リモートワークを導入する前に

リモートワークとは?

リモートワークとは、従業員が会社に出社することなく会社以外の場所で業務を行う働き方です。

リモートとは遠隔という意味の言葉で、遠隔で仕事を行うことを指します。

インターネットを通じてテレビ会議を行ったり、チャットやメールなどを活用して遠隔地であっても会社にいるように業務を行うのが特徴です。

リモートワークは自宅で行うというイメージが強いですが、カフェやレンタルオフィス、ビジネスホテルなどの場所で仕事を行ったとしてもリモートワークになります。

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近年では、新型コロナウィルスの感染拡大からこのような働き方に注目されています。

企業側としてもさまざまなメリットがあることから、このような形での勤務を認めている会社も多くなってきているのが現状です。

病気を避けるという観点からだけではなく、出産後の育児と仕事の両立を行いたいという女性や男性からも支持されています。

職務領域によっては導入することが難しいというケースもありますが、導入できる会社であれば導入を検討するケースも増えています。

しかし、リモートワークを導入するにはさまざまな懸念材料があるのも確かです。

メリット・デメリットだけではなく労働時間の管理方法がわからないことから、導入に迷っているという企業もあります。

始業・終業時刻について

リモートワークを導入する際の時間管理方法としては、始業・終業時刻の管理及び業務時間中の在籍確認がポイントとなってきます。

始業・終業の時間管理の方法としては、始業終業の報告や記録方法を最初に決めておくことが重要です。

最もよく行われている管理方法がEメールによる報告です。

日頃からメールを使うケースは多いため使い慣れている人も多く、報告がしやすい方法となっています。

業務報告としても役立つ上、担当部署にも一斉送信ができるため始業・終業時間を共有することが可能です。

手早く行いたいという場合には、電話という方法もあります。

電話を選択する場合には、所属と氏名をしっかり会社側に伝えます。

電話は、上下間でのコミュニケーションにもつながります。

勤怠管理ツールを活用するというのも方法の一つです。

リモートワークが増えるにしたがって、リモートワークをする人にも使いやすい勤怠管理ツールも増えていっています。

始業・終業時刻の管理がしやすくなります。

メールや電話は利用しやすいのですが、従業員が手入力するという管理方法だったため誤入力や虚偽の申告ができてしまうという問題点も抱えています。

対して、勤怠管理ツールはさまざまなデバイスを通して正確に時刻を入力することができるため、データの整合性が高まります。

また、データを一斉出力することができるため、集計や残業の有無、有給の取得情報などさまざまな情報を正確に把握することにも役立ちます。

不正防止にも効果があって、データの管理もしやすくなるため業務効率を高めることでコストや労働時間の削減にも有効です。

在籍・離席の確認について

他にも決めておきたいのが在籍・離席の確認です。

子どもの送迎などによって一時的に離席して業務を中断するという場合には、業務管理ツールを操作するというルールを徹底します。

すぐに対応するためには常に電話連絡をしやすい状態にしておくことや、リモートワーク中の作業を会社側がチェックできるようにしておくことなどが求められます。

会社の目の届く範囲で社員の働きぶりが見えないという点から、着席・退席がわかるシステムを導入している企業もあって、画面にランダムに社員がランダムに撮影されて上司に送信されるという仕組みがあることから自宅であっても社員は緊張感を持って仕事が行えます。

ただし、中にはこのようなシステムは監視されているようだと感じてしまい抵抗感がある人もいます。

問題なのは、サボることを心配するのではなく成果が出ているのかという点を重視することが大切です。

物作りなどの投入した時間が成果につながるのであれば、それほど問題視する必要がありませんが、事務作業などはPCの前にいた時間ではなくどれぐらいの成果があったのかという結果を重視します。

こなすべき量が決まっているなら残業を行なって長々仕事をするよりも、効率的に就業時間内に終わらせた方が結果を出しているということです。

これまでの会社に出社して始業時間から終業時間まで仕事をするという働き方だと、残業をしたり休日出勤した方が仕事熱心に思えます。

逆に就業時間内に効率的に仕事を終わらせたとしても、手を抜いていると判断され余計な仕事まで任されてしまう、ということも考えられます。

その点リモートワークは、このような心配がなく時間内に成果が出れば、空いた時間を自由に使えるという意識付けすることができるようになり、生産性を高められます。

それにもかかわらず、会社は社員がサボっていないかということに注目しがちです。

監視しやすいシステム

このような状態を避けるためには、監視しやすい導入するシステムを選びます。

定期的にカメラで見られるのには抵抗があるという人が多い場合には、アクセス監視が有効でネットサーフィンやゲームなどの業務に関係のないことをしていないかチェックするシステムです。

