります。

現状の業務を把握して分析する

テレワークに移行可能か見極める

テレワーク導入の目的を決めるにしても、現状の業務を把握したり分析しないことには難しいです。

テレワークといえども決して万能ではなく、テレワークに移行できる業務があれば不可能な業務も存在します。

またテレワークに移行できる業務であっても、丸々移行可能なケースと部分的にのみ可能なケースに分けられます。

移行できる部分が限られてしまえば、手間やコストを掛けても得られるメリットは小さくなってしまうので、そういう部分も考えながら分析を進めたいところです。

現状の業務の把握は、まずは大まかに業務の種類を分類して、テレワークの移行に適するかどうかを判断します。

次に、テレワークに移行できそうな業務については、問題なく移行できるかどうかが分析対象となります。

具体的には導入済みのITツールが継続して使えるか、新たに導入するツールはあるかなどです。

ツールの追加導入となればコストが掛かりますし、使い方を学習する社員のコストと負担が発生します。

このコストや負担も加味した上で、テレワークを導入すべきかどうか分析することが大事です。

セキュリティ対策

テレワークの性質上、社員同士のやり取りや情報の共有はネットワーク経由になるので、セキュリティ的に問題がないかどうかも要分析対象です。

例えば絶対に外部に漏洩が許されない情報を扱う業務は、テレワークとの相性が最悪だといえるでしょう。

ネットワーク通信の暗号化やアクセスの認証が万全でも、自宅で仕事だと家族に画面を覗かれたり、何気なく撮影した写真に画面が写ってしまうなどのリスクがあります。

家族なら心配ないというのは思い込みですし、悪意なく画面の内容を他人に話したり、写真をSNSなどにアップして不特定多数に見える状態にしてしまうことは十分にあり得ます。

ECサイトを完璧に運営するならテレアポシステムやカスタマーセンターの設置やセキュリティに配慮することが肝心です

自室を仕事場にして仕事中は鍵を掛けるなどの対策は可能ですが、どのような対策にも絶対はないことを頭に入れておくべきです。

画面や書類などの内容を口に出して読む癖がある人は、鍵を掛けて家族に見られる心配はなくても、声を聞かれてそこから情報が漏れることも考えられます。

考え過ぎと思う人もいるでしょうが、仕事をオフィス外でするということは、こういうリスクも考慮する必要があることを意味します。

自宅で仕事が難しくても、サテライトオフィスを仕事場にするなどの対策はできるので、機密情報を扱う業務であってもテレワーク導入を検討することは可能です。

セキュリティ対策といえば基本はネットで、オフィスにあるパソコンやサーバー、他の社員と安全にアクセスできて問題なくやり取りできるのが望ましいです。

セキュリティのリスクや懸念があると、社員は業務に集中できませんし、これではテレワーク導入のメリットが薄れるので本末転倒です。

社員にセキュリティ対策に関する複数の手順などを義務づけるのも、業務の効率が上がるどころかセキュリティ的に好ましくないです。

だからこそテレワークは万全のセキュリティ対策も含めて、一緒に導入や移行ができるか現状を把握、分析する必要があります。

デジタル化が現実的か

目を瞑ってイメージしてみると分かりますが、日常的な業務の中には画面越しだと難しい業務も少なくないです。

距離に関係なく瞬時にコミュニケーションを図ったり、情報共有できるのはメリットですが、紙の資料となると途端に扱いが面倒になります。

資料を扱う度にスキャンしてデジタル化するのは非効率的ですし、申請や決裁などの書類となれば、紙をスキャンして扱うのは困難です。

テレワークに移行してもこれまでの業務がなくなるわけではなく、やり方が変わるだけでやることは同じです。

申請にしても決裁にしても、事務処理が多い場合はテレワークでも続けられるか、それを分析したり検討することになるでしょう。

紙の資料についてはデジタル化できるか、デジタル化が現実的かどうかを含めて分析です。

取引先との契約には電子契約が検討可能ですから、こういった関連する仕組みについても、合わせて導入を検討するのがベストです。

これらはあくまでも把握や分析が必要な業務の一部に過ぎないので、複数の部署が存在するような企業では、部署に詳しい人達が集まって一緒に洗い出しをすべきです。

漏れがあると後々対処が必要になりますし、場合によっては想定外の追加コストが発生したり、テレワークの導入や移行に支障をきたすこともあるでしょう。

各部署が協力して準備を進める

準備はいくら時間があっても足りないくらいですから、各部署が協力しながら準備を進めることをおすすめします。

協力は情報共有や意思の統一にも繋がりますし、テレワーク移行における部署ごとの問題点や欠点を洗い出すことにもなります。

むしろ、協力なしに移行できるほど簡単ではありませんから、業務効率化を図る意味でもテレワーク移行のチームを作ったり、連携して分析を要する業務を洗い出すのが得策です。

業務の把握や分析が必要なのはオフィスだけでなく、社員一人ひとりにとっても確認や調査が必要となります。

実際に業務に従事する社員の立場から見て、テレワークに移行した場合にどのような変化を感じるか、そのような聞き取りもあった方が分析に役立てられます。

社員は社員で準備や心構えを必要としますから、机上の空論のみで導入を決めたり移行するのはNGです。

結局のところ業務は社員なしには回らないので、社員にとってプラスになるか、本当に業務効率化に繋がるか分析に分析を重ねることが必要になりそうです。

業務といってもルーチンワーク化していたり、特定の社員でなければ務まらない仕事など様々です。

他にも、テレワークに移行可能でもそのハードルが極端に高い業務、コストが嵩みコストに見合わない業務などもあるでしょう。

いずれにせよ洗い出さないことには判断できませんし、全ての業務を分析しなければ結論は出せないです。

それほど大掛かりなのがテレワークの導入ですから、簡単に移行できそうなイメージと比べて実際にやってみると大変です。

企業の規模が大きくなればなるほど、これまでの業務の取り組み方が移行の難易度を左右しますから、合理的な企業ほど導入や移行がスムーズに行えるでしょう。

逆に比較的小さな企業や事業所では、業務の把握や分析をしてみると案外ハードルが低く感じられたり、すんなり移行できる可能性もあるわけです。

ルールの策定や環境の整備

テレワークのルールは必要

テレワークの導入や移行を決めるなら、ルールの策定や環境整備は避けて通れない道です。

自宅やサテライトオフィスが新たな勤務地になるとしても、これまでのオフィスが丸ごと移行できるわけではないです。

テレワークはいわば新たな働き方の一環であったり従来とは違う様式なので、1からルール作りをするつもりでルールを策定することが必要となります。

オフィスでのルールは企業や事業所によって異なりますが、朝礼がある企業はテレワーク導入後も続けるか、続けるとしたらどういった形にするか明確にしなくてはならないです。

