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テレマーケティングとの相性が優れているCTIコールシステム

テレマーケティングとの相性が優れているCTIコールシステム

コールセンターやテレマーケティングのアウトバウンド、インバウンド業務で使う『CTIコールセンターシステム』の機能や使い道を比較する際に、参考にして頂きたい情報を配信していきます。

 

テレマーケティング × CTIコールセンターシステム

ファックスや電話をパソコンと連携させたものを総称してCTIコールセンターシステムと呼ばれており、基本となる機能は着信を受けた時にクライアントの案内をモニターに映し出す事です。

これまでも存在していた発信者の番号が知られるディスプレイ機能を、なお一層進化させたものと捉えるとわかりやすいです。

特性上現代社会との関係性が良好なので、色々なシーンで使う導入でき恩恵が授かれるのですが、やはり最も相性が優れているのはテレマーケティングの要とも言えるコールセンターです。

テレマーケティング × CTIコールセンターシステム

テレビショッピングやサポートデスクといった仕事場では、大きく設けたフロアにデスクを置いてマイクをヘッドホンを用いたオペレーター達が、個々に電話応対をしています。

そうした現場はCTIコールセンターシステムが本領発揮でき、その理由は平均的なビジネスフォンと同じ業務内容をコンピューター上で操作しつつ進行させられるためです。
そのため、

マウスやキーボードといった入力装置を駆使しながら管理するためのリストを作りつつ受注の状態を確認したり、製品案内や苦情の対応が実行可能です。

もちろん、大きな組織に限らず中小企業でもCTIコールセンターシステムはビジネスの強い味方になってくれ、ローカルネットワークで連携を図っている中小企業などは比較的小さな負担で導入が可能です。

それまでは個別に済ませていたテレマーケティングと資料を手がけたり、閲覧するといった事が連動するので、外部との通話が多くて作業する手が止められてしまうという悩みを抱えていた場合は頼もしい味方になります。

 

CTIコールセンターシステムを導入し個人、企業が増えている!

そして、昨今はCTIコールセンターシステムが優れている様相から個人が営んでいる商店などでも取り入れたいという要望が多いのですが、個人的に使うような時はインストールだけで利用可能になるアプリケーション形式の機能が良いです。

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もちろん、システムを組み込めば全体像の大小に左右されず、代表するような機能が用いられるようになっており、終日ディスプレイと向き合っているような方が便利に感じるのはポップアップ機能です。

顧客などから着信を受けた際に目にしている画面に情報が瞬時に現れるので、探り探りお話を進めていく事が解消されある程度やり取りを予測したり心の準備ができます。

さらに、昨今は

記憶デバイスの大容量化が進んでいる事から、CTIコールセンターシステムに容量が大きなハードディスクを紐付けすると、通話中にやり取りした全ての内容が記録できるようになり、問題に見舞われた時に解決材料にさせられます。

 

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テレマーケティングを行う上で大事なPDCAって?

テレマーケティングを行う上で大事なPDCAって?

テレマーケティングを効率良く行うためにPDCAサイクルというものがあります。

これは仕事を行う上で大切な四つの作業の英単語の頭文字を並べたものであり、ビジネスの場ではよく使われるものです。

 

PDCAサイクルとは?

PはPlanのことであり、計画を立てることです。
DはDoのことであり、立てた計画を実行することです。
CはCheckのことであり、実行した内容を評価することです。
AはActionのことであり、評価を次に活かすため改善することを意味します。

PDCAは、元々は工場製品の品質を管理し作業を円滑に進めるために提唱されたものです。

PDCAサイクルとは?

その内容は基本的かつ重要なことであり、製品管理の場面以外でも幅広く活かされています。

日本の企業でも取り入れられるようになり、製品の製造や管理の他にもサービス業や一般の小売でも馴染みのあるものです。

仕事を効率良く行うためだけのものではありません。

このPDCAは個人の評価を上げることにもつながります。

仕事ができる人は、この基本的なPDCAがきちんとできている人であることが多いです。

無計画に仕事をしても意味はありません。

計画を立てれば当然効率は上がり、生産性も増します。

そして、確かな計画があったとしてもそれを実行に移さなければ意味はありません。

計画があるのなら、自信を持って積極的に実行すべきです。

PDCAサイクルとは?