業務用のパソコンに導入することで、業務に関係のないサイトへのアクセスなどを制限します。

利用アプリを監視するということもできます。

仕事でよく使われるオフィスソフトをはじめとしたアプリがどのように稼働しているのかをチェックできるアプリで、稼働していない・稼働していても稼働状況が悪いをチェックして社員が仕事をしているかどうかをチェックできます。

キーロガーの監視も効果的だとされています。

キーロガーとは、PCやスマートフォンで入力されている内容をログとして保存することができ、業務に関係のない単語があるかを監視を行えます。

リモートワークは新型コロナウィルスが流行している今、安心して仕事をするための方法として導入する企業が増えていますが、厳しく社員を監視しすぎるとさまざまな問題を引き起こす原因となってしまいます。

有効性を十分に活かすためにも、リモートワークをするルールをしっかりと事前に作っておき、社員が導入しても問題のないシステムを選ぶということが大事です。

リモートワークとテレワークの違いとは?

テレワークとは

リモートワークとよく似た言葉として、テレワークというものもあります。

リモートワークとテレワークは会社以外で働くという点では一見似ていますが、テレワークとは情報通信技術を使って場所や時間にとらわれずに柔軟性のある働きのことを言います。

テレワークには二つの定義があって柔軟性のある働き方という以外にも在宅勤務・カフェやホテルなどのモバイルワーク、本社ではない自社のオフィス機能を持つ場所で仕事をするサテライトオフィスの三つの働き方を示します。

テレワークとは働き方改革の一環となっていて、さまざまなメリットがあります。

ライフワークのバランスを確立したり、地方の地域活性化や労働力の確保などのメリットが得られます。

テレワークのためにサテライトオフィスを作れば、地方にいたとしても首都圏の企業に入社することが可能、カフェを利用できればカフェを通じて地域活性化にもつながるなどが考えられます。

在宅勤務は自宅で勤務する形態です。

勤務時間中は原則的に自宅で仕事をすることが求められ、インターネットだけではなく電話やFAXなども利用して会社とコミュニケーションを取りながら業務を進めていきます。

育児中や介護中でも仕事ができるとして、最も注目されている形と言えます。

モバイルワークはノートパソコンやスマートフォン・タブレットなどを使って、顧客先への滞在中や移動中にも仕事をすることを指します。

これもテレワークの一種ですが、外でも使えるWi-Fiなどを用意することが必須となっています。

都心部では無料で使えるWi-Fiスポットも多くなっていますが、セキュリティ面を考えると専用の回線を用意することが安全です。

サテライトオフィスは、会社が用意したオフィスを利用する勤務形態になります。

レンタルオフィス以外にも個人で利用できるコワーキングスペースも人気で、インターネット設備や仕事に必要な環境が整っています。

社内限定の通信に接続することができるというのも、安心できるポイントです。

リモートワークとは

このように定義されているテレワークに対して、リモートワークは明確な定義が存在してないのが実態です。

遠隔で行える業務全般のことをリモートワークと呼んでいます。

テレワークは主に自治体・省庁・大企業が利用しているケースが多く、リモートワークはIT企業やフリーランスの人が活用していることが多い言葉です。

テレワークとリモートワークは相手に合わせて使い分けるとわかりやすいです。

インターネットを通じて仕事をするというのは同じですが、会社のオフィス以外で仕事をするという働き方は共通しています。

リモートワークとテレワークの大きな違いは、国に定義されているかどうかです。

そのため国に定義されているテレワークであれば、助成金を申請を行えるため導入もしやすくなると考えることができます。

カジュアルな会話をするのであればリモートワークというとわかりやすく、近年では会議・飲み会・帰省などをリモートで行うことが増えてきていて、カジュアルかつ親しみやすく使われるようになってきています。

使い分けに明確な基準はありませんが、言葉の違いを知っておくことでシチュエーションに合わせて相応しい言葉を使えるようになります。

意識して使い分ける場面も少なく、言葉の使い方に対して細かく気にしなくても問題はないです。

ただし、場合によっては言葉を使い分ける必要が出てくる可能性も十分考えられるため、二つの違いを知っておくことで相手の立場やその場の雰囲気にあった言葉を使い分けられます。