一方では業務の報告や情報共有に関しても考えなくてはいけませんし、誰がいつどのように行うか、それも1つ1つルール作りが不可欠です。

ルールの策定を後回しにして、先にテレワーク導入を済ませる方法もあるでしょうが、成り行き任せだと社員が混乱したり業務の妨げにもなります。

業務はやることや手順が決まっているからこそ効率化できるもので、誰もが安心して取り組めるわけです。

テレワークに移行した直後は、環境の変化によって社員が困惑することになりますから、状況を早く収束させて落ち着かせる意味でも事前のルール策定は重要です。

人は誰しも自分で考えて行動できるとは限りませんし、特に会社で業務に取り組む社員の立場となれば、ルールがないと動けなくなる人もいます。

ルールの策定にはこのように、社員を早くテレワークに慣れさせて業務効率の低下を食い止める意味があります。

環境の整備も同様で、業務に必要なテレワーク環境の機器をリストアップしたり、用意する機器の条件というものも決めておいた方が安心です。

ルールが曖昧だとトラブルになる

テレワークでは、パソコンやタブレットPCを使って画面越しに仕事をするわけですが、当然ながら電気代や通信費が発生します。
端末は手持ちの機器を使うにしても、新たにWebカメラやマイクつきのイヤホンが必要になることがあります。