仕事が早く片付けば、無駄な残業の時間も減らすことができます。

 

システムの導入により、ミスが軽減

また、実行してもそれがミスに終わっては場合によってはやり直しが必要です。

実行した内容を評価することは、ただ単にミスを見つけることではなくミスをなくすことにもなります。

日本の数ある中葉企業では独自の評価システムが導入されていることが多いです。

最後に、改善すべき点があればそれを改善することが個人の評価を上げることにもなります。

ミスが起こるのには必ず原因があり、それを評価で把握した後で繰り返さないよう個人で改善をすることは重要です。

これらのことは基本的なことですが、仕事では重要なことなのです。

 

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コールセンターやテレマーケティングのアウトバウンド、インバウンド業務で使う『CTIコールセンターシステム』を比較する際に、参考にして頂きたい情報を配信していきます。

CTIシステムでインバウンド業務を効率化

CTIシステムでインバウンド業務を効率化

多くの業界で必須になりつつある『CTIコールセンターシステム』

近年はあらゆる業務でコールセンターの設置が進んでいます。

日本国内においては欲しいものがほとんど各家庭に行き渡り、消費者の買い物が欲しいものを買うという消費行動からサービスを含めて良いものを買うという消費行動に移っているからです。

商品の品質を上げることはもちろん、サービスの質を向上させれば消費者に選ばれるということです。

サービスの向上として有効な手段の一つが商品サポートを行うことです。

多くの業界で必須になりつつある『CTIコールセンターシステム』

商品を売りっぱなしにするのではなく、購入してくれた消費者に対して購入後のケアを行うことで消費者からの支持を得られます。

サポートを行うためにはコールセンターを設置することが有効で、さらにCTIコールセンターシステムを導入すると業務の効率化になります。

 

インバウンドコールセンターの重要性

コールセンター業務は電話を受信する業務であるインバウンド業務と電話を発信する業務であるアウトバウンド業務に分けられますが、商品のサポートに必要なのはインバウンド業務です。

インバウンド業務はオペレーターが消費者からの電話を受けて質問の内容を伺い、解決策を提示しなければなりません。

これをアナログ的な手法で行っているとオペレーターの負担が非常に大きく、また業務に多大な時間がかかってしまいます。

インバウンドコールセンターの重要性

しかし、CTIコールセンターシステムを導入すれば

顧客情報をデータベース化して発信元の電話番号に連動して氏名やサポート履歴などの情報をオペレーターの画面に表示できたり、電話の内容を自動的に録音することができるためオペレーターが対応しやすくなるのです。

また、コールセンター全体としても受信した電話を現在顧客対応を行っていないオペレーターに優先的に取らせるようにしたり、オペレーター全員の対応状況を視覚的に表示することが可能になるため業務効率が向上するのです。

こういった機能を有するCTIコールセンターシステムの導入は消費者にとっても有益で、コールセンターに電話してもオペレーターにつながるまで長時間待たされたり、何度も同じ内容を繰り返すという手間をかけずに済みます。

そのためせっかくサポートがあることを理由に商品を購入しても結局サポートが使えなかったということがなくなり、企業に対する信頼がより上昇するという結果が期待できるのです。

インバウンドコールセンターの重要性

コールセンターの対応力はオペレーターの力量による部分が大きいことは確かです。

しかし、特にインバウンド業務の場合はCTIコールセンターシステムを導入することでコールセンター全体の対応力を上げることが可能になるのです。

 

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CTIコールセンターシステムCallTreeって何?

CallTreeは発信業務から顧客管理、稼働マネジメントまでこれ1つで解決する最強クラウド型CTIコールセンターシステムです。
コールセンターシステムの違いは、顧客獲得率の違いになります!

 

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意外と高い費用で導入しているコールセンター会社や営業会社がおります。

もちろん、安いからといって良いシステム、使い易いシステムとは限りません!

他社と比較しているようでしたら、見積もりを手にして弊社に費用の相談をして下さい!

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そして・・・コスト削減できるのは、通信費だけではありません!!!

 

導入費削減

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業務効率が上がり、時間に余裕ができれば他の業務に時間を使う事ができるので、会社全体の業務改善に繋がります!

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テレワークのCTIシステム活用について

テレワークのCTIシステム活用について

テレワーク×テレワーク

テレワークという仕事は、情報通信機器を使い時間や場所を問わずに働くことができます。

しかし、場合によっては検索などに時間がかかってしまうことがあります。

そうならないように活用できるのがCTIコールセンターシステムです。

テレワーク × テレワーク

CTIコールセンターシステムとは、電話着信時に相手の電話番号から相手の情報をパソコン上に表示してくれます。

電話がかかってきてすぐにお客様に情報がわかるため膨大な顧客情報の中から急いで探す必要がありません。

通常は前もって着信者の電話番号と絡めたデータベースや顧客管理ソフトが必要です。

これを活用するメリットは通常の電話対応の流れでは

①着信

②電話越しに要件や名前をうかがう

③顧客管理ソフトで検索

④情報と照らし合わせながらの対応となっています。

この流れだと③の検索に時間がかかればかかるほどお客様を待たせることにつながります。

長時間待たせるよって顧客満足度に影響が出てしまう可能性もあります。

テレワーク × テレワーク

しかし、CTIコールセンターシステムだと自動で顧客情報を表示してくれるため名前を聞いたり会員番号を聞いたりする手間が省けます。

そして結果としてスムーズな対応が可能となり1件ごとの対応時間の短縮につながります。

他にも、電話の対応時間が減少するため人件費の削減が可能です。

その人件費が浮いた分で給料を増額したり、設備を整えたりと様々なことに手を伸ばすことができます。

また、全ての社員が対応可能なため担当者がいなくても電話での対応ができます。

 