職種別ポイント

テレワークは職種別によって導入するポイントが異なります。

営業職などは外勤が多いイメージですが、テレワークで行うことも不可能ではないとされています。

自社と取引先がウェブ会議やチャットを通じて取引することが増えていて、ワークフローシステムなどを利用すれば業務報告なども手軽に行えます。

営業職の場合は、インターネット上のやりとりだけでは仕事をするのは難しいというケースもありますが、相手先に足を運び、オフィスに立ち寄ることなく直帰することができれば時間を有効活用することができ業務効率も良くなります。

事務職は比較的在宅などでも仕事がしやすいです。

環境を整えれば、普段とさほど変わりなく作業を進められます。業務に必要なビジネスツールなどを用意することで、より働きやすい環境が整います。

経理職も移行が可能です。

各種帳簿や領収書などを電子化する、勤怠管理や執務管理をオンラインに移行することなどが求められますが、業務効率が良くなる場合もあるためこれをきっかけに環境を整えるメリットは多いです。

デザイナーなどのクリエイティブな職業をしている場合も、問題なく移行を行えます。

フリーランスで活躍している人も多いですが、テレワークを行う場合にはクラウドシステムを有効活用していきます。

プロジェクト管理ツールやウェブ会議ツール、データ共有などがしやすくなることで仕事の進捗状況などがわかりやすくなります。

管理職は難しいと考えられがちですが、業務管理ツールや勤怠管理ツールを使えば問題なく仕事を行うことができ、各部署の進捗をチェックして適切な指示やアドバイスが出せます。

リアルタイムで従業員とやりとりしたい時には、チャットツールやウェブ会議ツールを活用しますが、きちんと管理するためには事前にこれらのようなツールを導入しておくことが求められます。

リモートワークもテレワークも自宅などの社外で仕事を行う働き方ですので、導入する場合にはリスクや注意点などもしっかり把握していきます。

安全性を考慮するのであればインターネット回線を利用して構築される仮想空間であるVPNを利用して、外部からの通信を読み取れないようにすることで情報を守ります。

ウイルス対策ソフトなども用意することで、インターネット上でウイルス感染やサイバー攻撃に対しての対策を行います。

VPNは便利ですが、サイバー攻撃を受ける可能性は十分に考えることができます。

仕事に対しての安全性を考慮するのであれば、このような工夫をすることによってリスクから身を守ることに繋がります。

リモートワークのメリットとは?

大きいメリット

リモートワークのメリットは、さまざまなことがあげられます。

最も大きいのが通勤時間の削減です。

通勤にかかる時間を削減することができ、自宅であればすぐに仕事に取り掛かれます。

往復で長時間通勤時間がかかるという場合には、特に効果的なメリットになります。

通勤時間に対してストレスがあるという人も多く、それがなくなることでパフォーマンスの向上も期待できます。

通勤時間には同乗者とのトラブル、事故による遅延などの問題が出てくることも考えられますが、リモートワークになることでその心配が減らせます。

また、新型コロナウイルスに感染するリスクを下げられるのもメリットです。

コスト面にも大きなメリットがあると考えられます。

会社のオフィスに行く必要がなくなることから、オフィスのデスクや椅子などが必要なくなります。

会社側が負担する必要がある交通費なども不要になる上、通信費や光熱費の負担を減らせます。

不要な印刷物も減っていくため、紙を保管するためのスペースや印刷コストも減らせることで、会社を運営するためのコストを見直せます。

導入規模によってはオフィス自体のスペースを削減することも可能で、リモートワークを選ぶことで数千万単位で節約できた企業も存在しています。

レンタルオフィスなどを選択することで敷金や礼金などを支払う必要がなくなり、自社でオフィスを設ける必要がなくなっていきます。

人材を確保しやすくなる

人材の確保という点でもメリットが得られます。

育児や介護によって時短勤務になったり、仕事そのものを辞める必要がある、パートナーの転勤で通勤が難しくなるなど雇用が難しい人も出てきます。

このような状態でも会社にとって辞めて欲しくない優秀な人材を雇用し続けることが可能です。

リモートワークであれば日本国内だけではなく、世界中どこにいても業務に取り組めます。

優秀な人材を手放すことなく対応することができる上、個人の事情にも柔軟に対応を行えることにつながって人材不足解消にもなります。

定着率を高められれば、企業イメージもよくなっていきます。

仕事に対する満足度の向上にも役立ちます。

柔軟に対応してもらえる会社だとアピールできれば、優秀な新入社員が入社してくる可能性も高くなるため会社側・従業員側の両方にメリットのある働き方と言えます。

リモートワークは、自分好みの環境で働ける働き方でもあります。

自分が心地よい作業環境を整えることができるため、モチベーションにもつながっていきます。

座る時間が増えることで自分に合った椅子を購入することができたり、休憩時間に運動を行う、気分転換に好きな音楽をかけるなども行えて、働く場所自体を自分で選べるのも集中力を高めることができて業務効率のアップにもなります。

社内だと予定外の打ち合わせや会議、顧客の訪問などが入ってしまい作業を中断する必要が出てくるケースもありますが、リモートワークであれば作業を中断されにくいです。

災害時にもメリット?