これらの導入費用は誰が負担するのか、会社負担であればいくらまで負担するかなども、やはりルール策定と合わせて決めることになるでしょう。

自宅の通信費は仕事とプライベートの使用の割合が曖昧になるので、しっかりと明確なルールを作っておかないと後々トラブルになります。

CRMやCTIはkintone(キントーン)を活用して連携させることも考えられる

会社はルールを明確化する際に就業規則などにまとめる必要がありますから、就業規則の変更もテレワーク導入におけるルール策定、環境整備の一環と考えることが肝心です。

考えたり明確にすべきルールには、テレワークの際の給与や通勤手当の扱い、完全在宅勤務の場合の手当も含まれます。

このあたりも曖昧だと不満が出たりトラブルの火種になりますから、ルール作りの中で決めていくことが大事です。

ルール策定は社員に納得させたり、会社とお互いが不利益を被らない為に欠かせないものです。

テレワーク時の決まりを決めることが環境の整備、準備になるわけですが、社員教育や導入研修などについてもルール化しておいた方が良いです。

何故導入や移行を決定したのか、その必要性について周知徹底させたり、メリットを上司や同僚と共に理解したり共有させる決まりも必要です。

それからテレワーク導入の準備期間と、正式に移行する日程なども決めた方が、社員の心構えができて移行がよりスムーズになるでしょう。

コミュニケーションの取り方

ルールは就業規則だけでなく、法律上は必ず必要というわけではない社内規程についても、明確化した上で周知徹底するべきです。

テレワークの業務に関してどこまで踏み込んでルールにするか企業の判断、ケースバイケースとなりますが、コミュニケーションの取り方も検討することをおすすめします。

コミュニケーションは対面でも誤解を招いたり認識の齟齬が発生することがありますが、画面越しでもリスクがあるのは同様です。

テレワークの方が、直接相手の仕草や雰囲気の変化を感じにくい分、このようなリスクは大きいといえるでしょう。

画面をOFFにして音声のみ、あるいはテキストのみでのやり取りとなれば、些細なことからトラブルに発展することにもなり得ます。

非対面でのトラブルのリスクを減らすには、コミュニケーション方法別の注意点や例、研修などで学ぶ機会を設けるのが得策です。

それと社員だけでなく管理職向けのルールも作り、社員にコミュニケーションにおける不満を感じていないか、問題はないか聞き取るようなフォローもあった方が安心できます。

言うまでもありませんが、勤怠管理のルールや確認を行う為の環境整備、業務に関する体制の確立や流れの確認も欠かせないです。

一見すると決めることが多くて大変だったり、厳しいように思われますが、1つ1つ決めておかないと社員も管理職も勝手に振る舞い始めてしまいます。

仮にもし全く決まりがないと、業務はグダグダで時間の無駄が多くなり、コストも嵩みテレワークのメリットよりデメリットを強く感じることになるでしょう。

そうすると何の為に移行を決めたのか、導入の意味はあったのかと疑問を投げ掛ける声が出てくるはずです。

疑問は疑問を呼んで社員の間に不信感が募りますから、ルールは必要不可欠で事細かに決めておく必要があることが分かります。

理想的なのは研修で擬似的なテレワークを再現して、コミュニケーションを取った者同士がお互いに感想を対面で伝えるやり方です。

こういった取り組みをすれば、非対面のコミュニケーションと認識のギャップが解消しますし、本番で発生するトラブルのリスクが減らせるでしょう。

研修は必要かといえば絶対になくてはなりませんし、コストが掛かるとしても惜しまないことが大切です。

理由は社員の離職を防ぐ為で、避けることのできないコストと捉えるのが妥当です。

テレワークはただでさえ孤独感を生みやすく、コミュニケーションの食い違いが生じたり上司のフォローがないと、孤独が孤独を増して離職に至ります。

この為、孤独を感じさせないコミュニケーションの工夫だったり、上司や同僚がお互いにフォローするような環境を整備するのが理想です。

ICTツールはテレワークに必須ですが、人によって得意不得意がありますし、使い方を覚えるのに時間が掛かる人もいます。

つまり、マニュアルの整備や質問と答えなどの用意、使い方の不明点やトラブルが発生した場合の窓口の設置も必要でしょう。

システムの準備

コミュニケーションツール

システムの準備はテレワーク導入の前段階で、方向性を決めることになる重要性が高い取り組みです。

テレワークの業務は基本的にオフィスの仕事ですが、非対面な分だけツールで不足を補う必要があります。

ツールというのは社内向けのコミュニケーションツール、情報共有に使用するファイル管理共有システム、Web会議や勤怠管理システムもそうです。

テレワークの影響は社内だけでなく、取引先にも及びますから、請求書に電子契約システムの準備も避けられないです。

業界や業種によっては、他にもあった方が良いシステムが存在する可能性があるので、検討して計画的にシステム導入の準備を進めるべきでしょう。

社内コミュニケーションツールはチャットや掲示板、スケジュールやタスク管理に関するもので、その機能は多岐にわたります。

チャットは文字だけでなく音声も使えたり、製品によってはスタンプのような表現にも対応しています。

業務に不可欠な仕事のコミュニケーションが主な目的ですから、顔文字や絵文字などはなくても良いと思いがちです。

しかし、コミュニケーションというのは言外のメッセージも含めて行われるものなので、非対面でテキスト中心となるとコミュニケーションの不足は否めないです。

真面目に取り組んだり、社員同士の意思疎通が重要になる仕事だからこそ、コミュニケーションツールは豊富な表現ができる方が良いといえます。

顔文字や絵文字ばかり使って遊ぶのはNGですが、テキストだけでは伝えるのが難しいメッセージを補う目的であれば、使えた方がコミュニケーションは円滑になります。

音声も表現方法の1つですし、短時間でも動画も使えればよりコミュニケーションの幅が広がるでしょう。

チャットはグループ全体、あるいは特定の相手との個人間が基本で、メッセージを貼りつけて閲覧できるようにする掲示板機能もある製品が狙い目です。

在宅コールセンターシステムの導入はメリット満載で評判です

スケジュールは個人単位で表示できること、簡単に入力や編集が行えてリアルタイムに反映されるものがベストです。

タスクも一人ひとりの進捗状況が他の社員やグループ全体に影響しますから、こちらもスケジュールと同様に細かく、それでいて分かりやすく把握できるツールが望ましいです。

ファイル管理や共有システムは、社内コミュニケーションツールに含まれる場合と、別に用意して業務に組み込むケースがあります。

社内コミュニケーションツールといっても、高機能で1つ1つの完成度が高かったり、反対に簡潔にまとめられていて機能の充実よりも取っつきやすさを重視している製品も存在します。

どちらが良いとは断言できませんが、少なくとも大が小をかねるのは確かですから、機能は多ければ大いに越したことはないです。

とはいえ機能が多過ぎれば使いにくいのも間違いないので、機能を制限する簡易モードも用意されている製品だと便利です。

ファイル管理・共有システム

ファイル管理・共有システムを選定する上でのポイントは、扱えるファイルの種類やファイルの確認方法、コミュニケーションの齟齬を防ぐ機能などです。

ファイルの種類はテキストや画像に音声と、PDFのような書類向けのフォーマットも扱えることが多いです。

日々取り組んでいる業務を頭に思い浮かべてみると、資料や企画書に契約書など、書類を扱う機会が少なくないことに気がつけます。

このような書類は社内で共有したり、グループのみで共有するなど、種類によって扱う範囲が異なります。

また、特定の権限を持った人のみがアクセスできる書類というものもありますから、権限の設定ができてアクセスに制限が掛けられるファイル管理と共有システムが理想的です。

一方で、プロジェクトでチームが共有するようなファイルについては、進捗状況と合わせて情報が確認できたり、バージョン管理もできた方が業務の効率アップに繋がります。

扱うファイルは多岐にわたりますから、一括して保存できる大容量のストレージを用意すると安心です。

メールにいちいち添付して送らなくても、ファイルをアップして送りたい相手にメッセージを送信すれば完了する、そんなやり取りができるシステムとセットで活用するのが良いでしょう。

ファイル管理が不十分なシステムだと、最新のファイルがどれか分かりにくく、毎回探さなくてはいけなくなります。

これは時間のロスとフラストレーションの発生、業務効率の低下に繋がるので避けるべきです。

システムの選び方1つで使えるツールが大きく違ったり、効率に影響する利便性も異なりますから、よく吟味して比較検討や選定を行いたいものです。

その他に必要なシステム

Web会議システムは1対1や少人数ではなく、中規模や大人数も想定した会議目的に特化したシステムです。

複数のグループ間で意見交換を行ったり、社内全体で打ち合わせをするといったことも可能です。

テレワーク前提のWeb会議システムは、パソコンやスマホ、タブレットPCというような端末に対応しており、カメラやマイクが使えるようになっています。

オフィスにおけるWeb会議システムは今や珍しくないですが、テレワーク時代にこそより特徴やメリットが活きることになります。

ポイントはオフィスでも遠隔地でも、場所を選ばずインターネット環境さえあれば繋がることです。

それから通信状態に合わせて自動的に画質を変更したり、一時的に画質が低下しても通信が途切れにくく安定するシステムを準備すべきです。

会議で重要なのは画質でも音質でもなく、伝える必要のあることがほぼリアルタイムで伝えられることです。

誤って伝わらないように注意は必要ですが、ファイルのアップや資料の共有もできる機能があれば、Webでもスムーズに会議を進められるはずです。

勤怠管理は出退勤や給与に休暇など、社員の管理をしつつ権利を守ったり、会社側の判断にも不可欠な仕組みの1つです。

勤怠管理システムもテレワーク時代に対応しており、今ではパソコンのブラウザやスマホのアプリでも簡単に、出勤や退勤を報告できるようになっています。

打刻はICカードやGPSなど様々ですし、打刻に関する情報はリアルタイムに反映され、詳細な時間やグラフなどでも把握することができます。

過去のデータはファイルに集計されまとめられますから、後でまとめてダウンロードしたり分析するといったことも可能となります。

請求書の用意や電子契約に関するシステムも、テレワークのシステム構築において不可欠です。

テレワークのテスト導入

テスト導入の必要性

テレワークの移行は、すぐに導入して移行するのではなく、導入前にテストを行うのが基本です。

テスト導入は目的に合致するシステムかどうか、オフィスから業務を移行するのに適しているかを確認する上で重要です。

ルールの策定や環境整備においても、一度テスト導入をしてそこから改善点を探したり詳細を詰めるのが賢明です。

変更が難しいテレワーク移行を勢いだけで決めてしまえば、後々問題点や大きな改善点が発覚しても対処が難しくなります。

このテスト導入には、社員の反応を確認する意味もありますから、時間的な余裕に問題がないなら積極的に実施すべきです。

テレワークの試験的な運用は、各システムやツールが問題なく動作したり使えるか、それを確認するチャンスでもあります。

本番を開始してから上手くシステムに繋がらない、安定したコミュニケーションが取れない社員が発生してしまうと、グループどころか社内全体影響が出かねないです。

テスト導入は、失敗を含めて問題点を洗い出す目的で、改善すべきところが見つかれば次に活かす為の取り組みです。

テスト導入の回数

テレワーク前のテスト導入は、なるべく本番に近い形で行うのが望ましいです。

小規模だと十分に問題点を見つけるのは難しいですし、見落としが出てしまう恐れがあります。

逆に、大々的に時間を掛けてテストを行えば、小さな問題点も見つけることができて見落としを減らせます。

社員同士が意見交換をしながら改善点を出すのも良いですし、フィードバックと改善を繰り返してブラッシュアップを図るのもありです。

テスト導入はある程度システムが固まっていないと意味がないので、方向性が決まってから行うのが良いでしょう。

ただ、時間的にギリギリだと問題点が見つかっても改善に時間を掛けられませんから、時間には余裕を持たせたいところです。

テストは1回よりも2回、2回よりも3回の方が効果に期待できますが、あまり回数が多いと社員の負担が増えるので注意です。

また高頻度で回数ばかりを増やしても、効果は少しずつ薄れることに気をつけましょう。

何度も小さなテストを繰り返すより、大きなテストを数回、間隔をあけて行った方が効果的です。

テスト中に注視した方が良いのは、些細でも社員が気になった点や想定されていないトラブル、発生した問題の対処といった部分です。

社員が気にしたことは、例え小さなことでも放置すると気になる要因を残すことになります。

気になるということはつまり、改善すべき可能性があることを意味しますし、何より業務中に集中力が削がれることにもなり得ます。
想定外のトラブルはあり得ますが、具体的にいつどのようなトラブルが発生するか分からないのがネックです。