テレワーク導入に向け、様々な企業がCTIコールセンターシステムの導入を検討

逆にデメリットは非常に便利ですが費用が非常にかかるものもあります。

一般的にコールセンターで導入が検討されていますが使われているパソコンや電話とつなぐとなると数が多ければ多いほど費用が掛かります。

大きな企業であれば導入も可能ですが子会社などになると難しくなります。

テレワーク導入に向け、様々な企業がCTIコールセンターシステムの導入を検討

そんなCTIコールセンターシステムですが現在、様々な企業がオフィスにCTIコールセンターシステムの導入を進めています。

携帯からでも発信操作を行うことで会社の番号を使える為、自宅にいながらでも会社の電話として通話可能となっています。

 

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SFAという営業支援システムとは一体何か?

SFAという営業支援システムとは一体何か?

ビジネスが様々な場で行われている昨今、チャンスを広めるために営業の活動も盛んに行われています。

営業が盛んに行われるということは、そのための支援システムを整える必要があるということでもあります。

 

営業支援システムSFAとは?

営業支援システムには、SFAと呼ばれるものが存在します。

SFAとは、営業活動で得た情報をわかりやすくデータ化して活用するためのシステムです。

そうすることにより、営業活動の質を高め業務の効率化を図る狙いがあります。

営業の業務は、それを行う個人によって大きく左右します。

営業支援システムSFAとは?

しかし、それでは営業活動で得られる成果が不安定になりやすく、個人の生産性に限定されてしまうことがあります。

つまり、より大きな成果を上げることが難しくなるのです。

そのデメリットを解消するために存在するのがSFAです。

個人のみならず組織として全体の効率を考える必要があり、そのためにはSFAのような営業支援システムが求められるのです。

 

データ化する重要性とは?

SFAでは様々な情報がデータ化されます。

顧客との交流や現在進行中の作業案件などから得られる情報をデータとしてまとめ、それを見やすいように一覧にします。

そこには顧客からの要望や、作業案件の期限や進捗情報などが含まれており、営業の業務の効率化を促す目的があるのです。

SFAには様々なメリットが存在します。

個人間だけではなく全体でノウハウの共有が行えることです。

全体の業務の効率化を図ることが目的であるため、情報を簡単に共有でき誰でも確認しておけるようにしておくことは重要です。

また、目的を可視化することにもなります。

データ化する重要性とは?

グラフや数値、グラフィックを用いてわかりやすくしておけば、何をすべきか一目瞭然です。

明確な数値や期限が把握できる状態なら、それに合わせてすべき行動を各々が理解することができます。

営業で得られる成果をより大きくすることや顧客情報を重視して作業を行う場合、このSFAが一役買うのです。

多くの企業で取り入れられているシステムなのです。

 

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コールセンターではCTIシステムは大事か?

コールセンターではCTIシステムは大事か?

企業が様々な商品やサービスを提供する現代、それにつてい顧客が何か疑問に思うことはよくあります。

何か疑問に思った顧客は、それについて企業に問い合わせを行います。

ほとんどの企業ではコールセンターが設けられているものです。

コールセンターではCTIコールセンターシステムが導入されています。

 

CTIコールセンターシステムとは

CTIコールセンターシステムとは、電話とコンピューターを機能統合させて行われる高度サービスのことです。

企業のコールセンターでは発信者となる顧客の電話番号からそのデータを検索することが可能ですが、それはCTIコールセンターシステムが導入されているからです。

このCTIコールセンターシステムのメリットは、コールセンターの業務にあたるオペレーターにかかる人件費を削減し、そして業務の効率化を図れることです。

CTIコールセンターシステムにより顧客からの着信と同時にその情報が表示されます。

CTIコールセンターシステムとは

顧客からわざわざ情報を聞き出しては効率が悪く、顧客側からしても余計な時間を食わせてしまうことになります。

情報が瞬時に表示されればその手間は省け、対応時間の短縮になるのです。

一人当たりの業務の負担が減れば、人件費を削減しやすくもなります。

 

CTIコールセンターシステムの導入により、品質の向上

また、CTIコールセンターシステムの導入により顧客に対して的確なメッセージを発することもできます。

自動による応答が可能となり、営業時間以外の電話メッセージにも使われているのです。

CTIコールセンターシステムは様々なコストの削減を図る上でも重要なものであり、コールセンター業務の質の向上にもなります。

それは、電話対応を通して顧客の満足度を高めることに他ならないのです。

どれだけ素晴らしい商品やサービスを提供しても、顧客の声を聞く窓口となるコールセンターの質が低ければ企業全体のイメージの低下になってしまいます。

CTIコールセンターシステムの導入により、品質の向上

企業全体のことを考えても、CTIコールセンターシステムの導入は大事なことです。

業務の効率化と質の上昇はそこから始まります。

多くの企業で当たり前のように採用されているシステムであり、顧客と企業をつなげる懸け橋とっても過言ではありません。

 

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