災害などのリスク分散ができるのも、良いポイントです。

一箇所だけ本社機能や従業員が集中していると、規模の大きな地震などがきた場合には事業を継続することが難しくなってしまうことも考えられます。

さまざまな場所に従業員を分散しておくことで、災害時のリスク分散にもつながっていきます。

災害が発生した時に業務を中断しないことを事業継続計画対策と言います。

事業継続計画対策は、地震だけではなく停電やシステムエラーが起こったときに、被害を最小限にできる対策です。

リモートワークをすることで素早く仕事を再開、あるいは継続することに役立ちます。

情報共有ができるICT環境を構築していれば、災害・感染症の流行など人に会いにくい時期であっても社員同士で素早く情報伝達や共有が行えます。

このような状態を作るためにも、非常時にだけリモートワークを行うのではなく、平常時から準備をしておくことでよりスムーズに仕事が行えるようになっていきます。

多様性のある働き方・コロナ対策に力を入れているという企業イメージを作れます。

この先、リモートワークという働き方はごく一般的な働き方になる可能性もありますが、いち早くリモートワークを導入したという事実は企業にとっては良いイメージへとつながっていきます。

企業ブランドの向上につながっていきます。

従業員のメリット

従業員側のメリットとしては、ワークライフバランスを向上できることがあげられます。

ワークライフバランスとは、仕事と生活の調和のことを指していて、仕事と生活の両方を調和させるという意味です。

自分が理想とするライフスタイルを目指すことができ、田舎や海外で生活がしたいという場合でもリモートワークであれば毎日出社しなくても良いため、田舎暮らしなどの生活スタイルが手に入れられます。

障害がある、病気の治療で出社して働くことが難しいというケースでも、仕事をすることができる働き方です。

労働意欲のある高齢者なども採用することができて、能力やスキルがある人や業務経験が豊富な人などを即戦力として雇えます。

厚生労働省が発表しているデータでは、リモートワークを導入することによって約半数の人が家族と過ごす時間や育児の時間が一時間以上増えたという結果が出ています。

通勤しなくても良いため時間にも体力にも余裕が出てきて、家族とのコミュニケーションが増えたり、自由時間を多く確保できるなども良い点と言えます。

他にも、夕食後に再度仕事を行なうなど自分に合った仕事の仕方で進められます。

仕事の効率が良くなることで生産性の向上も見込めます。

ただし、メリットも多いですがデメリットも多いため導入を迷っているという企業も少なくないのが現状です。

問題なくリモートワークを進めるためには、メリットだけではなくデメリットにも注目して、そのデメリットを無くしていく工夫が求められます。

会社だけではなく従業員側もどのような働き方が良いのかを検討することで、快適な仕事環境が手に入れられます。

リモートワークと一言で言っても完全に出社しない、出社日が決められている働き方、業務委託などの契約関係でのオフィスに出社せずに業務を行なう働き方など、自分に合った働き方を行なうことも大事です。

リモートワークのデメリットとは?

サボりがちになりやすい?

メリットも多いですが、リモートワークにはデメリットが多いため、それも考慮して導入することが必要です。

デメリットとして挙げられるのが勤怠管理の難しさで、勤怠管理は正しく仕事を評価するために重要な判断材料となってきますが、自宅などで働く従業員の様子がわからないと労働実態がわからないということが考えられ、業務中サボっていないか、長時間労働になっていないかなどもデメリットにつながっていきます。

このような問題を避けるためには、作業ログを確認できるような管理システムを導入することなどで対策できるツールも同時に導入することがポイントです。

中には、リモートワークでは正当な評価が受けにくいと感じる従業員もいるかと思いますが、このような従業員がいると導入がうまくいかないケースもあるため、不公平感を無くすための評価基準を見直すなど工夫をします。

場合によっては、生産効率が落ちてしまうこともあってリモートワークになることで、監視の目がなくなってサボりがちになってしまう人が出てきたり、勤務時間に対して実労働が伴わないなどの問題が出てくることもあるため注意すべき点と言えます。