その為、想定外の事態はいつでも起こると認識したり、何が起こっても対応できるように備えておく重要性の確認が大事です。

テスト導入はまさに、想定外のトラブルと対処の難しさを理解する機会で、テレワークを安全に実施する為の準備に役立ちます。

念入りな準備の後に正式運用となっても、結局は想定外のトラブルのリスクは残りますが、いきなり本番に挑戦するのと比べれば遥かにマシです。

システムの安定性の確認や不具合の洗い出しなど、コミュニケーションツールなどの問題が分かり改善できますが、運用の仕方についての問題も明らかになります。

注意するべきポイント

非対面によるコミュニケーションの取り方が分からずやり取りがぎこちなくなったり、伝えるべき情報が不足して相手に伝わらないなどです。

テスト導入をするとコミュニケーションの取り方や頻度、報連相に必要な情報についても見えてきます。

社員が実際に挑戦して実感してこそ本番に活きてくるので、改めてテレワークのテスト導入は欠かせないことが分かります。

他にもセキュリティ面の問題や運用におけるコストなど、テストで分かることは多いです。

セキュリティに致命的な問題が見つかれば導入を先送りにできますし、改善が不可能と判断されれば導入そのものの中止も決められます。

これでもし重大なセキュリティの問題を見落としたまま本番に移行したら、そう考えると担当者は血の気が引くでしょう。

こういう取り返しのつかない事態を避ける意味でも、テレワークのテスト導入にはコストを掛けるだけの価値がありますし、本番運用のコストも知る切っ掛けになります。

テスト導入のやり方は様々ですが、最初に参加する部署を決めたり社員を選定してテストの内容を決めたりします。

何をどう評価するか定まっていないと駄目ですから、評価項目や評価方法についても決めておきましょう。

それとテストは運用する期間や運用中のルールを設定して実施して、終了したら必ず評価して効果と改善点を洗い出します。

不具合は改善すべき課題として次に回し、2回目のテストをするならその前に改善という流れです。

評価項目もまたケースバイケースですが、一般的には不具合やセキュリティの問題、コミュニケーションの齟齬や生産性などです。

運用期間の目安は数ヶ月単位で、最低でも3ヶ月、可能であれば半年は運用してテレワーク導入に備えたいところです。

問題は1年の内のどこに運用期間を設定するかですが、複数回のテストを閑散期や繁忙期に掛かるように設定するのがおすすめです。

このやり方なら閑散期でも生産性が上がるか、繁忙期に下がらないか知ることができます。

理想をいえば後もう1回、社員の多くが休んだり、働き方が通常とは異なる時期にもテストを加えたいものです。

選定する部署は社員が多くても少なくても駄目で、ベストとなるのは多過ぎず少な過ぎないバランスの良い人数の部署です。

社員はパソコンやスマホを使いこなせる人と、反対に苦手な人も含めた方がより多くの問題点や改善点が見つかるでしょう。

メンバーの選定に迷ったら、部署を1つ丸ごとテストに参加させるのもありです。

もう1つ部署や社員選定のポイントを挙げるとしたら、それは会社の業務全体になくてはならない、中心に近い部署を対象にすることです。

社員からのフィードバックや意見に耳を傾け、改善に成功したらそれをメリットと共に社内に発信する、これがテレワーク本番に向けた一歩になります。

在宅コールセンターシステムでのテレワークのメリットを知ろう

課題はコミュニケーション!リモートワークで失敗しないためのコツを解説!

暗黙の了解をやめる

コミュニケーションを円滑にするため

リモートワークは遠隔で業務に取り組む働き方なので、曖昧なコミュニケーションをすると誤解を生んだり、スムーズに連携して仕事を進めることが難しくなります。

大切なのはコミュニケーションで、いわゆる暗黙の了解をやめることがリモートワークの失敗を避ける第一歩です。

暗黙の了解は文字通り言葉にしないで相手の理解、あるいは納得に期待することをいいます。

ただ、暗黙の了解はお互いが察することのできる関係でのみ成り立ち、必ず思った通りにいくとは限らないのが難点です。

オフィスで実際に顔を合わせる対面ですら、暗黙の了解が成功するかどうかはケースバイケースです。

また暗黙の了解は日本のように、表現が曖昧だったり以心伝心で通じるような文化圏でこそ成立します。

リモートワークといっても、チームのメンバーが全て日本人とは限りませんし、外国の文化圏で育った人もいる可能性を考えると暗黙の了解に頼るのはやめた方良いです。

説明図

他愛もない会話で目配せしてコミュニケーションを楽しむ分には構わないでしょうが、これが仕事となるとミスコミュニケーションのリスクが懸念材料になります。

特に、画面越しにコミュニケーションを図るリモートワークでは、こうい曖昧さを含むコミュニケーション方法は用いないのが鉄則です。

意思や情報の伝達に問題が生じるミスコミュニケーションは、仕事中に発生すると業務に支障をきたしたり、チームの雰囲気が悪くなる恐れがあるので注意です。

暗黙の了解はやめること、伝えるべき内容は明確に言葉にして伝えることがミスコミュニケーションの回避に繋がります。

日本人は空気を読む文化の中で育ち、主語を抜くような話し方でも相手に伝わる経験を積んでいることから、無意識に暗黙の了解をしてしまいがちです。

言わなくても伝わるはずというのは希望的観測に過ぎませんし、伝わらなかった場合に相手のせいにするのは甘えです。

 

