クラウド型CTIは種類と仕組みを比較して選ぶことが重要です


クラウド型CTIは種類と仕組みを比較して選ぶことが重要です

 

 

クラウド型CTIが人気のわけ

 

 

近年はCTIシステムを利用して効率的に営業活動を行う企業が増えています。

 

 

顧客情報を管理しながらこれに合った営業活動を行うことができるため、これまでの営業マンが自ら電話を利用したセールス活動を行うケースとは異なりスキルを共有しながら効果的な営業活動を行うことができるのが最大のメリットとなっていますが、その導入のために多額の費用がかかることや、情報共有の仕組みを十分に考慮して運用をしなければならない点などが従来の営業活動から移管する場合には大きな障壁となることも少なくありませんでした。

 

 

そのためCTIシステムの導入に関しては費用対効果の面で懐疑的な印象を持っている企業も多く、その効果が高い反面初期投資が大きく充分にその費用を回収する効果を上げることができない企業も多いのが実態です。

 

 

クラウド型CTIは種類と仕組みを比較して選ぶことが重要です
この初期投資の問題を払拭する観点からクラウド型CTIが近年日常に話題となっています。

 

 

クラウド型CTIはあらかじめその機能を限定し複数の企業で最低限のセキュリティーを維持しながらシステムを共有することができるため、初期投資の名家月々の運用費用の面で大きな効果が期待できるほか、システムのメンテナンスにおいてもサービスを提供する会社が責任をもって行うことから非常にメリットの大きいものです。

 

 

初期投資が少なくメンテナンスが不要と言う点はこれまでCTIシステムを利用することができなかった中小企業においても大きな効果をもたらすものとなっています。

 

 

ただしクラウド型CTIには様々な種類があり、自らCTIシステムを構築し利用する場合に比べて様々な制限があることも十分に認識しておくことが必要です。

 

 

そのためサービスを利用する際にはこれらの仕組みや種類に関し十分に比較を行い、自社の業務に適合し効果を上げることができるものを選ぶことが重要となるのです。

 

 

 

CTIシステムの機能

 

 

CTIシステムの中には電話を受ける仕組みだけのものこちらから電話をかけ相手に対して積極的に営業活動を行うことができる仕組みを持つものとに分かれます。

 

 

電車は主にコールセンター等顧客からの問い合わせを受け付けるものに利用することが多いため、営業活動を行うためにはその他の情報を公開するための媒体であるホームページ広告宣伝方法を併用して利用することが必要となり、そのための経費を十分に考慮しておかなければなりません。

 

 

また顧客からのお問い合わせの場合にはシステムだけで解決をすることができるものが非常に少ないため、その仕組みについても事前に十分に確認し選ぶことが必要となるのです。

 

 

CTIシステムの機能の中には自動応答なども含まれていますが、あくまでもあらかじめ設定されたストーリーに従って対応するものとなっているため、予測できない問い合わせ等が発生する可能性のあるコールセンターは社員やその他の窓口の人材との連携が非常に重要な要素となっています。

 

 

クラウド型CTIは種類と仕組みを比較して選ぶことが重要です

 

 

また営業活動を行い積極的に受注業務に結びつけるCTIシステムを利用するためには、電話を発信し顧客に対して様々な営業活動や情報の伝達を自動的に行うことができる仕組みを持つものを選ぶことが必要となります。

 

 

この場合には顧客情報である電話番号や氏名等をあらかじめシステムに登録することが必要となりますが、これらは全て法律で保護される個人情報に該当するためその情報の管理はしっかりと行われていることを確認しなければなりません。

 

 

これらの情報が万が一流出してしまった場合、実際の利用者に与える損害はもとより、情報が漏洩したと言う事実に対しての社会的な批判が非常に大きくなってしまうため、企業の信頼に関わる問題と発展するケースも多いのです。

 

 

クラウド型CTIの場合には管理運営はサービスを提供する側の会社となりますが、そのシステムの問題により情報が漏洩した場合その責任を担わなければいけないのは実際にサービスを利用している企業となるため、その責任の所在に関し十分に確認をすることが必要となります。

 

 

 

注意点

 

 

さらにクラウド型CTIを選ぶ際にはサービス提供の種類についても十分にチェックをすることが必要です。

 

 

サービスの内容によっては個人情報を自由に管理することができないものがある上、さらにはその情報の量についても様々な制限を設けているケースが多いのです。クラウドの場合には複数のシステムを1台の物理的なシステムの中で運用することになるため、その容量に限りがありデータの管理を制限している場合も少なくありません。

 

 

クラウド型CTIは種類と仕組みを比較して選ぶことが重要です

 

 

サービスによってはあらかじめその数量限定していることも多いため、これらの機能に関しても十分に比較を行い、自社に最適な機能を持つものを選ぶことが必要となるのです。

 

 

クラウド型CTIは自社で導入するクラウドシステムとは異なり、システムの運営会社が提供するサービスを利用するものとなっているため、その機能に関し事前に十分に確認をすることが重要です。

 

 

自社システムの場合には昨日に不満な面がある場合には改造や改良することができますが、クラウドの場合にはこれができないことが多いので充分に事前に検討をすることが必要となるのです。

 

 

 

 

 

 

 

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