業務によってはすぐにコミュニケーションが取れないことが問題となってしまうこともあるため、すぐにコミュニケーションが取れるようにウェブ会議システムやチャットなどを常時接続するなどのツールを活用します。

ITツールの導入が必要不可欠というのもデメリットで会社のPCやタブレットなどを持ち出して仕事をするというケースは多いですが、オフィスからPCなどを持ち出すことによって情報漏洩のリスクが高まります。

情報漏洩をさせないためには、使用する機器のセキュリティ対策をしっかり行なう、機器の持ち出しについてルールを設けて周知させます。

従業員側のデメリット

従業員側のデメリットとしては、自己管理が必要となることが挙げられます。

個人が集中できる環境を自分自身で整える必要があって、会社側が用意する勤怠管理ツールに頼るのばかりではなくツールに頼らない自己管理のためのルールを設けることでリモートワークをしやすくします。

直接的なコミュニケーションが減ってしまうこともあるため、一日一回はウェブ会議を行う、チャットを利用するなど進捗管理がしやすい環境を作ります。

人に会わないため寂しいと感じてしまう人も少なくないですが、定期的なコミュニケーションができるツールを活用して、意識的に人と会話する機会を増やすようにすることで働きやすい環境につながっていきます。

実際の労働時間が把握しづらいというのも問題で、会社にいる以上に仕事に時間を使ってしまうというケースもあるため、メリハリをつけるタイムレコーダーを導入する、始業・終業時間を自分でもわかりやすくするなどの工夫が求められます。

気がつかずに、長期労働になってしまうとストレスや過労にもつながっていくため、それを防ぐためのツールは積極的に取り入れます。

そのほかのデメリット

そのほかのデメリットとしては、リモートワークをすることで家にいる時間が増えて家族とトラブルになってしまい、それがストレスの原因にもなってしまうことあるため事前に家庭内でのルールをはっきりさせます。

リモートワークの仕事中に、家族に家事を手伝って欲しい、子どもの面倒を見て欲しいと言われることもあったり、保育園・幼稚園・学校から帰ってきた子どもに遊んでほしいと言われる、ウェブ会議中に生活音や背景が映り込んでしまう、仕事中に家族に話しかけられるというのはリモートワーク中に良くあるケースです。

このような状態を避けるためには、できるだけ仕事するエリアとプライベートエリアを分けるようにします。

リビングなど家族が集まりやすい場所ではなく、自分の部屋や書斎などを仕事スペースとして確保してメリハリをつけます。

このようなスペースが確保できないという場合には、パーテーションでスペースを区切るようにします。

パーテーションを用意することで生活感のある背景を隠せて、子どもにも今仕事中であるということが伝わります。

仕事する場所を毎回変えると家族も対処しにくくなってしまうため、仕事する場所をしっかり決めた上でリモートワークを始めれば家族も対処しやすくなっていきます。

デメリットとしては、仕事とプライベートのメリハリが付けにくくなっていくのも課題です。

プライベートの時間も仕事をしてしまったり、仕事中に家事を頼まれるなどは良くあるケースですが、このようなデメリットを解消するためには、情報を家族間で共有することが有効な方法です。

始業時間・休憩時間・終業時間の一日のスケジュールを家族全員で共有し、仕事中には緊急時以外話しかけないというルールを明確にしておくことで、スムーズに仕事を進められます。

家族とのトラブルを避けるためには、レンタルスペースを利用するという方法も選べます。

レンタルスペースは、仕事をするのに必要な設備が整ったレンタルオフィスの一種です。

個室などもあるため、集中して仕事に取り組めます。

ただし、利用するためには料金がかかってしまったり、不特定の人と会うこともあるため感染リスクが高くなってしまうなどのデメリットです。

サテライトオフィスの場合は、会社が用意する小規模オフィスで最低限の設備しかないことが多く、会社側はオフィスを用意しなければ実施が難しいのが現状と言えます。

カフェに行くというケースもありますが、コストが低く自宅よりも集中しやすいのですが、本来飲食を目的にした場所ですので、長時間利用することは難しい、他人に情報を見られてしまうリスクがあるなどデメリットも多くあるため注意します。

考えられる問題はさまざまなものがありますが、重要なのがセキュリティと自分に合う環境であるか、コストがどれぐらいかかるかという点です。

そのほか考えられるデメリットとしては、運動不足になってしまうことも問題となっていて、意識して運動することが重要だと考えられます。

今まで通勤していた時間に散歩するなどの意識して、運動することでデメリットは解消できます。

このようなメリット・デメリット全て考慮した上で、リモートワークを導入が求められます。