対面とは異なる伝わりにくさ

コミュニケーションは言うほど簡単ではなく、相手に伝えようとする努力をしなければ、例えいくら言葉を並べても伝わらないわけです。

リモートワークにおいては、コミュニケーション手段がテキスト中心のメッセージに限定されたり、Web会議のような方法を採ることが多いです。

しかし、テキストや音声にWebカメラなど、コミュニケーション手段になるツールはいくつも存在します。

テキストはひらがなやカタカナを用いると、同音異義語が誤って解釈される恐れがあります。

このため、テキストでメッセージを送る場合は、なるべく漢字を用いて誤解されないように気をつけることが必要です。

テキストでコミュニケーションを取るケースでさえも、こういった注意点に気をつけなければ誤解を招くので、暗黙の了解となれば誤りだらけになってもおかしくないです。

人は言外のメッセージ、つまり表情や身振り手振りからも伝えたいことを読み取ったり、コミュニケーションを図ることができる生き物です。

だからこそ暗黙の了解が成立することもあるわけですが、リモートワークを考えてみるとやはり暗黙の了解はやめた方が良いといえます。

説明図

理由は、映像によるコミュニケーション手段でも画面越しは対面と異なり、画質の劣化が表情を変化させ誤った捉え方に結びつく恐れがあることです。

Webカメラを使った通信では、通信量を抑えるために映像が圧縮されるのが一般的で、通信が不安定になったり通信速度が低下すると自動で画質が落とされることもあります。

明らかな低画質は画面中にノイズがあらわれるので、表情が崩れて見えてもノイズだと分かります。

ところが、中程度の画質だと一見しただけではノイズと分からないノイズが映像に混ざり、それが実際とは異なる表情に見えることがあります。

目元や口元に微細なノイズが入るケースだと、無表情であっても笑って見えたり、笑っているはずが怒って見えることにもなり得ます。

このように、リモートワークにはコミュニケーションの妨げになる要素があるので、暗黙の了解頼りに意思疎通を図ろうとするのは明らかにNGです。

誤解を招かないようにしたいのであれば、使えるコミュニケーション手段をフルに活用して、曖昧な表現を用いないように注意するのが基本です。

Web会議にしても、事前に資料を用意して理解を助けるようにしたり、自分が話す時は身振り手振りを交えながら理解の促進に努めるのが理想となるでしょう。

逆に他の人が話していて分からないところがある場合は、こちらから質問して理解できるまでコミュニケーションを諦めないことも大事です。

いずれにしても、暗黙の了解は解釈を相手任せにする意味無責任なやり方ですから、まずは相手任せにしたり察することがリモートワークには不向きと知ることが必要になります。

対面で誤解に注意して会話をする場合でも、相手に伝えたいことが正しく伝わっているか確認するのは難しいです。

既にリモートワークを導入している企業や取り組みに参加している人達の半数は、対面よりもコミュニケーションの難しさを感じています。

対面とは異なる承認や決裁の難しさも話題に上りますが、難しさでいえば意思疎通の方が上です。

 

十分には伝わらない

中にはリモートワークに不満や課題を感じていない人もいるので、結局はツールの使いこなしや心構えによる部分が大きいといえるでしょう。

とはいえ、暗黙の了解がリモートワークに有害なのは間違いありませんから、思っていることは言葉にして、自分の口で伝えるようにすることがこれからの時代に必要なことだと思われます。

リモートワークに取り組む人は、普段何気なくやっているコミュニケーションの取り方では十分に相手に伝わらないと考えるのが賢明です。

MAツールはCTIシステムと連携させて顧客ナーチャリングを狙う

恐らく伝わっている、こういう心構えが誤解を招くリスクの温床になるので、伝える努力をした上で更に確かめるようにしたいところです。

電話の際に大事な用件を復唱して確認するのと同様に、リモートワークでも復唱やそれに近い確認を行うことをおすすめします。

コミュニケーションの齟齬があるとそこで業務がとまってしまったり、巻き戻してそこからやり直す必要が出てきます。

そのようなケースは仕事では珍しくありませんが、何度も発生するとフラストレーションが溜まるので、リモートワークでは特に注意です。

 

コミュニケーションのきっかけをルール化してみる

タイミングを見計らうのが困難

リモートワークは在宅、あるいはサテライトオフィスのように普段とは異なる場所で、遠隔で仕事をする働き方です。

従業員がそれぞれ違った場所からネットワーク越しに集まり、ITツールなどを使ってコミュニケーションを図りながら業務を進めるのが特徴です。

オフィスで働くのとは異なり、隣を見たり周りを見渡しても、一緒に仕事をする人はそこにいないわけです。

自宅なら家族がいることもあるでしょうが、少なくとも上司や同僚、部下が一緒にいることはないはずです。

メンバーはみな画面の向こう側にいるので、コミュニケーションは画面を通じてやり取りすることになります。

ここで問題となるのは、いつどのようなタイミングで話しかければ良いか分からず悩むことです。

必要費用が最小限になるコールセンター構築のシステム

オフィスで対面であれば、相手の様子を窺いタイミングを見計らって話しかけることができます。

忙しそうにしていれば時間を改めて話しかけられますし、一息ついた様子なら気兼ねなく話せるでしょう。

ところがリモートワークではお互いの様子を知る情報が少なくなりがちで、タイミングを見計らうのが困難です。

思い切って話しかけてみても、仕事の真っ最中で忙しいことが分かれば、邪魔をしてしまうかたちになり申し訳なくなります。

一度このような経験をすれば、また同じタイミングで話しかけてしまうのではないかと怖くなるでしょう。

それがリモートワークの難しいところで、これまでと全く異なる文化の中で新しいコミュニケーション方法を模索する感じと言っても過言ではないです。

 

話しかけていい時間を設ける

リモートワークで失敗しないためのコツには、コミュニケーションのきっかけをルール化することが挙げられます。

コミュニケーションのきっかけとは、コミュニケーションを始めるタイミングのことで、会話でいえば話しかける手がかりです。

リモートワークで問題なのは話しかけるタイミングが分かりにくいことですから、これをルール化してコミュニケーションを取りやすくする取り組みが有効です。

実際にリモートで業務をしてみると分かりますが、Web会議のようにメンバーが集まり話ができる機会はあるものです。

しかしWeb会議は頻繁にやるものではありませんし、多人数のコミュニケーション方法なので1対1とはまた違います。

そこで例えば、リモートで集まって昼食を摂る機会を設けたり、始業や終業のタイミングで挨拶をするなどのルール化をすると便利です。

働き方改革の為にコールセンターのシステムを導入するのは慎重にすべき

昼食はWeb会議とはまた違ったメンバーで、仲の良い人と集まって会話をするきっかけになります。

仕事以外の話もできますし、お互いのことを知るチャンスにもなりますから、仕事中に話すタイミングのヒントも見つけられるはずです。

相手に直接尋ねるのもありですし、話しかけても構わないタイミングを取り決めるのも良いでしょう。

これは限定的なメンバーによる当人同士のルールですが、チーム全体で共有するルールもあった方がなお良いです。

始業や終業時の挨拶もそうですが、一定時間ごとに小休憩を兼ねて会話するようにしたり、話しかける前に確認を取るルールなどもあると便利です。

いきなりビデオチャットによる会話だと話しかける方も気が引けますが、メッセージで時間があるか尋ねるルールにすれば、相手が仕事中で忙しくても躊躇せずに済みます。

相手が忙しいかどうか考えて悶々とするだけ時間の無駄ですし、タイミングを計ることにばかり気を取られてしまえば、業務が滞って仕事が進まなくなります。

それは本人にとっても相手にとっても損失で、ひいてはチーム全体や会社そのものの損失にも繋がります。

業務の効率化に円滑なコミュニケーションが不可欠ですし、曖昧で誤解を招くコミュニケーション同様、いつまでも話せない状況も問題です。

 

ルール化するメリット

コミュニケーションにはきっかけが必要ですが、相手の様子が分かりにくいリモートワークではタイミングがネックとなります。

このネックの解消に役立つのがルールで、話しかけても良いタイミングを設定したり、話しかけ方をルールにするやり方です。

積極的なコミュニケーションの促進も合わせて行えば、従業員は気兼ねなく必要な時に話ができるようになるでしょう。

上司にしても先輩にしても、目上の人は忙しそうで特に話すきっかけを見つけるのが難しい傾向です。

相手によってはあまり忙しそうに見えなかったり、気さくに話せる目上の人もいるでしょうが、誰もがそうとは限らないです。

ルールというと規則や決まりなど堅苦しいネガティブなイメージですが、リモートワークにおける従業員のメリットを考えれば、決して堅苦しくなくむしろメリットの方が上回ります。

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どういったコミュニケーションを取るかはまた別の話ですが、きっかけだけでもルール化することで、ぎこちなくなりがちなリモートワーク中の意思疎通は改善されるでしょう。

勿論、メンバー同士で自由に会話するのもOKですし、積極的に話しかけて業務や仕事のアイデアを情報共有する促進を行えば、失敗を恐れずにコミュニケーションできるようになります。

いわゆる宅飲みのオンライン飲み会は、アルコールの強要や強制参加とならないように注意を要しますが、業務外でもコミュニケーションを図れるようにすることは大切です。

まずはコミュニケーションのきっかけをルール化して、メンバーにどのような心理的変化が起こるか確認するのがおすすめです。

ポジティブな意見が多く出るようなら成功ですし、ネガティブに感じる部分はあっても話しかけやすくなればルール化は間違いではないことが分かります。

Webカメラを使いたい場合は事前にチャットで相手に確認する、基本はテキストで重要なことは音声で伝えるなどのルールもあると安心です。

ルール化に関してもメンバー全員で意見を出し合うようにすれば、意思疎通が促進されてより良いルール作りができるでしょう。

それとチャットでも丁寧な表現が基本中の基本ですが、あまり堅苦しくなく、なおかつ失礼に感じさせない使いやすい定型表現を作ると言葉選びに悩まずに済みます。

これもコミュニケーション円滑化、業務の効率改善に役立ちますし、リモートワークで意思疎通に失敗しないためのルールにもなります。

 

ネガティブな指摘はチャットでしない

チャットでは語気が分からない

仕事においては誰しもミスをしますし、時には強く注意することが必要な場合もありますが、チャットでネガティブな指摘をするのはやめた方が無難です。

チャットのテキストでは語気が分かりませんし、本気で怒っているのか冗談交じりなのか判断が難しいケースもあります。

テキストだけだと堅苦しかったり、冷たい印象を与えることにもなるので注意が必要です。

近年はアイコンや絵文字、スタンプといったコミュニケーションをサポートする機能が充実していますが、それでもチャットはネガティブな指摘には不向きです。

理由はこれらを使うことで余計に感情が伝わりにくくなったり、誤解を招くきっかけになるからです。

テキストは怒っている内容なのに絵文字は違う、これだと本当に伝えるべきことが伝わらず、混乱や誤解に繋がる余計な情報が伝わってしまいます。

説明図

それからチャットはログが残りますし、読み返せてしまうこともネガティブな指摘にチャットが適さない理由の1つです。

人は口頭で強く叱られても、時間が経てば記憶が薄まってネガティブな部分があまり残らなくなります。

叱られた理由や内容を忘れることはなくても、その時に感じた正確な気持ちはやがて思い出せなくなるはずです。

ところが、チャットはコミュニケーションに用いる情報が限られる分、ログを見返す度に当時の記憶が鮮明によみがえります。

思い出さないように避けていても、うっかりログを開いて見てしまえば、フラッシュバックのように気持ちを思い出して気落ちするでしょう。

このようなことがあるからこそ、ログを残さない意味でもネガティブな指摘はチャットでしないことが原則です。

 

他の人へ漏れる可能性も

また、1対1のつもりでもグループチャットで他のメンバーに見られてしまったり、誰かが内容を他の人に伝えてしまうといった懸念もあります。

注意したり叱ることは上司と部下の間に限定するのが常識で、人前ではネガティブな指摘をしてはいけないというのが昨今の認識です。

これはメンバーの前での見せしめになってしまい、ミスをした以上に本人が傷つくことになるからです。

確かにミスはないのが望ましいですが、ミスをしない人の方が珍しいですし、大抵は反省して同じ過ちを繰り返さないものです。

見せしめはやり過ぎになることが多く、リモートワークでは無意識的にチャットでネガティブな指摘をしてしまいがちです。

本当に1対1で当人以外に非公開ならまだマシですが、グループチャットでメンバー全員に公開となればそれはやり過ぎです。

1対1でさえコミュニケーションが難しくて伝えたいことが伝わりにくく、誤認や誤解を生む恐れがあるので厄介です。

例えば叱った後に実は上司の早とちりで、本人は叱られるようなミスをしていないのにメンバーがやり取りの内容を広めてしまえば、残るのは信頼関係を損ねるものばかりです。

こういうミスもないとはいえませんから、ネガティブな指摘はチャットでしないことを徹底して、他のコミュニケーション手段を用いるようにすることが大事です。

注意や叱ることがいけないのではなく、チャットを使うことによるリスクややり方の問題で、チャット以外の齟齬を生みにくい方法ならOKです。

感情的かつ頭ごなしにならないよう気をつける必要はありますが、会話ができる電話は無難な選択肢となるでしょう。

事実を確認したり相手の言い分に耳を傾けつつ言葉で指摘を行う、これがわだかまりを残しにくい安全な指摘の方法となります。

リモートワークだとチャットが便利でついつい何気なくミスを指摘したりしがちですが、手軽なコミュニケーション手段こそ配慮や注意が欠かせないです。

 

お互いの顔が見られるWebカメラがオススメ

電話でも口頭による注意と同様、周りに会話の内容が聞こえないようにする、誰が指摘の対象か分からないようにするなどの配慮が必要です。

電話が難しかったりリモートワークでネガティブな指摘をする必要がある場合は、なるべくお互いの顔が見えるWebカメラを使った方が良いでしょう。

Webカメラなら表情が分かりますし、語気を含めて相手に伝えられるので、チャットにありがちなコミュニケーションの失敗が避けられます。

ログが残るチャットはやり取りや公開範囲の設定を間違えるリスク、語気や感情が伝わりにくいことからネガティブな指摘にはおすすめできないです。

意図的でないとしても、ログが残って本人が何度も見返すことができたり、他のメンバーの間でやり取りの内容が共有されることになれば問題です。

画面をキャプチャすれば、メンバーが参加するリモートワーク外にも内容が流出する恐れがあるので、実のところチャットのリスクは思いの外大きいです。

SNSにアップでもされれば瞬く間に拡散したり、ネットにずっと残り続けることにもなり得ます。

考え過ぎと考える人もいるでしょうが、こういったことは現実にあり得ることです。

チーム外に流出という事態には至らなくても、メンバーの間やチームにネガティブな感情や重苦しい空気が残ってしまいます。

だからこそチャットではネガティブな指摘をしない、大事なことは電話などの手段を用いるのが鉄則というわけです。

上司が注意するのも叱るのも、従業員が憎くて行うことではないはずですし、同じミスを繰り返させないために行うことです。

注意の仕方や叱り方は人によって様々な考え方があるでしょうが、最後は本人の反省を確認してわだかまりを残さないようにする、それが業務でネガティブな気持ちを引きずらない基本です。

上司は部下に指摘したり反省を促したりする責任がありますが、フォローして気持ちを切り替えさせることも仕事の内です。

チャットで一方的とも思えるメッセージで部下にネガティブな指摘をするのは、ある意味で上司の怠慢です。

メッセージのタイミングが分かりにくいチャットは、指摘に対し反論しようにも難しく、部下は一方的に言われっぱなしになりやすいです。

それは上司が望んだことか否かに関わらず、チャットを使えば起こり得る状況です。

ネガティブな指摘にチャットを使うことで得られるメリットは特になく、それどころか使い方を誤るとデメリットの方が大きくなりますから、考えなしに安易に用いないようにしましょう。

 

自社に必要なツールやシステムを選定する

勤怠管理システム

リモートワークは単なる遠隔業務ではなく、ツールやシステムを導入して業務を円滑化する必要があります。

自社に必要なツールやシステムは企業によって異なりますから、まずは必要とする機能や使い勝手を確認するところから始まります。

ツールやシステムと一口にいっても、勤怠管理システムに始まり社内コミュニケーションツールやWeb会議システムと多岐にわたります。

勤怠管理システムは利用する従業員が打刻しやすいか、管理者が従業員の勤怠状況を把握できて、不正打刻を発見しやすいかどうかも大事です。

不正打刻はあってはならないことですが、リモートワークでは出勤の誤魔化しが発生することは十分にあり得るので、不正の発生を想定して勤怠管理システムの選定を行うことが必要です。

リモートワークでの打刻といえば、パソコンやスマホ、タブレットPCを使った方法が考えられます。

パソコンはブラウザで打刻できると便利ですし、スマホやタブレットは専用アプリが用意されているとなお良いです。

いずれにせよ、勤怠管理システムは毎日誰もが使うものなので、必要な機能が揃っていて使いやすい製品が望ましいです。

当然ながら導入のハードルやコストも選定における検討要素ですから、これらも1つ1つ検証することになるでしょう。

リモートワークに対応する勤怠管理システムには、手持ちのICカードやスマホのGPSが打刻に使えるので便利です。

 

コミュニケーションツール

一方、社内コミュニケーションツールはメールやチャットに社内SNS、掲示板と様々なコミュニケーション機能を内蔵しています。

1つ1つは個人向けのチャットや一般的なSNSのようなイメージですが、社内向けに特化しているのが大きな違いです。

掲示板はスケジュール管理やファイル共有機能などと一緒に、グループウェアに内包されているかたちです。

ファイル共有はストレージにファイルをアップしてメンバーで共有したり、更新をバージョンで管理できる製品もあります。

ファイルはテキストや画像に音声と対応する形式は様々で、高機能な検索機能が使えたりもします。

リモートワークでは特に、ファイルの共有や管理機能は業務効率を大きく左右しますから、自社に必要なものをしっかりと検証して選びたいものです。

Web会議システムは社内コミュニケーションツールに搭載されているケースもありますが、念のため個別の製品も確認したおいた方が良いでしょう。

これらはトライアル期間が用意されていることが多く、一定期間無料で機能を確認することができます。

コストを掛けずに機能や使い勝手を検証できますから、トライアルのチャンスを活用しない手はないです。

リモートワークで選定を検討すべきツールやシステムは他にも、承認や決裁に電子契約に関するものがあります。

承認も決裁もオフィスであれば難なく進められますが、リモートワークとなると途端にハードルが高くなります。

しかし承認から契約書の押印までは電子化が実現しているので、全てを電子化しようと思えば可能です。

勿論、企業によっては完全な電子化は難しいでしょうが、部分的でも電子化できればリモートワークにおける業務の効率が上がります。

契約書が紙のままだと押印のために出社が必要なので本末転倒ですが、少しずつでも電子化を進めることで、スムーズな電子契約の道が見えてきます。

 

利用目的からツールやシステムを選定

基本となるのはなぜリモートワークに取り組むのか、なにを目的としてツールやシステムの選定を行うかです。

目的が定まらないと選定する意味が見出せませんし、そうなれば時間や労力を費やすのが無駄に思えてしまいます。

リモートワークは一般的に遠隔で柔軟に働くことを目的としているので、その実現に役立つことを念頭にツールやシステムの選定を始めたいところです。

具体的な目的は企業によって違いますから、そこは考えて結論を出す必要があるでしょう。

ただ、目的が定まれば選定の基準が見えてきますし、比較検討がやりやすくなるのも確かです。

無料トライアルは自社が必要とするものを確認するのに有効で、最低でも方向性を把握するヒントが手に入ります。

必要なツールやシステムが決まったらいよいよ検証ですが、これには本格的なテストを要します。

いきなり本番となると躓いた時に大変ですし、暗礁に乗り上げてしまえばリモートワークそのものが中止にもなり得ます。

トライアルと本番は大きく違いますから、本番前に本番に近い環境を用意して大々的なテストを行うのが一般的です。

大企業の場合だと部署をテストに駆り出して、一定期間のあいだリモートで業務に取り組みながら問題や改善点を検証します。

テストは問題点の洗い出しが大きな目的なので、本番で致命的な問題が発生する可能性が減らせます。

改善点はテストに参加するメンバーの意見に耳を傾けることで、より使いやすいリモートワーク環境の実現に繋げられます。

このようにして社内でツールやシステムを検証して、ようやくリモートワークの本番となるわけです。

テストにも本番環境の整備にもコストが掛かるので、ツールやシステムの選定はコストも含めて取り組むことが必要になります。

ITツールは国や政府が補助金や助成金のかたちで導入を支援していますから、こういった制度を活用すると、コストを抑えながら前向きに導入を検討できます。

流石に導入に要するコストの全額が給付されるわけではありませんが、それでも自社で全てのコストを負担するのと比べればかなり楽になるでしょう。

この補助金や助成金に対応しているか、どれくらい給付によってコストを抑えられるかも考えながら、導入を検討するツールやシステムをリストアップする必要がありそうです。

円滑なコミュニケーションは業務の効率を押し上げ、遠隔でもオフィスで仕事に取り組むのと遜色のない効率のアップが望めます。

とはいえそれはコミュニケーションに問題がないことが前提ですから、齟齬を生まないコミュニケーションのあり方を考え、自社に適したツールやシステムを選ぶことが肝心です。

ツールもシステムも使うのは従業員ですから、パソコンなどの端末やネット環境の導入も含めて、従業員の目線で負担が少なく使いやすい環境を整備するのが正解です。

 

マネジメントのかたちを変えて信頼関係を築く

セルフマネジメントの必要性

リモートワークはツールやシステムを導入して終わりではなく、新しい働き方としてマネジメントについても考える必要があります。

オフィスの業務をそのままリモートで在宅勤務に切り替えても、どのような企業でも恐らく上手くいく可能性は低いでしょう。

理由は環境が大きく変わることもそうですし、働き方そのものを見直す必要があるくらいに、意識の方も変えていかなくてはいかないからです。

従業員のマネジメントは管理職の仕事ですが、実は従業員自身も自らマネジメントをすることが求められます。

いわゆる自己管理のセルフマネジメントは、上司の目が行き届くオフィスワークと比べて、リモートワークの方が重要性が高いです。

上司はリモートというだけでも部下がしっかり仕事をするか不安ですが、常に目が行き届くわけではないので、見えないところで何をしているか不安を感じがちです。

その不安を拭えるのがコミュニケーションであって、従業員自身のセルフマネジメントです。

つまり、上司がリモートワークで部下の気をつけるべきはセルフマネジメントの部分で、信頼できる自己管理ができているか確かめることが重要です。

自己管理に不安を覚える従業員は、コミュニケーションを図り信頼関係を築く上でそこがネックになります。

例えば、チャットやWeb会議では真面目な素振りでも、画面外では仕事の手を抜いていたりさぼっている可能性があることです。

ここはしっかり確認しておかないと不安が拭えませんから、業務の進捗や成果に関する確認を含めながら、コミュニケーションを取ることが大事です。

信頼関係が築けていない上司と部下というのは、コミュニケーションが不足していて意思疎通が上手くいっていないものです。

この状態でリモートワークを押し進めていくと、お互いの溝が深まったり亀裂が走ることになり得ます。

ひと度意見の食い違いが生じれば、上司と部下が衝突して業務に支障をきたすことになります。

チームの雰囲気は悪くなりますし、業務に遅れが生じることにもなりますから、衝突が起きないように普段から積極的にコミュニケーションを図る必要があるでしょう。

 

セルフマネジメントに対するフォロー

リモートワークは働く場所も働き方も変わるので、上司も適応するのに時間が掛かることがあります。

しかし、部下は部下で孤立してしまったり、在宅勤務に慣れることができずに苦しむケースも珍しくないです。

部下が必要とするのは上司のフォローで、セルフマネジメントのサポートや困った時にいつでも相談に乗れることです。

セルフマネジメント自体は従業員自身が取り組むべきことですが、自己管理に不慣れな日本人がいきなりやるように言われても難しいです。

企業としては従業員に主体性を求めたいところでしょうが、現実的に考えてトレーニングもなしに本番というのはあまりにも無理難題です。

そこでリモートワークを始める際には、セルフマネジメント力を磨くトレーニングを兼ねた取り組み方、上司と部下の関わり方を考えるのが良いでしょう。

部下は上司に指示されるまま動く方が楽ですが、リモートワークではそうもいかないです。

自宅には誘惑が多いですし、気を抜くと仕事からプライベートに意識が変わってしまい、業務が滞るということにもなります。

これは従来のメンバーシップ型の仕事の割り振り方、仕事のやり方にありがちな落とし穴です。

原因は上司が部下の業務の範囲を定めていなかったり、明確に仕事の内容や目標を設定していないことにあります。

ただでさえ誘惑に囲まれる中での業務なのに、自分がなにをしたら良いのか分からない状態では誘惑に負けても仕方がないです。

それを部下の責任とするのは筋違いですし、的確な指示を与えない上司にも責任はあるわけです。

必要なのは信頼関係の構築とコミュニケーションで、上司は部下になにを求めているのか、そこを明確にすることが鍵を握ります。

その上でなんでも話せる雰囲気や距離感を目指したり、部下にセルフマネジメントを求めて実現のサポートをするのが理想的です。

 

リモートワークでも基本の報連相

コミュニケーションではビジネスの基本中の基本の報連相が大切で、リモートワークに合わせて報告や連絡、そして相談をしやすい環境を整えることが大事です。

どちらにしても信頼関係が大前提ですから、社内コミュニケーションツールを過信せずに、画面の向こう側にいる一人の人間との関係構築に取り組むことが必要です。

社内コミュニケーションツールは文字通り道具に過ぎませんから、どう使いこなして活用するかはその人次第です。

上手く活用できれば良好な関係を築けますし、使いこなしが不十分であればいくらコミュニケーションを図っても、部下にセルフマネジメントを期待するのは難しいでしょう。

上司が部下に過干渉することをマイクロマネジメントといいますが、これはリモートワークで求められるものとは正反対です。

理想は、最低限必要な指示で従業員が自ら考えて動き、報連相で上司とコミュニケーションを取り、お互いが信頼し合って業務に集中できる関係です。

部下に不安を覚える上司はついつい過剰に管理しようとしたり、やることに口を出してしまいがちです。

リモートワークでは上司の顔が見えないところで部下が怯えてしまったり、成果が上がらず上司が干渉する悪循環に陥りやすいといえます。

セルフマネジメントできない部下を上司が不安視するのも無理はありませんが、上司がさぼっているのではと疑い部下が疑われていると感じる関係は好ましくないです。

このような関係はリモートワーク時代にはそぐわないですし、これからは画面越しで顔が見えない時でも信頼し合える関係を目指すべきです。

目標は誘惑に負けないセルフマネジメントできる部下の実現ですが、上司が信じて仕事を任せられるようになることも目標の1つです。

仕事場が自宅で周りには誰もおらず、テレビやゲーム機に目の前にはパソコンやスマホ、タブレットPCと誘惑がいっぱいです。

うっかり動画を見始めれば5分10分はあっという間ですし、小休憩のつもりがベッドに横になりでもしたら、30分や1時間が過ぎることもあり得ます。

上司はこういった事態を恐れるわけですが、セルフマネジメントできる人を目指す部下をサポートする関係の構築こそが上司の務めとなるでしょう。